Pedoman Koordinasi Koordinasi dan Hubungan Kerja

Sistem Penyelenggaraan Pemerintahan NKRI 104 Bagian dalam lingkungannya, Direktur Jenderal terhadap Kepala Direktorat dan sebagainya.

b. Koordinasi fungsional

, yang dilakukan oleh seorang pejabat atau suatu instansi terhadap pejabat atau instansi lainnya yang tugasnya saling berkaitan berdasar kan asas fungsionalisasi. Dalam Peraturan Pemerintah No. 6 Tahun 1988 tentang Koordinasi Kegiatan Instansi Vertikal di Daerah, koordinasi ini disebut dengan koordinasi instansional. Koordinasi ini dapat dibedakan atas koordinasi fungsional horizontal, koordinasi fungsional diagonal dan koordinasi fungsional terito rial. 1 Koordinasi fungsional horizontal , dilakukan oleh seorang pejabat atau suatu unitinstansi terhadap pejabat atau unitinstansi lain yang setingkat. Misalnya Sekretaris Jenderal mengkoordinasikan para Direktur Jenderal, Inspektur Jenderal dan Kepala Badan dalam menyusun rencana dilingkungan departemennya. Dinas Kesehatan mengkoordinasikan kegiatan Dinas Pendidikan dan Pengajaran, Dinas Kebersihan dan lain-lain yang mempunyai kaitan tugas dengan pelaksanaan program kesehatan. 2 Koordinasi fungsional diagonal , dilakukan oleh seorang pejabat atau instansi terhadap pejabat atau instansi lain yang lebih rendah tingkatannya tetapi bukan bawahannya. Misalnya Biro Keuangan pada Sekretariat Jenderal mengkoordinasikan kegiatan- Modul Diklat Prajabatan Golongan III 105 kegiatan Bagian Keuangan dari Sekretariat Direktorat Jenderal dalam lingkungan departemen yang bersangkutan, Badan Kepegawaian Negara mengkoordinasikan Biro-Biro Kepegawaian pada Departemen atau Instansi Pemerintah lainnya dalam bidang Kepegawaian; 3 Koordinasi fungsional teritorial , dilakukan oleh seorang pejabat pimpinan atau instansi lainnya yang berada dalam suatu wilayah teritorial tertentu dimana semua urusan yang ada dalam wilayah teritorial tersebut menjadi wewenang atau tanggung jawab pejabatpimpinan yang bersangkutan. Misalnya, koordinasi yang dilakukan oleh Administrator Pelabuhan, koordinasi oleh Pembina Lokasi Transmigrasi yang belum diserahkan kepada pemerintah daerah, koordinasi oleh Gubernur selaku kepala wilayah, wakil Pemerintah Pusat terhadap instansi-instansi vertikal yang ada diwilayahnya.

2. Pedoman Koordinasi

Beberapa hal yang perlu diperhatikan atau dipedomani dalam koordinasi antara lain: a. Koordinasi sudah harus dimulai pada saat perumusan kebijakan; b. Perlu ditentukan secara jelas siapa atau satuan kerja mana yang secara fungsional berwenang dan bertanggungjawab atas sesuatu masalah; Sistem Penyelenggaraan Pemerintahan NKRI 106 c. Pejabat atau instansi yang secara fungsional berwenang dan bertanggungjawab menangani sesuatu masalah, berkewajiban memprakarsai penyelenggaraan koordinasi; d. Perlu kejelasan wewenang, tanggung jawab dan tugas unitinstansi yang terkait; e. Perlu dirumuskan program kerja organisasi secara jelas yang memperlihatkan keserasian kegiatan di antara satuan-satuan kerja; f. Perlu ditetapkan prosedur dan tata cara melaksanakan koordinasi; g. Perlu dikembangkan komunikasi dan konsultasi timbal- balik untuk menciptakan kesatuan bahasa dan kerjasama; h. Koordinasi akan lebih efektif apabila pejabat yang berkewajiban mengkoordinasikan mempunyai kemampuan kepemimpinan dan kredibilitas yang tinggi; i. Dalam pelaksanaan koordinasi perlu dipilih sarana koordinasi yang paling tepat.

3. Sarana atau Mekanisme Koordinasi

a. Kebijakan

Kebijakan sebagai alat koordinasi memberikan arah tujuan yang harus dicapai oleh segenap organisasi atau instansi sebagai pedoman, pegangan atau bimbingan untuk mencapai kesepakatan sehingga tercapai keterpaduan, keselarasan dan keserasian dalam pencapaian tujuan. Modul Diklat Prajabatan Golongan III 107

b. Rencana

Rencana dapat digunakan sebagai alat koordinasi karena di dalam rencana yang baik tertuang secara jelas, sasaran, cara melakukan, waktu pelaksanaan, orang yang melaksanakan dan alokasi.

c. Prosedur dan Tata Kerja

Prosedur dan tata kerja pada prinsipnya dapat digunakan sebagai alat untuk kegiatan yang sifatnya berulang- ulang. Prosedur dan tata kerja dapat digunakan sebagai alat koordinasi karena di dalamnya memuat ketentuan siapa melakukan apa, kapan dilaksanakan dan dengan siapa harus berhubungan. Untuk itu prosedur perlu dituangkan dalam manual, petunjuk pelaksanaan juklak, petunjuk teknis juknis atau pedoman kerja agar mudah diikuti oleh semua pihak-pihak yang berkepentingan. d. Rapat Briefing Untuk menyatukan bahasa dan saling pengertian mengenai sesuatu masalah, rapat dapat digunakan sebagai sarana koordinasi. Rapat sabagai sarana koordinasi digunakan uuntuk memberikan pengarahan, memperjelas atau menegaskan kebijakan sesuatu masalah.

e. Surat Keputusan Bersama SKBSurat Edaran

Bersama SEB Untuk memperlancar penyelesaian sesuatu kegiatan yang tidak dapat dilaksanakan hanya oleh satu instansi, dapat diterbitkan Surat Keputusan Bersama atau Surat Sistem Penyelenggaraan Pemerintahan NKRI 108 Edaran Bersama. Sarana koordinasi ini sangat efektif dalam mewujudkan kesepakatan dan kesatuan gerak dalam pelaksanaan tugas antara dua atau lebih instansi yang terkait. Namun demikian, SKBSEB perlu ditindaklanjuti dengan petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis yang disusun oleh masing-masing instansi secara serasi dan saling menunjang.

f. Tim, Panitia, Kelompok Kerja, Gugus Tugas atau

Satuan Tugas Apabila sesuatu kegiatan yang dilakukan bersifat kompleks, mendesak, multisektor, multidisiplin, multifungsi sehingga asas fungsionalisasi secara teknis operasional sulit dilaksanakan, maka untuk lebih memantapkan koordinasi dapat dibentuk Tim, Panitia, Kelompok Kerja, Gugus Tugas atau Satuan Tugas yang bersifat sementara dengan anggota-anggota dari berbagai instansi terkait.

g. Dewan atau Badan

Dewan atau Badan sebagai sarana koordinasi, untuk menangani masalah yang sifatnya kompleks, sulit dan terus menerus, serta belum ada sesuatu instansi yang secara fungsional menangani atau tidak mungkin dilaksanakan oleh sesuatu instansi fungsional yang sudah ada. Misalnya, Dewan Ketahanan Pangan, Dewan Maritim Nasional, Badan Pertimbangan Pendidikan Nasional, Badan Koordinasi Nasional Penanggulangan Bencana dan Penanganan Pengungsi BAKORNAS PBP. Modul Diklat Prajabatan Golongan III 109 h. Sistem Administrasi Manunggal Satu Atap SAMSAT atau One Roof System dan Sistem Pelayanan Satu Pintu One Door Service : 1 SAMSAT dibentuk untuk memperlancar dan mempercepat pelayanan kepentingan masyarakat yang kegiatannya diselenggarakan dalam satu atap. Misalnya dalam pengurusan surat-surat kendaraan bermotor, pelayanan pembayaran pajak kendaran bermotor dan bea balik nama diberikan oleh Dinas Pendapatan Daerah, asuransi kecelakaan lalu lintas oleh Perum Asuransi Jasa Raharja, sedangkan pengurusan surat-surat kendaraan bermotor seperti BPKB dan plat nomor serta STNK diberikan kepolisian, yang semuanya dilakukan pada satu tempat; 2 Sistem pelayanan satu pintu diselenggarakan untuk memperlancar dan mempercepat pelayanan kepentingan masyarakat oleh satu instansi yang mewakili berbagai instansi lain yang masing-masing mempunyai kewenangan tertentu atas sebagian urusan yang harus diselesaikan. Misalnya dalam proses penanaman modal yang dilakukan oleh Badan Koordinasi Penanaman Modal; 3 Baik pelayanan satu atap maupun satu pintu dimaksudkan juga untuk mempermudah masyarakat dalam mengurus kepentingannya yang melibatkan berbagai instansi. Sistem Penyelenggaraan Pemerintahan NKRI 110

4. Pelaksanaan

Koordinasi dalam Sistem Penyelenggaraan Pemerintahan Negara

a. Sidang Kabinet

Sidang Kabinet adalah suatu forum koordinasi tertinggi yang dipimpin langsung oleh Presiden. Sidang Kabinet itu ada dua macam: 1 Sidang Kabinet Paripurna yaitu Sidang Kabinet lengkap yang dihadiri oleh seluruh anggota Kabinet dan pejabat-pejabat lain yang dianggap perlu oleh Presiden. 2 Sidang Kabinet Terbatas yaitu Sidang Kabinet yang dihadiri oleh Menteri-menteri tertentu sesuai dengan bidang yang akan dibahas. Sidang Kabinet ini dihadiri pula oleh pejabat lainnya yang bukan Menteri yang ditunjuk oleh Presiden.

b. Rapat di Lingkungan Menteri Koordinator

Oleh karena menteri-menteri yang harus dikoordinasikan oleh Presiden jumlahnya banyak, dengan beraneka ragam permasalahan, maka Presiden mengangkat Menteri Koordinator, seperti dalam Kabinet Indonesia Bersatu sekarang ini ada Menteri Koordinator Politik, Hukum dan Keamanan; Menteri Koordinator Perkonomian; dan Menteri Koordinator Kesejahteraan Rakyat. Rapat-rapat Menteri Koordinator sesuai dengan bidangnya dipimpin oleh Menko yang bersangkutan dengan dihadiri oleh Menteri dan pejabat-pejabat lain bukan Menteri yang tugasnya berkaitan erat dengan Modul Diklat Prajabatan Golongan III 111 bidang permasalahan yang sedang dibahas. Hasil rapat- rapat Menteri Koordinator yang dipimpin oleh Menteri Koordinator ini dilaporkan kepada Presiden.

c. Koordinasi antara DepartemenInstansi pemerintah

Tingkat Pusat Dilaksanakan antara DepartemenInstansi Pemerintah Tingkat Pusat yang satu dengan DepartemenInstansi Pemerintah Tingkat Pusat lainnya, yang dalam pelaksa naannya dapat terjadi baik tanpa wadah tertentu, maupun dengan menggunakan suatu wadah seperti Rapat Koordinasi Sektor-sektor, Panitia-panitia Antar- Departemen dan lain-lain. Pola koordinasi tersebut berlaku pula untuk koordinasi antara suatu satuan organisasi dalam suatu DepartemenInstansi Pemerintah Tingkat Pusat dengan satuan organisasi DepartemenInstansi Pemerintah Tingkat Pusat lainnya. Peningkatan koordinasi tersebut merupakan suatu keharusan dalam pelaksanaan pembangunan nasional.

d. Koordinasi Aparatur Pemerintah Pusat di Luar

Negeri Untuk melaksanakan kebijakan hubungan Luar Negeri antara lain dibentuk perwakilan Pemerintah Republik Indonesia di Luar Negeri yang pembinaannya dilakukan oleh Departemen Luar Negeri. Sistem Penyelenggaraan Pemerintahan NKRI 112 Sebagai wakil dari Pemerintah Republik Indonesia, perwakilan-perwakilan di luar negeri itu mempunyai hubungan fungsional dengan instansi-instansi Pemerintah Tingkat Pusat. Jika dipandang perlu instansi- instansi tersebut dapat mempunyai Atase di dalam Perwakilan Republik Indonesia di Luar Negeri di Negara-negara tertentu sesuai dengan kebutuhan, seperti Atase Kebudayaan, Atase Pertahanan, setelah berkonsultasi dengan Departemen Luar Negeri. Dalam pelaksanaan tugasnya di Luar Negeri, para Atase tersebut dikoordinasikan oleh Kepala Perwakilan RI setempat.

e. Koordinasi Pemerintah Pusat terhadap Pemerintah

Daerah 1 Selaku aparatur pusat yang secara fungsional membantu Presiden dalam urusan-urusan daerah pada umumnya, Menteri Dalam Negeri a Secara fungsional horizontal mengkoordinasikan departemen dan instansi tingkat pusat lainnya sepanjang mengenai masalah-masalah umum di daerah; b Secara fungsional diagonal mengkoordinasikan provinsi, kabupaten dan kota. 2 MenteriDepartemen dan instansi teknis melakukan koordinasi baik terhadap instansi pusat lainnya koordinasi fungsional horizontal maupun terhadap provinsi, kabupaten dan kota koordinasi Modul Diklat Prajabatan Golongan III 113 fungsional diagonal sepanjang mengenai bidang tugas pokoknya.

f. Koordinasi Tingkat Daerah

1 Gubernur selaku Wakil Pemerintah Pusat melakukan koordinasi fungsional teritorial di samping terhadap instansi vertikal, juga terhadap Bupati dan Walikota; 2 Kepala Daerah, di samping mengkoordinasikan aparatur daerahnya sendiri koordinasi hierarkis, berwenang pula secara operasional mengkoordinasikan instansi-instansi lain yang berada di daerahnya koordinasi fungsional teritorial.

5. Koordinasi dan Hubungan Kerja

Koordinasi dan hubungan kerja merupakan dua hal yang tidak identik, namun sulit untuk dibedakan secara tegas, apalagi dipisahkan. Untuk mengefektifkan koordinasi mutlak diperlukan adanya hubungan kerja, baik formal maupun informal. Koordinasi selalu bersifat hubungan kerja, namun demikian, hubungan kerja tidak selalu bersifat koordinatif , karena hubungan kerja dapat pula bersifat konsultatif dan informatif saja. Sistem Penyelenggaraan Pemerintahan NKRI 114

D. Pengawasan

Pengawasan adalah salah satu fungsi organik manajemen, yang merupakan proses kegiatan pimpinan untuk memastikan dan menjamin bahwa tujuan dan sasaran serta tugas-tugas organisasi akan dan telah terlaksana dengan baik sesuai dengan rencana, kebijakan, instruksi dan ketentuan- ketentuan yang telah ditetapkan . Pengawasan sebagai fungsi manajemen sepenuhnya adalah tanggung jawab setiap pimpinan pada tingkat manapun . Hakekat pengawasan adalah untuk mencegah sedini mungkin terjadinya penyimpangan, pemborosan, penyelewengan, hambatan, kesalahan dan kegagalan dalam pencapaian tujuan dan sasaran serta pelaksanaan tugas-tugas organisasi. Jenis-Jenis Pengawasan a. Pengawasan Melekat Waskat Waskat menurut Instruksi Presiden No. 1 Tahun 1989 adalah serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai pengendalian yang terus menerus dilakukan oleh atasan langsung terhadap bawahannya , secara preventif atau represif agar pelaksanaan tugas bawahan tersebut berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan perundangan yang berlaku. Berhasil tidaknya pencapaian tujuan dan pelaksanaan tugas-tugas suatu organisasi, atau baik buruknya citra suatu organisasi dalam pandangan masyarakat adalah merupakan tanggung jawab atasan langsungpimpinan nya. Demikian pula, masalah-masalah yang telah, sedang Modul Diklat Prajabatan Golongan III 115 dan mungkin akan dihadapi, termasuk bagaimana kualitas orang-orang yang ada dalam organisasi semuanya menjadi tanggungjawab pimpinan untuk menyelesaikan dan membinanya sebaik mungkin. Setiap pimpinan instansi pemerintah ataupun pimpinan satuanunit kerja termasuk pimpinan proyek, pimpinan kelompok kerja yang ada dalam organisasi tersebut memiliki kewajiban dan tanggung jawab yang melekat pada dirinya mengawasi pelaksanaan kegiatan diorgani sasinya. Untuk itu pimpinan harus selalu berusaha sedini mungkin dapat memonitor dan mengetahui kemungkinan akan terjadinya penyimpangan, hambatan, kesalahan dan atau kegagalan dari pelaksanaan tugas-tugas satuan kerja yang dipimpinnya dalam rangka pencapaian tujuan organisasi secara keseluruhan. Selanjutnya pimpinan berkewajiban pula untuk secepat mungkin mengadakan langkah-langkah tindak lanjut follow up guna dapat meniadakan dan mencegah terjadinya atau berlanjutnya keadaan tersebut. Pimpinan juga perlu berusaha untuk mempertahankan hal-hal yang sudah baik, dan bahkan bila masih mungkin juga meningkatkannya. Semuanya itu hanya dapat diwujudkan dengan baik, kalau pimpinan melakukan pengawasan sendiri dengan sebaik-baiknya atas kegiatan organisasi dan bawahan yang dipimpinnya.