Sistem Penyelenggaraan Pemerintahan NKRI
104
Bagian dalam lingkungannya, Direktur Jenderal terhadap Kepala Direktorat dan sebagainya.
b. Koordinasi fungsional
, yang dilakukan oleh seorang pejabat atau suatu instansi terhadap pejabat atau instansi
lainnya yang tugasnya saling berkaitan berdasar kan asas fungsionalisasi. Dalam Peraturan Pemerintah No. 6
Tahun 1988 tentang Koordinasi Kegiatan Instansi Vertikal di Daerah, koordinasi ini disebut dengan
koordinasi instansional. Koordinasi ini dapat dibedakan
atas koordinasi fungsional horizontal, koordinasi fungsional diagonal dan koordinasi fungsional terito
rial.
1 Koordinasi fungsional horizontal
, dilakukan oleh seorang pejabat atau suatu unitinstansi terhadap
pejabat atau unitinstansi lain yang setingkat. Misalnya Sekretaris Jenderal mengkoordinasikan
para Direktur Jenderal, Inspektur Jenderal dan Kepala
Badan dalam
menyusun rencana
dilingkungan departemennya. Dinas Kesehatan mengkoordinasikan kegiatan Dinas Pendidikan dan
Pengajaran, Dinas Kebersihan dan lain-lain yang mempunyai kaitan tugas dengan pelaksanaan
program kesehatan. 2
Koordinasi fungsional diagonal , dilakukan oleh
seorang pejabat atau instansi terhadap pejabat atau instansi lain yang lebih rendah tingkatannya tetapi
bukan bawahannya. Misalnya Biro Keuangan pada Sekretariat Jenderal mengkoordinasikan kegiatan-
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
105
kegiatan Bagian
Keuangan dari
Sekretariat Direktorat Jenderal dalam lingkungan departemen
yang bersangkutan, Badan Kepegawaian Negara mengkoordinasikan Biro-Biro Kepegawaian pada
Departemen atau Instansi Pemerintah lainnya dalam bidang Kepegawaian;
3 Koordinasi fungsional teritorial
, dilakukan oleh seorang pejabat pimpinan atau instansi lainnya yang
berada dalam suatu wilayah teritorial tertentu dimana semua urusan yang ada dalam wilayah
teritorial tersebut menjadi wewenang atau tanggung jawab
pejabatpimpinan yang
bersangkutan. Misalnya,
koordinasi yang
dilakukan oleh
Administrator Pelabuhan, koordinasi oleh Pembina Lokasi Transmigrasi yang belum diserahkan kepada
pemerintah daerah, koordinasi oleh Gubernur selaku kepala wilayah, wakil Pemerintah Pusat terhadap
instansi-instansi vertikal yang ada diwilayahnya.
2. Pedoman Koordinasi
Beberapa hal yang perlu diperhatikan atau dipedomani dalam koordinasi antara lain:
a. Koordinasi sudah harus dimulai pada saat perumusan
kebijakan; b.
Perlu ditentukan secara jelas siapa atau satuan kerja mana
yang secara
fungsional berwenang
dan bertanggungjawab atas sesuatu masalah;
Sistem Penyelenggaraan Pemerintahan NKRI
106
c. Pejabat atau instansi yang secara fungsional berwenang
dan bertanggungjawab menangani sesuatu masalah, berkewajiban
memprakarsai penyelenggaraan
koordinasi; d.
Perlu kejelasan wewenang, tanggung jawab dan tugas unitinstansi yang terkait;
e. Perlu dirumuskan program kerja organisasi secara jelas
yang memperlihatkan keserasian kegiatan di antara satuan-satuan kerja;
f. Perlu ditetapkan prosedur dan tata cara melaksanakan
koordinasi; g.
Perlu dikembangkan komunikasi dan konsultasi timbal- balik untuk menciptakan kesatuan bahasa dan
kerjasama; h.
Koordinasi akan lebih efektif apabila pejabat yang berkewajiban
mengkoordinasikan mempunyai
kemampuan kepemimpinan dan kredibilitas yang tinggi; i.
Dalam pelaksanaan koordinasi perlu dipilih sarana koordinasi yang paling tepat.
3. Sarana atau Mekanisme Koordinasi
a. Kebijakan
Kebijakan sebagai alat koordinasi memberikan arah tujuan yang harus dicapai oleh segenap organisasi atau
instansi sebagai pedoman, pegangan atau bimbingan untuk
mencapai kesepakatan
sehingga tercapai
keterpaduan, keselarasan
dan keserasian
dalam pencapaian tujuan.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
107
b. Rencana
Rencana dapat digunakan sebagai alat koordinasi karena di dalam rencana yang baik tertuang secara jelas,
sasaran, cara melakukan, waktu pelaksanaan, orang yang melaksanakan dan alokasi.
c. Prosedur dan Tata Kerja
Prosedur dan tata kerja pada prinsipnya dapat digunakan sebagai alat untuk kegiatan yang sifatnya berulang-
ulang. Prosedur dan tata kerja dapat digunakan sebagai alat koordinasi karena di dalamnya memuat ketentuan
siapa melakukan apa, kapan dilaksanakan dan dengan siapa harus berhubungan. Untuk itu prosedur perlu
dituangkan dalam manual, petunjuk pelaksanaan juklak, petunjuk teknis juknis atau pedoman kerja
agar mudah diikuti oleh semua pihak-pihak yang berkepentingan.
d. Rapat
Briefing Untuk menyatukan bahasa dan saling pengertian
mengenai sesuatu masalah, rapat dapat digunakan sebagai sarana koordinasi. Rapat sabagai sarana
koordinasi digunakan uuntuk memberikan pengarahan, memperjelas atau menegaskan kebijakan sesuatu
masalah.
e. Surat Keputusan Bersama SKBSurat Edaran
Bersama SEB
Untuk memperlancar penyelesaian sesuatu kegiatan yang tidak dapat dilaksanakan hanya oleh satu instansi,
dapat diterbitkan Surat Keputusan Bersama atau Surat
Sistem Penyelenggaraan Pemerintahan NKRI
108
Edaran Bersama. Sarana koordinasi ini sangat efektif dalam mewujudkan kesepakatan dan kesatuan gerak
dalam pelaksanaan tugas antara dua atau lebih instansi yang terkait. Namun demikian, SKBSEB perlu
ditindaklanjuti dengan petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis yang disusun oleh masing-masing
instansi secara serasi dan saling menunjang.
f. Tim, Panitia, Kelompok Kerja, Gugus Tugas atau
Satuan Tugas
Apabila sesuatu kegiatan yang dilakukan bersifat kompleks,
mendesak, multisektor,
multidisiplin, multifungsi sehingga asas fungsionalisasi secara teknis
operasional sulit dilaksanakan, maka untuk lebih memantapkan koordinasi dapat dibentuk Tim, Panitia,
Kelompok Kerja, Gugus Tugas atau Satuan Tugas yang bersifat sementara dengan
anggota-anggota dari berbagai instansi terkait.
g. Dewan atau Badan
Dewan atau Badan sebagai sarana koordinasi, untuk menangani masalah yang sifatnya kompleks, sulit dan
terus menerus, serta belum ada sesuatu instansi yang secara fungsional menangani atau tidak mungkin
dilaksanakan oleh sesuatu instansi fungsional yang sudah ada. Misalnya, Dewan Ketahanan Pangan, Dewan
Maritim Nasional, Badan Pertimbangan Pendidikan Nasional, Badan Koordinasi Nasional Penanggulangan
Bencana dan Penanganan Pengungsi BAKORNAS PBP.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
109
h. Sistem
Administrasi Manunggal
Satu Atap
SAMSAT atau One Roof System
dan Sistem Pelayanan Satu Pintu
One Door Service :
1 SAMSAT dibentuk untuk memperlancar dan
mempercepat pelayanan kepentingan masyarakat yang kegiatannya diselenggarakan dalam satu atap.
Misalnya dalam pengurusan surat-surat kendaraan bermotor, pelayanan pembayaran pajak kendaran
bermotor dan bea balik nama diberikan oleh Dinas Pendapatan Daerah, asuransi kecelakaan lalu lintas
oleh Perum Asuransi Jasa Raharja, sedangkan pengurusan surat-surat kendaraan bermotor seperti
BPKB dan plat nomor serta STNK diberikan kepolisian, yang semuanya dilakukan pada satu
tempat; 2
Sistem pelayanan satu pintu diselenggarakan untuk memperlancar
dan mempercepat
pelayanan kepentingan masyarakat oleh satu instansi yang
mewakili berbagai instansi lain yang masing-masing mempunyai kewenangan tertentu atas sebagian
urusan yang harus diselesaikan. Misalnya dalam proses penanaman modal yang dilakukan oleh Badan
Koordinasi Penanaman Modal; 3
Baik pelayanan satu atap maupun satu pintu dimaksudkan juga untuk mempermudah masyarakat
dalam mengurus kepentingannya yang melibatkan berbagai instansi.
Sistem Penyelenggaraan Pemerintahan NKRI
110
4. Pelaksanaan
Koordinasi dalam
Sistem Penyelenggaraan Pemerintahan Negara
a. Sidang Kabinet
Sidang Kabinet adalah suatu forum koordinasi tertinggi yang dipimpin langsung oleh Presiden. Sidang Kabinet
itu ada dua macam: 1
Sidang Kabinet Paripurna yaitu Sidang Kabinet
lengkap yang dihadiri oleh seluruh anggota Kabinet dan pejabat-pejabat lain yang dianggap perlu oleh
Presiden. 2
Sidang Kabinet Terbatas yaitu Sidang Kabinet
yang dihadiri oleh Menteri-menteri tertentu sesuai dengan bidang yang akan dibahas. Sidang Kabinet
ini dihadiri pula oleh pejabat lainnya yang bukan Menteri yang ditunjuk oleh Presiden.
b. Rapat di Lingkungan Menteri Koordinator
Oleh karena
menteri-menteri yang
harus dikoordinasikan oleh Presiden jumlahnya banyak,
dengan beraneka ragam permasalahan, maka Presiden mengangkat Menteri Koordinator, seperti dalam Kabinet
Indonesia Bersatu sekarang ini ada Menteri Koordinator Politik, Hukum dan Keamanan; Menteri Koordinator
Perkonomian; dan Menteri Koordinator Kesejahteraan Rakyat. Rapat-rapat Menteri Koordinator sesuai dengan
bidangnya dipimpin oleh Menko yang bersangkutan dengan dihadiri oleh Menteri dan pejabat-pejabat lain
bukan Menteri yang tugasnya berkaitan erat dengan
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
111
bidang permasalahan yang sedang dibahas. Hasil rapat- rapat Menteri Koordinator yang dipimpin oleh Menteri
Koordinator ini dilaporkan kepada Presiden.
c. Koordinasi antara DepartemenInstansi pemerintah
Tingkat Pusat
Dilaksanakan antara DepartemenInstansi Pemerintah Tingkat Pusat yang satu dengan DepartemenInstansi
Pemerintah Tingkat Pusat lainnya, yang dalam pelaksa naannya dapat terjadi baik tanpa wadah tertentu,
maupun dengan menggunakan suatu wadah seperti Rapat Koordinasi Sektor-sektor, Panitia-panitia Antar-
Departemen dan lain-lain. Pola koordinasi tersebut berlaku pula untuk koordinasi
antara suatu
satuan organisasi
dalam suatu
DepartemenInstansi Pemerintah Tingkat Pusat dengan
satuan organisasi DepartemenInstansi Pemerintah
Tingkat Pusat lainnya. Peningkatan koordinasi tersebut merupakan
suatu keharusan
dalam pelaksanaan
pembangunan nasional.
d. Koordinasi Aparatur Pemerintah Pusat di Luar
Negeri
Untuk melaksanakan kebijakan hubungan Luar Negeri antara lain dibentuk perwakilan Pemerintah Republik
Indonesia di Luar Negeri yang pembinaannya dilakukan oleh Departemen Luar Negeri.
Sistem Penyelenggaraan Pemerintahan NKRI
112
Sebagai wakil dari Pemerintah Republik Indonesia, perwakilan-perwakilan di luar negeri itu mempunyai
hubungan fungsional
dengan instansi-instansi
Pemerintah Tingkat Pusat. Jika dipandang perlu instansi- instansi tersebut dapat mempunyai Atase di dalam
Perwakilan Republik Indonesia di Luar Negeri di Negara-negara tertentu sesuai dengan kebutuhan, seperti
Atase Kebudayaan,
Atase Pertahanan,
setelah berkonsultasi dengan Departemen Luar Negeri. Dalam
pelaksanaan tugasnya di Luar Negeri, para Atase tersebut dikoordinasikan oleh Kepala Perwakilan RI
setempat.
e. Koordinasi Pemerintah Pusat terhadap Pemerintah
Daerah
1 Selaku aparatur pusat yang secara fungsional membantu Presiden dalam urusan-urusan daerah
pada umumnya, Menteri Dalam Negeri a
Secara fungsional horizontal mengkoordinasikan departemen dan instansi tingkat pusat lainnya
sepanjang mengenai masalah-masalah umum di daerah;
b Secara fungsional diagonal mengkoordinasikan
provinsi, kabupaten dan kota. 2
MenteriDepartemen dan
instansi teknis
melakukan koordinasi baik terhadap instansi pusat lainnya koordinasi fungsional horizontal maupun
terhadap provinsi, kabupaten dan kota koordinasi
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
113
fungsional diagonal sepanjang mengenai bidang tugas pokoknya.
f. Koordinasi Tingkat Daerah
1 Gubernur
selaku Wakil
Pemerintah Pusat
melakukan koordinasi fungsional teritorial di samping terhadap instansi vertikal, juga terhadap
Bupati dan Walikota; 2
Kepala Daerah, di samping mengkoordinasikan aparatur daerahnya sendiri koordinasi hierarkis,
berwenang pula
secara operasional
mengkoordinasikan instansi-instansi lain yang berada di daerahnya koordinasi fungsional
teritorial.
5. Koordinasi dan Hubungan Kerja
Koordinasi dan hubungan kerja merupakan dua hal yang
tidak identik, namun sulit untuk dibedakan secara tegas,
apalagi dipisahkan. Untuk mengefektifkan koordinasi mutlak diperlukan adanya hubungan kerja, baik formal
maupun informal. Koordinasi selalu bersifat hubungan kerja,
namun
demikian, hubungan
kerja tidak
selalu bersifat
koordinatif , karena hubungan kerja dapat pula bersifat
konsultatif dan informatif saja.
Sistem Penyelenggaraan Pemerintahan NKRI
114
D. Pengawasan
Pengawasan adalah salah satu fungsi organik manajemen, yang
merupakan proses kegiatan pimpinan untuk memastikan dan menjamin bahwa tujuan dan sasaran serta tugas-tugas
organisasi akan dan telah terlaksana dengan baik sesuai dengan rencana, kebijakan, instruksi dan ketentuan-
ketentuan yang telah ditetapkan . Pengawasan sebagai fungsi
manajemen sepenuhnya adalah tanggung jawab setiap pimpinan pada tingkat manapun
. Hakekat pengawasan adalah untuk mencegah sedini mungkin terjadinya penyimpangan,
pemborosan, penyelewengan,
hambatan, kesalahan
dan kegagalan dalam pencapaian tujuan dan sasaran serta
pelaksanaan tugas-tugas organisasi.
Jenis-Jenis Pengawasan a.
Pengawasan Melekat Waskat
Waskat menurut Instruksi Presiden No. 1 Tahun 1989 adalah serangkaian kegiatan yang bersifat sebagai
pengendalian yang terus menerus dilakukan oleh atasan langsung terhadap bawahannya
, secara preventif atau represif agar pelaksanaan tugas bawahan tersebut
berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan rencana kegiatan dan peraturan perundangan yang berlaku.
Berhasil tidaknya pencapaian tujuan dan pelaksanaan tugas-tugas suatu organisasi, atau baik buruknya citra
suatu organisasi dalam pandangan masyarakat adalah merupakan tanggung jawab atasan langsungpimpinan
nya. Demikian pula, masalah-masalah yang telah, sedang
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
115
dan mungkin akan dihadapi, termasuk bagaimana kualitas orang-orang yang ada dalam organisasi
semuanya menjadi tanggungjawab pimpinan untuk menyelesaikan dan membinanya sebaik mungkin.
Setiap pimpinan instansi pemerintah ataupun pimpinan satuanunit kerja termasuk pimpinan proyek, pimpinan
kelompok kerja yang ada dalam organisasi tersebut memiliki kewajiban dan tanggung jawab yang melekat
pada dirinya mengawasi pelaksanaan kegiatan diorgani sasinya. Untuk itu pimpinan harus selalu berusaha sedini
mungkin dapat memonitor dan mengetahui kemungkinan akan terjadinya penyimpangan, hambatan, kesalahan dan
atau kegagalan dari pelaksanaan tugas-tugas satuan kerja yang dipimpinnya dalam rangka pencapaian tujuan
organisasi secara keseluruhan. Selanjutnya pimpinan berkewajiban pula untuk secepat
mungkin mengadakan langkah-langkah tindak lanjut follow up guna dapat meniadakan dan mencegah
terjadinya atau berlanjutnya keadaan tersebut. Pimpinan juga perlu berusaha untuk mempertahankan hal-hal yang
sudah baik, dan bahkan bila masih mungkin juga meningkatkannya.
Semuanya itu
hanya dapat
diwujudkan dengan baik, kalau pimpinan melakukan pengawasan sendiri dengan sebaik-baiknya atas kegiatan
organisasi dan bawahan yang dipimpinnya.