Sistem Penyelenggaraan Pemerintahan NKRI
106
c. Pejabat atau instansi yang secara fungsional berwenang
dan bertanggungjawab menangani sesuatu masalah, berkewajiban
memprakarsai penyelenggaraan
koordinasi; d.
Perlu kejelasan wewenang, tanggung jawab dan tugas unitinstansi yang terkait;
e. Perlu dirumuskan program kerja organisasi secara jelas
yang memperlihatkan keserasian kegiatan di antara satuan-satuan kerja;
f. Perlu ditetapkan prosedur dan tata cara melaksanakan
koordinasi; g.
Perlu dikembangkan komunikasi dan konsultasi timbal- balik untuk menciptakan kesatuan bahasa dan
kerjasama; h.
Koordinasi akan lebih efektif apabila pejabat yang berkewajiban
mengkoordinasikan mempunyai
kemampuan kepemimpinan dan kredibilitas yang tinggi; i.
Dalam pelaksanaan koordinasi perlu dipilih sarana koordinasi yang paling tepat.
3. Sarana atau Mekanisme Koordinasi
a. Kebijakan
Kebijakan sebagai alat koordinasi memberikan arah tujuan yang harus dicapai oleh segenap organisasi atau
instansi sebagai pedoman, pegangan atau bimbingan untuk
mencapai kesepakatan
sehingga tercapai
keterpaduan, keselarasan
dan keserasian
dalam pencapaian tujuan.
Modul Diklat Prajabatan Golongan III
107
b. Rencana
Rencana dapat digunakan sebagai alat koordinasi karena di dalam rencana yang baik tertuang secara jelas,
sasaran, cara melakukan, waktu pelaksanaan, orang yang melaksanakan dan alokasi.
c. Prosedur dan Tata Kerja
Prosedur dan tata kerja pada prinsipnya dapat digunakan sebagai alat untuk kegiatan yang sifatnya berulang-
ulang. Prosedur dan tata kerja dapat digunakan sebagai alat koordinasi karena di dalamnya memuat ketentuan
siapa melakukan apa, kapan dilaksanakan dan dengan siapa harus berhubungan. Untuk itu prosedur perlu
dituangkan dalam manual, petunjuk pelaksanaan juklak, petunjuk teknis juknis atau pedoman kerja
agar mudah diikuti oleh semua pihak-pihak yang berkepentingan.
d. Rapat
Briefing Untuk menyatukan bahasa dan saling pengertian
mengenai sesuatu masalah, rapat dapat digunakan sebagai sarana koordinasi. Rapat sabagai sarana
koordinasi digunakan uuntuk memberikan pengarahan, memperjelas atau menegaskan kebijakan sesuatu
masalah.
e. Surat Keputusan Bersama SKBSurat Edaran
Bersama SEB
Untuk memperlancar penyelesaian sesuatu kegiatan yang tidak dapat dilaksanakan hanya oleh satu instansi,
dapat diterbitkan Surat Keputusan Bersama atau Surat
Sistem Penyelenggaraan Pemerintahan NKRI
108
Edaran Bersama. Sarana koordinasi ini sangat efektif dalam mewujudkan kesepakatan dan kesatuan gerak
dalam pelaksanaan tugas antara dua atau lebih instansi yang terkait. Namun demikian, SKBSEB perlu
ditindaklanjuti dengan petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis yang disusun oleh masing-masing
instansi secara serasi dan saling menunjang.
f. Tim, Panitia, Kelompok Kerja, Gugus Tugas atau
