17 dengan menggunakan komputer atau teknologi lainnya seperti chatting, video
conference, Voice-over-IP, co-browsing, e-mail, dan instant messaging.
2.2.8 Mempersiapkan Layanan Referensi Virtual
Perkembangan zaman saat ini layanan referensi berintegrasi dari layanan referensi konvensional menuju layanan referensi maya yang sering disebut
layanan referensi virtual. Dalam menghadapi bentuk integrasi layanan maya referensi tersebut tentu perpustakaan harus memiliki persiapan dalam
menghadapi kebutuhan pemustaka yang dilayaninya. Menurut RUSA 2004, 2-3 ada beberapa hal yang dipersiapkan layanan referensi virtual sebagai
berikut: 1.
Integration with traditional reference Integrasi dengan layanan referensi tradisional
“Treat virtual reference services as a long-term commitment to the targeted community. Do not consider virtual reference an ad hoc or
finge service, even during thr initial planning or pilot phases. Integrate virtual reference services so that they become a natural part
of the institution’s reference services.”Maksudnya perpustakaan perlu mengintegrasikan layanan referensi virtual kepada pemustaka
sehingga mereka menjadi bagian yang menggunakan layanan referensi virtual yang telah disediakan. Layanan referensi virtual
diperlakukan sebagai layanan jangka panjang untuk pemustaka yang menjadi target layanan.
18 2.
Commitment to Virtual Reference Komitmen pada Layanan Referensi Virtual
“Secure a commitment from sufficient core of stakeholders at all levels of the institutions’s management and staff to support virtual
reference services from its first planning stages through implementation before any project is attempted”.Maksudnya
perpustakaan perlu menerapkan komitmen dan mengantisipasi hal-hal yang cukup menggangu kepentingan di semua tingkat manajemen
perpustakaan dan staf untuk mendukung layanan referensi virtual dari tahap perencanaan pertama melalui implementasi sebelum setiap
proyek dicoba. 3.
Cost of virtual reference Biaya Layanan Referensi Virtual “Commit at the administrative level to long term provision of
resources for virtual reference services. Outline star-up costs including any software, training, or staff support. Idenfity at the
administrative level the impact to staffing and be prepared to make appropriate adjustment. Document a dear understanding of the on
going maintenance cost associated with virtual reference and secure appropriate re occurring budget allocations. Identify and approve the
cost related to marketing the virtual reference. Determine whether the service is to be free to the patron or fee based before the service
begins and modify as needed”. Maksudnya persiapan biaya dengan ketentuan jangka panjang sumber daya untuk layanan referensi
19 virtual. Biaya utama yang mula dipersiapkan untuk perangkat lunak,
pelatihan, atau kompensasi staff. Selanjutnya dilakukan perencanaan biaya untuk pemeliharaan terkait dengan layanan referensi virtual
yang alokasi anggarannya tepat. Mengidentifikasi biaya juga perlu dilakukan yang berkaitan dengan pemasaran layanan referensi virtual.
Terakhir menentukan apakah layanan tersebut bebas untuk dilayankan atau diberikan perlindungan sebelum dimulai implementasi layanan
tersebut. 4.
The planning team Tim Perencanaan “Involve representative members of the administration and public
services staff in planning, training, implementation, and promotion of virtual reference services and the selection of virtual reference
software. Involve respresentative members of the target audience in planning and promotion of virtual reference. Identify and bring
additional areas and services which will be affected by the new virtual service into discussions an planning as appropriate”.
Maksudnya perencanaan layanan referensi virtual perlu dilakukan pembentukan tim perencanaan. Perencanaan tersebut melibatkan
anggota perwakilan dari perpustakaan dan pustakawan dalam pelatihan, implementasi, dan promosi layanan referensi virtual serta
pemilihan software. Tidak hanya itu perpustakaan juga perlu melibatkan pemustaka yang menjadi target penggunaan layanan
dalam perencanaan dan promosi. Selanjutnya mengidentifikasi
20 layanan yang akan berpengaruh terhadap layanan referensi virtual
dalam diskusi tambahan dan perencanaan yang sesuai. 5.
Selection of software Seleksi Software “Determine system compatibility in addition to the requitments and
budgetary constraints, imposed on the selections of virtual reference software. Involve computing staff in the planning, software selection,
and purchase decisions. Computing staff involvement will be critical for the smooth implementation and maintenance of the infrastructure
needed for the virtual reference service and determination of its compatibility with existing library software and infrastructure”.
Perlunya melakukan penentuan sistem kompatibilitas, selain persyaratan referensi dan keterbatasan anggaran terhadap pemilihan
software pelayanan referensi virtual. Melibatkan staff terkait komputasi dalam perencanaan, pemilihan software dan pemeliharaan
infrastruktur untuk layanan referensi virtual serta penentuan kompatibilitas
dengan software
perpustakaan yang
ada pengembangan infrastruktur.
6. Collection development Pengembangan Koleksi
“Consider enhancement of thr institution’s electronic reference library in collection development decisions. The availability of
electronic reference sources significantly enhances the ability of the virtual reference librarian to identify or push out appropriate
resources to the target audience. Explore special licesing issues that
21 might affect use of resources to serve off site patrons”. Maksudnya
perlunya dilaksanakan kebijakan pengembangan koleksi merupakan pertimbangan untuk peningkatan perpustakaan referensi elektronik.
Ketersediaan sumber
referensi elektronik
secara signifikan
meningkatkan kemampuan pustakawan referensi virtual untuk mengindentifikasi atau mendorong keluar sumber daya untuk
melayani off-site pemustaka. 7.
Assessment Penilaian “facilitate regular assessment of the virtual reference program
effectiveness by library staff and administration. Follow through with the commitment to implement adjustment as need when identified in
the assessment process. Assess virtual reference services in a comparable way to the institution’s other reference services while
acknowledging that virtual reference does have some unique features”. Maksunya perlu adanya fasilitasi program penilaian rutin
efektifivitas layanan referensi virtual oleh staff dan administrasi perpustakaan. Selanjutnya mengikut dengan komitmen untuk
menerapkan penyesuaian yang diperlukan ketika diidentifikasi dalam proses penilaian. Dalam menilai layanan referensi virtual dengan cara
yang sebanding terhadap layanan referensi virtual lainnya. Ada lagi pendapat lain menurut Wicaksono 2013, 123 ada banyak
elemen yang menjadi bahan diskusi dan perdebatan dalam mempersiapkan
22 layanan referensi yang adaptif dengan perkembangan zaman antara lain
sebagai berikut: 1.
Yang terkait dengan konsep fundamental layanan referensi: etika, jenis-jenis layanan informasi, membangun alat pencarian utamanya
berbasis web, promosi, evaluasi staf dan layanan, perubahan di eksternal dan internal perpustakaan yang mempengaruhi layanan
referensi, teknik wawancara referensi melalui beragam media seperti telepon, email, chat, instant messenger, sms, assessment dan
akuntabilitas, RUSA Reference and User Service Association guidelines, memahami dan menghargai pendekatan budaya, teknik
pencarian dasar, kategorisasi-visualisasi-ujicoba jawaban, dan lain- lain.
2. Pengenalan dengan berbagai sumber referensi utama: buku, majalah,
surat kabar, perpustakaan dan penerbitan, jaringan bibliografi, ensiklopedia, kamus, indeks dan basisdata fulltext, panduan dan
sumber khusus biasanya bidang kesehatan, bisnis dan hukum, atlas, gazetteer, peta, sistem informasi geografis, panduan perjalanan,
biografi, sumber informasi pemerintah grey literature, dan lain-lain.
3. Pengembangan dan manajemen koleksi dan layanan referensi:
identifikasi-seleksi-evaluasi koleksi baru, manajemen anggaran, assessment koleksi, kebijakan pengembangan koleksi, dan lain-lain.
4. Topik-topik khusus dalam layanan referensi: menggunakan internet
sebagai alat referensi, reader’s advisory bimbingan pembaca,
layanan referensi bagi anak-anak dan remaja, literasi informasi, membangun pathfinder subject guides, dan lain-lain.
5. Implementasi Teknologi informasi dalam layanan referensi.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa dalam mempersiapkan layanan referensi virtual perlu memperhatikan hal-hal sepeti integrasi layanan
tradisional referensi menuju layanan referensi virtual. Perencanaan layanan referensi virtual, pembiayaan dalam implementasi layanan referensi virtual,
tim yang ikut serta dalam perencanaan, seleksi perangkat lunak yang akan digunakan, kebijakan pengembangan koleksi referensi elektronik, dan
program penilaian rutin efektivitas layanan referensi virtual.
23
2.3 Kompetensi Pustakawan
