32 Universitas Sumatera Utara
3. Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan.
4. Penyampaian keluhan dari bawahan mengenai dirinya sendiri maupun
pekerjaannya.
Arus komunikasi berikutnya adalah horizontal communication. Tindakan komunikasi ini berlangsung di antara para karyawan ataupun bagian yang
memiliki kedudukan yang setara. Fungsi arus komunikasi horizontal ini adalah: 1.
Memperbaiki koordinasi tugas. 2.
Upaya pemecahan masalah. 3.
Saling berbagi informasi. 4.
Upaya memecahkan konflik. 5.
Membina hubungan melalui kegiatan bersama.
Pentingnya komunikasi bagi manusia tidaklah dapat dipungkiri, begitu juga halnya bagi suatu organisasi. Dengan adanya komunikasi yang baik, suatu
organisasi dapat berjalan dengan lancar dan berhasil begitu pula sebaliknya, kurangnya atau tidak adanya komunikasi, organisasi dapat macet atau berantakan.
Pengkajian mengenai peranan komunikasi dalam organisasi oleh para ahli semakin berkembang, karena pengaruh dari komunikasi dalam organisasi
dipandang dapat meningkatkan sumber daya manusia dan produktivitas dalam organisasi dengan terciptanya hubungan antar individu dalam organisasi tersebut
Kholil, 2011: 86. Komunikasi yang efektif dalam organisasi dapat ditingkatkan dengan suatu pengetahuan mengenai dasar-dasar yang paling mendasar mengenai
hubungan manusia.
2.2.4 Elemen Organisasi
Organisasi sangat bervariasi ada yang sangat sederhana dan ada pula yang sangat kompleks. Maka untuk membantu kita memahami organisasi tersebut
perhatikan model berikut yang menggambarkan elemen dasar dari organisasi dan saling keterkaitan satu elemen dengan elemen yang lainnya.
33 Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.1 Lingkungan Environment
Sumber: Model Elemen Organisasi Scott dalam Muhammad, 2009: 25
2.2.5 Peranan Komunikasi dalam Organisasi
Kalau orang-orang yang belum memiliki bahasa yang umum, mereka akan kehilangan kemampuan untuk berkomunikasi dengan seseorang dan yang lainnya.
Mereka tidak dapat melakukan kerja secara bersama. Organisasi disusun untuk melakukan tugas untuk mencapai tujuan. Dalam susunan ini para manajer, para
bawahan, rekan-rekan setaraf, serta lingkungan eksternal perlu dihubungkan oleh proses-proses komunikasi yang teratur. Lebih lanjut untuk pencapai tujuan,
organisasi meminta agar kepemimpinan agar digunakan, orang-orang mendorongnya, berbagai keputusan dibuat, usaha-usaha terkoordinasi serta
pelaksanaan terkendali. Masing-masing dari fungsi ini melibatkan interaksi di antara setiap orang jadi dengan demikian mereka membutuhkan komunikasi.
Walaupun keunggulannya demikian besar, komunikasi mempunyai beberapa pembatasan. Hal tersebut merupakan cara para manajer berfungsi dank arena itu
seharusnya tidak dipandang sebagai dasar manajemen yang baik. Jika seorang manajer telah membuat rencana yang kurang baik, komunikasi yang baik tidak
akan mengimbangi kekeliruan perencanaan. Semua manajer, memerlukan penempatan komunikasi dalam perspektif yang tepat sebagai proses yang penting,
yang tidak mengganti tujuan manajemen yang baik melainkan memungkinkannya membawa tujuan-tujuan apa yang baik yang dapat mereka hasilkan Hicks, 1975:
523-524. Struktur Sosial
Partisipan Teknologi
Tujuan
34 Universitas Sumatera Utara
2.2.5.1 Keektifan Komunikasi Organisasi
Sejumlah waktu yang besar yang disediakan dalam organisasi hanya untuk melakukan komunikasi, maka para anggota organisasi sebenarnya telah menjadi
komunikator yang cakap. Sayangnya hal ini bukan keadaan yang perlu. Suatu organisasi mungkin menekankan latihan dan mengembangkan pengetahuan-
pengetahuan pengelolaan yang lainnya, tetapi biasanya komunikasi akan selalu dianggap benar. Bahwa kelihatannya jika seorang individu dapat berbicara,
membaca dan menulis organisasi menganggap bahwa ia dapat berkomunikasi. Akan tetapi komunikasi bukanlah hanya sekedar membaca, menulis dan berbicara
melainkan pemindahan informasi dan pengertian dari seorang kepada yang lainnya.
Pengaruh komunikasi terhadap produktivitas organisasi telah ditegaskan oleh sejumlah penelitian. Misalnya, suatu penelitian terhadap 27 cabang dari suatu
organisasi pengepakan dan pengiriman diadakan untuk menentukan mengapa cabang-cabang telah mengalami suatu variasi yang luas di bidang produktivitas.
Untuk maksud ini, data komunikasi dikumpulkan oleh suatu survey terhadap 975 karyawan pada berbagai cabang perusahaan tersebut. Tatkala data produktivitas
dan komunikasi dibandingkan hal tersebut dapat disimpulkan bahwa prestasi yang tinggi pada berbagai cabang korelasinya cenderung positif dengan keterbukaan
jalur-jalur komunikasi diantara atasan dan bawahan Hicks, 1975: 525-526.
2.2.5.2 Jaringan-Jaringan Komunikasi Dalam Organisasi
Suatu sudut penganalisaan suatu organisasi adalah untuk meninjaunya sebagai suatu jaringan komunikasi. Dalam pengertian ini, suatu peta organisasi
merupakan suatu diagram arus komunikasi formal dalam organisasi. Arus informasi yang menurun dari atasan sampai bawahan dengan melalui tingkatan
yang bermacam-macam dalam organisasi dan arus-arusnya yang baik dengan melalui jaringan yang sama. Informasi akan mengalir dari manager yang
memimpin pada sebuah perusahaan kepada kepala bagian, dari kepala bagian kepada para mendor, dan dari mandor kepada para pekerja. Tambahan pula
komunikasi yang menurun akan memanfaatkan rangkaian yang sama dalam
kebalikannya Hicks, 1975: 526.
35 Universitas Sumatera Utara
2.2.6 Tujuan dan Fungsi Komunikasi Organisasi
Menurut Liliweri ada 3 tujuan utama dari komunikasi organisasi yang terdiri atas tindakan koordinasi, membagi informasi information sharing dan
komunikasi bertujuan untuk menampilkan perasaan dan emosi. Secara garis besar ketiga tujuan tersebut adalah sebagai berikut:
Pertama, sebagai tindakan koordinasi komunikasi dalam organisasi bertujuan untuk mengkoordinasi sebagian atau keseluruhan tugas yang telah
ditetapkan perunit dalam organisasi itu dan fungsi masing-masing yang melaksanakan aktivitas mereka tanpa keterkaitan satu sama lainnya tanpa
sinkronisasi dan harmonisasi. Organisasi tanpa koordinasi, organisasi tanpa komunikasi artinya organisasi itu menampilkan suatu aspek individual dan bukan
menggambarkan aspek administrasi yang didalamnya terdapat kerjasama. Kedua, membagi informasi information sharing salah satu tujuan
komunikasi yang penting adalah menghubungkan seluruh aparatur organisasi dengan tujuan organisasi. Komunikasi mengarahkan manusia dan aktivitas
mereka dalam organisasi. Sebuah informasi yang dipertukarkan mempunyai fungsi untuk membagi kemudian mengartikan informasi itu sendiri tentang tujuan
organisasi, arah dari suatu tugas yang diberikan, bagaimana usaha untuk mencapai hasil dan pengambilan keputusan.
Ketiga, komunikasi bertujuan untuk menampilkan perasaan dan emosi, di dalam organisasi terdapat beberapa manusia yang bekerja sendiri maupun bekerja
dengan orang lain. Mereka mempunyai kebutuhan, keinginan, perasaan, emosi dan kepuasan yang harus diungkapkan kepada individu lainnya. Mereka
mempunyai keinginan bahkan kebutuhan untuk menyatakan kepuasan atas pekerjaan dan prestasi yang mereka telah mereka lakukan. Begitu juga sebaliknya
mereka akan mengungkapkan hasrat marah ketika mereka telah gagal dalam menyelesaikan pekerjaannya, mereka juga dapat mengungkapkan kekhawatiran
dan kecemasan yang akan dihadapi baik dari diri sendiri, kelompok maupun di unit kerja. Selain itu mereka juga akan mengungkapkan bagaimana rasa
kepercayaan mereka mengenai apa yang dikerjakannya Liliweri, 2004: 64-65.
36 Universitas Sumatera Utara
Menurut Sendjaja 1994: 136-137 dalam suatu organisasi yang berorientasi komersial maupun sosial terdapat beberapa fungsi komunikasi dalam
organisasi diantaranya adalah fungsi informatif, fungsi regulatif, fungsi persuasif dan fungsi integratif. Berikut akan dipaparkan masing-masing fungsi sebagai
berikut: 1. Fungsi informatif
Organisasi dipandang sebagai fungsi untuk menceritakan informasi yang terjadi terhadap orang yang terlibat didalam Organisasi. Dan dapat dipandang
sebagai suatu sistem pemrosesan informasi, yang artinya seluruh anggota dalam organisasi itu mampu mempertukarkan informasi mengenai pekerjaan,
diantaranya informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial, asuransi kesehatan, izin cuti dan sebagainya.
2. Fungsi regulatif
Fungsi regulatif ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Orang-orang didalamnya mempunyai gagasan, ide,
pendapat, fakta serta menjual sikap organisasi yang mana sikap tentang sesuatu itu merupakan subjek layanan. Misalnya sikap bawahan untuk menjalankan ketetapan
dari organisasi itu sendiri.
3. Fungsi persuasif Fungsi persuasif ini berkaitan dengan kekuasaan dan kewenangan tidak
akan selalu membawa hasil sesuai yang diharapkan. Pimpinan biasanya lebih suka mempersuasikan bawahannya dari pada memberi perintah, gunanya agar lebih
meningkatkan kemampuan karyawan untuk mencapai tujuan bersama lebih besar dibandingkan jika pimpinan sering memperlihatkan kekuasan dan kewenangan.
4. Fungsi integratif
Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik
Sendjaja, 1994: 136-137.
Condrad 1985 menyatakan bahwa terdapat fungsi khusus dalam komunikasi organisasi yaitu :
1. Membuat para karyawan melibatkan dirinya ke dalam isu-isu organisasi
lalu menerjemahkannya ke dalam tindakan tertentu di bawah sebuah “komando”. Ada dua tipe fungsi komando yang dimaksud yaitu
pengarahan dan feedback. 2.
Membuat para karyawan menciptakan dan menangani relasi antara sesama bagi peningkatan produk organisasi. Tujuan menciptakan relasi di dalam
komunikasi organisasi itu adalah untuk meningkatkan produksi organisasi. 3.
Membuat para karyawan memiliki kemampuan untuk menangani atau mengambil keputusan-keputusan dalam suasana yang tidak pasti.
37 Universitas Sumatera Utara
Komunikasi organisasi memilih keputusan yang komplikatif dalam organisasi Liliweri, 2004: 68.
2.3 Kegagalan Penggunaan Komunikasi
Dalam hal ini ada beberapa yang cenderung menyebabkan kegagalan dalam penggunaan komunikasi Hicks, 1975: 541-542, yaitu:
1. Dogmatis
Kita telah memperhatikan bahwa pengertian seseorang untuk melekatkan persepsinya adalah ditentukan oleh apa yang diketahuinya. Meskipun seseorang
itu selalu berusaha menambah pengetahuannya, memiliki berbagai pendapat, sikap dan kepercayaannya. Dengan kata lain seseorang menarik kesimpulan dan
menentukan posisinya mengenai pokok masalah tertentu dalam lingkungannya. Ironisnya pada saat pendapat, sikap dan kepercayaan ini diwujudkan, hal-hal
tersebut dapat menghambat seseorang dari penerimaan komunikasi yang akurat. Hal ini dikarenakan kita cenderung untuk tidak memperdulikan atau menolak
dalam hal penerimaan informasi tambahan yang bertentangan dengan posisi kita yang pertama. Sebagai contoh, seorang manager yang telah membentuk dan
mempromosikan dengan kuat secara seksama kedudukan pabriknya yang baru mungkin menolak untuk mempertimbangkan sekalipun saran-saran untuk
mengadakan perubahan. 2.
Stereotip Factor lain yang menyebabkan kegagalan komunikasi adalah stereotip,
dalam ekspektasi menentukan isi komunikasi. Dalam hal ini pertimbangan dibuat secara kategori dan dengan demikian maka jasa-jasa yang tidak memadai dapat
diadakan di antara proyek-proyek atau kejadian-kejadian mengenai hal apa yang telah dikomunikasikan. Sebagai contoh, seorang warga kota senior dapat
pengetahui adanya sekelompok mahasiswa yang dilibatkan dalam suatu masalah yang menyulitkan, dari kejadian ini disimpulkannya bahwa kaum muda masa
sekarang adalah kurang disiplin dan suka menentang. Atau kita dapat menjadi dewasa dengan meniru ketaatan sekitar kelompok kebudayaan tertentu yang
mencegah kita bertindak untuk mengetahui seorang anggota dari kelompok
