33 iii. Jika pengisian lebih dari 10.000 unit, maka:
1 satu unit terkontaminasi harus dilakukan investigasi. 2 dua unit terkontaminasi dipertimbangkan untuk revalidasi diikuti
investigasi. f.
Validasi sistem informasi komputer Sistem informasikomputer juga divalidasi sebelum digunakan pada sistem
mutu misalnya pada pencatatan stok material, pendataan masalah mutu dan kontrol proses. Hal ini dilakukan melalui proses pengambilan data, kemudian
evaluasi ketepatan rumus serta keamanan data. Selain kegiatan validasi dan kualifikasi, divisi ini juga bertanggungjawab
melakukan kalibrasi terhadap alat ukur seperti neraca timbang, thermohygrometer, gelas ukur dan lain-lain. Kalibrasi dilakukan sesuai dengan jadwal program yang
telah dibuat dengan menggunakan prosedur kalibrasi yang spesifik untuk setiap alat. Kalibrasi dilakukan dengan menggunakan kalibrator tertelusur yang setiap
tahun dikalibrasi
oleh badan
atau lembaga
lain yang
telah terakreditasitersertifikasi. Setiap alat ukur yang telah dikalibrasi akan diberi label
calibrated yang memuat waktu dilakukan kalibrasi dan waktu jatuh tempo untuk dilakukan kalibrasi ulang. Data hasil kalibrasi kemudian dicatat dalam Laporan
Hasil Kalibrasi. Validation officer atau validation coordinator bertanggung jawab penuh atas validasi seluruh sistem, kualifikasi seluruh peralatan dan kalibrasi
seluruh alat ukur yang digunakan di pabrik.
3.3.5 QA Compliance
Divisi ini mempunyai tanggungjawab dalam menangani hal-hal sebagai berikut:
a. Dokumentasi atau Document Control CentreDCC
DCC bertanggung
jawab untuk
mengelola Standar
Operating ProcedureSOP, master batch record, spesifikasi dan prosedur analisis,
dokumen registrasi, laporan penyimpangan mutu atau Quality Deviation ReportQDR, dokumentasi kontrol perubahanchange control dan keluhan
produk. DCC juga bertanggung jawab membuat indeks SOP yang berlaku di PT. PRAFA agar dapat diinventarisir dan di-update bila perlu serta
Universitas Sumatera Utara
34 menyimpan back-up-nya dalam bentuk CD. Dokumen lain yang disimpan di
DCC antara lain daftar pemasok yang disetujuiapproved supplier, laporan obat jadi, protokol dan laporan validasi.
Salah satu dokumen asli yang disimpan oleh DCC adalah SOP. Kontrol peredaran SOP dilakukan dengan memberikan stempel pada setiap SOP yaitu
SOP yang asli akan diberi stempel “original” dan duplikatnya diberi stempel “copy”. Pada stempel “copy” juga dituliskan
kode angka yang mengindikasikan nomor urut duplikat yang beredar serta bagian dan personil
yang memiliki duplikat SOP tersebut. SOP akan di-review setiap 2 tahun sekali dan dinyatakan berlaku bila personil terkait telah diberi pelatihan
mengenai SOP bersangkutan. b.
Proses kontrol perubahan change control process Jika terjadi perubahan yang berdampak pada kualitas maka pihak
bersangkutan harus mengisi formulir pengontrolan pengubahan. Contoh perubahan yang diajukan adalah perubahan rancangan ruang, HVAC atau
perubahan spesifikasi proses produksi. Formulir ini berisi nama dan departemen terkait, alasan pengubahan, data-data seperti kualifikasi alat,
gambar, SOP perawatan, pelatihan SOP serta tanggal selesai pelaksanaan perubahan. Formulir ini akan dilaporkan ke departemen QAQC serta
departemen lain yang terkait untuk mendapatkan persetujuan. Setelah mendapatkan persetujuan, laporan pengendalian pengubahan akan diserahkan
ke QA compliance untuk diduplikasi dan diberikan ke departemen terkait serta pihak yang melaksanakan tindakan pengubahan. Proses akan dinyatakan
selesai closing bila telah diverifikasi dan diperiksa kembali oleh pemohonoriginator apakah tindakan perubahan yang dilakukan sudah tepat,
kapan pelaksanaannya, apa tindak lanjutnya Corrective Action and Preventive ActionCAPA dan apakah dokumen yang dipersyaratkan telah
lengkap. Selain itu, QA compliance akan melakukan penelusuran proses pengontrolan pengubahan untuk menentukan jumlah laporan pengontrolan
pengubahan yang disetujui, ditolak dan diselesaikan, serta mengevaluasi judul, originator, tanggal penyelesaian pengubahan dan CAPA.
Universitas Sumatera Utara
35 c.
Program inspeksi diri Self Inspection ProgramSIP Ada empat jenis SIP yang dilaksanakan di PT. PRAFA yaitu:
i. Self quality audit, merupakan audit yang dilakukan oleh perusahaan itu sendiri. Ada 3 macam audit internal, yaitu:
General plant quality audit. Audit ini dilakukan oleh satu tim gabungan dari internal PT. PRAFA setiap satu tahun sekali untuk semua area.
Area quality audit. Audit ini dilaksanakan oleh tim dari departemen QAQC ke seluruh area tiap enam bulan sekali untuk masing-masing
area. Area self inspection. Audit ini dilaksanakan oleh GMP coordinator
terhadap area sendiri dengan frekuensi sesering mungkin minimal tiap sebulan sekali.
ii. Cross audit, merupakan audit yang dilakukan oleh bagian QA dari pihak PT. Darya Varia Laboratoria Tbk. atau PT. Medifarma Laboratories Inc.
untuk mengaudit pihak PRAFA atau sebaliknya. iii. Third party audit, merupakan audit yang dilakukan oleh pihak ketiga
seperti PG, perusahaan pemberi toll manufacturing atau BPOM. iv. Vendor audit
QA manager melakukan penilaian assesment kepada vendor atau material supplier raw material dan packaging material. Assesment
dilakukan dengan mengirimkan kuisioner yang akan diisi vendor tersebut dan juga melakukan kunjungan langsung ke lokasi vendor.
Penelusuran terhadap proses SIP juga dilakukan untuk menentukan: i. Persentase audit excecution, menghitung persentase pelaksanaan audit
yang dilakukan setiap bulan. ii. Persentase CAPA excecution and ontime yakni menghitung persentase
CAPA yang dilaksanakan tepat waktu. iii. Repeated Observation yakni menelusuri apakah pelanggaran pada audit
sebelumnya terulang kembali. Hal ini menandakan bahwa penyelesaian pelanggaran belum dilakukan secara tuntas.
Universitas Sumatera Utara
36 d.
Behavior Observation System BOS Tujuan dari BOS adalah untuk memperbaiki kebiasaan buruk personil yang
berkaitan dengan CPOB. BOS dilakukan oleh tiap personil secara harian dengan
melakukan pemeriksaan mandiri lalu mengisi suatu daftar
periksachecklist singkat, seperti pemeriksaan kebersihan ruang timbang, reagen belum expired date. Program BOS bersifat dynamic checklist yang
berarti jika suatu kebiasaan buruk sudah diperbaiki maka dapat diganti dengan pemeriksaan kebiasaan buruk yang lain. QA compliance kemudian
akan menghitung persentase BOS yang dilakukan dan dilanggar, menindaklanjuti dan memperbaiki rencana tindak lanjut.
e. Penanganan keluhan produk product complain
Formulir keluhancomplain ditandatangani oleh pihak QA compliance. Formulir keluhan ini meliputi catatan produkproduct record yang berisi
nama produk dan nomor bets, catatan konsumenconsumer record berisi asal produk, nama konsumen, umur, nomor telepon dan keadaan kesehatan, jenis
keluhan apakah life threatening, critical atau general. Setelah pengisian formulir, keluhan akan ditindak lanjuti oleh departemen QAQC dengan
membuat investigation notification dan permintaan investigasi. Di samping itu, terdapat keluhan yang tidak perlu diinvestigasi seperti ketika produk tidak
ada di pasaran. Langkah-langkah investigasi yang dilakukan adalah meminta sampel produk
yang dikeluhkan kemudian dibandingkan dengan sampel pertinggalretained sample
guna mencari penyebabnya. Jika kondisinya
sama berarti penyebabnya adalah kesalahan pabrik dan sebaliknya jika kondisinya
berbeda, kemungkinan terjadi kesalahan selama proses penyimpanan atau distribusi produk. Selanjutnya adalah dilakukan evaluasi terhadap batch
production record untuk melihat apakah selama proses produksi pernah terjadi kegagalanmasalah. Pemeriksaan juga dilakukan terhadap formula dan
jika diduga terjadi masalah yang sama pada bets lain maka juga dilakukan pemeriksaan terhadap retained sample bets lain. Dokumen yang diperlukan
untuk kegiatan evaluasi dalam rangka investigasi antara lain catatan keluhan sebelumnya untuk memastikan apakah terdapat keluhan atas masalah yang
Universitas Sumatera Utara
37 sama, QDR dan APR terkait bets tersebut. Setelah melalui proses investigasi
secara keseluruhan, selanjutnya akan ditarik kesimpulan penyebab keluhan dan CAPA yang direkomendasikan. Laporan hasil investigasi ini kemudian
dikirim kepada pihak terkait termasuk pelapor. f.
Penarikan kembali produk product recall Recall dapat dilakukan atas inisiatif industri farmasi jika produk memiliki
cacat mutu dan beresiko membahayakan konsumen. Recall juga dapat dilakukan atas permintaan BPOM. Terdapat dua SOP yang berhubungan
dengan product recall di PT. PRAFA yaitu SOP recall itu sendiri dan SOP simulasi jika terjadi recall atau disebut juga mock recall. SOP simulasi yang
dimaksudkan di sini hanya bersifat administrasi bukan recall produk sebenarnya.
Mock recall dilakukan satu tahun sekali dan dikoordinasikan oleh QAQC manager. Manajer akan membuat protokol produk dan bets yang akan ditarik
kembali dari distributor utama dan subdistributor. Setelah proses ini selesai maka kemudian akan dibuatkan laporannya kepada plant manager. Adapun
tujuan dilakukannya mock recall ini adalah menelusuri catatan distribusi serta sarana pelatihan rutin untuk penanganan product recall. Sistem distribusi
dinilai baik jika 98 dari produk yang ditarik kembalirecall terlacak. g.
Laporan penyimpangan mutu Quality Deviation ReportQDR Merupakan suatu laporan yang mendeskripsikan penyimpangan yang terjadi
selama proses produksi atau yang berhubungan dengan produksi yang mana akan mempengaruhi mutu produk nantinya, termasuk hal-hal terkait Out Of
SpecificationOOS dan deviasi lingkungan produksi contoh jumlah partikel di white area tidak sesuai dengan spesifikasi yang dipersyaratkan atau RH
yang tidak memenuhi persyaratan. QDR yang masuk selanjutnya akan diminta persetujuan dari QAQC manager untuk menentukan tindak lanjut
yang perlu dilakukan. Penyimpangan mutu yang dilaporkan dapat meliputi penyimpangan atas bahan kemas, bahan baku dan obat jadi. Kemudian akan
melakukan penelusuran yang meliputi jumlah penyimpangan dan berapa hal yang sudah diselesaikan.
Universitas Sumatera Utara
38 h.
Tinjauan produk tahunan Annual Product ReviewAPR Peninjauan produk tahunan merupakan rangkaian peninjauan terhadap tiap
produk yang diproduksi selama satu tahun yang berisi antara lain jumlah bets yang diproduksi selama satu tahun dan status produk apakah QA rejected
atau QA released, bahan baku dan bahan kemas yang digunakan, status kalibrasi dan validasi, QDR yang ada, pengontrolan pengubahan yang
dilakukan, CAPA yang sudah dan yang belum diselesaikan, product recall yang muncul, jumlah retur produkreturned product dari distributor, keluhan
dari publik atau distributor, data pemasok serta hasil analisis sifat fisik dan kimia produk tersebut. Tujuan APR adalah untuk membuktikan konsistensi
proses, kesesuaian dari spesifikasi bahan baku, bahan pengemas, obat jadi, untuk melihat kecenderungantrend yang timbul dan mengidentifikasi
perbaikan yang diperlukan baik untuk produk maupun proses produksinya. Jika dalam satu tahun tersebut terdapat banyak perubahan maka diperlukan
revalidasi.
3.4 Product Development Department PDD
