35
IV. METODE PENELITIAN 4.1.
Lokasi dan Waktu Penelitian
Penelitian ini dilakukan di PT XYZ, sebuah perusahaan biskuit multinasional yang pabriknya terletak di sebuah kawasan industri di Timur
Jakarta. Pemilihan lokasi dilakukan terlebih karena masalah seringkali terjadi dalam pengendalian persediaan bahan baku, selain itu pertimbangan bahwa
perusahaan ini merupakan salah satu industri manufaktur biskuit yang memproduksi biskuit untuk pasar lokal dan ekspor dan menjadi pemegang market
share nomor dua di Indonesia. Pengumpulan data dilaksanakan bulan Januari 2011 sampai dengan Juni 2011.
4.2. Jenis dan Sumber Data
Data yang digunakan dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer, berupa bahan baku apa saja yang diperlukan untuk
memproduksi biskuit, komposisi bahan baku, bill of materials BOM, sales forecast, lead time pengiriman bahan baku dan MPS Master Production
Schedule. Sedangkan data sekunder yang dibutuhkan adalah kapasitas gudang dan proses pengadaan bahan baku yang diterapkan di perusahaan. Informasi
tersebut diperoleh melalui wawancara terstruktur kepada manajemen PT XYZ dan hasil pengamatan langsung di lapangan, sedangkan data sekunder dikumpulkan
dari literatur-literatur yang relevan seperti buku manajemen operasional, internet, Badan Pusat Statistika, perpustakaan IPB dan instansi lainnya yang dapat
membantu untuk ketersediaan data.
4.3. Metode Pengolahan dan Analisis Data
Sistem pengadaaan bahan baku yang meliputi perencanaan dan pelaksanaannya akan dianalisis secara kualitatif dalam bentuk uraian. Dalam
merumuskan suatu model pengendalian persediaan bahan baku, data ditabulasikan dan diolah dengan menggunakan program Microsoft Excel. Data kuantitatif
tersebut akan di analisis berdasarkan kualifikasi ABC untuk kemudian dipilih bahan baku yang berada di kelas A. Selanjutnya, bahan baku Kelas A tersebut
akan dihitung nilai kebutuhan nya. Setelah mengetahui jumlah yang dibutuhkan
36 dan kapan akan dibutuhkan, sistem MRP akan ditetapkan untuk bahan baku
tersebut. Dalam sistem MRP, jadwal pengiriman barang sudah ditetapkan, sehingga sistm JIT juga ikut diterapkan sebagai sistem untuk memindahkan
barang dari pemasok ke pabrik. Selain sistem MRP dan JIT, satu sistem dalam pengadaan persediaan
bahan baku yaitu sistem VMI. Sistem VMI dihitung dengan memberikan jadwal pemenuhan kebutuhan bahan baku kelas A kepada pemasok. Dalam penelitian ini,
akan dianalisis biaya yang akan timbul sebagai ekses dari penggunaan sistem VMI bagi perusahaan.
Setelah diketahui biaya-biaya dalam sistem MRP, JIT serta VMI, data kemudian dibandingkan secara kualitatif dengan kebijakan perusahaan untuk
menentukan sistem persediaan yang bagaimana yang lebih efektif dan efisien untuk diterapkan. Kebijakan perusahaan dalam pengadaan persediaan bahan baku
ada dua macam, yaitu sistem produksi tarik dan sistem produksi dorong.
4.3.1. Identifikasi Peramalan Permintaan Produk dan Error Forecasting
Data peramalan permintaan produk didapat dari PT XYZ. Error forecasting dihitung bukan hanya untuk mengetahui perbedaan antara jumlah
produk yang diramalkan dengan realisasi produksinya tetapi juga jumlah bahan baku yang diramalkan akan digunakan dengan realisasi pengadaannya. Cara
menghitung forecast error yaitu sebagai berikut: 1.
average error, untuk mengetahui rata-rata error dapat diketahui dengan menggunakan rumus berikut:
Ē = Σet n
dimana, Ē = Average error, Σet = jumlah error yang dihasilkan, dan n = jumlah bulan yang dihitung
2. Hitung jumlah Mean Square Error MSE atau rata-rata forecast error yang
dikuadratkan. Digunakan untuk mengubah erorr negative menjadi positif sehingga tidak akan mengurangi jumlah error.
3. MAD atau Mean Absolute Deviation digunakan untuk mengetahui perbedaan
absolut antara peramalan permintaan dengan realisasi.
37 4.
MAPE atau Mean Absolute Percentage Errors, yaitu cara menghitung error absolut dalam persen.
4.3.2. Identifikasi Sistem Pengendalian Persediaan Bahan Baku
Identifikasi awal ini meliputi identifikasi proses produksi dalam perusahaan dan kebijakan-kebijakan dalam proses produksi. Di samping itu juga
identifikasi manajemen persediaan bahan baku yang ada di perusahaan, meliputi jenis-jenis persediaan bahan baku yang dimiliki perusahaan, kebijakan-kebijakan
dalam pengendalian persediaan bahan baku, cara perusahaan mengatur stok persediaan cara pembelian bahan baku ke pemasok, harga bahan baku, fasilitas
penyimpanan bahan baku, dan cara pemeliharaan bahan baku yang tersedia. Dalam tahap ini juga ditentukan jenis bahan baku yang diteliti berdasarkan
bahan baku yang biasa digunakan perusahaan dan mempunyai harga relatif mahal. Kemudian ditentukan volum dan frekuensi pembelian tiap bahan baku per
periode, dan waktu tunggu pengadaan bahan baku. Data-data tersebut diperoleh dari catatan historis perusahaan dan dengan wawancara langsung dengan pihak
perusahaaan.
4.3.3. Penentuan Bahan Baku Pokok
Penentuan bahan baku dalam pembuatan biskuit dilakukan dengan memfokuskan pengendalian persediaan kepada bahan baku yang bernilai tinggi
daripada yang bernilai rendah. PT XYZ menggunakan beberapa jenis bahan baku dalam proses produksinya. Penentuan bahan baku yang bernilai tinggi dilakukan
dengan melakukan analisis ABC pareto analysis. Seluruh bahan baku produksi biskuit OR di analisis, dan dihitung nilai dan kebutuhannya untuk kemudian di
klasifikasikan kedalam kelas A, B atau C berdasarkan tabel klasifikasi nilai barang.
Langkah – langkah yang dilakukan untuk menentukan bahan baku pokok
perusahaan adalah: 1.
Menentukan tujuan melakukan analisis dan kriteria yang digunakan 2.
Mengumpulkan data bahan baku yang akan dianalisis 3.
Melakukan sortir berdasarkan nilai barang dalam satu periode dari yang paling besar ke yang paling kecil
4. Mengakumulasikan nilai barang dan menghitung persentasenya
38 5.
Mengelompokkan bahan baku kedalam kelas A bahan baku dengan nilai kumulatif sampai dengan 70, B bahan baku dengan nilai kumulatif sampai
dengan 20 dan C bahan baku dengan nilai kumulatif sampai dengan 10 sesuai dengan persentase nilai barang
6. Menganalisis kelas bahan baku dan menentukan sistem pengendalian
persediaannya.
4.3.4. Penentuan Volum Pemakaian Bahan Baku
Volum pemakaian bahan baku merupakan faktor yang sangat penting dan akan banyak digunakan dalam analisa ini, sebab volum pemakaian bahan baku
dapat menunjukkan besar permintaan akan bahan baku yang termasuk salah satu variabel penentu dalam kuantitas pesanan optimal. Volum pemakaian bahan baku
didasarkan atas catatan perusahaan berupa peramalan penjualan. Dari Peramalan penjualan tersebut, dianalisis kebutuhan bahan baku dari produk yang volum
penjualannya diperkirakan paling tinggi.
4.3.5. Analisis Nilai Bahan Baku
Nilai yang dimaksud dalam analisis nilai bahan baku ini hanya dibatasi pada nilai rupiah per periode bahan baku yang digunakan untuk memproduksi
produk dengan volum penjualan paling tinggi. Hal ini digunakan saat melakukan analisis ABC. Nilai yang dihitung adalah nilai pemakaian dalam satu tahun.
4.3.6. Analisis Sistem Pengendalian Persediaan Bahan Baku Kelas A
Langkah selanjutnya dalam menemukan kondisi persediaan yang optimal yaitu melakukan analisis atas sistem pengendalian persediaan bahan baku kelas A
di PT XYZ. Dalam analisis ini, akan terlihat bagaimana kondisi ideal pengendalian bahan baku kelas A dan bagaimana kebijakan perusahaan dalam
pengendaliannya. Dari perbandingan tersebut, dapat dilihat apakah sistem pengendaliannya
sudah sesuai dengan kondisi ideal atau belum. Saat kondisinya belum ideal, berarti ada kesempatan bagi PT XYZ memperbaiki kebijakan pengendalian
persediannya untuk mendapatkan kondisi persediaan yang optimal.
4.4. Definisi Operasional
39 1.
Bahan baku, yaitu bahan yang secara terintegrasi disusun menjadi bagian dari produk jadi berupa biskuit. Bahan baku yang diteliti adalah bahan baku yang
berdasarkan analisis ABC berada di kelas A, yaitu bahan baku yang volum sedikit tetapi memiliki nilai rupiah yang besar.
2. Persediaan, yaitu sumberdaya yang diadakan untuk digunakan dalam proses
produksi biskuit. 3.
Biaya penyimpanan, yaitu biaya yang timbul karena adanya investasi persediaan, dan besarnya dipengaruhi oleh kuantitas persediaan yang dipegang.
Untuk itu, biaya-biaya yang tidak berubah seiring dengan perubahan kuantitas persediaan tidak dimasukkan dalam biaya penyimpanan. Biaya penyimpanan
dihitung dalam satuan rupiah Rp 4.
Waktu tunggu, yaitu tenggang waktu antara pemesanan bahan baku sampai bahan tersebut diterima oleh perusahaan. Waktu tunggu dihitung dalam satuan
hari 5.
Harga bahan baku, yaitu harga rata-rata bahan baku saat perusahaan membelinya dari pemasok dan harga bahan baku saat akan digunakan dalam
proses produksi biskuit. Harga bahan baku dihitung dalam satuan rupiah per kilogram RpKg
40
V. GAMBARAN UMUM PT XYZ
5.1. Profil Perusahaan
PT XYZ, Cikarang Plant merupakan sebuah industri makanan yang menjadi bagian dari XYZ Internasional. XYZ Internasional sendiri merupakan
perusahaan multinasional yang berasal dari Amerika Serikat yang saat ini telah memiliki pabrik pengolahan di 47 negara dan telah memasarkan produknya ke
150 negara. PT XYZ menghasilkan berbagai jenis makanan dengan cita rasa dan penamaan yang disesuaikan dengan selera konsumen.
XYZ Internasional berpusat di Northfield, Illinois, Amerika Serikat. Perusahaan ini membagi daerah operasionalnya ke dalam lima bagian, yaitu:
Amerika Utara, Amerika Latin, Asia Pasifik, Eropa dan Timur Tengah serta Afrika. XYZ Internasional merupakan perusahaan yang cukup besar. Pada tahun
2008, XYZ Internasional mempekerjakan sekitar 98.000 tenaga kerja dan mencatat pemasukan senilai USD 41,9 milyar.
PT XYZ Cikarang Plant memproduksi beberapa jenis produk, baik untuk pasar lokal maupun untuk pasar di luar negeri. Merek makanan yang paling
terkenal di pasar lokal adalah biskuit OR dan biskuit RZ. Saat dilakukannya penelitian ini, operasional PT XYZ didukung oleh 989 tenaga kerja.
5.2. Lokasi dan Tata Letak
PT XYZ Cikarang Plant terletak di sebuah kawasan industri sekitar 35 km di Timur Jakarta. Bangunan pabrik seluas 20.878 m2 berdiri diatas tanah seluas
43.500 m2. Saat berlangsungnya penelitian, terdapat 4 line produksi yang beroperasi, yaitu Line 2, Line 4, Line 6 dan Line 7 serta dua line yang sedang
dibangun Line 3 dan Line 5.
Kategori