Sistem Pengadaan dan Penanganan Persediaan Bahan Baku

43 biaya transportasi yang ditanggung pemasok jadi berbeda antara pemasok yang satu dengan yang lainnya. Terdapat 31 jenis bahan baku yang digunakan dalam memproduksi biskuit OR. Bahan baku tersebut dikelompokkan menjadi tiga bagian. Pengelompokkan bahan baku di PT XYZ dapat dilihat pada Tabel 5. Tabel 5. Pengelompokan bahan baku di PT XYZ No Kelompok Jenis Bahan Baku 1 Bahan baku utama Tepung terigu, bubuk cokelat, gula 2 Bahan baku tambahan minyak sayur, air, sirup fruktosa, cokelat putih, shortening, whey powder, tepung jagung, garam 3 Bahan baku penolong lecithin, sodium bicarbonate, maltose, maltodextrine, ammonium bicarbonate, dextrose monohydrate, asam sitrat, pewarna perasa. Sumber: PT XYZ, 2011 Ketiga kelompok bahan baku tersebut memiliki karakteristiknya masing- masing. Setiap bahan baku yang digunakan oleh PT XYZ memiliki standar global khusus yang selalu di awasi penggunanya. Hal tersebut dilakukan untuk menjaga kualitas produk dan untuk menghindari kemungkinan adanya cacat produk. Apabila ada pergantian pemasok atau pergantian bahan baku, sebelumnya dilakukan dulu beberapa tes untuk memastikan bahwa perubahan tersebut tidak akan merubah kualitas produk jadi. Bahan baku diminta contohnya dari pemasok, untuk kemudian dilakukan tes adonan. Beberapa jenis bahan baku, terutama bahan baku utama dan bahan baku yang berada di Kelas A, dipasok dari beberapa distributor. Walaupun berasal dari beberapa distributor yang berbeda, tetapi karakteristiknya tetap sama karena diambil dari produsen yang sama. Dengan karakteristik yang berbeda, bahan baku tersebut juga ditempatkan di lokasi yang berbeda. PT XYZ memiliki 3 jenis ruang penyimpanan yaitu ambient room, cool room, dan cold room atau lebih sering disebut dengan chiller.

5.6 Sistem Pengadaan dan Penanganan Persediaan Bahan Baku

44 Pengendalian persediaan bahan baku dimaksudkan untuk menghindari timbulnya kekurangan atau ketidak tersediaan bahan baku produksi saat dibutuhkan. Departemen yang bertangung jawab dalam hal persediaan bahan baku yaitu Departemen PPIC Production Planning and Inventory Control melalui sub divisi Gudang. Gudang PT XYZ dibagi menjadi dua bagian, yaitu gudang bahan baku raw material incoming dan gudang packaging material. Bahan baku dikeluarkan dari gudang dengan sistem FEFO First Expired First Out, dimana bahan baku yang masa pakainya lebih cepat harus menjadi bahan baku yang pertama kali keluar. Untuk itu, Semua bahan baku diurutkan berdasarkan masa pakainya. Penggunaan sistem FEFO berhubungan erat dengan kebijakan pembelian bahan baku yang diterapkan perusahaan. Perusahaan membeli persediaan bahan baku dari beberapa pemasok yang berbeda. Dengan demikian, masa pakainya juga tidak sama. Gudang penyimpanan persediaan bahan baku terdiri dari empat bagian sesuai dengan peruntukannya sebagai berikut: 1. Cold Storage Chiller, adalah ruangan dengan suhu 100 C – 180 C. 2. Cool Storage, adalah ruangan dengan suhu 180 C – 280 C. 3. Ambient Room, adalah ruangan dengan suhu 280 C – 340 C. 4. Silo, adalah tabung besar tempat menyimpan terigu, minyak, dan bahan baku bersifat cair lainnya. Berdasarkan ke empat bagian ruang penyimpanan tersebut, cool storage dan ambient room menggunakan rak untuk meletakkan bahan baku. Sistem penyimpanan di rak racking system diatur sedemikian rupa dengan label dan petunjuk yang jelas, termasuk informasi masa pakai dan informasi kandungan bahan baku tersebut yang dapat menyebabkan alergi. Karena menggunakan pencatatan barang secara FEFO, maka rak pun diatur agar mempermudah arus bahan baku yang masuk dan yang keluar sesuai dengan masa pakai yang paling cepat. Bahan baku dengan masa pakai paling lama diletakkan di rak paling atas, semakin ke bawah, masa pakainya semakin singkat. 45 Gambar 2. Warehouse’s Racking di PT XYZ tahun 2011 Sumber: PT XYZ, 2011 Silo adalah tabung besar yang digunakan untuk menyimpan bahan baku bersifat cair dan tepung. PT XYZ memiliki sembilan tank silo dengan peruntukkan seperti dapat dilihat pada Tabel 6. Tabel 6. Peruntukkan Silo di PT XYZ Jumlah tank buah Bahan baku yang disimpan Kapasitas ton 1 Tepung terigu 60 2 Tepung terigu 30 1 Fruktosa 12 1 Liquid shortening 22 4 Minyak sayur 22 Sumber: PT XYZ, 2011 Selain silo, PT XYZ juga menggunakan water tank untuk menyimpan air yang akan digunakan untuk proses produksi. Water tank ini sudah dilengkapi dengan pengatur suhu. Tujuannya adalah untuk memungkinkan bagian produksi mengatur suhu air yang dibutuhkan dalam proses pembuatan biskuit. Cold storage atau disebut juga chiller adalah ruang penyimpanan untuk bahan baku yang mudah rusak. Bahan baku yang disimpan di chiller antara lain beta carotene, carmine colour, menthol dan tartaric acid. Model penyimpanan di chiller berbeda dengan di cool storage dan ambient room. Chiller berbentuk kotak seperti kontainer besar yang dilengkapi dengan freezer. Chiller yang dimiliki oleh PT XYZ berjumlah satu buah dengan kapasitas 17 palet ukuran 1,2 X 1 m2. Pencatatan pengadaan dan pengendalian persediaan menggunakan perangkat lunak SAP yang digunakan juga untuk mengawasi jumlah bahan baku 46 yang keluar dan masuk gudang. Selain itu, catatan mengenai persediaan awal, jumlah bahan baku yang keluar dan masuk, dan persediaan akhir yang ada di gudang juga disimpan dalam SAP. Perhitungan atas persediaan bahan baku tersebut dilakukan setiap bulan. Pencatatan ini selain berguna untuk mengontrol persediaan bahan baku, juga digunakan untuk mengetahui biaya penyimpanan bahan baku setiap periodenya. Biaya persediaan bahan baku yang timbul dalam penyediaan bahan baku di PT XYZ adalah biaya penyimpanan, biaya pemesanan, biaya persiapan dan biaya kehabisankekurangan barang material shortage. Tetapi, yang diperhitungkan dalam penelitian ini hanya biaya penyimpanan dan biaya pemesanan.

5.7 Proses Produksi Biskuit