Analisis Persediaan Mesin Fotokopi Merek Xerox Dalam Kaitannya Dengan Sistem Pengendalian Manajemen Pada PT Astra Graphia, Tbk

ANALISIS PERSEDIAAN MESIN FOTOKOPI MEREK XEROX
DALAM KAITANNYA DENGAN SISTEM PENGENDALIAN
MANAJEMEN PADA PT ASTRA GRAPHIA, TBK

TESIS

Oleh

ERIKA AMELIANI SURBAKTI
077019010/IM

SEKOLAH PASCASARJANA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2011

Universitas Sumatera Utara

ANALISIS PERSEDIAAN MESIN FOTOKOPI MEREK XEROX
DALAM KAITANNYA DENGAN SISTEM PENGENDALIAN
MANAJEMEN PADA PT ASTRA GRAPHIA, TBK

TESIS

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat
Untuk Memperoleh Gelar Megister Sains
dalam Program Studi Ilmu Manajamen pada
Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara

Oleh
ERIKA AMELIANI SURBAKTI
077019010/IM

SEKOLAH PASCASARJANA
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
2011

Universitas Sumatera Utara

Judul Tesis

Nama Mahasiswa
Nomor Pokok
Program Studi

: ANALISIS PERSEDIAAN MESIN FOTOKOPI
MEREK XEROX DALAM KAITANNYA DENGAN
SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN PADA
PT ASTRA GRAPHIA, TBK
: Erika Ameliani Surbakti
: 077019010
: Ilmu Manajemen

Menyetujui,
Komisi Pembimbing:

(Prof. Dr. Ir. A Rahim Matondang, MSIE)
Ketua

Ketua Program Studi,

(Prof. Dr. Paham Ginting, MS)

(Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA)
Anggota

Direktur,

(Prof. Dr. Ir. A Rahim Matondang, MSIE)

Tanggal lulus : 16 September 2011

Universitas Sumatera Utara

Telah diuji pada:
Tanggal 16 September 2011

PANITIA PENGUJI TESIS
Ketua

: 1. Prof. Dr. Ir. A Rahim Matondang, MSIE

Anggota

: 2. Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA
3. Prof. Dr.Rismayani, SE, MS
4. Drs. Rahmad Sumanjaya, M.Si
5. Drs. Syahyunan, M.Si

Universitas Sumatera Utara

LEMBAR PERNYATAAN

Dengan ini saya menyatakan bahwa Tesis saya yang berjudul:
“Analisis Persediaan Mesin Fotokopi Merek Xerox dalam Kaitannya dengan Sistem
Pengendalian Manajemen Pada PT Astra Graphia, Tbk”
Adalah benar hasil karya saya sendiri dan belum pernah dipublikasikan oleh
siapapun juga sebelumnya.
Sumber-sumber data yang diperoleh dan digunakan telah dinyatakan secara
jelas dan benar.

Medan, 16 September 2011
Yang membuat pernyataan,

Erika Ameliani Surbakti

Universitas Sumatera Utara

ABSTRAK

ANALISIS PERSEDIAAN MESIN FOTOKOPI MEREK XEROX DALAM
KAITANNYA DENGAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN PADA
PT ASTRA GRAPHIA, TBK
Erika Ameliani Surbakti, 2011, Analisis Persediaan Mesin Fotokopi Merek Xerox
dalam Kaitannya dengan Sistem Pengendalian Manajemen Pada PT Astra Graphia,
Tbk, dibawah bimbingan Prof. Dr. Ir. A. Rahim Matondang, MSIE., (Ketua), dan
Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA., (Anggota)

Tingkat persaingan bisnis yang semakin tajam serta kualitas produk
kompetitor yang juga semakin kompetitif, membuat PT Astra Graphia Tbk harus
memikirkan aspek lain yang bisa dijual agar tetap bisa menjadi leader di bisnis yang
saat ini sedang digelutinya. Rumusan masalah penelitian adalah sejauh mana sistem
pengendalian manajemen yang terdiri dari lingkungan pengendalian, penilaian resiko
manajemen, sistem komunikasi dan informasi, aktifitas pengendalian, dan monitoring
berpengaruh dalam persediaan mesin fotokopi pada PT Astra Graphia Tbk?
Teori yang digunakan dalam penelitian ini adalah Teori Persediaan dan
Teori Sistem Pengendalian Manajemen yang memiliki 5 (lima) komponen yaitu:
lingkungan pengendalian, penilaian resiko manajemen, sistem komunikasi dan
informasi, aktifitas pengendalian, dan monitoring.
Metode pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah survei dan
jenis penelitian ini adalah deskriptif kuantitatif. Adapun penelitian ini bersifat
deskriptif eksplanatori. Populasi adalah seluruh personel divisi pemasaran dan
keuangan. Penentuan jumlah sampel dalam penelitian ini menggunakan rumus Slovin
dengan menggunakan taraf kepercayaan sebesar 90%, dan jumlah sampel sebanyak
40 (empat puluh) responden.
Hasil penelitian menunjukkan secara simultan lingkungan pengendalian,
penilaian resiko manajemen, sistem komunikasi dan informasi, aktifitas
pengendalian, dan monitoring bersama-sama berpengaruh signifikan terhadap
persediaan barang. Sedangkan secara parsial penilaian resiko manajemen adalah
yang lebih dominan berpengaruh signifikan terhadap persediaan mesin. Artinya
penilaian resiko manajemen memang sangat menentukan atas kenaikan persediaan
mesin
Kesimpulan penelitian ini adalah secara simultan lingkungan pengendalian,
penilaian resiko manajemen, sistem komunikasi dan informasi, aktifitas pengendalian
dan monitoring secara bersama-sama berpengaruh signifikan terhadap persediaan
mesin. Sedangkan secara parsial bahwa penilaian resiko manajemen adalah yang
paling dominan berpengaruh signifikan terhadap persediaan mesin.
Kata Kunci :

Pengendalian, Manajemen, Persediaan, Mesin, Xerox

Universitas Sumatera Utara

ABSTRACT

INVENTORY ANALYSIS XEROX COPIER BRAND IN RELATION TO
MANAGEMENT CONTROL SYSTEMS IN PT ASTRA GRAPHIA, TBK
Erika Ameliani Surbakti, 2011, Inventory Analysis Xerox Copier Brand in Relation
to Management Control Systems in PT Astra Graphia, Tbk, under the Guidance of
Prof. Dr. Ir. A. Rahim Matondang, MSIE., (Chairman), and Dr. Arlina Nurbaity
Lubis, MBA., (Member).

The increasing of business competition and products quality of competitors
urge PT Astra Graphia Tbk to enhance other aspects of business to remain a leader in
current business. Errors in determining the amount of inventory will result in
disruption of the company's liquidity. Based on this, research problem is the extent to
which management control system consists of control environment, risk assessment
management, communication and information systems, control activities, and
monitoring in relation to inventory xerox copier brand in PT Astra Graphia Tbk?
The theory used in this study is Inventory and Management Control System
Theory that has a 5 (five) components: control environment, risk assessment
management, communication and information systems, control activities, and
monitoring.
Method of approach used in this study is survey and the type of research are
descriptive quantitative. Population is the all of department marketing and department
finance. The Number of sampels used in this study is Slovin’s formula with level of
confidance as much as 90%, and 40 (fourteen) sampel of respondents.
The results show the simultaneous control environment, risk assessment
management, communication and information systems, control activities, and
monitoring are significant effect on inventories. Partial control environment, risk
assessment management, and monitoring of each significant effect on engine supply.
Based on the results of research, then concluded: the simultaneous control
environment, risk assessment management, communication and information systems,
control activities, and monitoring are significant effect on inventories. Partial control
environment, risk assessment management, and monitoring of each significant effect
on engine supply.
Keywords: Control, Management, Supplies, Machines, Xerox

Universitas Sumatera Utara

KATA PENGANTAR

Puji Syukur penulis panjatkan kepada Yesus Kristus yang dengan rahmat
dan nikmatNya penulis mampu menyelesaikan tugas akhir penulisan tesis ini.
Penelitian ini merupakan tugas akhir pada Program Magister Ilmu
Manajemen Sekolah Pasca Sarjana Universitas Sumatera Utara yang meneliti dengan
judul ANALISIS PERSEDIAAN MESIN FOTOKOPI MEREK XEROX DALAM
KAITANNYA DENGAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN PADA PT
ASTRA GRAPHIA, TBK.
Selama proses penyelesaian tesis ini maupun selama mengikuti proses
perkuliahan, penulis banyak memperoleh bantuan moril dan materil yang berasal dari
berbagai pihak. Oleh karena itu, pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan
terima kasih yang tulus kepada:
1. Rektor

Universitas

Sumatera

Utara

Medan,

Bapak

Prof.Dr.dr.Syahril

Pasaribu,DTM&H,M.Sc (CTM),Sp.A (K).
2. Bapak Kasta M Sebayang yang telah memberikan banyak inspirasi terhadap
penulis pada saat melakukan riset pada Astra Graphia,Tbk
3. Direktur Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara, Bapak Prof. Dr. Ir.
A. Rahim Matondang, MSIE

Universitas Sumatera Utara

4. Bapak Prof. Dr. Ir. A. Rahim Matondang, MSIE., selaku Ketua Komisi
Pembimbing yang telah banyak memberikan bimbingan dan arahan kepada
penulis dalam menyelesaikan tesis ini.
5. Bapak Prof. Dr. Paham Ginting, MS., selaku Ketua Program Studi Ilmu
Manajemn Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara.
6. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA selaku Sekretaris Program Studi Ilmu
Manajemen sekaligus juga sebagai Anggota Komisi Pembimbing.
7. Ibu Prof. Dr. Rismayani, SE, MS., Drs. Rahmad Sumanjaya, M.Si., dan Bapak
Drs. Syahyunan, M.Si., selaku Dosen Pembanding yang telah banyak memberi
masukkan untuk kesempurnaan tesis ini.
8. Seluruh Staf Pengajar dan Administrasi Program Studi Ilmu Manajemen Sekolah
Pascasarjana Universitas Sumatera Utara yang telah memberikan pengetahuan
yang bermanfaat bagi penulis serta bantuan bagi penulis dalam menyelesaikan
tesis ini.
9. Ayahanda tercinta Jurnalis Surbakti dan Ibunda Rosa br Perangin-angin yang
selama ini telah memberikan kasih sayang tiada terhingga kepada penulis.
10. Suamiku tercinta Raymond Well Sembiring, SE., Ak., terima kasih atas sayang,
doa dan motivasi sehingga penulis dapat melanjutkan dan menyelesaikan jenjang
pendidikan Strata Dua.
11. Seluruh Direksi dan Staf PT Astra Graphia,Tbk yang telah banyak memberikan
bantuan baik moril maupun materil.

Universitas Sumatera Utara

Semoga Tuhan Yang Maha Esa selalu memberikan rahmat dan karunia-Nya
kepada kita semua. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa tesis ini belumlah
sempurna, namun demikian diharapkan nantinya dapat berguna bagi banyak pihak,
khususnya bagi penelitian di bidang manajemen.

Medan,

September 2011
Penulis,

Erika Ameliani Surbakti

Universitas Sumatera Utara

RIWAYAT HIDUP

Erika Ameliani Surbakti, lahir di Medan, Provinsi Sumatera Utara tanggal 06
Oktober 1983, anak ke 3 dari 4 (empat) orang bersaudara, dari pasangan Jurnalis
Surbakti dan Rosa br Perangin-angin Menikah pada tanggal 20 Agustus 2010 dengan
Raymond Well Sembiring, SE., Ak.
Pendidikan dimulai dari sekolah dasar di SD Negeri 024765 Binjai, tamat dan
lulus tahun 1989. Melanjutkan pendidikan ke sekolah menengah pertama di SMP
Negeri 2 Binjai, tamat dan lulus tahun 1998. Selanjutnya meneruskan pendidikan ke
sekolah menengah atas di SMA Taman Siswa Jakarta, tamat dan lulus tahun 2001.
Kemudian menyelesaikan jenjang pendidikan Strata 1 (S-1) Fakultas Ekonomi
Jurusan Akuntansi di Universitas Persada Indonesia Jakarta, tamat dan lulus tahun
2005. Pada tahun 2007 melanjutkan pendidikan Strata 2 (S-2) Program Studi
Magister Ilmu Manajemen di Sekolah Pascasarjana Universitas Sumatera Utara,
Medan.
Sejak tahun 2010 sampai dengan saat ini bekerja sebagai Pegawai Negeri
Sipil pada Kantor Penelitian dan Pengembangan Kota Binjai.

Medan, 16 September 2011

Erika Ameliani Surbakti

Universitas Sumatera Utara

DAFTAR ISI

Halaman
ABSTRAK ........................................................................................................
ABSTRACT .......................................................................................................
KATA PENGANTAR ......................................................................................
RIWAYAT HIDUP ..........................................................................................
DAFTAR ISI .....................................................................................................
DAFTAR TABEL .............................................................................................
DAFTAR GAMBAR ........................................................................................
DAFTAR LAMPIRAN .....................................................................................
BAB I

i
ii
iii
vi
vii
x
xi
xii

PENDAHULUAN ...................................................................

1

Latar Belakang .......................................................................
Perumusan Masalah ................................................................
Tujuan Penelitian ....................................................................
Manfaat Penelitian ..................................................................

1
3
4
4

TINJAUAN PUSTAKA .........................................................

5

2.1. Teori tentang Sistem Pengendalian Manajemen ......................
2.2. Komponen Sistem Pengendalian Manajemen ..........................
2.2.1. Lingkungan Pengendalian ..........................................
2.2.1.1. Integritas dan Nilai Etika...........................
2.2.1.2. Komitmen terhadap Kompetensi...............
2.2.1.3. Filosofi Manajemen dan
Gaya Kepemimpinan ..................................
2.2.1.4. Struktur Organisasi.....................................
2.2.1.5. Penetapan dari Otoritas dan
Pertanggung jawaban .................................
2.2.1.6. Kebijakan dan Prosedur Sumber Daya
Manusia .....................................................
2.2.2. Penilaian Resiko Manajemen .....................................
2.2.2.1 Perumusan tujuan organisasi secara
keseluruhan ................................................
2.2.2.2. Perumusan tujuan organisasi pada
tingkat kegiatan .........................................
2.2.2.3. Identifikasi resiko ......................................
2.2.2.4. Analisis resiko ...........................................
2.2.2.5. Mengelola resiko .......................................

5
6
6
7
8

1.1.
1.2
1.3
1.4
BAB II

9
10
10
11
12
12
13
13
14
15

Universitas Sumatera Utara

2.2.3.

Informasi dan Komunikasi .........................................
2.2.3.1. Informasi....................................................
2.2.3.2. Komunikasi................................................
2.2.4. Aktivitas Pengendalian...............................................
2.2.5. Monitoring...................................................................
2.2.5.1. Monitoring kegiatan yang sedang berjalan
2.2.5.2. Evaluasi yang terpisah ...............................
2.2.5.3. Tindak lanjut atas temuan audit .................
Pengertian Persediaan ..............................................................
Pengendalian Internal atas Persediaan .....................................
Kerangka Berpikir ....................................................................
Hipotesis Penelitian ..................................................................

15
15
16
18
19
19
20
21
22
23
24
25

METODELOGI PENELITIAN ............................................

26

Jenis dan Sifat Penelitian .........................................................
Lokasi dan Waktu Penelitian ..................................................
Populasi dan Sampel ..............................................................
Teknik Pengumpulan Data .....................................................
Sumber Data ...........................................................................
Identifikasi dan Definisi Operasional Variabel ......................
Uji Validitas dan Reliabilitas ..................................................
3.7.1. Uji Validitas ...............................................................
3.7.2. Uji Reliabilitas ...........................................................
3.8. Metode Analisis Data .............................................................
3.8.1. Pengujian Hipotesis Serempak ......................................
3.8.2. Pengujian Hipotesis Parsial ...........................................
3.9. Uji Asumsi Klasik ..................................................................
3.9.1. Uji Normalitas ...............................................................
3.9.2. Uji Multikolinearitas .....................................................
3.9.3. Uji Heteroskedastisitas ..................................................

26
27
27
28
29
29
33
33
40
41
42
42
43
43
44
44

2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
BAB III
3.1.
3.2.
3.3.
3.4.
3.5.
3.6.
3.7.

BAB IV

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN ...................

4.1. Hasil Penelitian .......................................................................
4.1.1. Gambaran Umum PT Astra Graphia Tbk .....................
4.1.1.1. Visi dan Misi PT Astra Graphia Tbk ........
4.1.1.2. Tujuan PT. Astra Graphia Tbk .................
4.1.1.3. Struktur Organisasi PT. Astra Graphia Tbk
4.1.1.4. Strategi PT. Astra Graphia Tbk ................
4.1.2. Karakteristik Responden ...............................................
4.1.3. Analisis Deskriptif Variabel Penelitian .........................
4.1.3.1. Variabel Lingkungan Pengendalian (X 1 ) ..
4.1.3.2. Variabel Penilaian Resiko Manajemen (X 2 )

46
46
46
47
47
48
50
51
52
52
58

Universitas Sumatera Utara

4.1.3.3.

Variabel Sistem Informasi dan
Komunikasi (X 3 ) .......................................
4.1.3.4. Variabel Aktivitas Pengendalian (X 4 ) ......
4.1.3.5. Variabel Monitoring (X 5 ) .........................
4.1.3.6. Variabel Persediaan Mesin (Y) .................
4.2. Pembahasan .............................................................................
4.2.1. Uji Asumsi Klasik .........................................................
4.2.1.1. Uji Normalitas Data ..................................
4.2.1.2. Uji Multikolinearitas ................................
4.2.1.3. Uji Heteroskedastisitas .............................
4.2.2. Pengujian Hipotesis .......................................................
4.2.2.1. Hasil Persamaan Regresi ..........................
4.2.2.2. Analisis Koefisien Determinasi (R2) ........
4.2.2.3. Pengujian Hipotesis Dengan Uji F ...........
4.2.2.4. Pengujian Hipotesis Dengan Uji t ............
BAB V

61
63
66
67
70
70
70
71
72
73
74
76
77
78

KESIMPULAN DAN SARAN .............................................

81

5.1. Kesimpulan .......................................................................
5.2. Saran .................................................................................

81
81

DAFTAR PUSTAKA.................................................................................

83

LAMPIRAN................................................................................. ..............

86

Universitas Sumatera Utara

DAFTAR TABEL

Nomor

Judul

Halaman

1.1.

Data Penjualan PT. Astra Graphia dari Tahun 2007 s/d 2008 .........

3

3.1.

Definisi Operasional Variabel Penelitian ......................................... 31

3.2.

Uji Validitas Variabel Penelitian ..................................................... 34

3.3.

Uji Reliabilitas Variabel Penelitian .................................................. 40

4.1.

Karakteristik Responden Berdasarkan Jenis Kelamin ..................... 51

4.2.

Karakteristik Responden Berdasarkan Tingkat Pendidikan ............. 51

4.3.

Karakteristik Responden Berdasarkan Jabatan ................................ 52

4.4.

Deskripsi Variabel Lingkungan Pengendalian (X 1 ) ......................... 52

4.5.

Deskripsi Variabel Penilaian Resiko Manajemen (X 2 ) .................... 58

4.6.

Deskripsi Variabel Sistem Informasi dan Komunikasi (X 3 ) ............ 61

4.7.

Deskripsi Variabel Aktivitas Pengendalian (X 4 ) .............................. 63

4.8.

Variabel Monitoring (X 5 ) ................................................................. 66

4.9.

Variabel Persediaan Mesin (Y) ......................................................... 68

4.10.

Uji Multikolinearitas ........................................................................ 72

4.11.

Hasil Analisis Regresi ...................................................................... 75

4.12.

Hasil Analisis Koefisien Determinasi (R2) ....................................... 76

4.13.

Uji F ................................................................................................. 77

4.14.

Nilai Uji t .......................................................................................... 78

Universitas Sumatera Utara

DAFTAR GAMBAR

Nomor

Judul

Halaman

2.1.

Kerangka Berpikir Hipotesis Penelitian ........................................... 24

4.1.

Struktur Organisasi PT. Astra Graphia Document Solution ............. 49

4.2.

Grafik Uji Normalitas ...................................................................... 71

4.3.

Grafik Uji Heteroskedastisitas ......................................................... 73

Universitas Sumatera Utara

DAFTAR LAMPIRAN

Nomor

Judul

Halaman

Lampiran I

Daftar Pertanyaan ...........................................................

86

Lampiran II

Data Hasil Penelitian (Angka) .......................................

90

Lampiran III

Data Hasil Uji Coba Kuesioner ......................................

94

Lampiran IV

Hasil Analisis Reliabilitas dan Validitas ........................

98

Lampiran V

Hasil Analisis Deskriptif ................................................

111

Lampiran VI

Hasil Analisis Regresi ....................................................

141

Lampiran VII

Tabel r ............................................................................

146

Lampiran VIII

Tabel t .............................................................................

147

Lampiran IX

Tabel F ...........................................................................

149

Universitas Sumatera Utara

ABSTRAK

ANALISIS PERSEDIAAN MESIN FOTOKOPI MEREK XEROX DALAM
KAITANNYA DENGAN SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN PADA
PT ASTRA GRAPHIA, TBK
Erika Ameliani Surbakti, 2011, Analisis Persediaan Mesin Fotokopi Merek Xerox
dalam Kaitannya dengan Sistem Pengendalian Manajemen Pada PT Astra Graphia,
Tbk, dibawah bimbingan Prof. Dr. Ir. A. Rahim Matondang, MSIE., (Ketua), dan
Dr. Arlina Nurbaity Lubis, MBA., (Anggota)

Tingkat persaingan bisnis yang semakin tajam serta kualitas produk
kompetitor yang juga semakin kompetitif, membuat PT Astra Graphia Tbk harus
memikirkan aspek lain yang bisa dijual agar tetap bisa menjadi leader di bisnis yang
saat ini sedang digelutinya. Rumusan masalah penelitian adalah sejauh mana sistem
pengendalian manajemen yang terdiri dari lingkungan pengendalian, penilaian resiko
manajemen, sistem komunikasi dan informasi, aktifitas pengendalian, dan monitoring
berpengaruh dalam persediaan mesin fotokopi pada PT Astra Graphia Tbk?
Teori yang digunakan dalam penelitian ini adalah Teori Persediaan dan
Teori Sistem Pengendalian Manajemen yang memiliki 5 (lima) komponen yaitu:
lingkungan pengendalian, penilaian resiko manajemen, sistem komunikasi dan
informasi, aktifitas pengendalian, dan monitoring.
Metode pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah survei dan
jenis penelitian ini adalah deskriptif kuantitatif. Adapun penelitian ini bersifat
deskriptif eksplanatori. Populasi adalah seluruh personel divisi pemasaran dan
keuangan. Penentuan jumlah sampel dalam penelitian ini menggunakan rumus Slovin
dengan menggunakan taraf kepercayaan sebesar 90%, dan jumlah sampel sebanyak
40 (empat puluh) responden.
Hasil penelitian menunjukkan secara simultan lingkungan pengendalian,
penilaian resiko manajemen, sistem komunikasi dan informasi, aktifitas
pengendalian, dan monitoring bersama-sama berpengaruh signifikan terhadap
persediaan barang. Sedangkan secara parsial penilaian resiko manajemen adalah
yang lebih dominan berpengaruh signifikan terhadap persediaan mesin. Artinya
penilaian resiko manajemen memang sangat menentukan atas kenaikan persediaan
mesin
Kesimpulan penelitian ini adalah secara simultan lingkungan pengendalian,
penilaian resiko manajemen, sistem komunikasi dan informasi, aktifitas pengendalian
dan monitoring secara bersama-sama berpengaruh signifikan terhadap persediaan
mesin. Sedangkan secara parsial bahwa penilaian resiko manajemen adalah yang
paling dominan berpengaruh signifikan terhadap persediaan mesin.
Kata Kunci :

Pengendalian, Manajemen, Persediaan, Mesin, Xerox

Universitas Sumatera Utara

ABSTRACT

INVENTORY ANALYSIS XEROX COPIER BRAND IN RELATION TO
MANAGEMENT CONTROL SYSTEMS IN PT ASTRA GRAPHIA, TBK
Erika Ameliani Surbakti, 2011, Inventory Analysis Xerox Copier Brand in Relation
to Management Control Systems in PT Astra Graphia, Tbk, under the Guidance of
Prof. Dr. Ir. A. Rahim Matondang, MSIE., (Chairman), and Dr. Arlina Nurbaity
Lubis, MBA., (Member).

The increasing of business competition and products quality of competitors
urge PT Astra Graphia Tbk to enhance other aspects of business to remain a leader in
current business. Errors in determining the amount of inventory will result in
disruption of the company's liquidity. Based on this, research problem is the extent to
which management control system consists of control environment, risk assessment
management, communication and information systems, control activities, and
monitoring in relation to inventory xerox copier brand in PT Astra Graphia Tbk?
The theory used in this study is Inventory and Management Control System
Theory that has a 5 (five) components: control environment, risk assessment
management, communication and information systems, control activities, and
monitoring.
Method of approach used in this study is survey and the type of research are
descriptive quantitative. Population is the all of department marketing and department
finance. The Number of sampels used in this study is Slovin’s formula with level of
confidance as much as 90%, and 40 (fourteen) sampel of respondents.
The results show the simultaneous control environment, risk assessment
management, communication and information systems, control activities, and
monitoring are significant effect on inventories. Partial control environment, risk
assessment management, and monitoring of each significant effect on engine supply.
Based on the results of research, then concluded: the simultaneous control
environment, risk assessment management, communication and information systems,
control activities, and monitoring are significant effect on inventories. Partial control
environment, risk assessment management, and monitoring of each significant effect
on engine supply.
Keywords: Control, Management, Supplies, Machines, Xerox

Universitas Sumatera Utara

BAB I
PENDAHULUAN

1.1.

Latar Belakang
Tingkat persaingan bisnis yang semakin tajam serta kualitas produk

kompetitor yang juga semakin kompetitif, membuat PT Astra Graphia Tbk harus
memikirkan aspek lain yang bisa dijual agar tetap bisa menjadi leader di bisnis yang
saat ini sedang digelutinya. Dalam menjalankan bisnisnya, PT Astra Graphia Tbk
melaksanakan penjualan dengan 3 (tiga) macam

transaksi yaitu jual lepas, jual

dengan kontrak service, dan sewa dengan kontrak service. Mengacu kepada tipe
transaksi yang ada di atas, maka ketersedian mesin fotokopi sebagai barang dagangan
mutlak dibutuhkan untuk menjamin kelangsungan hidup perusahaan. Dengan
demikian efisiensi dan efektivitas dalam pengelolaan persediaan di PT Astra Graphia
Tbk dituntut harus selalu ada pada tingkat paling optimal. Sehingga, diharapkan
kepuasan pelanggan serta stock level inventory juga bisa dijamin selalu ada pada titik
yang paling optimal. Maka dari itu pengendalian internal atas persediaan sangat
penting dilakukan karena persediaan merupakan darah bagi perusahaan sehingga
kadar pengendalian fisik atas persediaan haruslah sesuai dengan sifat persediaanya.
Tujuan pengendalian internal terhadap persediaan adalah untuk memastikan bahwa
persediaan diamankan dan dilaporkan secara benar dalam laporan keuangan. Unsur –
unsur pengendalian internal yang baik atas persediaan adalah sebagai berikut:
1)

Menghitung fisik persediaan sekurang- kurangnya pada setiap akhir tahun
terlepas dari sistem yang diterapkan (fisik ataupun perpetual).

Universitas Sumatera Utara

2)

Mempertahankan prosedur pembelian, penerimaan, dan pengiriman yang
efisien.

3)

Menyimpan persediaan untuk melindunginya terhadap pencurian, kerusakan
dan pembusukan

4)

Hanya memberikan akses ke persediaan kepada orang yang tidak
mempunyai aksas ke catatan akuntansi

5)

Membeli persediaan pada kuantitas yang ekonomis.

6)

Mempertahankan saldo persediaan pada kuantitas yang memadai untuk
mencegah situasi kehabisan persediaan, yang dapat mengakibatkan lepasnya
penjualan.

7)

Tidak menumpuk persediaan terlalu banyak, dengan demikian mencegah
beban penanaman uang pada unsur persediaan yang tidak begitu di butuhkan.

PT Astra Graphia Tbk, dalam operasinya tersebar di seluruh Indonesia dan seluruh
cabang memasarkan semua model mesin yang mencapai puluhan item yang mana
kondisi ini tentunya menjadi kendala tersendiri bagi PT Astra Graphia Tbk dalam
upaya memberikan kepuasan paling optimal kepada customer-nya dengan biaya yang
paling optimal pula, maka dari itu perlu adanya suatu mekanisme yang menyeluruh
dalam hal pengadaan persediaan barang yang didalamnya harus mencakup aspek
internal kontrol sehingga tujuan kepuasan pelanggan nantinya bisa tercapai.
Berdasarkan tabel di bawah ini terlihat bahwa penjualan empat jenis mesin
yang terjadi di PT Astra Graphia Tbk, sangat lamban sejak tahun 2007, sehingga
mengakibatkan menumpuknya persediaan mesin fotokopi di gudang.

Universitas Sumatera Utara

Tabel 1.1. Data Penjualan PT. Astra Graphia dari Tahun 2007 s/d 2008

Kesalahan dalam menentukan besarnya persediaan akan mengakibatkan
terganggunya likuiditas perusahaan. Disamping itu juga akan mempengaruhi
keuntungan perusahaan yang diakibatkan meningkatnya biaya perusahaan. Adanya
persediaan yang terlalu besar dibandingkan kebutuhan perusahaan akan menambah
beban bunga, biaya pemeliharaan dan penyimpanan dalam gudang, serta
kemungkinan terjadinya penyusutan dan kualitas yang tidak bisa dipertahankan,
sehingga semuanya ini akan mengurangi keuntungan perusahaan. Demikian pula
sebaliknya, persediaan yang terlalu kecil dalam perusahaan akan mengakibatkan
kemacetan dalam memenuhi kebutuhan pelanggan, sehingga akan mengalami lost
oppurtunity.

1.2.

Perumusan Masalah
Sejauh mana sistem pengendalian manajemen yang terdiri dari lingkungan

pengendalian, penilaian resiko manajemen, sistem komunikasi dan informasi,
aktivitas pengendalian, dan monitoring berpengaruh terhadap persediaan mesin
fotokopi pada PT Astra Graphia Tbk?

Universitas Sumatera Utara

1.3.

Tujuan Penelitian
Untuk

mengetahui

dan

menganalisis pengaruh

sistem

pengendalian

manajemen yang terdiri dari lingkungan pengendalian, penilaian resiko manajemen,
sistem komunikasi dan informasi, aktivitas pengendalian, dan monitoring terhadap
persediaan mesin fotokopi merek xerox pada PT Astra Graphia Tbk.

1.4.

Manfaat Penelitian
Manfaat yang dapat diperoleh adalah :

1. Bagi Perusahaan
Dapat dijadikan sebagai bahan masukan dalam menetukan sistem pengendalian
manajemen.
2. Bagi Peneliti Berikutnya
Sebagai bahan referensi bagi peneliti selanjutnya yang ingin mengkaji masalah
yang sama di masa mendatang.
3. Bagi Penulis
Sebagai tambahan pengetahuan dan wawasan dalam sistem pengendalian
manajemen.

Universitas Sumatera Utara

BAB II
TINJAUAN PUSTAKA

2.1.

Teori tentang Sistem Pengendalian Manajemen
Pusat Pendidikan Pelatihan dan Pengawasan BPKP (2007) menyatakan

bahwa: “In short, internal control, which is synonymous with management control,
helps government program managers achieve desired results through effective
stewarship of public resources”, sehingga istilah pengendalian intern merupakan
istilah yang dapat dipertukarkan dengan pengendalian manajemen. Sugeng (2006)
menyatakan bahwa sistem pengendalian manajemen merupakan alat untuk
memonitor atau mengamati pelaksanaan manajemen perusahaan yang mencoba
mengarahkan pada tujuan organisasi dalam perusahaan agar kinerja yang dilakukan
oleh pihak manajemen perusahaan dapat berjalan lebih efisien dan lancar.
Syarifuddin (2008) : pengendalian intern mencangkup rencana organisasi dan
seluruh metode koordinasi dan ukuran yang diadopsi dalam suatu usaha atau bisnis
untuk melindungi asset-asetnya, memeriksa akurasi dan keandalan data akuntansi,
mendorong efisiensi kegiatan dan kepatuhan pada kebijakan manajerial yang telah
ditetapkan. Definisi ini mungkin telah luas dari arti yang acapkali diberikan pada
istilah tersebut. Definisi ini mengakui bahwa luas pengertian sistem pengendalian
intern melampaui hal-hal yang berkaitan langsung dengan fungsi departemen atau
bidang keuangan dan akuntansi. Definisi tersebut mengungkapkan bahwa
pengendalian intern tidak hanya didefinisikan sebagai pengecekan internal semata,
tetapi mengandung lingkup yang lebih luas, mencakup perencanaan suatu organisasi

Universitas Sumatera Utara

bahkan khusus definisi struktur pengendalian intern bagi auditor internal (Internal
Auditor) mencakup lingkup yang luas dan rinci. Menurut Arens dan Beasley
(2003:396) adalah sebagai berikut “suatu sistem pengendalian internal terdiri dari
kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk memberikan manajemen jaminan yang
wajar bahwa perusahaan mencapai tujuan dan sasarannya”.

2.2.

Komponen Sistem Pengendalian Manajemen
Menurut AICPA (American Institute of Certified Public Accountants) dalam

SAS (Statement on Auditing Standards) No. 78 yang terdapat dalam Standar Profesi
Akuntan Publik menyatakan bahwa komponen pengendalian internal terdiri dari :
Lingkungan Pengendalian (Control Environtment), Pengendalian Resiko Manajemen
(Management Risk Assessment), Sistem Komunikasi dan Informasi (Information and
Communication System), Aktivitas Pengendalian (Control Activities) dan Monitoring.
2.2.1. Lingkungan Pengendalian
Lingkungan pengendalian intern adalah hal yang mendasar dalam komponen
pengendalian intern. Lingkungan pengendalian terdiri dari tindakan, kebijakan,
prosedur yang mencerminkan sikap menyeluruh manajemen puncak, direktur dan
dewan komisaris, dan pemilik suatu satuan usaha tersebut (Arens dan Loebbecke.
2000 : 261). Dari pengertian lingkungan pengendalian intern tersebut, dapat diketahui
bahwa efektifitas pengendalian dalam suatu organisasi terletak pada sikap
manajemen. Pusdiklawas BPKP (2007) menyatakan bahwa manajemen dan staf harus
menciptakan dan memelihara lingkungan dalam organisasi yang menetapkan perilaku
positif dan dukungan terhadap pengendalian manajemen dan kesadaran manajemen.

Universitas Sumatera Utara

Lingkungan pengendalian yang positif merupakan landasan bagi seluruh standar
pengendalian manajemen. Lingkungan pengendalian memberikan suatu bidang
pengetahuan dan struktur serta suasana yang mempengaruhi mutu pengendalian
manajemen. Berikut beberapa sub komponen dari lingkungan pengendalian
manajemen:
2.2.1.1. Integritas dan Nilai Etika
Integritas dan nilai etika merupakan produk standar etika, perilaku organisasi
dan bagaimana standar tersebut dikomunikasikan serta didorong untuk dilaksanakan.
Standar tersebut mencakup tindakan-tindakan manajemen untuk menghindarkan diri
atau mengurangi dorongan atau godaan yang mungkin mendorong seseorang untuk
bertindak tidak jujur, melanggar hukum, atau tindakan lain yang tidak etis. Contoh:
pencanangan komitmen untuk bertindak jujur, disiplin dan obyektif dalam
pelaksanaan tugas seperti yang diwajibkan kepada pejabat pembuat komitmen,
panitia pengadaan dan para penyedia barang dan jasa dalam Keputusan Presiden
Nomor 80 Tahun 2003 adalah contoh diterapkannya sub komponen integritas dan
nilai etika. Untuk mengefektifkan sub komponen integritas dan nilai etika, maka
pihak manajemen harus memusatkan perhatian pada aspek berikut: Aturan perilaku
dan nilai etika serta menunjukkan praktiknya dan konflik kepentingan yang dapat
diterima.
1)

Standar

etika

dan

perilaku

telah

ditetapkan

oleh

pimpinan

dan

dikomunikasikan ke seluruh unit organisasi.

Universitas Sumatera Utara

2)

Hubungan yang terkait dengan publik, seperti DPR, karyawan, rekanan,
auditor dan lainnya wajib dikelola dengan etika tinggi dan telah
dikomunikasikan melalui jalur organisasi (dealing with counterparts).

3)

Tindakan disiplin diambil dalam merepon adanya deviasi dari kebijakan dan
prosedur atau pelanggaran kode etik (performance target).

4)

Manajemen menunjukkan tindakan atas intervensi atau pengabaian
pengendalian manajemen. Hal ini tentunya mencakup penyediaan metode
pelaporan pelanggaran etika.

5)

Manajemen menghindari perilaku yang tidak sesuai dengan etika; memiliki
komitmen atas kejujuran dan sportivitas; pengakuan dan kesadaran atas
hukum dan kebijakan.
2.2.1.2. Komitmen terhadap Kompetensi
Kompetensi adalah pengetahuan dan keahlian yang diperlukan untuk

penyelesaian tugas yang merumuskan tugas-tugas individu. Komitmen atas
kompetensi mencakup pertimbangan manajemen atas tingkat kompetensi untuk
tugas-tugas tertentu dan bagaimana tingkat-tingkat kompetensi ini diterjemahkan ke
dalam pengetahuan dan keahlian yang dipersyaratkan. Uraian tugas disertai program
pelatihan bagi mereka yang akan melaksanakan

tugas adalah contoh sederhana

komitmen terhadap kompetensi. Titik perhatian atas sub komponen komitmen
terhadap kompetensi meliputi:
1)

Pimpinan telah mengidentifikasi dan mendefinisikan tugas dalam suatu
pekerjaan dan berbagai posisinya (task definition).

Universitas Sumatera Utara

2)

Pimpinan telah melaksanakan analisis kebutuhan atas pengetahuan, keahlian,
dan kemampuan untuk pekerjaan tertentu.

3)

Pimpinan telah melaksanakan pendidikan dan pelatihan serta konseling
dalam membantu karyawan memelihara dan meningkatkan kompetensinya di
dalam pelaksanaan tugas.
2.2.1.3. Filosofi Manajemen dan Gaya Kepemimpinan
Filosofi dan gaya kepemimpinan manajemen memberikan tanda yang jelas

bagi para staf tentang arti pentingnya pengendalian. Auditor dapat mengidentifikasi
aspek-aspek yang memberikan kepadanya pemahaman tentang sikap manajemen
terhadap pengendalian. Perhatian dan keberpihakan pada aspek pengendalian oleh
pimpinan instansi dengan memberdayakan secara optimal fungsi auditor intern adalah
contoh sub komponen filosofi manajemen dan gaya kepemimpinan. Titik perhatian
dari filosofi manajemen dan gaya kepemimpinan adalah:
1)

Pimpinan memiliki sikap dalam mengambil atau membatasi risiko terkait
dengan pencapaian misi atau operasi organisasi (risk tolerance).

2)

Adanya interaksi yang aktif antara manajemen senior dengan manajemen
operasi (interactions).

3)

Pimpinan memiliki sikap yang positif dan mendukung fungsi-fungsi yang
ada, seperti: fungsi akuntansi, sistem informasi manajemen, operasi personil,
monitoring, dan audit internal/eksternal (attitudes).

4)

Pimpinan memiliki sikap yang konsisten atas pelaporan keuangan, anggaran
dan operasi (action toward reporting).

Universitas Sumatera Utara

2.2.1.4. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merumuskan garis tanggung jawab dan wewenang yang
ada. Dengan memahami struktur organisasi, auditor dapat mempelajari dan
memahami unsur manajerial dan fungsional serta merasakan bagaimana pengendalian
dikaitkan dengan kebijakan dan prosedur yang dilaksanakan. Titik perhatian atas
struktur organisasi adalah:
1)

Memfasilitasi arus informasi ke dalam, ke luar, dan di dalam organisasi
(ability to flow information).

2)

Area kunci dari otoritas dan tanggung jawab telah didefinisikan dan
dikomunikasikan (definition and understanding of responsibilities).

3)

Pengetahuan dan pengalaman dari manajer kunci mencukupi sejalan dengan
tanggung jawabnya (adequate of knowledge and experience).
2.2.1.5. Penetapan dari Otoritas dan Pertanggung jawaban
Penetapan otoritas (wewenang) dan pertanggung jawaban merupakan bentuk

komunikasi formal berkaitan dengan pengendalian atas kegiatan yang dilaksanakan.
Nota atau memo dinas dari manajemen puncak kepada bawahannya mengenai hal-hal
yang mencerminkan pentingnya pengendalian dan kaitannya dengan rencana
kegiatan, uraian tugas dan kebijakan merupakan contoh bentuk penetapan otoritas dan
pertanggung jawaban. Titik perhatian atas penetapan dari otoritas dan pertanggung
jawaban adalah:
1)

Penetapan tanggung jawab dan pendelegasian otoritas sejalan dengan tujuan
dan sasaran, fungsi operasi dan peraturan, termasuk sistem informasi dan
perubahan (assignment and delegation).

Universitas Sumatera Utara

2)

Kecukupan atas hubungan pengendalian dengan standar dan prosedur,
termasuk deskripsi pekerjaan pegawai (control-related standards and
procedures).

3)

Jumlah personil yang memadai, terutama terkait fungsi proses data dan
akuntansi, dengan level kemampuan relatif atas ukuran, sifat dan
kompleksitas dari aktivitas dan sistem (quantity and quality of people).
2.2.1.6. Kebijakan dan Prosedur Sumber Daya Manusia
Manusia merupakan aspek penting dari sistem pengendalian manajemen.

Apabila staf memiliki kompetensi dan dapat dipercaya, maka pengendalian lain
mungkin dapat dipercaya. Seorang pegawai yang memiliki integritas diharapkan akan
mampu melaksanakan tingkat pekerjaan yang berat walau hanya ada beberapa
pengendalian yang mendukungnya. Sebaliknya, seorang pegawai yang tidak dapat
dipercaya cenderung akan berusaha untuk menghancurkan sistem pengendalian yang
ada walaupun didukung dengan berbagai pengendalian. Namun demikian, seorang
pegawai yang jujur dan dapat dipercaya sekalipun tidak luput dari kelemahan. Oleh
karena itu, untuk menciptakan pengendalian yang efektif atas sumber daya manusia,
harus diciptakan kebijakan dan metode rekruitmen, pelatihan, pengembangan,
promosi, dan kompensasi yang sesuai. Titik perhatian atas kebijakan dan prosedur
dari sumber daya manusia adalah:
1)

Manajemen sumber daya manusia meminta, mengklasifikasikan dan
mengevaluasi posisi dengan menggunakan teknik evaluasi yang diterima dan
bertanggung jawab atas rekuritmen dan seleksi (employeelife-cycle
procedures).

Universitas Sumatera Utara

2)

Tindakan yang sesuai diambil terkait dengan tingkah laku menyimpang dari
pegawai (departures from policy and remedial checks).

3)

Kelayakan dan kriteria retensi dan promosi serta teknik informasi terkait
dengan aturan perilaku dan pedoman lainnya (retention and promotion
criteria).

2.2.2. Penilaian Resiko Manajemen
Menurut Singleton (2007) “perusahaan harus melakukan penilaian resiko (risk
assessment) untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan mengelola resiko yang
berkaitan dengan pelaporan keuangan”. Penilaian resiko manajemen untuk tujuan
pelaporan keuangan dan desain serta implementasi aktivitas pengendalian yang
ditujukan untuk mengurangi resiko tersebut pada tingkat minimum untuk
mermpertimbangkan biaya dan manfaatnya. Tujuan manajemen mengadakan
penilaian resiko adalah untuk menentukan bagaimana cara mengatasi resiko yang
telah di identifikasi.
Urutan-urutan penilaian risiko dapat dibagi ke dalam beberapa tahapan, yaitu:
2.2.2.1. Perumusan tujuan organisasi secara keseluruhan
Agar perumusan tujuan organisasi secara keseluruhan dapat berjalan secara
efektif, maka organisasi harus melakukan hal-hal berikut:
1)

Organisasi harus merumuskan tujuan dan menjadikannya sebagai pedoman
dalam penetapan arah dan kegiatan.

2)

Tujuan organisasi telah dikomunikasikan secara efektif kepada seluruh
jenjang organisasi dan telah memperoleh masukan yang signifikan dalam
proses pengkomunikasian tujuan organisasi.

Universitas Sumatera Utara

3)

Tujuan organisasi sejalan dengan kegiatan strategis yang dilakukan oleh
organisasi tersebut.

4)

Organisasi telah merumuskan rencana penilaian risiko yang relevan terhadap
tujuan organisasi dan terhadap risiko yang mungkin timbul yang datang dari
faktor internal maupun eksternal.
2.2.2.2. Perumusan tujuan organisasi pada tingkat kegiatan
Agar perumusan tujuan organisasi pada tingkat kegiatan efektif, maka

organisasi harus menyusun program organisasi dengan syarat:
1)

Sejalan dengan tujuan rencana strategis organisasi;

2)

Saling melengkapi dengan pemberdayaan kegiatan lain dan tidak saling
bertentangan satu dengan yang lain;

3)

Sejalan dengan kegiatan yang dilaksanakan oleh unit-unit kerja yang terdapat
dalam organisasi tersebut;

4)

Harus dapat diukur;

5)

Harus didukung dengan sumber daya yang memadai; dan

6)

Pimpinan harus merumuskan faktor-faktor kunci keberhasilan untuk
mencapai tujuan program organisasi.
2.2.2.3. Identifikasi risiko
Pendekatan strategis untuk menilai suatu risiko sangat tergantung pada

identifikasi risiko terhadap tujuan utama organisasi. Risiko yang relevan terhadap
tujuan organisasi harus diperhatikan dan dievaluasi. Mengidentifikasikan risiko tidak
hanya penting dalam melakukan proses identifikasi risiko, tetapi juga penting untuk

Universitas Sumatera Utara

mengalokasikan sumber-sumber daya untuk menyikapi risiko dimaksud. Dalam
melakukan identifikasi risiko, hal-hal yang menjadi titik perhatian adalah:
1)

Pimpinan organisasi menggunakan metode identifikasi risiko yang memadai.

2)

Terdapat mekanisme yang memadai dalam mengidentifikasikan risiko yang
timbul dari faktor internal dan eksternal.

3)

Terdapat mekanisme yang memadai dalam mengidentifikasi faktor-faktor
yang mendorong meningkatnya risiko yang timbul.

4)

Terdapat mekanisme yang memadai dalam mengidentifikasi ketidaksesuaian
antara program dan tujuan organisasi.
2.2.2.4. Analisis risiko
Dalam

menentukan

bagaimana

menangani

risiko,

tidak

hanya

mengidentifikasi dasar-dasar dari jenis risiko yang muncul, tetapi juga harus
mengevaluasi faktor signifikan dan menilai risiko yang mungkin terjadi. Salah satu
tujuan utama mengevaluasi risiko adalah untuk memberikan informasi kepada
pimpinan tentang adanya risiko yang memerlukan langkah penanganan secara
prioritas dan komprehensif dengan mengelompokkan risiko menjadi risiko tinggi,
risiko menengah, dan risiko rendah. Dalam melakukan analisis risiko, hal-hal yang
menjadi titik perhatian adalah:
1)

Setelah pimpinan mengidentifikasi risiko secara menyeluruh, pimpinan harus
melakukan analisis terhadap pengaruh risiko tersebut.

2)

Pimpinan

harus

merumuskan

pendekatan

dalam

mengelola

dan

mengendalikan risiko berdasarkan berapa besar risiko yang terjadi yang
dapat diterima oleh pimpinan organisasi.

Universitas Sumatera Utara

2.2.2.5. Mengelola risiko
Respon terhadap risiko adalah tindakan yang dilakukan untuk mengendalikan
risiko yang telah teridentifikasi.
2.2.3. Informasi dan Komunikasi
Boynton dan Kell (2002), menerangakn informasi dan komunikasi dalam
definisi sebagai berikut :
“The informatin system relevant to financial reporting objectives, which
includes the accounting system, consists of the methods, and records
esthablished to identify, assemble, analyze, classify, record and report entity
transaction (as well as events and conditions) and to maintain accountability
for the related assets and liabilities. Communication involves providing a
clearInformasi dan komunikasi penting untuk merealisasikan semua tujuan
sistem pengendalian manajemen. Salah satu tujuan dari sistem understanding
of individual roles and responsibility pertaining to the internal control
structure over financial reporting”.
pengendalian manajemen misalnya adalah memenuhi kewajiban akuntabilitas publik.
Hal ini dapat dicapai dengan mengembangkan dan memelihara informasi keuangan
dan non keuangan yang dapat dipercaya dan relevan serta mengkomunikasikan
informasi ini dengan pengungkapan yang wajar dalam laporan yang tepat waktu.
Informasi dan komunikasi adalah komponen sistem pengendalian manajemen yang
menghubungkan keempat komponen lainnya sehingga kelima komponen memiliki
hubungan yang integral. Hubungan komponen informasi dan komunikasi dengan
komponen lainnya dapat digambarkan sebagai berikut:
2.2.3.1. Informasi
Informasi merupakan laporan yang terkait dengan kegiatan operasional,
keuangan, dan non keuangan. Untuk menghasilkan informasi tersebut, diperlukan
sistem informasi yang memadai. Sistem informasi ini tidak hanya berhubungan

Universitas Sumatera Utara

dengan data internal tetapi juga data eksternal yang penting bagi pelaporan dan
pengambilan keputusan. Kemampuan pimpinan organisasi membuat keputusan
sangat dipengaruhi oleh kualitas informasi yang harus memenuhi persyaratan berikut:
1) Informasi harus sesuai dengan kebutuhan pimpinan.
2) Informasi harus tepat waktu.
3) Informasi harus selalu termutahir (up to date).
4) Informasi haruslah akurat dan benar.
5) Informasi harus dapat diakses dengan mudah oleh pihak-pihak yang
kompeten.
Beberapa titik perhatian dalam melakukan evaluasi atas informasi adalah:
1)

Memperoleh informasi internal dan eksternal dan menyajikan laporan yang
penting terkait dengan kinerja organisasi kepada pimpinan organisasi.

2)

Memperoleh informasi dari orang yang tepat dengan tingkat rincian yang
cukup dan tepat waktu.

3)

Pengembangan atau perbaikan sistem informasi didasarkan pada rencana
stratejik untuk sistem informasi.

4)

Dukungan pimpinan untuk pengembangan sistem informasi yang diperlukan,
ditunjukkan dengan komitmen dan sumber daya yang tepat.

5)

Terdapat mekanisme untuk mengidentifikasi berkembangnya kebutuhan
informasi.
2.2.3.2. Komunikasi
Informasi merupakan dasar untuk komunikasi yang harus memenuhi harapan

dari kelompok dan individu agar mereka dapat menyelesaikan tanggung jawabnya

Universitas Sumatera Utara

secara efektif. Komunikasi yang efektif seharusnya terjadi di segala arah, mengalir
dari atas ke bawah, dan lintas unit organisasi. Salah satu saluran komunikasi yang
paling kritis adalah komunikasi antara atasan – bawahan. Atasan menyampaikan
komunikasi yang spesifik dan terarah kepada bawahan yang meliputi suatu
pernyataan yang jelas atas filosofi dan pendekatan pengendalian manajemen serta
pendelegasian wewenang. Komunikasi seharusnya meningkatkan kesadaran tentang
arti pentingnya dan relevansi dari sistem pengendalian manajemen yang efektif,
mengkomunikasikan hasrat risiko dan toleransi risiko organisasi, dan menyadarkan
tanggung jawab dan peran karyawan yang dapat mempengaruhi serta mendukung
sistem

pengendalian

manajemen.

Dalam

mengevaluasi

komunikasi,

perlu

memperhatikan titik-titik perhatian sebagai berikut:
1)

Efektivitas komunikasi dalam menyampaikan tugas dan tanggung jawab.

2)

Penetapan saluran komunikasi untuk melaporkan ketidakwajaran.

3)

Respon pimpinan organisasi atas sumbang saran (urun rembuk) karyawan
mengenai peningkatan produktivitas, kualitas, dan cara perbaikan lainnya.

4)

Kecukupan komunikasi lintas unit, kelengkapan, ketepatan waktu infor