15
2.2.2. Jenis Layanan Pengguna
Jenis layanan pengguna perpustakaan ada beberapa jenis biasanya dipengaruhi oleh jenis perpustakaan dan masyarakat yang dilayani. Sebagaimana
layaknya perpustakaan lain, perpustakaan khusus harus dapat memberikan layanan yang lebih efektif, cepat dan profesional terhadap semua pemakai
perpustakaan. Prinsip pelayanan yang dilaksanakan harus mengacu pada sistem manajemen mutu dan pelayanan prima yaitu mendudukan kepuasan konsumen
sebagai tujuan sasaran perpustakaan. Berikut ini beberapa jenis layanan perpustakaan beserta penjelasan menurut beberapa ahli.
2.2.2.1. Layanan Sirkulasi
Menurut Darmono 2001, 141 layanan sirkulasi atau layanan peminjaman dan pengembalian bahan pustaka adalah “satu kegiatan diperpustakaan yang
melayani peminjaman dan pengembalian buku” Layanan pengembalian dan peminjaman bahan pustaka merupakan kegiatan yang dilakukan hampir semua
perpustakaan.
Sedangkan menurut Zulfikar Zen 2006, 93 layanan sirkulasi adalah “Kegiatan melayani pemakai jasa perpustakaan dalam pemesanan, peminjaman,
dan pengembalian bahan pustaka beserta penyelesaian administrasinya” Menurut Darmono 2001, 144 bagian layanan sirkulasi mempunyai tugas
melayani pengunjung perpustakaan khususnya dalam hal berikut. 1. Mengawasi keluarnya setiap bahan ;pustaka dari ruangan perpustakaan
2. Pendaftaran anggota perpustakaan 3. Peminjaman dan pengembalian bahan perpustakaan
4. Memberikan sanksi bagi anggota yang terlambat mengembalikan pinjaman 5. Memberikan peringatan bagi anggota yang belum mengembalikan pinjaman
6. Menentukan penggantian buku yang dihilangkan anggota 7. Membuat statistik sirkulasi
8. Penataan koleksi dijajaran rak.
Adapun kegiatan kerja yang dilaksanakan layanan sirkulasi adalah keanggotaan, peminjaman, perpanjangan, denda sanksi dan bebas pustaka.
Universitas Sumatera Utara
16
1. Keanggotaan Pendaftaran anggota adalah salah satu tugas layanan sirkulasi. Setiap
perpustakaan harus menentukan siapa yang boleh dan berhak menjadi anggota perpustakaan. Selain itu perpustakaan jugamenentukan persyaratan apa saja yang
perlu dipenuhi oleh pengguna untuk menjadi anggota perpustakaan. Dalam hal ini perpustakaan melakukan pencatatan keanggotaan dalam pendaftaran anggota dan
membuat kartu anggota yang digunakan untuk melaksanakan peminjaman. Menurut Martoatmodjo 1994 : 4, kegunaan dari pendaftaran anggota
adalah sebagai berikut : 1. Mengukur daya guna perpustakaan bagi mereka yang dilayaninya.
2. Mengukur kedudukan sosialnya dengan jalan mengetahui sejumlah buku yang dipinjam oleh para pembaca.
3. Mengetahui golongan peminjam untuk mengetahui pula kebutuhan pengguna, dapat digunakan sebagai data perbandingan dengan perpustakaaan lain.
2. Peminjaman Menurut Syahrial - Pamundjak 2000 : 97 yang dimaksud dengan
“Peminjaman adalah kegiatan pengedaran koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun untuk dibawa keluar perpustakaan”. Salah satu
penyelenggara administrasi peminjaman adalah dengan menggunakan kartu buku. Untuk itu setiap buku di beri kartu buku, dimana tercatat tanda buku, nama
pengarang, judul, dan nomor buku induk. Kartu buku ini tersimpan dalam kantong buku yang disediakan. Jika ada orang yang sedang meminjam buku , maka buku
dan kartu bukunya serta kartu anggota diserahkan kepada petugas sirkulasi, kemudian petugas sirkulasi melakukan tiga tindakan:
1. Nomor anggota dan tanggal pengembalian dicatat pada kartu buku 2. Tanda buku dan tanda pengembalian dicatat pada kartu anggota
3. Tanggal pengembalian dicatat padabuku yang telah disediakan. Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud 2004 : 74,
berdasarkan jangka waktunya, cara peminjaman bahan pustaka dibedakan menjadi tiga macam :
1. Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai dengan 2 minggu. 2. Peminjaman jangka pendek, misalnya1 hari sampai dengan 3 minggu.
Universitas Sumatera Utara
17
3. Peminjaman jangka panjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester. 3. Pengembalian
Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud 2004 : 81 “Buku yang dipinjamkan kepada pengguna harus kembali pada waktunya dan petugas
juga harus melihatkeadaan buku tersebut rusak maka peminjam harus memperbaiki atau menggantinya’’.
Ada dua cara pengembalian yang biasa dilakukan perpustakaan. 1. Pengguna membawa langsung bahan pustaka yang hendak dikembalikan ke
meja layanan 2. Pengguna mengembalikan buku dengan memasukkannya kedalam kotak
pengembalian. Langkah kerja yang dilakukan oleh petugas dalam prosedur pengembalian
bahan pustaka adalahsebagai berikut : a Pengguna datang sendiri ke bagian pelayanan sirkulasi untuk menyerahkan
bahan pustaka yang akan dipinjam. b Petugas menerima dan memeriksa keutuhan serta tanggal pengembalian pada
lembar tanggal pngembalian. c Petugas mengambil kartu buku dari kotak kartu buku ayas dasar tanggal
kembali yang tertera pada lembar tanggal. d Petugas mengambil kartu peminjaman dari kotak kartu peminjaman atas dasar
nomor anggota yang tertera pada lembar tanggal dan kartu buku. e Petugas membubuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal
dan kartu peminjaman. f Petugas mengembalikan kartu buku pada catalog kartu buku dan kartu
peminjaman pada kotak kartu peminjaman. g Petugas mengelompokkan bahan pustaka, yang rusak dikembalikan ke rak atau
dikirim kebagian pemeliharaan koleksi. Apabila koleksi rusak tidak diperbaiki di usulkan untuk disiangi.
4. Perpanjangan Perpanjangan dapat diberikan jika tidak ada pengguna lain yang memesan
bahan pustaka itu. Perpanjangan hanya dapat di lakukan dua kali saja yang di lakukan petugas perpustakaan untuk memperpanjang bahan pustaka yaitu dengan
mencatat pada kartu dan slip pengembalian dengan cara menstempel tanggal kembali yang baru, lalu memberikan buku tersebut kepada peminjam.
Berdasarkan Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi Depdikbud 2004 : 83 prosedur perpanjangan waktu peminjaman di lakukan dengan cara:
Universitas Sumatera Utara
18
1. Pengguna membawa buku yang di pinjam ke meja layanan. 2. Petugas memeriksa formulir penempaham.
3. Jika tidak ada menempah, petugas membubuhkan tanggal yang baru 4. Pada kartu pinjaman dan girik buku.
5. Jika ada yang menempah, petugas tidak memberikan izin perpanjangan.
Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam di perlukan : a. Kartu pinjam
b. Kartu buku c. Stempel tanggal kembali
Perpanjangan masa peminjaman dilakukan berdasarkan jangka waktu tersendiri lazimnya buku hanya boleh di perpanjang selama dua kali.
Perpanjangan bahan pustaka yang di pinjam dilakukan peminjaman dengan cara datang langsung ke perpustakaan dengan membawa bahan pustaka yang dipinjam
dan melapor kepada petugas perpustakaanbahan pustaka yang akan dipinjam. 5. Penagihan
Berdasarkan Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud 2004 : 83 “Bila pengguna tidak mengembalikan bahan pustaka pada waktunya perpustakaan
akan menagih buku agar segera di kembalikan”. Menurut Syahrial-Pamundjak 2000 : 97 Prosedur penagihan bahan pustaka sebagai berikut :
1. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan perpustakaan, pekerjaan ini harus di lakukan setiap hari.
2. Petugas membuat surat penagihan rangkap dua, Lembar pertama dikirimkan kepada peminjam, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai pertinggal.
3. Bila bahan di kembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses pengembalian.
6. Sanksi Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud 2004 : 83
pemberian sanksi adalah “Suatu kegiatantugas pelayanan sirkulasi yang berupa kegiatan pemerikasaan atas pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna serta
pemberian sanksi atas pelanggaran tersebut”. Pelanggaran yang dilakukan oleh pengguna perpustakaan dapat berupa :
Universitas Sumatera Utara
19
1. Terlambat pengembalian bahan pustaka. 2. Mengembalikan bahan pustaka dalam keadaan rusak.
3. Membawa bahan pustaka tampa prosedur yang berlaku. 4. Menghilangkan bahan pustaka.
5. Melanggar tata tertib perpustakaan. Dalam buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud 2004 : 84 ada beberapa
jenis sanksi yang dikenakan kepada pengguna antara lain: a. Denda
b. Sanksi administrative, misalnya tidak boleh meminjam bahan perpustakaan dalam waktu tertentu
c. Sanksi akademik, berupa pembatalan hak dalam kegiatan belajar mengajar. Prosedur yang ditempuh yaitu :
a. Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna. b. Berdasarkan tingkat pelanggarantersebut, petugas menetapkan sanksi
c. Untuk sanksi administrative, petugas langsung menyelesaikan menurut peraturan perpustakaan
d. Untuk sanksi akademik, kepalaperpustakaan mengusulkannya kepada pimpinannya perguruan tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna
tersebut.
7. Bebas Pustaka Menurut Buku Pedoman Perguruan Tinggi Depdikbud 2004 : 85 “Surat
keterangan bebas pustaka diberikan kepada pengguna sebagai bukti bahwa ia tidak mempunyai pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan”. Pemberian
surat keterangan bebas pustaka dimasuksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan perpustakaan. Pemberian surat bebas pustaka
memiliki fungsi untuk mencegah atau menekan kemungkinan hilangnya bahan- bahan pustaka karena mahasiswa telah menyelesaikan studi atau stafpegawai
administrasi pensiun. Menurut Syahrial-Pamundjak 2000 : 97 prosedur pemberian surat
keterangan bebas pustaka dilaksanakan dengan cara sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
20
1. Pengguna yang membutuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda pengenal.
2. Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan pada nomor anggota yang tertera pada tanda pengenal.
3. Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum di kembalikan pada kartu peminjaman.
4. Kartu peminjaman yang menunjukkan bahwa pengguna tidak mempunyai peminjaman distempel pada bebas pustaka.
5. Petugas memeriksa tanda bukti bebas pustaka dengan identitas pengguna Dari beberapa pendapat diatas dapat diketahui bahwa layanan sirkulasi
adalah layanan peminjaman dan pengembalian buku.
2.2.2.2. Layanan Refrensi
Kategori