Setelah konsep surat keluar diketik, langkah selanjutnya adalah meminta tandatangan kepala sekolah. Surat keluar yang sudah
ditandatangani oleh kepala sekolah kemudian digandakan untuk dijadikan arsip. Proses pengurusan surat keluar atau surat yang akan dikirim keluar
dicatat kembali di buku agenda surat keluar, surat tersebut diberi nomor oleh pegawai tata usaha. Kemudian surat keluar yang sudah diproses
diberikan kepada pegawai tata usaha untuk dikirim ke alamat terkait. Khusus untuk surat yang ditujukan kepada wali murid, surat keluar atau
surat yang akan dikirim dicatat dalam buku ekspedisi sebagai bukti penerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat atau barang dan
dikirim langsung oleh kurir sekolah. Data yang dicatat dalam buku ekspedisi lebih sedikit dari buku agenda, yaitu nomor urut, tujuan surat, isi
surat, dan paraf penerima. Hal ini seperti dikatakan oleh Kepala Tata Usaha Bapak Opik Teguh Iman sebagai berikut: ”Selesai diketik, surat
keluar ditandatangani oleh kepala sekolah dan digandakan. Sebelum dikirin, surat keluar dicatat dalam buku agenda surat keluar dan khusus
untuk surat yang ditujukan kepada wali murid di catat dalam buku ekspedisi sebagai bukti penerimaan, pengiriman, atau pendistribusian
surat dan surat dikirim langsung oleh kurir sekolah.”
8
Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritik pelaksanaan pendistribusian
arsip di SMP Bangun Nusantara sudah baik, walaupun masih terdapat kekurangan dan kelemahan, di mana dalam pendistribusian arsip masih
menggunakan buku agenda sehingga dalam penemuan kembali arsip tidak semudah dengan kartu kendali.
c. Kegiatan Kearsipan dalam Hal Penyimpanan
Setelah melakukan pencatatan dan pendistribusian surat masuk dan surat keluar, proses selanjutnya yaitu penyimpanan arsip. Penyimpanan
arsip dilakukan agar arsip-arsip yang dibutuhkan suatu saat dapat dengan mudah diketemukan.
8
Opik Teguh Iman, Kepala Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Tangerang, 1 Desember 2009.
Dalam penyimpanan arsip terdapat istilah pengorganisasian arsip, pengorganisasian yang dikenal ada tiga, yaitu: sentralisasi, desentralisasi,
dan kombinasi sentralisasi dan desentralisasi. Pengorganisasian arsip merupakan hal yang penting dalam kegiatan manajemen kearsipan, agar
arsip-arsip yang dihasilkan tersebut dapat ditempatkan dan dikelompokkan secara teratur agar mempermudah dalam proses penemuan kembali jika
suatu saat arsip tersebut diperlukan. Cara pengorganisasian arsip di SMP Bangun Nusantara adalah
sentralisasi arsip, karena pengelolaan arsip dilakukan secara terpusat, yaitu penyimpanan arsip dipusatkan di Kabag. Tata Usaha karena dapat
menghemat ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip. Unit tata usaha juga mempunyai wewenang penuh dalam mengelola arsip
yang ada. Semua data siswa kesiswaan, guru maupun karyawan juga diorganisasikan oleh unit tata usaha. Hal tersebut seperti yang dikatakan
oleh Bapak Drs. H. M. Ishaq, S.H, bahwa: ”Dalam pengorganisasian
arsip menggunakan sentralisasi arsip, karena pengelolaan arsip dilakukan secara terpusat, yaitu penyimpanan arsip dipusatkan di Kabag. Tata
Usaha karena dapat menghemat ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip. Unit tata usaha juga mempunyai wewenang penuh
dalam mengelola arsip yang ada. Semua data siswa kesiswaan, guru maupun karyawan juga diorganisasikan oleh unit tata usaha”.
9
Dalam mengorganisasikan arsip di SMP Bangun Nusantara disesuaikan dengan kebutuhan sekolah, agar arsip yang dihasilkan dapat
diorganisasikan dengan baik. Selain sesuai dengan kebutuhan sekolah, salah satu keuntungan dari pengorganisasian arsip secara sentralisasi
adalah dapat menyeragamkan peralatan yang dipergunakan untuk menata arsip dalam hal ukuran, kekuatan, kapasitas, bentuk dan desainnya
sehingga dapat menghemat biaya yang dikeluarkan untuk pengadaan
peralatan menata arsip. Hal ini seperti yang diungkapkan oleh Kepala
9
H. M. Ishaq, Kepala Sekolah SMP Bangun Nusantara, Wawancara Pribadi, Tangerang 10 Desember 2009.
Sekolah Bapak drs. H. M. Ishaq, S.H, bahwa: ”Cara pengorganisasian
arsip disesuaikan dengan kebutuhan sekolah karena ruang lingkup pekerjaan di SMP Bangun Nusantara tidak terlalu besar dan arsip yang
dihasilkan tidak terlalu banyak, maka sentralisasi arsip sesuai dengan keadaan sekolah”.
10
Dalam mengorganisasikan arsip yang ada di SMP Bangun Nusantara tidak ada prosedur khusus yang ditempuh oleh pegawai kearsipan di
sekolah ini. Arsip-arsip yang diterima oleh pegawai kearsipan langsung disimpan dalam lemari arsip, tetapi sebelumnya arsip tersebut
diklasifikasikan terlebih dahulu sesuai subjekmasalahnya. Walaupun tidak ada prosedur khusus yang ditempuh dalam mengorganisasikan arsip, tetapi
arsip yang ada sudah diarsipkan dengan baik, terbukti dengan dalam penemuan kembali arsip hanya memerlukan waktu 5 menit. Hal ini
diperkuat oleh Bapak Opik Teguh Iman, bahwa: ”Dalam
mengorganisasikan arsip tidak ada prosedur khusus yang ditempuh oleh pegawai kearsipan di sekolah ini, arsip-arsip yang diterima oleh pegawai
kearsipan langsung disimpan dalam lemari arsip dan diklasifikasikan terlebih dahulu sesuai subjekmasalahnya. Walaupun tidak ada prosedur
khusus, tetapi arsip yang ada sudah diarsipkan dengan baik, terbukti dengan dalam penemuan kembali arsip hanya memerlukan waktu 5
menit”.
11
Dalam teori kearsipan, dikenal adanya sistem penyimpanan arsip. Sistem penyimpanan arsip yang dikenal ada lima, yaitu: sistem
penyimpanan secara abjad, pokok soal, wilayah, nomor dan tanggal. Di SMP Bangun Nusantara sistem penyimpanan yang digunakan adalah
sistem penyimpanan arsip menurut sistem pemberkasan atas dasar masalah Subject Filling System. Landasan utama penataan berkas sistem ini
adalah masalah yang terkandung dalam arsip atau berkas. Sistem ini umumnya diterapkan pada arsip hasil korespondensi surat dan
10
H. M. Ishaq, Kepala Sekolah SMP Bangun Nusantara, Wawancara Pribadi, Tangerang 10 Desember 2009.
11
Opik Teguh Iman, Kepala Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Tangerang, 1 Desember 2009.
sejenisnya, hasil kegiatan lainnya seperti penelitian, arsip kasus case file
dan sebagainya. Hal ini seperti yang dikatakan oleh Staf Administrasi Bapak Uki Firdaus, Di SMP Bangun Nusantara ”Sistem penyimpanan
yang digunakan adalah sistem penyimpanan arsip menurut sistem pemberkasan atas dasar masalah Subject Filling System”.
12
Adapun langkah-langkah yang ditempuh di SMP Bangun Nusantara dalam penyimpanan arsip adalah, Setelah surat diterima kemudian ditulis
dalam pembukuan, yaitu surat masuk disimpan dalam buku agenda kemudian disimpan berdasarkan masalahnya, yaitu menyusun surat masuk
dan surat keluar berdasarkan masalah yang terkandung dalam arsip. Kemudian surat tersebut diklasifikasikan sesuai dengan subjeknya,
selanjutnya surat dimasukkan ke dalam map ordner sesuai subjeknya dan untuk surat yang sudah tidak digunakan disimpan ke dalam gudang arsip.
Waktu penyimpanan untuk surat yang tidak digunakan adalah minimal 5 tahun kemudian dimusnahkan dengan cara dibakar. Hal ini diperkuat oleh
Kepala Tata Usaha Bapak Opik Teguh Iman bahwa, langkah-langkah
yang ditempuh di SMP Bangun Nusantara dalam penyimpanan arsip adalah: ”Setelah surat diterima kemudian ditulis dalam pembukuan, yaitu
surat masuk disimpan dalam buku agenda kemudian disimpan berdasarkan masalahnya, yaitu menyusun surat masuk dan surat keluar
berdasarkan masalah yang terkandung dalam arsip. Kemudian surat tersebut diklasifikasikan sesuai dengan subjeknya, selanjutnya surat
dimasukkan ke dalam map ordner sesuai subjeknya dan untuk surat yang sudah tidak digunakan disimpan ke dalam gudang arsip. Waktu
penyimpanan untuk surat yang tidak digunakan adalah minimal 5 tahun kemudian dimusnahkan dengan cara dibakar”.
13
Jadi, surat masuk dicatat di buku agenda dengan kolom yang sudah ada, kemudian surat disimpan dan dimasukkan ke dalam map ordner
sesuai dengan subjeknya.
2
Uki Firdaus, Staf Administrasi, Wawancara Pribadi, Tangerang 10 Desember 2009.
13
Opik Teguh Iman, Kepala Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Tangerang, 1 Desember 2009.
Surat yang sudah dimasukkan ke dalam map ordner tidak dibiarkan begitu saja, tetapi map ordner dimasukkan ke dalam filling cabinet dan
disusun secara vertikal. Arsip yang disimpan sewaktu-waktu dibutuhkan kembali, untuk itu
diperlukan prosedur-prosedur dalam penemuan kembali arsip. Waktu yang dibutuhkan dalam menemukan arsip adalah 5 Menit. Dikatakan secara
teoritis bahwa penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penyimpanan arsip yang digunakan. Karena di SMP Bangun
Nusantara sistem penyimpanan arsip yang digunakan adalah sistem penyimpanan arsip menurut sistem pemberkasan atas dasar masalah
Subject Filling System, maka terlebih dahulu harus mengetahui penggolongan masalah dari surat tersebut. Adapun prosesnya adalah
sebagai berikut: a
Pegawai tata usaha terlebih dahulu harus mengetahui jenis masalah surat yang diterima atau masuk dari arsip yang dimaksud.
b Arsip dapat dilihat di buku agenda surat masuk.
c Arsip dapat ditemukan pada map ordner yang sesuai dengan arsip
tersebut.
Hal ini seperti yang dikatakan Bapak Uki Firdaus bahwa: ”Untuk
menemukan kembali arsip, pegawai tata usaha harus mengetahui jenis masalah surat tersebut. Kemudian setelah mengetahuinya, arsip terlebih
dahulu dapat dilihat di buku agenda. Setelah itu, arsip dapat diketemukan di map ordner guru, siswa maupun umum”.
14
Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritik pelaksanaan penyimpanan,
pengorganisasian, dan penemuan kembali arsip sudah cukup baik, walaupun terdapat kekurangan dan kelemahan, karena menggunakan
sistem sistem pemberkasan atas dasar masalah Subject Filling System akan memperlambat penemuan kembali arsip apabila sewaktu-waktu
diperlukan karena tidak akan mungkin pegawai tata usaha akan mengingat penggolongan semua masalah arsip. Pengorganisasian arsip yang
14
Uki Firdaus, Staf Administrasi, Wawancara Pribadi, Tangerang 10 Desember 2009.
diterapkan sudah sesuai dengan teori, karena cara yang diterapkan tersebut benar-benar disesuaikan dengan kebutuhan sekolah dan juga memudahkan
dalam penemuan kembali arsip jika sewaktu-waktu diperlukan. Dalam penemuan kembali arsip, pegawai tata usaha juga harus mencari informasi
arsip dengan cara membalik halaman buku agenda satu demi satu. Dalam teori dikatakan bahwa untuk mempercepat penemuan kembali arsip dapat
menggunakan komputer sebagai indeks saja. Pada dasarnya SMP Bangun Nusantara memiliki komputer, namun komputer yang ada hanya
digunakan untuk data-data masyarakat sekolah, seperti data-data guru, siswa dan karyawan. Jadi, kalau surat masuk dan keluar menggunakan
buku agenda. Komputer hanya digunakan untuk mengetik balasan dari surat masuk dan untuk kepentingan sekolah yang lainnya seperti penulisan
soal ujian, jadwal pelajaran, dan lain-lain.
d. Kegiatan kearsipan dalam Hal Pemeliharaan
