5. Persetujuan pengertikan 6. Tanda tangan kepala sekolah
Hal tersebut seperti dikatakan Kepala Sekolah Bapak Drs. H. M. Ishaq, S.H, sebagai berikut: ”Proses penciptaan suatu arsip tergantung dari
masalahinformasi yang akan disampaikan. Proses penciptaan yang umumnya dilaksanakan adalah: 1. pembuatan konsep, 2. pengetikan, 3.
pemeriksaan hasil ketikan, 4. pemberian nomor dengan memperhatikan klasifikasi surat, 5. persetujuan pengetikan, 6. tanda tangan kepala
sekolah”.
3
Setelah mendekripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritik sistem penciptaan arsip di
SMP Bangun Nusantara sudah baik. Walaupun masih terdapat kelemahan dan kekurangan, dimana dalam hal penciptaan terdapat Standar
Operasional Prosedur SOP, tetapi tidak dalam bentuk standar yang terstrukturdalam pembukuan, tetapi hanya berdasarkan pengalaman
selama menjabat dan melihat pada buku-buku pedoman tentang ke Tata Usahaan.
b. Kegiatan Kearsipan dalam hal Pendistribusian
Pendistribusian arsip di SMP Bangun Nusantara menggunakan beberapa jenis buku di antaranya adalah Buku Agenda surat masuk dan
surat keluar atau sering disebut sistem pola lama, Lembar Disposisi dan
Buku Ekspedisi. Hal tersebut diperkuat oleh Staf Administrasi Bapak Uki Firdaus,`bahwa: ”Sistem Pendistribusian di SMP Bangun Nusantara
menggunakan beberapa jenis buku di antaranya adalah Buku Agenda surat masuk dan surat keluar atau sering disebut sistem pola lama,
Lembar Disposisi dan Buku Ekspedisi”.
4
Buku agenda digunakan untuk mencatat surat-surat yang masuk dan surat yang keluar serta sebagai alat bantu untuk mencari surat yang
disimpan di file, walaupun di buku agenda tidak tercantum nomor file,
3
H. M. Ishaq, Kepala Sekolah SMP Bangun Nusantara, Wawancara Pribadi, Tangerang 10 Desember 2009.
4
Uki Firdaus, Staf Administrasi, Wawancara Pribadi, Tangerang 10 Desember 2009.
tetapi buku ini memang sering digunakan untuk referensi pertama mencari surat, terutama petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor surat, dan
lain-lain. Dalam pendistribusian surat masuk digunakan Lembar Disposisi,
sedangkan untuk surat keluar digunakan Buku Ekdpedisi yang digunakan sebagai tanda bukti penerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat
atau barang. Data yang dicatat di sini lebih sedikit dari Buku Agenda, yaitu nomor urut, tujuan surat, isi surat, dan paraf penerima.
Sebelum pendistribusian dimulai, surat yang masuk langsung diterima bagian Tata Usaha. Setelah surat diterima oleh bagian Tata Usaha,
kemudian surat masuk tersebut dicatat di Buku Agenda surat masuk dengan keterangan atau kolom sebagai berikut:
1. Nomor urut 2. Nama surat
3. Tanggal surat diterima 4. Alamat instansi
5. Nomor surat 6. Tanggal surat
7. Keterangan
Hal tersebut seperti dikatakan Bapak Opik Teguh Iman, sebagai berikut:
”Proses penerimaan surat dipusatkan di unit Tata Usaha yang diterima oleh Pegawai Tata Usaha dan langsung dicatat pada Buku Agenda surat
masuk dengan diberi nomor urut, nama surat, tanggal surat diterima, alamat instansi, nomor surat, tanggal surat dan keterangan”.
5
Pencatatan tersebut sebagai bahan acuan atau pedoman bagi SMP Bangun Nusantara untuk melakukan penemuan kembali arsip. Dengan
menemukan tanggal surat masuk atau nomor urut surat masuk atau tanggal dan nomor surat keluar dari Buku Agenda, maka surat yang disimpan
dengan sistem kronologis dapat diketemukan. Kemudian setelah surat masuk diagendakan, tindak lanjut berikutnya
adalah mengklasifikasikan atau mendistribusikan surat tersebut, apakah
5
Opik Teguh Iman, Kepala Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Tangerang, 1 Desember 2009.
surat tersebut termasuk surat rahasia jabatan dinas atau surat tersebut termasuk surat yang bersifat pribadi. Untuk itu, perlu langkah pensortiran
surat. Sebagaimana yang diungkapkan oleh Kepala Tata Usaha Bapak Opik Teguh Iman,bahwa: ”Setelah surat masuk diagendakan, surat
masuk diklasifikasi ke dalam surat rahasia jabatan dinas atau pribadi. Bila surat jabatan dinas maka surat diteruskan dalam keadaan sampul
tertutup kepada Kepala Tata Usaha dan diserahkan langsung kepada Kepala Sekolah untuk menindak lanjuti atas surat tersebut. Bila surat
masuk bersifat pribadi, maka dalam keadaan tertutup diserahkan kepada Kepala Tata Usaha dan diberikan langsung kepada guru atau pegawai
yang bersangkutan atau berkepentingan”.
6
Untuk surat keluar, bagian atau unit yang bertanggungjawab atas isi surat atau yang membuat konsep surat adalah bagian Tata Usaha juga. Di
mana untuk pengurusan surat keluar yang dimaksud adalah bagaimana pegawai Tata Usaha mengelola surat-surat yang akan dikirim atau
disampaikan kepada instansi-instansi lain. Pada dasarnya semua surat-surat keluar harus ditandatangani oleh
Kepala Sekolah SMP Bangun Nusantara. Namun, sebelum penandatanganan perlu dibuat konsep isi surat. Konsep dibuat oleh
pegawai Tata Usaha atas perintah Kepala Sekolah. Setelah konsep selesai dibuat, maka wajib disalurkan kepada Kepala Tata Usaha untuk diteliti dan
diperiksa kembali, agar terhindar dari kesalahan baik dari segi penulisannya maupun pada segi isinya. Setelah konsep dinilai bagus dan
disetujui, maka konsep tersebut diketik oleh pegawai Tata Usaha bagian
staff administrasi. Hal tersebut diperkuat oleh Bapak Opik Teguh Iman
sebagai berikut: ”Semua surat-surat keluar harus ditandatangani oleh Kepala Sekolah. Kemudian surat-surat yang keluar sebelumnya harus
dikonsep dahulu oleh pegawai Tata Usaha atas perintah Kepala Sekolah dan diperiksa kembali oleh Kepala Tata Usaha”.
7
6
Opik teguh Iman, Kepala Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Tangerang, 1 Desember 2009.
7
Opik Teguh Iman, Kepala Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Tangerang, 1 Desember 2009.
Setelah konsep surat keluar diketik, langkah selanjutnya adalah meminta tandatangan kepala sekolah. Surat keluar yang sudah
ditandatangani oleh kepala sekolah kemudian digandakan untuk dijadikan arsip. Proses pengurusan surat keluar atau surat yang akan dikirim keluar
dicatat kembali di buku agenda surat keluar, surat tersebut diberi nomor oleh pegawai tata usaha. Kemudian surat keluar yang sudah diproses
diberikan kepada pegawai tata usaha untuk dikirim ke alamat terkait. Khusus untuk surat yang ditujukan kepada wali murid, surat keluar atau
surat yang akan dikirim dicatat dalam buku ekspedisi sebagai bukti penerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat atau barang dan
dikirim langsung oleh kurir sekolah. Data yang dicatat dalam buku ekspedisi lebih sedikit dari buku agenda, yaitu nomor urut, tujuan surat, isi
surat, dan paraf penerima. Hal ini seperti dikatakan oleh Kepala Tata Usaha Bapak Opik Teguh Iman sebagai berikut: ”Selesai diketik, surat
keluar ditandatangani oleh kepala sekolah dan digandakan. Sebelum dikirin, surat keluar dicatat dalam buku agenda surat keluar dan khusus
untuk surat yang ditujukan kepada wali murid di catat dalam buku ekspedisi sebagai bukti penerimaan, pengiriman, atau pendistribusian
surat dan surat dikirim langsung oleh kurir sekolah.”
8
Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritik pelaksanaan pendistribusian
arsip di SMP Bangun Nusantara sudah baik, walaupun masih terdapat kekurangan dan kelemahan, di mana dalam pendistribusian arsip masih
menggunakan buku agenda sehingga dalam penemuan kembali arsip tidak semudah dengan kartu kendali.
c. Kegiatan Kearsipan dalam Hal Penyimpanan
