4 Peralatan yang digunakan juga memperhatikan
pertumbuhan atau akumulasi yang tercipta. Ada berbagai macam peralatan penataan berkasarsip, yaitu:
1 Folder
Folder adalah alat yang digunakan untuk tempat arsip. Folder memiliki tab untuk tempat kode dan indeks atau
title. Letak tab bergantung sistem penataan yang digunakan, apakah vertikal atau lateral. Jenis folder juga
bermacam-macam, ada folder gantung dan yang tidak.
2 Guide
Sekat guide adalah alat yang digunakan sebagai batas atau petunjuk antara pokok masalah primer dengan rinciannya
sekunder dan tersier.
3 Rak Lemari Terbuka
Dengan adanya rak terbuka dimungkinkan dapat lebih dari seorang untuk mencari arsip tanpa harus berdesak-
desakkan.
4 Filing Cabinet
Pada umumnya filing cabinet dibuat dari metal dengan laci yang beraneka ragam, ada yang empat laci dan yang dua
laci. Setiap laci maksimum berisi sekitar 5.000 lembar kertas ukuran surat.
5 Rotary alat penyimpanan berputar
Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembalinya tidak banyak
makan tenaga.
61
d. Penemuan Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip retrieval dapat dilakukan baik secara manual konvensional ataupun secara mekanik inkonvensional.
Penemuan kembali secara manual berarti dilakukan melalui kemampuan manusia tanpa mempergunakan tenaga mesin. Kecepatan dan ketepatan
penemuan ini bergantung dari ketepatan penerapan sistem penataan berkasnya serta pengguanaan indeks yang merupakan identitas sesuatu
arsip atau dokumen. Pada dasarnya proses penemuan kembali sangat erat kaitannya dengan
sistem penyimpanannya, sebagaimana pula pada bidang perpustakaan. Demikian pula halnya pada bidang kearsipan, seorang petugas arsip
61
Boedi Martono, Penataan Berkas…, h. 35-42.
menyimpan berkas pada filing cabinet atau alat lainnya dengan harapan bahwa berkas dapat diketemukan dengan cepat.
Adapun penemuan dengan cara mekanik lebih banyak untuk menunjukkan lokasi penyimpanan arsip melalui sarana elektronik
komputer. Arsip aslinya sendiri diambil melalui tangan. Lain halnya jika yang diperlukan hanya informasinya, bukan arsip orisinilnya. Untuk
keperluan tersebut dibuatkan abstraksi dari arsip terpilih dan disimpan misalnya pada pita magnetik.
62
Penyimpanan dan penemuan kembali secara elektronik pada hakekatnya merupakan suatu copy elektronik tanpa mengganggu data
aslinya. Arsip aslinya jika diperlukan masih tetap harus diambil dengan tangan. Dengan demikian menunjukkan kepada kita juga bahwa sebelum
menggunakan peralatan yang serba canggih tersebut, masih tetap memerlukan pengaturan arsip fisiknya secara baik. Jika arsip belum
diorganisir secara baik, pengadaan sarana serba canggih tidak berarti sama sekali. Komputer hanyalah alat semata, dan dengan adanya komputer tidak
otomatis ketertiban di bidang kearsipan akan tercapai. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem penemuan kembali
arsip dapat dilakukan dengan tepat dan cepat tergantung dari sistem penyimpanan arsip. Selain itu juga harus didukung oleh pegawai yang
professional dan perlengkapan yang memadai, seperti komputer, folder, rak lemari terbuka, guide, dll. Jika hal tersebut sudah terlaksana dengan
baik, maka arsip akan mudah ditemukan kembali.
e. Tahap Pemeliharaan Arsip
