menyimpan berkas pada filing cabinet atau alat lainnya dengan harapan bahwa berkas dapat diketemukan dengan cepat.
Adapun penemuan dengan cara mekanik lebih banyak untuk menunjukkan lokasi penyimpanan arsip melalui sarana elektronik
komputer. Arsip aslinya sendiri diambil melalui tangan. Lain halnya jika yang diperlukan hanya informasinya, bukan arsip orisinilnya. Untuk
keperluan tersebut dibuatkan abstraksi dari arsip terpilih dan disimpan misalnya pada pita magnetik.
62
Penyimpanan dan penemuan kembali secara elektronik pada hakekatnya merupakan suatu copy elektronik tanpa mengganggu data
aslinya. Arsip aslinya jika diperlukan masih tetap harus diambil dengan tangan. Dengan demikian menunjukkan kepada kita juga bahwa sebelum
menggunakan peralatan yang serba canggih tersebut, masih tetap memerlukan pengaturan arsip fisiknya secara baik. Jika arsip belum
diorganisir secara baik, pengadaan sarana serba canggih tidak berarti sama sekali. Komputer hanyalah alat semata, dan dengan adanya komputer tidak
otomatis ketertiban di bidang kearsipan akan tercapai. Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem penemuan kembali
arsip dapat dilakukan dengan tepat dan cepat tergantung dari sistem penyimpanan arsip. Selain itu juga harus didukung oleh pegawai yang
professional dan perlengkapan yang memadai, seperti komputer, folder, rak lemari terbuka, guide, dll. Jika hal tersebut sudah terlaksana dengan
baik, maka arsip akan mudah ditemukan kembali.
e. Tahap Pemeliharaan Arsip
Arsip aktif yang sudah mengalami penurunan fungsinya, karena kegiatan sudah selesai kemudian menjadi inaktif tetapi harus dipelihara
karena menjadi sumber informasi, sumber data, dan sebagai bahan bukti pertanggung jawaban. Pada tahap ini arsip dinamis diberkaskan menurut
urutan dan susunan yang telah ditentukan sebelumnya. Misalnya pemberkasan surat masuk dapat menurut tanggal surat masuknya atau
62
Boedi Martono, Penataan Berkas…, h. 72-73.
menurut masalahnya ataupun susunan lainnya. Kegiatan retrieval atau temu balik mengacu pada penemuan informasi yang terdapat pada berkas
yang diminta. Sedangkan kegiatan transfer adalah memindahkan arsip dari satu unit ke unit lainnya. Misalnya arsip dinamis yang telah selesai
diproses dipindahkan dari unit kerja ke central file.
63
Menurut Boedi Martono, upaya pemeliharaan arsip pada dasarnya menyangkut 2 dua aspek, yaitu:
1 Pemeliharaan terhadap bahan arsip yang secara langsung
bersentuhan dengan berbagai musuh arsip. 2
Pemeliharaan terhadap lingkungan penyimpanan arsip. Pemeliharaan itu sendiri sebenarnya merupakan suatu kegiatan untuk
melindungi, mengawasi, dan mengambil langkah agar arsip tetap terjamin keselamatannya. Dengan menjamin kondisi fisik arsip serta lingkungan
penyimpanan arsip berarti menjamin kelestarian arsip selama-lamanya. Menjamin keselamatan berarti menjamin arsip baik dari kerusakan
maupun kemusnahan secara total.
64
Basir Barthos menyebutkan beberapa hal mengenai upaya pemeliharaan dan pengamanan arsip. Beberapa hal tersebut adalah:
1 Membersihkan ruangan
Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur. Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan
vacum cleaner alat penyedot debu. 2
Penggunaan racun serangga Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun
serangga. 3
Larangan makan dan merokok Makanan dalam bentuk apapun tidak boleh dibawa ke tempat
penyimpanan arsip, sebab sisa-sisa makanan merupakan daya tarik bagi serangga dan juga tikus-tikus.
4 Rak penyimpanan arsip
Arsip-arsip hendaknya disimpan di rak yang terbuat dari logam, di mana jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai
63
M.Qosim, Pengantar Kearsipan, artikel diakses pada 26 Oktober 2009 dari http:www.arsipjogjaprov.infoarchieveartikelqos.pengantarkearsipan.pdf
.
64
Boedi Martono, Sistem Kearsipan Pratis: Penyusustan dan Pemeliharaan Arsip, Jakarta: Pustaka Sinar Harapan, 1990, Cet. 1, h. 66.
sekitar 6 inci untuk mempermudah untuk membersihkan lantai di bawah rak.
5 Membersihkan arsip
Arsip-arsip hendaknya dibersihkan dengan vacum cleaner. Apabila ada arsip yang dihinggapi rayap pisahkan dengan yang
lainnya. 6
Mengeringkan arsip yang basah Arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan jalan
menjemur di bawah sinar matahari tetapi keringkan dengan jalan menganginkan. Bagi arsip-arsip yang terendam air, pindahkanlah
keruangan yang lebih luas dan keringkanlah seperti tersebut di atas.
7 Arsip-arsip yang rusak atau sobek
Apabila ditemukan arsip yang rusaksobek perbaikilah dengan menggunakan kertas yang sama dan gunakanlah perekat kanji.
65
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa upaya pemeliharaan dan pengamanan arsip pada dasarnya menyangkut dua aspek, yaitu:
pemeliharaan arsip dan pengamanan arsip dari berbagai musuh arsip secara langsung seperti serangga, rayap dan sebagainya.
f. Tahap Penyusutan Arsip
