f Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi.
Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dan 2 dua orang saksi dari unit kerja lain. Setelah pemusnahan
selesai dilaksanakan, maka Berita Acara dan Daftar Pertelaan ditandatangani oleh Penangggung jawab Pemusnahan bersama
saksi-saksi 2 dua orang. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara:
1 Pembakaran,
2 Penghancuran dengan mesin penghancur kertas, dan
3 Proses kimiawi
79
Arsip dinamis inaktif yang sudah habis masa simpan dan tidak mempunyai nilai khusus yang dianggap permanen dapat
dimusnahkan. Sehingga tidak memenuhi ruangan penyimpanan serta tidak menimbulkan pemborosan. Sedangkan arsip permanen
disimpan sebagai arsip statis yang dikelola olah Lembaga Kearsipan Daerah atau dalam hal ini Kantor Arsip Daerah
Propinsi.
80
Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa penyusutan arsip dapat dilakukan dengan seleksi arsi-arsip, apakah
arsip itu vital, penting, berguna dan tidak bergua. Untuk melaksanakan pemindahan, arsip yang sudah disusutkan disimpan
di sentral arsip. Dan untuk pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara pembakaran ataupun dengan cara penghancuran
dokumen.
C. Sistem Kearsipan yang Baik
Untuk membantu kelancaran dalam pengelolaan kearsipan, terutama dalam hal penemuan kembali arsip, maka perlu diperhatikan faktor-faktor kearsipan yang
baik. Dikatakan di awal bahwa pelaksanaan manajemen kearsipan merupakan siklus kehidupan suatu arsip.
79
Zulkifli Amsyah, Manajemen..., h. 218
80
M.Qosim, Pengantar Kearsipan, artikel diakses pada 26 Oktober 2009 dari http:www.arsipjogjaprov.infoarchieveartikelqos.pengantarkearsipan.pdf
.
W. Widjaja menyebutkan faktor-faktor kearsipan yang baik adalah sebagai berikut:
1. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat
Seorang petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus memenuhi syarat-syarat tertentu, syaratnya antara lain:
a. Memiliki pengetahuan umum, terutama yang menyangkut surat
menyurat dan arsip b.
Pengetahuan tentang seluk-beluk instansinya yakni organisasi beserta tugas-tugasnya
c. Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan
d. Memiliki keterampilan untuk melaksanakan teknik tata kearsipan yang
sedang dijalankan e.
Berkepribadian yakni ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapihan, kecekatan, kecerdasan, kejujuran, serta loyal dan dapat menyimpan
rahasia organisasi.
81
2. Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat
Fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 4 empat golongan, yaitu:
a. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil,
stempel, karbon dan sebagainya b.
Alat-alat penerimaan surat seperti bakkotak surat, meja tulis, rak c.
Alat-alat penyimpanan surat setelah diarsipkan seperti map ordner, folder, lemari, filling cabinet
d. Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, cahaya, kode pokok soal.
Dari faktor-faktor yang telah disebutkan di atas dapat disimpulkan bahwa kearsipan memang merupakan hal yang sangat penting dalam suatu organisasi.
Sebab dalam faktor-faktor tersebut dikatakan untuk melaksanakan kearsipan tidak hanya diperlukan sistem ataupun alat yang memadai untuk proses pengarsipan
tersebut, tetapi juga arsiparisnya harus benar-benar yang menguasai tentang ilmu tata kearsipan. Di samping itu, dalam mengarsipkan dokumen-dokumen kantor
diperlukan kecermatan, ketelitian, dan juga ketekuanan dalam menata arsip tersebut. Jadi, apabila ingin mengelola arsip dengan baik dan benar maka faktor-
81
Endang Wahyuni, “Pelaksanaan Manajemen Kearsipan pada Administrasi Kesiswaan di SMK Tridaya Jatiwaringin Jakarta Timur”, Skripsi S1 Fakultas Ilmu Tarbiyah dan Keguruan,
Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta, 2006, h. 15
faktor penataan arsip tersebut harus benar-benar diperhatikan dan juga direalisasikan dalam menata arsip.
D. Kerangka Berfikir
