Tahap Penyusutan Arsip Pelaksanaan Manajemen Kearsipan

sekitar 6 inci untuk mempermudah untuk membersihkan lantai di bawah rak. 5 Membersihkan arsip Arsip-arsip hendaknya dibersihkan dengan vacum cleaner. Apabila ada arsip yang dihinggapi rayap pisahkan dengan yang lainnya. 6 Mengeringkan arsip yang basah Arsip-arsip yang basah tidak boleh dikeringkan dengan jalan menjemur di bawah sinar matahari tetapi keringkan dengan jalan menganginkan. Bagi arsip-arsip yang terendam air, pindahkanlah keruangan yang lebih luas dan keringkanlah seperti tersebut di atas. 7 Arsip-arsip yang rusak atau sobek Apabila ditemukan arsip yang rusaksobek perbaikilah dengan menggunakan kertas yang sama dan gunakanlah perekat kanji. 65 Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa upaya pemeliharaan dan pengamanan arsip pada dasarnya menyangkut dua aspek, yaitu: pemeliharaan arsip dan pengamanan arsip dari berbagai musuh arsip secara langsung seperti serangga, rayap dan sebagainya.

f. Tahap Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip, oleh karena tidak semua arsip memiliki nilai guna yang abadi. Untuk itu, tidak semua arsip disimpan terus menerus melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan bahkan dimusnahkan. Jumlah arsip akan selau berkembang menjadi banyak, semakin tinggi kegiatan dalam suatu organisasi semakin cepat pertambahan jumlah arsip. Untuk menghadapi masalah tersebut, diperlukan adanya penyusutan, pemindahan dan pemusnahan arsip. Penyusutan arsip dilakukan menurut jadwal retensi yaitu daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan arsip. Langkah yang harus dilakukan dalam penyusutan arsip adalah menggolong-golongkan semua arsip dari suatu organisasi ke dalam kelas- kelas tertentu menurut urutan pentingnya. Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: 65 Basir barthos,. Manajemen Kearsipan..., h. 58. 1 Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah. 2 Memusnahkan arsip sesuai ketentuan-ketentuan yang berlaku. 3 Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional. 66 Secara keseluruhan tujuan penyusutan arsip adalah: 1 Mendapatkan penghematan dan efisien 2 Pendayagunaan arsip dinamis aktif dan inaktif 3 Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai tinggi 4 Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi. 67 1 Penilaian arsip Menurut Anon mirmani penilaian arsip merupakan satu proses untuk menentukan nilai guna dokumen-rekod dan kemudian menentukan musnah atau permanen berdasarkan pertimbangan nilai guna administrasi, hukum, dan kegunaan fiskal; nilai guna informasional dan hubungannya dengan arsip lainnya. 68 Penilaian dilakukan terhadap setiap jenis arsip agar dapat ditentukan berapa lama jenis arsip bersangkutan disimpan di file aktif dan file inaktif, serta apakah jenis aktif tersebut kemudian dimusnahkan atau dikirim untuk menjadi arsip statis ke ARNAS. Kriteria untuk menentukan nilai sesuatu jenis arsip tergantung kepada kantor masing-masing. Nilai sesuatu jenis arsip niscaya akan berbeda-beda sesuai dengan kepentingan kantor masing-masing. Kriteria penilaian yang umum dapat dipergunakan adalah ALFRED, singkatan dari Administrative Value Nilai Administrasi, Legal Value Nilai Hukum, Financial Value Nilai Uang, Research Value Nilai Penelitian, Educational Value Nilai Pendidikan, Documentary Value Nilai Dokumentasi. 69 66 Basir barthos,. Manajemen Kearsipan..., h. 39. 67 Boedi Martono, Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan, Jakarta: Pustaka Harapan, 1994, Cet. 1, h. 39-40. 68 Anon Mirmani, Mata Kuliah Manajemen Rekod BPN 10307, artikel diakses pada 7 November 2009 dari http:repository.ui.ac.idcontentskoleksi11.pdf. 69 Zulkifli Amsyah, Manajeman..., h. 213. Suatu pendapat yang hampir mirip diberikan oleh Milton Reitzfeld yang menetapkan adanya 7 nilai dari sesuatu warkat terutama untuk keperluan menentukan jangka waktu penyimpanannya, yaitu: a Values for administrative use nilai-nilai kegunaan administrasi b Values for legal use nilai-nilai kegunaan hukum c Values for fiscal use nilai-nilai untuk keguanaan keuangan d Values for policy use nilai-nilai untuk kegunaan haluan organisasi e Values for operating use nilai-nilai untuk kegunaan pelaksanaan kegiatan organisasi f Values for historical use nilai-nilai untuk kegunaan sejarah g Values for research nilai –nilai untuk keperluan penelitian. 70 Menurut Anon Mirmani kriteria penilaian arsip dibagi menjadi 2 dua penilaian, yaitu: a Nilai guna primer Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan dan kepentingan instansi pencipta arsip. Dasar penilaian tidak saja kegunaan dan kepentingan dalam menunjang pelaksanaan kegiatan organisasi yang sedang berlangsung dan kepentingan masa yang akan datang. Nilai ini terdiri dari: 1 Nilai guna administrasi Nilai guna yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas fungsi lembaga pencipta arsip. Contoh: undangan, dsb. 2 Nilai guna keuanganfiskal Nilai guna arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan. Contoh: berkas pembayaran biaya pendidikan, berkas gaji, dll. 3 Nilai guna hukum Arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah. Contoh: Undang-undang, peraturan, dll. 4 Nilai guna ilmiah dan teknologi Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau hasil penelitian murni atau penelitian terapan. Contoh: Laporan hasil penelitian 70 The Liang Gie, Administrasi…, h. 117. b Nilai guna sekunder secondary values Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan orang lain atau kepentingan umum sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional. 1 Nilai guna kebuktian Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan bagaimana suatu organisasi diciptakan, dikembangkan, diatur, fungsi dan kegiatan organisasi tersebut, serta hasilakibat dari kegiatan yang dilakukan. Contoh: Program kerja, rencana kerja, dll. 2 Nilai guna informasional Arsip ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip itu untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan, tanpa dikaitkan dengan organisasi penciptanya. Arsip bernilai sekunder ini dapat diserahkan kepada Arsip Nasional. Contoh: Sertifikat organisasi, prosedur kerja, dll. 71 2 Jadwal Retensi Arsip Nasional memberikan penjelasan bahwa jadwal retensi adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan tentang seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan. Dengan demikian jadwal retensi adalah suatu daftar yang menunjukkan: a Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif satuan kerja sebelum dipindahkan ke Pusat Penyimpanan Arsip file inaktif b Jangka waktu lamanya penyimpanan masing- masingsekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke Arsip Nasional RI. Peraturan pemerintah RI Nomor 30 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip memberikan penjelasan bahwa Jadwal Retensi Arsip, adalah daftar tentang jangka waktu penyimpanan arsip. Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip retensi arsip ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap berkas. 72 Jadwal Retensi Arsip JRA merupakan alat yang sangat penting dalam manajemen kearsipan, karena dapat memberi sumbangan nyata 71 Anon Mirmani, Mata Kuliah Manajemen Rekod BPN 10307, artikel diakses pada 7 November 2009 dari` http:repository.ui.ac.idcontentskoleksi11.pdf. 72 Ig. Wursanto, Kearsipan…, h. 210. pada upaya peningkatan efisiensi operasional instansi dan memberi proteksi terhadap arsip yang karena memuat informasi bernilai guna tinggi agar dapat dilestarikan. Dari aspek kebutuhan pengembangan budaya kerja, jadwal retensi arsip memiliki dua fungsi, yaitu sebagai subsistem manajemen peningkatan efisiensi operasional instansi dan pelestarian bukti pertanggung jawaban nasional serta pelestarian informasi pertumbuhan budaya bangsa. Adanya jadwal retensi arsip, menjadikan petugas arsiparsiparis di instansi yang bersangkutan dapat secara langsung melakukan penyusutan arsip, secara sistematis berdasarkan pedoman yang sah. Dengan demikian peningkatan kecepatan akumulasi arsip dapat diimbangi dengan kelancaran penyusutan, sehingga hanya arsip yang bernilai guna sajalah yang disimpan. 73 Patokan menentukan waktu retensi sebaiknya berdasarkan golongan arsip, yaitu vital, penting, dan tidak berguna. Waktu retensi masing-masing golongan tersebut, baik file aktif maupu file inaktif, hendaknya sesuai dengan kebutuhan kantor masing-masing. Sesudah terdapat kesepakatan, seyogyanya Jadwal Retensi dikukuhkan dalam bentuk peraturan atau surat keputusan. Ada empat golongan arsip, yaitu: a Arsip vital persentase nilai 90-100. Yaitu penting bagi kehidupan bisnis dan tidak dapat diganti kembali bilamana dimusnahkan. Arsip ini tidak boleh dipindahkan atau dimusnahkan dan disimpan abadi selamanya. Contohnya Akte Pendirian Perusahaan. b Arsip penting persentase nilai 50-89. Arsip ini melengkapi bisnis rutin dan dapat diganti dengan biaya tinggi dan lama. Arsip ini disimpan di file aktif selam lima tahun dan di file inaktif dua puluh lima tahun. Contohnya arsip bukti-bukti keuangan. c Arsip berguna persentase 10-49. Arsip jenis ini berguna sementara dan dapat diganti dengan biaya rendah. Disimpan di 73 Sauki Hadiwardoyo, Merumuskan Jadwal Retensi Arsip, artikel di akses pada 7 November 2009 dari:www.arsipjatim.go.idwebuploadFileTBEDUCATIONPAPER.pdf. file aktif selama dua tahun dan di file inaktif selama sepuluh tahun. Contohnya Surat Pesanan. d Arsip tidak berguna, yaitu surat-surat yang habis kegunaannya setelah selesai dibaca. 74 Tabel 3 Contoh Jadwal Retensi Umur Arsip Golongan Arsip Arsip Aktif Inaktif Abadi Dimusnahkan VITAL 1. Akte Pendirian Pe- rusahaan 2. Dafatar Saham 3. Akte Tanah 4. Surat Keputusan - - - - - - Abadi Abadi Abadi Abadi PENTING 1. Pertanggungjawab- an Keuangan 2. Cek Bekas 3. Surat Perjanjian 5 th 5th Sesuai Keperluan 25 th 25 th Sesuai Keperluan Dimusnahkan Dimusnahkan Dimusnahkan BERGUNA 1. Laporan Tahunan 2. Neraca 2 th 2 th 10 th 10 th Dimusnahkan Dimusnahkan TIDAK BERGUNA 1. Undangan 2. Pengumuman 1 bln 1 bln - - Dimusnahkan Dimusnahkan Gambar di atas adalah contoh Jadwal Retensi Arsip Perkara di Pengadilan 75 Pemindahan dilakukan dari file ke file inaktif suatu instansi, dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan abadi sebagai arsip statis. Untuk melaksanakan pemindahan arsip, setiap pegawai baik pegawai khusus kearsipan maupun tidak melakukan seleksi terhadap arsip-arsip yang akan dikeluarkan dari filenya. Kalau ada jadwal retensi, pagawai dapat memilih berdasarkan umur-umur yang ditentukan sesuai daftar. Kalau tidak, maka pegawai dapat memilih sendiri atau meminta nasihat pada atasannya. Tentunya pegawai harus dapat memperkirakan arsip yang mana yang masih diperlukan dan arsip mana yang sudah tidak diperlukan lagi. Kalaupun suatu saat nanti arsip-arsip yang dianggap sudah dipindahkan tersebut ternyata tiba-tiba diperlukan, arsip inaktif tersebut masih dapat diminta pada sentral arsip. Kalau sampai waktunya, maka arsip-arsip inaktif akan dimusnahkan, hanya untuk arsip inaktif yang mempunyai nilai 74 Zulkifli Amsyah, Manajeman..., h. 212-213. 75 Zulkifli Amsyah, Manajeman..., h. 214. nasional tidak dimusnahkan, tetapi dikirim ke arsip nasional untuk disimpan dan dilestarikan selama-lamanya sebagai hasil budi daya bangsa. Prosedur pemusnahan umumnya terdiri dari langkah-langkah sebagai berikut: a Seleksi Setiap instansi harus mengadakan seleksi terhadap arsip yang akan dipindahkan ke Arsip Nasional, dengan berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip masing-masing instansi yang bersangkutan. Dari Jadwal Retensi dapat diketahui saat berakhirnya masa simpan dan nilai arsip-arsip secara keseluruhan. Selama Jadwal Retensi Arsip belum dimiliki atau telah dimiliki akan tetapi belum mendapatkan persetujuan Kepala Arsip Nasional, maka Lembaga Negara atau Badan Pemerintahan yang yang akan menyelenggarakan penyerahan arsip wajib berkonsultasi dengan Arsip Nasional. Dari seleksi ini akan diperoleh arsip-arsip permanen yang akan dipindahkan ke Arsip nasional, dan arsip- arsip yang dapat dimusnahkan. b Pembuatan daftar jenis arsip yang dimusnahkan Semua arsip yang akan dipindahkan ke Arsip Nasional harus dibuat daftarnya. Daftar arsip yang akan dipindahkan ini sangat penting baik bagi instansi pengirim, maupun bagi penerima Arsip Nasional, untuk mengetahui arsip-arsip yang akan disimpan di Arsip Nasional. Daftar ini memuat: 1 Nama instansiDepartemen yang mengirim arsip 2 Kode dan pokok masalah 3 Kode dan masalah 4 Jenis fisik arsip gambar, bagan, foto, microfilm, pita rekaman, dan lain-lain 5 Tahun, bulan, tanggal berkas 6 Sistem penyimpanannya 7 Jumlah berkas 76 76 Ig. Wursanto, Kearsipan…, h. 221-222. c Pembentukan panitian pemusnahan Pembentukan panitia pemusnahan dilaksanakan jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi 10 tahun atau lebih. Jika arsip yang akan dimusnahkan memiliki retensi di bawah 10 tahun, maka tidak perlu dibuat kepanitiaan, cukup dilaksanakan oleh unit yang secara fungsional bertugas mengelola arsip. Susunan kepanitiaan sebaiknya terdiri dari ketua, sekretaris, dan anggota dengan jumlah sesuai kebutuhan instansi. Panitia pemusnahan ini sebaiknya terdiri dari anggota-anggota yang berasal dari unit pengelola arsip, unit pengawasan, unit hukum, dan unit-unit lain yang terkait. d Persetujuan atau pengesahan Arsip yang memiliki retensi di bawah 10 tahun, kiranya cukup dilaksanakan oleh instansi pemilik arsip. Kemudian disahkan oleh pimpinan organisasi untuk dilaksanakan pemusnahan. Namun, untuk arsip yang memiliki retensi 10 tahun ke atas, khususnya untuk instansi pemerintah harus melalui persetujuan Arsip Nasional RI. Karena arsip yang memiliki retensi 10 tahun ke atas kemungkinannya lebih besar memiliki nilai guna sekunder. Dalam contoh kasus sebagaimana arsip dalam daftar kurang dari 10 tahun maka persetujuan dapat langsung kepada pimpinan instansi untuk disahkan oleh pimpinan tersebut melalui produk hukum intern. e Pembuatan berita acara pemusnahan Berita acara pemusnahan arsip merupakan salah satu dokumen pemusnahan arsip yang sangat penting di samping daftar arsip yang akan dimusnahkan. Kedua jenis dokumen ini dapat menjadi dasar hukum bahwa pelaksanaan pemusnahan dilakukan secara sah, kecuali itu juga berfungsi sebagai pengganti arsip yang dimusnahkan. Gambar 3 Contoh: Berita acara Pemusnahan arsip Pada hari Senin tanggal dua puluh delapan bulan Oktober tahun Dua Ribu Dua yang bertanda tangan di bawah ini, berdasarkan jadwal retensi arsip dan penilaian kembali arsip telah melaksanakan pemusnahan arsip Kepegawaian, Keuangan, dan Humas sejumlah 7 boks tercantum dalam Daftar Pertelaan Arsip terlampir1 lembar, keseluruhan dengan cara peleburan pulping. Saksi-saksi Kabag. Umum ttd ttd Drs. Setadarma Drs. Bardan Sahroni Kabag Kepegawaian ttd Ulfa Tarkadi, S.H Bagian Pengawasan ttd Bahrun Kayam, S.H Bagian Hukum Gambar di atas adalah contoh berita acara pemusnahan arsip kepegawaian, keuangan, dan humas. 77 Contoh-contoh format yang dipergunakan dalam rangka pemindahanpenyerahan dan pemusnahan arsip, berdasarkan pada pedoman dan peraturan yang berlaku, yaitu: 1 Format Berita Acara Pemusnahan Arsip 2 Format Berita Acara Penyerahan Arsip Statis 3 Format Surat isian Penyerahan Arsip Ke Pusat Penyimpanan arsip 4 Format Surat Isian Pemusnahan Arsip Oleh Unit Pengolah 5 Format Surat Isian Oleh Pemusnahan Arsip Oleh Pusat Penyimpanan Arsip 6 Format Surat Isian Penyerahan Arsip Statis Ke Arsip Nasional 78 77 Sudjono,dkk, Penilaian dan Penyusutan Arsip,Jakarta: Universitas Terbuka,2007, h. 8.20-8.21. 78 Ig. Wursanto, Kearsipan…, h..222. f Pelaksanaan pemusnahan dengan saksi-saksi. Pemusnahan dilaksanakan oleh penanggung jawab kearsipan dan 2 dua orang saksi dari unit kerja lain. Setelah pemusnahan selesai dilaksanakan, maka Berita Acara dan Daftar Pertelaan ditandatangani oleh Penangggung jawab Pemusnahan bersama saksi-saksi 2 dua orang. Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara: 1 Pembakaran, 2 Penghancuran dengan mesin penghancur kertas, dan 3 Proses kimiawi 79 Arsip dinamis inaktif yang sudah habis masa simpan dan tidak mempunyai nilai khusus yang dianggap permanen dapat dimusnahkan. Sehingga tidak memenuhi ruangan penyimpanan serta tidak menimbulkan pemborosan. Sedangkan arsip permanen disimpan sebagai arsip statis yang dikelola olah Lembaga Kearsipan Daerah atau dalam hal ini Kantor Arsip Daerah Propinsi. 80 Berdasarkan uraian di atas, dapat disimpulkan bahwa penyusutan arsip dapat dilakukan dengan seleksi arsi-arsip, apakah arsip itu vital, penting, berguna dan tidak bergua. Untuk melaksanakan pemindahan, arsip yang sudah disusutkan disimpan di sentral arsip. Dan untuk pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara pembakaran ataupun dengan cara penghancuran dokumen.

C. Sistem Kearsipan yang Baik