Takah adalah suatu kegiatan administrasi di dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu
dari sesuatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas. Secara mudah dapat dikatakan bahwa Takah itu adalah suatu map-
jepit snelchekter-map yang berisi surat untuk diedarkan kepada pengolah-pengolah yang berwenang terhadap pengolahan surat
bersangkutan. Map ini akan bertambah dengan instruksi-instruksi, disposisi-disposisi, catatan-catatan, konsep-konsep surat balasan dan
perubahan-perubahannya dan arsip surat balasan yang dimasukkan ke dalam map Takah berurutan secara kronologis. Umumnya sistem
penyimpanan Takah adalah sistem-subjek sistem pokok-soal, walaupun tidak tertutup kemungkinan penyimpanan berdasarkan
sistem lain, seperti sistem-abjad nama, sistem nomor, atau sistem- geografis.
49
c. Tahap Penyimpanan Arsip
Tahap penyimpanan arsip adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistematis, sehingga bahan-bahan tersebut dengan
mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiap kali diperlukan. 1
Pengorganisasian arsip Menurut Sugiarto dan Wahyono 2005 : 22 ada beberapa
pengorganisasian arsip dalam kantor yang sudah dikenal, yaitu: a
Sentralisasi Sentralisasi adalah sistem pengelolaan arsip yang dilakukan
secara terpusat dalam suatu organisasi, dengan kata lain penyimpanan arsip dipusatkan disuatu unit kerja khusus yang lazim
disebut sentral arsip. Dengan sentralisasi arsip maka semua surat- surat kantor yang sudah selesai diproses akan disimpan disentral
arsip. Sistem ini lebih menguntungkan bila diterapkan pada organisasi yang relatif kecil:
49
Zulkifli Amsyah, Manajemen…, h. 56-61.
Keuntungan dari sentralisasi arsip ini adalah: 1
Ruang atau tempat penyimpanan, tenaga dan peralatan arsip dapat dihemat.
2 Tidak ada duplikasi arsip, karena kantor hanya menyimpan
satu arsip. 3
Sistem penyimpanan dari berbagai arsip dapat diseragamkan.
Kerugian dari sentralisasi arsip adalah: 1
Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan yang sama.
2 Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu
lebih lama untuk memperoleh arsip yang diperlukan. b
Desentralisasi Desentralisasi adalah pengelolaan dan penyimpanan arsip
dilakukan pada setiap unit kerja dalam suatu unit organisasi, dengan kata lain semua unit kerja mengelola dan menyimpan
arsipnya masing-masing. Keuntungan dari desentralisasi adalah:
1 Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada
dalam unit kerja sendiri. 2
Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah dikenal baik.
Kerugian dari desentralisasi adalah: 1
Penyimpanan arsip tersebar diberbagai lokasi, dan dapat menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan .
2 Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan
arsip disetiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan sukar dijalankan.
c Kombinasi Sentralisasi dan Desentralisasi.
Untuk mengatasi
kelemahan dari
Sentralisasi dan
Desentralisasi maka digunakan kombinasi dari dua cara tersebut. Di dalam penanganan arsip secara kombinasi, arsip yang masih
aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing pengolah, dan arsip yang kurang digunakan atau
arsip in-aktif dikelola disentral arsip. Dengan demikian,
penyimpanan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi dan arsip inaktif dilakukan secara sentralisasi.
50
Dalam memilih cara pengorganisasian arsip juga tergantung pada besar kecilnya kantor. Apabila kantor tersebut kecil maka
pengorganisasian yang cocok untuk kantor tersebut adalah sentralisasi yaitu semua arsip yang ada disimpan pada pusat arsip,
tetapi untuk kantor yang besar lebih cocok menggunakan kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi arsip. Sebab kantor
tersebut memiliki unit-unit kerja yang banyak dan pastinya setiap unit kerja tersebut menghasilkan dokumen-dokumen yang berbeda
sesuai dengan bidang kerja masing-masing. Jadi untuk arsip yang masih digunakan secara terus menerus disimpan pada unit kerja
masing-masing, sedangkan yang sudah tidak digunakan secara terus menerus disimpan disentral arsip atau pusat arsip.
Umumnya kantor-kantor
mengelola kearsipannya berdasarkan asas kombinasi sentralisasi-desentralisasi. Artinya, selama masih
aktif maka arsip dikelola dan disimpan pada unit kerja masing- masing, sedangkan arsip yang sudah inaktif dikelola dan disimpan
pada unit arsip sentral. Dengan demikian akan selalu ada perpindahan transfer arsip dari file aktif ke file inaktif. Waktu-
waktu pemindahan ditentukan berdasarkan Jadwal Retensi.
51
2 Sistem penyimpanan arsip
a Sistem Pemberkasan
Pemberkasan dikatakan baik jika pada waktu diperlukan dapat dengan cepat ditemukan. Kunci utama agar arsip dapat dengan
cepat ditemukan kembali terletak pada ketepatan mengenali dan
50
Ermin Kartiandari, Pengelolaan Arsip pada bagian Tata Usaha Kantor Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kabupaten Jepara, Tugas Akhir D3 Fakultas Ekonomi, Universitas Semarang,
2007, h. 14-15, akses pada 26 Oktober 2009 dari http:digilib.unnes.ac.idgsdlcollectskripsi.1import3018.pdf.
51
Zulkifli Amsyah, Manajemen..., h. 215.
memilih informasi untuk dijadikan petunjuk atau tanda pengenal indeks. Pemberkasan arsip yang baik mengandung pengertian:
1 Hanya menyimpan arsip yang berguna bagi kepentingan
pekerjaan atau manajemen artinya tidak semua arsip disimpan.
2 Memantapkan pemeliharaan arsip yang bernilai tinggi
3 Melindungi arsip yng bersifat sangat rahasia, rahasia, dan
sejenisnya. Dari keseluruhan sistem pemberkasan yang ada pada garis
besarnya dapat digolongkan menjadi tiga sistem yang masing- masing adalah:
1 Sistem pemberkasan atas dasar angka Numeric Filing
Systems Sistem pemberkasan atas dasar angka terdiri dari empat tipe
yang meliputi: a
Angka urut Sistem pemberkasan berdasarkan angka urut
merupakan sistem pemberkasan yang paling sederhana. Di sini arsip diatur berdasarkan urutan angka, seperti:
01, 02, 03, 04, dan seterusnya. Sistem ini umumnya digunakan untuk penyimpanan cek, voucherslip
pembayaran, konosemen surat atau resi tanda terima barang yang akan diangkut ke tempat tujuan tertentu,
arsip personil, pasien, dan semua tipe arsip yang memiliki nomor-nomor tertentu yang menandai
dokumen yang bersangkutan. Sistem urutan angka hanya efektif jika arsip yang ada tidak melebihi 5.000
berkasfolder. Jika lebih dari jumlah tersebut akan diperoleh kesulitan, karena akan memakan waktu jika
memberkaskan dengan jumlah digit lebih dari empat. Masalah yang sering timbul pada sistem angka urut
ini conecutive numeric filing adalah sukar untuk
mengetahui secara langsung pemilik folder atau berkas yang bersangkutan.
52
b Terminal-digit angka akhir
Terminal digit
adalah sistem
pemberkasan nomorangka dengan pengelompokkan angka dari
belakang dua atau tiga digit. Sistem ini diciptakan untuk mengatasi kelemahan yang terdapat pada sistem urutan
angka, dengan jumlah folder lebih dari 5.000. Jika pada sistem urut angka nomor folder diatur berdasarkan
angka yang diurutkan yakni dari angka terkecil sampai dengan angka yang terbesar, maka pada sistem terminal
digit yang menjadi dasar tatanannya adalah dua atau tiga angka terakhir, kemudian angka tengah dan terakhir
angka pertama. Untuk lebih jelasnya lihat perbandingan kedua sistem di bawah ini
Tabel 1 Contoh Terminal Digit angka akhir
URUTAN ANGKA TERMINAL DIGIT
10022 10023
50123 51820
61822 110319
180022 290122
baca dari depan Pertama Tengah Akhir
11 03 19 5 18 20
1 00 22 18 00 22
29 01 22 6 6 22
1 00 23 5 01 23
baca dari belakang
Sebagaimana contoh tersebut di atas angka yang paling kecil adalah 19, sehingga terletak pada urutan pertama, dan kemudian
diikuti angka 20.
Sistem terminal digit ini secara luas diterapkan pada jenis arsip langganan, pasien, kepegawaian, polis
52
Boedi Martono, Penataan Berkas…, h. 22-23.
asuransi, dan arsip lainnya yang sejenis. Kelemahan dari sistem ini adalah jika folder berkas yang dicari
jumlahnya cukup banyak dan nomornya saling berurutan maka harus mencari pada 25 lokasi yang
berbeda.
53
c Middle-digit angka tengah
Sesuai dengan namanya maka pengaturan folder sistem angka tengah diawali dari angka tengah, yang
selanjutnya diikuti angka pertama kemudian angka akhir. Berkas yang memiliki angka tengah terkecil 00
akan berada pada urutan pertama, kemudian baru diikuti angka tengah yang lebih besar, sebagaimana contoh di
bawah ini: Tabel 2
Contoh Middle-digit angka tengah URUTAN ANGKA
ANGKA TENGAH
10022 10023
50120 60119
60120
120001 160101
baca dari depan Pertama Tengah Akhir
1 00 22 1 00 23
12 00 01 5 01 20
6 01 19 6 01 19
16 01 01
baca dari tengah
Dengan sistem angka tengah ini 100 folder yang berurutan angkanya, dari 10.000 sampai dengan 10.099 akan terletak pada
lokasi yang sama, sehingga mudah penelusurannya.
d Urutan tanggal Chronological Filing Systems
Penataan berdasarkan
urutan tanggal
dapat digunakan jika tanggal merupakan alat utama untuk
identifikasi arsip. Sistem ini dapat diterapkan pada jenis berkas seperti laporan, perijinan dan tipe arsip lainnya
53
Boedi Martono, Penataan Berkas…, h. 24-25.
yang terkait dengan jangka waktu akhir transaksi jatuh tempo. Seringkali sistem ini tidak dapat berdiri sendiri,
tetapi harus digabung dengan sistem lainnya. Misalnya berkas perijinan akan diatur berdasarkan urutan abjad
dan kronologis tanggal. Cara pengaturannya sebagaimana berikut ini: tanggal, bulan, tahun
merupakan petunjuk utama dan folder diatur berdasarkan abjad. Agar lebih cepat dan mudah
penulisannya antara tanggal, bulan dan tahun tidak perlu diberi tanda tertentu. Contoh: 27 Desember 1942,
ditulis: 271242 27 = tanggal, 12 = bulan, dan 42 = tahun. Tanggal, bulan, dan tahun dituliskan pada tab
guide yang merupakan petunjuk bagi folder atau berkas yang disimpan.
54
2 Sistem pemberkasan atas dasar abjad Alfabetical Filing
Systems Sistem pemberkasan atas dasar urutan abjad merupakan
sistem yang paling tua dan paling sederhana. Jenis arsip yang diatur berdasarkan sistem ini antara lain yang
berkenaan dengan arsip kepegawaian, nasabah, langganan, pasien dan sejenisnya. Dan sistem pemberkasan atas dasar
wilayah Geographic Filing Systems pada dasarnya merupakan bagian dari sistem abjad. Sistem ini diterapkan
pada arsip-arsip yang memberikan keterangan-keterangan perkembangan kota industri, peta lahan dan sejenisnya. Dan
berkas tersebut pada umumnya dikelompokkan atau digolongkan berdasarkan urutan tingkat kewilayahan
seperti propinsi, kabupaten, kota, dan seterusnya. Berkasnya sendiri diatur berdasarkan urutan abjad nama.
55
54
Boedi Martono, Penataan Berkas…, h. 25-26.
55
Boedi Martono, Penataan Berkas…, h. 27.
Dalam pemberkasan atas dasar abjad terdapat pemahaman peraturan pengindeksan judul nama orang di
antaranya, yaitu: a
Mengindeks nama orang Indonesia i.
Nama marga, suku Nama orang Indonesia yang menggunakan nama
marga dan suku. Contoh:
Nama
Diindeks Walfaret Limbong
Limbong walfaret Abdul Muslim Harahap
harahap Abdul Muslim ii.
Nama wanita yang menggunakan nama laki-laki Banyak wanita Indonesia yang mempergunakan
nama nama laki-laki. Nama laki-laki itu mungkin nama ayahnya, nama suaminya atau mungkin
namanya sendiri bukan nama ayahnya dan bukan nama suaminya.
Contoh: Nama Diindeks
Neno Wariman
Wariman Neno Erni Johan
Johan Erni Henny Purwonegoro
Purwonegoro Henny iii.
Nama singkatan Nama yang diiringi atau didahului dengan
singkatan, tetapi tidak diketahui kepanjangannya, yang diutamakan adalah nama lengkapnya.
Contoh: Nama Diindeks
A. Bambang Gunarso
Gunarso Bambang, A. Akhmad B. Sugianto
Sugianto Akhmad, B. b
Mengindeks nama orang cina, korea, vietnam, dan sejenisnya
i. Nama orang cina yang digabungkan dengan nama
orang eropa. Contoh:
Nama Diindeks Johny Ong
Ong Johny George Ong Liem
Ong Liem George
c Mengindeks nama orang Arab, Persia, Turki, dan
sejenisnya i.
Nama orang Arab, Persia, Turki dan sejenisnya, yang menggunakan kata-kata bin, binti, ibn, ibnu,
maka bagian nama yang didahului oleh kata-kata tersebut dijadikan sebagai kata pengenal utama.
Contoh: Nama Diindeks
Jacob bin Muhammad
Muhammad, Jacob, bin Gozali bin Abubakar
Abubakar, Gozali bin ii.
Nama orang Arab, Persia, Turki, dan sejenisnya, Nama yang sesudah kata bin, binti, dan sebagainya
terdapat dua nama atau lebih, maka nama yang demikian diindeks dengan mempergunakan kata
akhir sebagai kata pengenal utama. Contoh:
Nama Diindeks Jacob bin Muhammad
Soleh, Jacob bin Soleh Muhammad
Awab bin Abdullah Majid, Awab bin
Majid Abdullah
56
3 Sistem pemberkasan atas dasar masalah Subject Filing
Systems Landasan utama penataan berkas sistem ini adalah
masalah yang terkandung dalam arsip atau berkas. Sistem ini umumnya diterapkan pada arsip hasil korespondensi
surat dan sejenisnya, hasil kegiatan lainnya seperti penelitian, arsip kasus Case File dan sebagainya.
Dibandingkan dengan pelaksanaan sistem lainnya, sistem ini paling sukar. Karena untuk melaksanakan sistem ini
lebih dituntut bukan saja keterampilan dibidang penataan berkas tetapi juga kemampuan menganalisis serta
memahami tugas dan fungsi organisasinya.
56
Ig. Wursanto, Kearsipan 2, Yogyakarta: Kanisius Anggota IKAPI, 1991, Cet. 1, h. 58- 67.
Untuk menerapkan sistem masalah ini di samping indeks diperlukan perangkat lunak lainnya yang berupa
pola klasifikasi arsip. Secara garis besar dapat dikemukakan, bahwa pola klasifikasi arsip terdiri dari
penggolongan dari golongan kecil sampai dengan yang besar dan saling bertautan.
57
Pola klasifikasi
arsip dapat
diartikan sebagai
pengelompokkan arsip berdasarkan masalah-masalah, secara sistematis dan logis, serta disusun secara berjenjang
dengan tanda-tanda khusus yang berfungsi sebagai kode. Di dalam klasifikasi dikenal adanya kode klaisfikasi. Kode
klasifikasi adalah tanda yang terdiri dari angka ada juga terdiri dari huruf dan angka untuk membedakan antara
beberapa masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip.
58
Syarat-syarat Pola Klasifikasi Arsip: a. Representative of information needs
Suatu pola klasifikasi arsip harus dapat mewakili seluruh informasi yang dibutuhkan instansi.
b. Complete Dapat menampung semua arsipberkas yang tercipta.
c. Flexible Harus luwes dalam pengurangan dan penambahan judul
masalah maupun terhadap perkembangan permasalahan di suatu instansi.
d. Restructive Tiap judul masalah harus berdiri sendiri dan tidak
tumpang tindih. e. Precise
Tiap judul harus tepat dalam menggambarkan setiap kategori permasalahan sehingga memungkinkan
pembentukkan judul masalah yang lebih rinci.
59
57
Boedi Martono, Penataan Berkas…, h 28-30.
58
Rusidi, Pola Klasifikasi Arsip, artikel diakses pada 16 Juni 2010 dari
http:www.arsipjogjaprov.infoarchieveartikelrus.polaklasifikasi.pdf.
59
Rusidi, Pola Klasifikasi Arsip, artikel diakses pada 16 Juni 2010 dari
http:www.arsipjogjaprov.infoarchieveartikelrus.polaklasifikasi.pdf.
Contoh: Pola Kalsifikasi pada Arsip Nasional; sesuai dengan tugas dan fungsinya; yaitu antara lain:
memelihara, menyimpan, merawat arsip statis, serta melaksanakan pendidikan tenaga kearsipan.
Gambar 2 Contoh klasifikasi pada arsip nasional
KS. Konservasi Arsip Primer
00 Pengamanan Arsip Sekunder
01 Penyerahan Arsip Tersier
02 Pemusnahan Arsip dan seterusnya Tersier 01 Penyimpanan Arsip
Sekunder 01 Pengolahan Arsip
Tersier 02 Penataan Arsip dan seterusnya
Tersier DL. Pendidikan dan Latihan
Primer 00
Perencanaan Program Sekunder
01 Survei Kebutuhan Latihan Tersier
02 Program Latihan dan seterusnya Tersier
Contoh klasifikasi di atas disusun secara berjenjang, dan antara masalah primer, sekunder dan tersier terdapat hubungan logis dan kronologis.
Dan klasifikasi tersebut merupakan cerminan luas lingkup serta proses tahap-tahap transaksi dan kegiatan yang benar-benar dilakukan oleh
Arsip Nasional.
60
b Peralatan
Pemilihan peralatan yang digunakan untuk penataan berkas arsip aktif harus disesuaikan dengan bentuk fisik, serta kebutuhan
untuk penemuan kembalinya. Dalam menentukan peralatan yang digunakan perlu memperhatikan beberapa hal sebagaimana berikut
ini: 1
Arsip harus dapat dengan mudah diambil dan ditempatkan kembali pada lokasinya.
2 Peralatan harus disesuaikan dengan bentuk dan ukuran fisik
arsip, seperti peta, foto, surat, dan sebagainya. 3
Peralatan yang digunakan juga harus memperhatikan sifat arsip yang disimpan sehingga keamanan informasinya
terjamin; seperti untuk meyimpan arsip yang bernilai guna tinggi, arsip rahasia, sangat rahasia, dan sebagainya.
60
Boedi Martono, Penataan Berkas…, h 31.
4 Peralatan yang digunakan juga memperhatikan
pertumbuhan atau akumulasi yang tercipta. Ada berbagai macam peralatan penataan berkasarsip, yaitu:
1 Folder
Folder adalah alat yang digunakan untuk tempat arsip. Folder memiliki tab untuk tempat kode dan indeks atau
title. Letak tab bergantung sistem penataan yang digunakan, apakah vertikal atau lateral. Jenis folder juga
bermacam-macam, ada folder gantung dan yang tidak.
2 Guide
Sekat guide adalah alat yang digunakan sebagai batas atau petunjuk antara pokok masalah primer dengan rinciannya
sekunder dan tersier.
3 Rak Lemari Terbuka
Dengan adanya rak terbuka dimungkinkan dapat lebih dari seorang untuk mencari arsip tanpa harus berdesak-
desakkan.
4 Filing Cabinet
Pada umumnya filing cabinet dibuat dari metal dengan laci yang beraneka ragam, ada yang empat laci dan yang dua
laci. Setiap laci maksimum berisi sekitar 5.000 lembar kertas ukuran surat.
5 Rotary alat penyimpanan berputar
Alat ini dapat digerakkan secara berputar sehingga dalam penempatan dan penemuan kembalinya tidak banyak
makan tenaga.
61
d. Penemuan Kembali Arsip
