diterapkan sudah sesuai dengan teori, karena cara yang diterapkan tersebut benar-benar disesuaikan dengan kebutuhan sekolah dan juga memudahkan
dalam penemuan kembali arsip jika sewaktu-waktu diperlukan. Dalam penemuan kembali arsip, pegawai tata usaha juga harus mencari informasi
arsip dengan cara membalik halaman buku agenda satu demi satu. Dalam teori dikatakan bahwa untuk mempercepat penemuan kembali arsip dapat
menggunakan komputer sebagai indeks saja. Pada dasarnya SMP Bangun Nusantara memiliki komputer, namun komputer yang ada hanya
digunakan untuk data-data masyarakat sekolah, seperti data-data guru, siswa dan karyawan. Jadi, kalau surat masuk dan keluar menggunakan
buku agenda. Komputer hanya digunakan untuk mengetik balasan dari surat masuk dan untuk kepentingan sekolah yang lainnya seperti penulisan
soal ujian, jadwal pelajaran, dan lain-lain.
d. Kegiatan kearsipan dalam Hal Pemeliharaan
Pemeliharaan akan arsip merupakan kegiatan yang tidak dapat diremehkan. Arsip adalah pusat ingatan dan sumber informasi yang harus
dijaga dengan sebaik-baiknya. Tidak mudah menjaga, memelihara dan mengamankan arsip. ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan agar
arsip selalu bersih dan aman dari segala kerusakan. Aspek tersebut adalah dari segi ruangan arsip dan pengamanan arsip itu sendiri. Dapat dikatakan
bahwa pemeliharaan arsip mudah dilakukan, bila penyimpanan arsip baik dan benar.
Di SMP Bangun Nusantara pemeliharaan arsip dapat dilihat dari dua aspek, yaitu:
a Ruangan arsip
Untuk ruangan arsip, cara pemeliharaan yang dilakukan SMP Bangun Nusantara adalah membersihkan ruangan arsip setiap hari,
karena ruangan arsip masih menyatu dengan unit kerja tata usaha. Untuk itu ruangan disapu,dipel dan dibersihkan setiap hari.
b Pengamanan arsip
Ada banyak cara untuk pengamanan arsip dari kerusakan dan kehilangan. Dari segi pengamanan arsip yang ada di SMP Bangun
Nusantara dapat terlihat bahwa arsip-arsip tersebut diletakkan atau disusun secara rapi di lemari atau rak-rak penyimpanan arsip,
walaupun ruangan arsip masih menyatu dengan unit kerja tata usaha. Bila ada arsip yang rusak, dipisahkan dan diperbaiki dengan
menggunakan perekat kanji.
Hal tersebut seperti diungkapkan Kepala Sekolah Bapak Drs. H. M. Ishaq, S.H sebagai berikut: ”Untuk pemeliharaan arsip, SMP Bangun
Nusantara memfokuskan pada segi ruangan dan pengamanan arsip itu sendiri. Walaupun ruangan arsip masih menyatu dengan unit kerja tata
usaha, bukan berarti mengabaikan pemeliharaan pada ruangan arsip. ruangan arsip dibersihkan dengan cara disapu, dan dipel setiap hari.
Untuk pengamanan arsip, arsip diletakkan dan disusun rapi dilemari atau rak-rak penyimpanan arsip. Bila ada arsip yang rusak, dipisahkan dan
diperbaiki dengan menggunakan perekat kanji.”.
15
Dalam pengamanan arsip, selain yang disebutkan di atas masih terdapat cara pengamanan yang dilakukan, di antaranya adalah arsip
disimpan pada rak penyimpanan arsip yang terbuat dari logam dan diberi jarak antara papan rak yang terbawah dengan lantai sekitar 6 inci agar
mudah dibersihkan, dan arsip diletakkan sebaik mungkin dengan dikelompokkan berdasarkan masalahnya. Hal ini seperti yang diungkapkan
oleh Opik Teguh Iman, bahwa Proses pemeliharaan yang dilakukan di
SMP Bangun Nusantara adalah dengan cara a. Membersihkan ruangan karena tidak ada ruangan khusus untuk penyimpanan arsip gabung
dengan ruangan Kabag. Tata Usaha, b. Dismpan pada rak penyimpanan arsip yang terbuat dari logam diberi jarak antara papan rak yang
terbawah dengan lantai sekitar 6 inci agar mudah dibersihkan, c.
15
H. M. Ishaq, Kepala Sekolah SMP Bangun Nusantara, Wawancara Pribadi, Tangerang 10 Desember 2009
Meletakkan arsip sebaik mungkin dengan dikelompokkan berdasarkan masalahnya.
16
Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritis pelaksanaan pemeliharaan
arsip sudah baik walaupun masih terdapat kekurangan dan kelemahan, di mana kelemahan-kelemahan tersebut terdapat pada ruangan arsip yang
tampak sempit dikarenakan menyatunya unit tata usaha dengan ruangan arsip sehingga arsip tersebut kurang terlalu mendapat perhatian.
e. Kegiatan Kearsipan dalam hal Penyusutan
