Latar Belakang Masalah PENDAHULUAN

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Sebuah lembaga pendidikan swasta maupun negeri dalam mengelola pendidikan akan mengikuti standar nasional pendidikan yang telah diatur oleh PP No 19 Tahun 2005 yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan kegiatan pendidikan pada tingkat satuan pendidikan, kabupatenkota, provinsi, atau nasional agar dapat tercapai efisiensi dan efektifitas penyelenggaraan pendidikan. Untuk dapat mengelola pendidikan secara efisien dan efektif, diperlukan informasi yang teliti, tepat dan cepat. Oleh sebab itu diperlukan manajemen kearsipan untuk membantu dalam penyediaan informasi di suatu lembaga pendidikan agar pengelolaan pendidikan dapat berjalan secara efektif dan efisien. Salah satu informasi yang sangat penting bagi suatu lembaga pendidikan adalah rekaman dari kegiatan lembaga pendidikan tersebut. Informasi tersebut tidak hanya dalam bentuk rekaman, tetapi dapat juga berupa surat, film, daftar gaji maupun foto-foto, informasi tersebut disebut arsip. Masalah pendidikan yang efektif bukan hal mudah dalam mengelola pendidikan, biasanya timbul beberapa masalah seperti: 1 Administrasi sekolah yang belum dibenahi dengan baik. Sebagai contoh data profil sekolah yang kurang dinamis; 2 Kurangnya kelengkapan kearsipan sekolah. Hal ini dapat dilihat dari SOTK Susunan Operasi Dan Tata Kerja sekolah, peta sekolah dan profil sekolah yang masih menggunakan data yang lama. 1 1 Syaiful Sagala, Manajemen Strategik dalam Meningkatkan Mutu Pendidikan; Pembuka Ruang Kreativitas, Inovasi, dan Pemberdayaan Potensi Sekolah dalam Sistem Otonomi Sekolah, Bandung: Alfabeta, 2009, h. 38. 1 Apabila dikaitkan dengan masalah di atas maka secara umum beban terberat dan persoalan penting yang dihadapi para pengelola kearsipan di setiap sekolah sebenarnya bukan terletak pada sulitnya menerapkan manajemen kearsipan, tetapi lebih pada bagaimana meyakinkan orang untuk mau menerapkan manajemen kearsipan dan menghargai sebuah profesi. Hampir disetiap kesempatan diklat maupun seminar bidang kearsipan, persoalan-persoalan klasik selalu muncul, yakni seputar tidak diperhatikannya bidang kearsipan oleh suatu instansi atau organisasi, rendahnya apresiasi pimpinan terhadap bidang kearsipan, bahkan yang lebih ekstrim lagi, pengelola kearsipan dipandang tak lebih dari sekedar pemulung kertas, institusi kearsipan dianggap sebagai tempat rehabilitasi orang-orang yang kena punishment hukuman. Persoalan-persoalan tersebut tentu sangat memprihatinkan, karena muaranya adalah pada langkah awal yang penting dalam upaya menuju tertib administrasi. Tertib administrasi yang diharapkan hanya akan menjadi slogan belaka apabila tidak dimulai dari pencitraan yang kurang tepat pada bidang kearsipan, baik institusi kearsipan maupun petugas arsip. Padahal tertib kearsipan, dengan manajemen kearsipan yang tepat, merupakan tertib kearsipannya. 2 Secara umum masih banyak terdapat masalah-masalah Sistem Kearsipan di setiap sekolah yang dapat menghambat pembangunan dan pengembangan kearsipan yang baik. Masalah tersebut di antaranya adalah: a. Masalah dari unsur- unsur input kearsipan seperti data dan informasi yang tidak berkualitas, bahan instrinsik warkat seperti kertas, film, disket, peralatan yang tidak lengkap; keuangan organisasi untuk belanja bidang kearsipan yang kecil; dan sumber daya manusia yang tidak kompeten dan tidak mempunyai moral kerja yang baik. b. Masalah proses kearsipan yaitu penciptaan naskah, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan dan penyusutan arsip tidak dapat dilaksanakan dengan baik, tidak tertib, tidak sesuai aturan, prosedur, dan metode yang benar. c. Ouput sistem kearsipan yaitu arsipnya tidak memenuhi ciri-ciri arsip yang baik, di mana arsip yang baru dan lama aktif, inaktif, statis, penting, biasa dan tidak penting tersimpan secara tidak sisitematis, campur baur, sehingga menyulitkan upaya penyimpanan dan penemuan kembali ketika dibutuhkan. d. Kelemahan 2 Machmoed Effendhie, Arsip dan Arsiparis Indonesia;Arsip Sebuah Catatan Kecil,, artikel diakses pada 22 Oktober 2009 dari http:arsipmulia.wordpress.com20090121arsip-dan-arsiparis- indonesia-sebuah-catatan-kecil. fungsi-fungsi manajemen kearsipan dan pelaksanaannya seperti perencanaan kearsipan yang salah; pembagian kerja yang tidak adil dan tidak ada hubungan kerja yang efektif secara horizontal ataupun vertikal antarpegawai dan pejabat yang bertanggung jawab terhadap sistem kearsipan serta pengawasan kearsipan yang tidak efektif. 3 Kearsipan tidak hanya dilakukan oleh lembaga pemerintahan tetapi juga dilakukan oleh lembaga-lembaga pendidikan agar hal-hal yang dianggap penting tidak mudah hilang. Arsip-arsip yang ada dalam lembaga pendidikan antara lain adalah kurikulum dan proses pembelajaran, administrasi dan manajemen sekolah, organisasi dan kelembagaan, sarana dan prasarana, tenaga kependidikan dan tenaga penunjang, pembiayaanpendanaan, dan peserta didik. Jika dilihat dari nilai penting sebuah arsip, hampir semua orang akan mengatakan penting atau bahkan sangat penting. Sehingga seorang pakar kearsipan Mykland, mengungkapkan bahwa dunia tanpa arsip adalah dunia tanpa memori, tanpa kepastian hukum, tanpa sejarah, tanpa kebudayaan dan tanpa ilmu pengetahuan, serta tanpa identitas kolektif. Tetapi tidak dengan sendirinya arsip- arsip akan menjadi memori, kebudayaan, jaminan kepastian hukum, bahkan pembangun identitas kolektif suatu bangsa jika tidak diikuti dengan upaya pengelolaan arsip secara baik, benar, prosedural, serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi lebih dari sekedar by product kegiatan organisasi. 4 Menurut Kennedy and Schauder, Arsip memang bukan hanya sekedar hasil samping dari kegiatan organisasi, arsip diterima dan diciptakan oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan dan disimpan sebagai bukti kebijakan dan aktivitasnya. Sebagai salah satu sumber informasi penting, arsip memiliki banyak fungsi yang signifikan untuk menunjang proses kegiatan administratif dan fungsi- fungsi manajemen birokrasi arsip dinamis, di samping sebagai sumber primer bagi para peneliti maupun akademisi arsip statis. 5 3 Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, Malang: DIOMA Anggota IKAPI, 2006, Cet. I, h.27. 4 Machmoed Effendhie, Arsip dan Arsiparis Indonesia;Arsip Sebuah Catatan Kecil, artikel diakses pada 22 Oktober 2009 dari http:arsipmulia.wordpress.com20090121arsip-dan-arsiparis- indonesia-sebuah-catatan-kecil. 5 Machmoed Effendhie, Arsip dan Arsiparis Indonesia;Arsip Sebuah Catatan Kecil, artikel diakses pada 22 Oktober 2009 dari http:arsipmulia.wordpress.com20090121arsip-dan-arsiparis-indonesia- sebuah-catatan-kecil. Manajemen kearsipan memegang peranan penting dalam suatu organisasi. Arsip merupakan pusat ingatan bagi setiap kegiatan, karena tanpa arsip tidak mungkin seseorang mengingat segala dokumen dan catatan yang begitu kompleks, terutama dalam pengelolaan administrasi. Dalam setiap kegiatan organisasi baik pemerintah maupun swasta diperlukan adanya pekerjaan ketatausahaan atau administrasi yang bersifat tertib dan menyeluruh untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Untuk mempermudah pelaksanaan administrasi tersebut, maka sistem kearsipan yang digunakan harus sesuai dengan perkembangan teknologi saat ini. Mengingat peranan arsip yang begitu penting bagi kehidupan berorganisasi, maka keberadaan arsip di sekolah benar-benar dapat mendukung dalam penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua personil dalam organisasi pendidikan. Tujuan kearsipan itu sendiri adalah menyediakan data dan informasi secepat-cepatnya dan setepat-tepatnya kepada yang memerlukan. Untuk dapat mencapai tujuan tersebut diperlukan manajemen kearsipan yang efektif dan efisien dengan cara memahami masalah apa yang terkandung di dalam arsip. Idealnya, Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila arsip yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat, sehingga diperlukan penataan arsip yang sistematis dan efektif, karena sistem penyimpanan arsip tidak lepas dari kegiatan penataan arsip dan penemuan kembali. Faktor lain dari keberhasilan suatu manajemen juga dipengaruhi oleh sarana dan prasarana yang digunakan untuk menyimpan arsip dan efisiensi pemakaian peralatan tersebut. Semua itu tidak bisa lepas dari faktor sumber daya manusianya itu sendiri, keterbatasan sumber daya manusia biasanya akan membawa dampak, saat arsip itu akan disimpan atau diperlukan kembali. Oleh karena itu, seorang arsiparis yang memiliki pengetahuan tentang kearsipan yang baik sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi karena mempunyai peranan dalam mencapai tujuan yang diharapkan suatu organisasi. Tanpa arsiparis yang pintar, teliti, tekun, dan bertanggung jawab maka kegiatan arsip tidak dapat berjalan lancar. Karena fungsi dari manajemen kearsipan adalah untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pemakaian, pemeliharaan, dan juga pemusnahan. Kecenderungan- kecenderungan tersebut, apabila terus berlangsung maka dapat memperburuk keadaan yang pada akhirnya menghambat tercapainya tujuan organisasi yang telah ditetapkan, baik secara mikro maupun makro. Problem-problem kearsipan sebagaimana telah diterangkan, terjadi dihampir setiap sekolah, termasuk di Sekolah SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang. Di sekolah ini dalam pengelolaan arsip pada bagian Tata Usaha SMP Bangun Nusantara Cipondoh Tangerang ditemukan kasus bahwa para petugas kearsipan kurang mengerti peranan arsip yang begitu penting bagi suatu kantor, dan biasanya menunggu arsip itu terkumpul banyak. 6 Melihat kenyataan tersebut dan menyadari betapa pentingnya peranan arsip bagi sekolah ini, maka penulis tertarik untuk mengadakan penelitian dengan judul “PELAKSANAAN MANAJEMEN KEARSIPAN DI SMP BANGUN NUSANTARA CIPONDOH TANGERANG”

B. Masalah Penelitian