a Pamflet
Pamflet atau surat selebaran terdiri dari berbagai ukuran, bentuk dan ketebalannya. Jenis bahan ini disimpan pada folder
berdasarkan atas masalah sistem masalah. Untuk memudahkan penelusuran kembalinya perlu dibuatkan kartu
indeks termasuk kartu tunjuk silang apabila diperlukan.
b Cek dan Voucher
Cek dan voucher disimpan pada laci yang didesain khusus untuk menyimpan jenis arsip yang bersangkutan. Arsip
diberkaskan atas dasar sistem angka urut angka. Namun dapat pula diatur berdasarkan titel nama yang telah terbayar; untuk
cara ini disimpan atas dasar sistem abjad.
c Kaset Pita Rekaman
Setiap kaset diberi nomor pada label kaset dan disimpan pada sampul polyethylene atau polyester dan ditempatkan pada kotak
khusus. Selanjutnya disimpan pada laci metal dan diatur secara vertikal. Untuk memudahkan penemuan kembalinya perlu
dibuatkan kartu indeks. Kartu indeks diatur berdasarkan urutan abjad titel atau subjeknya. Kasetnya sendiri diatur berdasarkan
angka.
46
b. Tahap Pendistribusian
Setiap organisasi pasti mengikuti suatu prosedur tertentu untuk mengawasi lalu lintas surat-surat masuk dan surat keluar. Prosedur
tersebut dinamakan tahap pendistribusian arsip. Zulkifli Amsyah menyebutkan 3 tiga proses pencatatan dan
pendistribusian surat yaitu diselenggarakan dengan menggunakan: 1
Prosedur Buku Agenda Halaman-halaman buku ini berisi kolom-kolom keterangan data
dari surat yang dicatat. Buku agenda juga dipakai sebagai alat bantu untuk mencari surat yang disimpan di file. Walaupun di dalam Buku
Agenda tidak tercantum nomor file, tetapi buku ini memang sering dipergunakan untuk referensi pertama mencari surat, terutama
petunjuk tanggal surat diterima ataupun nomor surat, dan lain-lain. Hubungan erat antara Buku Agenda dengan file penyimpanan surat
adalah karena file penyimpanan surat masih sering mempergunakan
46
Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, Jakarta: Sinar Harapan, 1992, Cet 1, h. 46-52.
sistem filing kronologis, yang juga merupakan susunan dari catatan surat-masuk pada Buku Agenda.
Untuk lebih memaksimalkan fungsi Buku Agenda, pencatatan surat-masuk dan keluar dilakukan dengan mempergunakan formulir
atau kartu. Memang untuk memilih sistem susunan penyimpanan lembaran-lembaran lepas seperti formulir atau kartu akan lebih mudah
dan fleksibel dibanding dengan halaman-halaman yang terjilid pada buku. Karena itu dewasa ini prosedur Buku Agenda banyak digantikan
oleh prosedur Kartu-Kendali. Kalau pemakaian Buku Agenda hanya terbatas sebagai alat kontrol,
maka sistem penyimpanan haruslah mempergunakan sistem-sistem penyimpanan yang standar seperti sistem-abjad nama, sistem-nomor,
sistem geografis, atau sistem subjek.
47
Ada tiga macam buku agenda, yaitu: a
Buku agenda tunggal, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk keluar sekaligus dengan nomor
yang berurutan campuran pada setiap halaman, dan hanya untuk satu tahun.
b Buku agenda kembar, yaitu buku agenda yang mencatat surat
masuk dan surat keluar secara masing-masing buku tersendiri. c
Buku agenda berpasanganberganda, yaitu buku agenda yang dipergunakan untuk mencatat surat masuk dan surat keluar
dalam satu buku. Halaman sebelah kiri untuk mencatat surat masuk dan halaman sebelah kanan untuk mencatat surat keluar,
ataupun sebaliknya. Pencatatan surat masuk dan keluar dilakukan dengan penomoran sendiri-sendiri.
48
2 Prosedur Kartu-Kendali
Pada prosedur pencatatan dan pendistribusian surat dengan mempergunakan Kartu-Kendali, surat-masuk digolongkan ke dalam
surat penting, surat biasa, dan surat rahasia. Surat penting dicatat dan dikendalikan dengan Kartu-Kendali, surat biasa dengan lembar
47
Zulkifli Amsyah, Manajemen…, h. 53-54.
48
Durotul Yatimah, Kesekretariatan Modern dan Administrasi Perkantoran, Bandung: Pustaka Setia, 2009, Cet 1, h. 166.
pengantar surat biasarutin, dan surat rahasia dengan lembar pengantar surat rahasia.
Kartu kendali adalah selembar kertas berukuran 10cm x 15cm yang berisikan data-data surat seperti Indeks, Isi Ringkas, Lampiran, Dari,
Kepada, Tanggal Surat, Nomor Surat, Pengolah, Paraf, Tanggal Terima, Nomor Urut, MK, Kode dan catatan.
Penggunaan Kartu-Kendali pada pencatatan dan pengendalian surat sesungguhnya adalah sebagai pengganti dari Buku Agenda dan Buku
Ekspedisi. Ini disebabkan para ahli melihat bahwa susunan Buku Agenda yang yang kronologis sukar membantu penemuan informasi
sesuatu surat dengan cepat. Dengan Kartu-Kendali, penemuan informasi suatu surat lebih mudah dibanding dengan Buku Agenda.
Sebab Kartu-Kendali disusun secara sistematis di dalam kotak, sedang Buku Agenda susunannya kronologis.
Sistem penyimpanan surat pada Kartu-Kendali dapat dipilih dari sistem-sistem yang ada seperti subjek, abjad, numerik, atau geografis.
Memang umumnya sistem penyimpanan filing system yang dipilih pada sistem Kartu-Kendali adalah sistem-subjek, apalagi untuk
organisasi yang besar seperti instansi pemerintah di mana terdapat berbagai macam unit kerja dan kegiatan. Tetapi sistem penyimpanan
ini tidak boleh disamaratakan untuk semua unit kerja dan semua kegiatan. Banyak formulir atau kartu-kartu yang tidak dapat disimpan
menurut sistem-subjek. 3
Prosedur Tata Naskah Di samping pencatatan dan pendistribusian surat dengan prosedur
Buku Agenda, prosedur Kartu-Kendali, masih ada lagi cara ketiga, yaitu Tata Naskah yang lazim disebut Takah. Sama seperti Buku
Agenda dan Kartu Kendali, Prosedur Tata Naskah bertujuan untuk memudahkan penyajian, pengolahan, pengawasan dan pencarian
kembali segi-segi tertentu dari sesuatu persoalan yang dihimpun di dalam Takah.
Takah adalah suatu kegiatan administrasi di dalam memelihara dan menyusun data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu
dari sesuatu persoalan pokok secara kronologis dalam sebuah berkas. Secara mudah dapat dikatakan bahwa Takah itu adalah suatu map-
jepit snelchekter-map yang berisi surat untuk diedarkan kepada pengolah-pengolah yang berwenang terhadap pengolahan surat
bersangkutan. Map ini akan bertambah dengan instruksi-instruksi, disposisi-disposisi, catatan-catatan, konsep-konsep surat balasan dan
perubahan-perubahannya dan arsip surat balasan yang dimasukkan ke dalam map Takah berurutan secara kronologis. Umumnya sistem
penyimpanan Takah adalah sistem-subjek sistem pokok-soal, walaupun tidak tertutup kemungkinan penyimpanan berdasarkan
sistem lain, seperti sistem-abjad nama, sistem nomor, atau sistem- geografis.
49
c. Tahap Penyimpanan Arsip
