Meletakkan arsip sebaik mungkin dengan dikelompokkan berdasarkan masalahnya.
16
Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa secara teoritis pelaksanaan pemeliharaan
arsip sudah baik walaupun masih terdapat kekurangan dan kelemahan, di mana kelemahan-kelemahan tersebut terdapat pada ruangan arsip yang
tampak sempit dikarenakan menyatunya unit tata usaha dengan ruangan arsip sehingga arsip tersebut kurang terlalu mendapat perhatian.
e. Kegiatan Kearsipan dalam hal Penyusutan
Penyusutan arsip merupakan salah satu sarana penting untuk mengatasi masalah bertumpuknya atau bertimbunnya arsip yang tidak berguna lagi.
Seperti dikatakan bahwa penyusutan arsip dilakukan dengan cara menggolongkan surat-surat yang ada. Yang dimaksud menggolongkan
surat-surat di sini adalah memisahkan antara arsip yang masih mempunyai nilai guna dengan yang tidak mempunyai nilai guna lagi.
Dalam rangka melaksanakan penyusutan, SMP Bangun Nusantara menggolongkan arsip kepada arsip vital, penting, berguna dan tidak
penting dan setelah digolongkan arsip berguna dan tidak penting dapat dipindahkan ke gudang sekolah. Kalaupun suatu saat nanti arsip-arsip
yang dianggap penting sudah dipindahkan tapi ternyata tiba-tiba diperlukan, maka arsip tersebut masih dapat diminta dan dicari di gudang
sekolah. Hal tersebut seperti diungkapkan Bapak Opik Teguh Iman
bahwa ”Dalam rangka melaksanakan penyusutan arsip, arsip digolongkan pada golongan arsip vital, penting, berguna, dan tidak penting. Akte tanah
SMP Bangun Nusantara merupakan arsip vital yang sangat penting yang menjadi dasar kelangsungan lembaga dan harus tetap ada dalam bentuk
aslinya, arsip yang memiliki nilai guna abadi seperti Buku Induk siswa, Ijazah, SKUN, tidak akan dimusnahkan sampai kapan pun. Arsip yang
tidak memiliki nilai guna abadi seperti undangan, hasil ulangan dibuatkan jadwal retensi dengan maksimal penyimpanan dalam kurun waktu 5
16
Opik Teguh Iman, Kepala Tata Usaha, Wawancara Pribadi, Tangerang, 1 Desember 2009
tahun. Setelah arsip digolongkan, maka arsip berguna dan tidak penting dapat dipindahkan. Untuk melakukan pemindahan arsip SMP Bangun
Nusantara melakukan dengan cara memindahkan arsip berguna dan tidak penting ke gudang sekolah”.
17
Arsip-arsip yang tidak berguna lagi perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan
yang lebih baik terhadap arsip-arsip yang mempunyai nilai guna. Maka, bila sampai waktunya arsip yang tidak berguna tersebut akan dimusnahkan
dengan cara dibakar. Hal tersebut seperti yang diungkapkan oleh Staf Administrasi Bapak Uki Firdaus, bahwa: ”Arsip-arsip yang sudah tidak
mempunyai nilai guna dan dianggap tidak penting akan dimusnahkan dengan cara dibakar”.
18
Setelah mendeskripsikan hasil wawancara dengan kepala tata usaha, maka dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan penyusutan arsip sudah baik
karena terdapat proses-proses atau prosedur yang dilakukan dalam rangka melaksanakan kegiatan tersebut. Dalam penyusutan dapat dilakukan
dengan menggolongkan surat, sehingga tidak sembarangan dalam menyusutkan arsip. Pemindahan dilakukan terhadap arsip yang tidak
mempunyai nilai guna lagi dan yang dianggap tidak penting lagi ke gudang sekolah dan pemusnahan arsip dengan cara dibakar.
2. Sistem Kearsipan di SMP Bangun Nusantara
