2. Jenis, Peranan dan Fungsi Arsip
a. Jenis-jenis arsip
Menurut Zulkifli Amsyah, ditinjau dari segi hukum dan perundang- undangan arsip dibagi menjadi 2 dua jenis, yaitu:
a. Arsip otentik
Yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta bukan fotokopi atau film sebagai tanda keabsahan dari isi arsip
bersangkutan. Arsip otentik dapat dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.
b. Arsip tidak otentik
Yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm, keluaran
outputprint-out komputer, dan media komputer seperti disket dan sebagainya.
28
Jenis arsip berdasarkan medianya: a.
Arsip berbasis kertas convertional archivesrecords adalah arsip yang berupa teks atau gambar atau numerik yang tertuang dalam
kertas.
b. Arsip pandang-dengar audio-visual archivesrecords merupakan
arsip yang dapat dilihat dan didengar. Contohnya: kaset video, film, VCD, cassette recording, gambar static foto.
c. Arsip kartografik dan arsitektual cartographic and arshitectural
archiverecords adalah arsip yang berbasis kertas tapi isinya memuat gambar grafik, peta, maket, atau gambar arsiptek lainnya,
dan karena bentuknya yang unik dan khas maka dibedakan dari arsip berbasis kertas lainnya.
d. Arsip elektronik merupakan arsip yang dihasilkan dari teknologi
informasi, khususnya komputer mechine readable.
29
Zulkifli Amsyah membedakan arsip berdasarkan fungsinya menjadi dua, yaitu:
a. Arsip dinamis
Yaitu semua arsip yang masih berada di berbagai kantor, baik kantor swasta atau organisasi kemasyarakatan, karena masih
dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan administrasi lainnya.
28
Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan, Jakarta: PT Garamedia Pustaka Utama, 2005, Cet. 7, h.3-4.
29
M.Qosim, Pengantar Kearsipan, artikel diakses pada 26 Oktober 2009 dari http:www.arsipjogjaprov.infoarchieveartikelqos.pengantarkearsipan.pdf
.
b. Arsip statis
Yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
30
Masih pendapat yang sama, Basir Barthos pun membagi arsip berdasarkan fungsinya menjadi dua, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
Hanya saja, arsip dinamis diperinci lagi menjadi dua bagian, yaitu: a.
Arsip aktif, yaitu arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi
sehari-hari.
b. Arsip pasif, yaitu arsip yang tidak secara langsung dan tidak terus
menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelengaraan administrasi sehari-hari.
31
Berdasarkan teori di atas, dapat disimpulkan bahwa menurut fungsinya arsip dibagi menjadi dua golongan, yaitu: arsip dinamis dan arsip statis.
Arsip dinamis adalah arsip yang masih aktif digunakan, sedangkan arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan lagi dalam penyelenggaraan
administrasi. Khusus untuk arsip yang tidak pernah mati karena mempunyai nilai yang sangat penting bagi suatu instansi akan disimpan
selama-lamanya di instansi bersangkutan sebagai arsip pribadi. Sedangkan arsip dinamis yang sudah tidak diperlukan di instansi tetapi mempunyai
nilai nasional yang perlu dilestarikan selama-lamanya, harus dikirim ke Arsip Nasional untuk disimpan abadi sebagai arsip statis.
Wursanto 1991:21-30 melakukan penggolongan arsip menjadi beberapa bagian, yaitu:
a. Menurut subjek atau isinya, arsip dapat digolongkan menjadi
beberapa macam seperti arsip keuangan, arsip kepegawaian, arsip pemasaran, dan arsip pendidikan.
b. Menurut bentuk atau wujudnya arsip dapat diklasifikasikan
menjadi arsip yang berbentuk tulisan, gambar, dan rekaman. c.
Menurut nilai kegunaannya, arsip diklasifikasikan menjadi beberapa macam misalnya arsip yang mempunyai nilai guna
administrasi, arsip yang mempunyai nilai guna kebijaksanaan,
30
Zulkifli Amsyah, Manajemen..., h.2.
31
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan..., h.4.
arsip yang mempunyai nilai pelaksanaan kerja, arsip yang mempunyai nilai guna hukum, arsip yang mempunyai nilai guna
keuangan, arsip yang mempunyai nilai guna penelitian, arsip yang mempunyai nilai guna pendidikan, dan arsip yang mepunyai nilai
guna pembuktian atau dokumenter dan nilai guna sejarah.
d. Menurut sifat kepentingannya arsip dapat digolongkan menjadi
arsip vital, penting esensial, dan biasa. Arsip vital terdiri dari warkat-warkat yang mempunyai nilai abadi. Arsip penting
merupakan naskah yang mempunyai sifat-sifat seperti isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting,
mengandung konsepsi kebijaksanaan, dan mempunyai nilai atau kegunaan tertentu. Sedangkan arsip biasa adalah naskah yang
isinya tidak mengikat dan tidak menimbulkan adanya tindak lanjut.
e. Menurut keseringan penggunaannya arsip dibedakan menjadi arsip
aktif, arsip inaktif, dan arsip statisabadi. f.
Menurut fungsinya, arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis.
g. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya misalnya arsip
unit yaitu arsip yang disimpan di unit kerja unit pengolah; arsip sentral, arsip yang disimpan di Unit Kearsipan Pusat Arsip
organisasi, dan atau arsip yang disimpan di kantor Arsip Nasional di Jakarta, dan tiap-tiap ibukota daerah tingkat I dan II.
h. Menurut keasliannya, arsip digolongkan menjadi empat macam
yaitu arsip asli, arsip tembusan atau tindasan, arsip salinan, dan arsip berupa petikan.
32
b. Peranan Arsip
Kategori