BAB II KAJIAN TEORI
A. Hakekat Arsip
1. Pengertian Arsip
Arsip berasal dari kata archeion bahasa Yunani dan archivum bahasa Latin artinya kantor pemerintah atau kertas yang disimpan di kantor tersebut,
yang semula diterapkan pada record atau rekaman pemerintah arsip. Dari kata archeion masih dapat ditemukan pada asalnya ialah arche. Dari kata
arche terbentuk kata baru berupa: a
Archaios artinya kuno, misalnya kata archaeology artinya ilmu yang mempelajari peninggalan kuno, archaic artinya kuno atau usang,
misalnya archaic word artinya kata yang sudah usang. b
Archi tempat utama, kekuasaan, misalnya kata architect artinya ahli membuat rancangan bangunan, archbishop artinya uskup agung.
c Archeion artinya kantor, gedung pemerintahan. Dari kata ini munculah
istilah archivum, archives. Dahulu untuk materi arsip digunakan bahan seperti kayu, lempeng tanah
liat, pahatan batu; semuanya merupakan kegiatan bisnis, administrasi maupun ketentuan hukum walaupun dalam bentuk media yang sangat sederhana.
Sudah tentu arsip yang disimpan itu merupakan arsip yang sangat sulit disimpan namun memuat informasi berharga. Kemudian orang menggunakan
kulit kambing, kulit sapi sebagai bahan arsip lalu berubah lagi menggunakan
7
sejenis rumput yang tumbuh di tepi sungai Nil yang dikenal dengan nama papirus.
21
Manajemen kearsipan records management sebagai suatu profesi merupakan suatu konsepsi baru. Sampai dengan abad ke 20 istilah manajemen
kearsipan belum terdengar. Tetapi manajemen kearsipan sebagai suatu fungsi telah hadir jauh sebelumnya yakni, sekitar 7000 tahun yang lampau. Tahun
5000 SM masyarakat budaya Sumeria telah menghasilkan arsip yang pertama. Dilihat dari kacamata sekarang dokumen tertulis tersebut tidak dianggap
sebagai bagian dari bahan arsip. Dokumen Sumeria tersebut berisi tentang hal- hal yang berkaitan dengan perniagaan, pinjaman, inventaris. Pengelolaannya
dilakukan oleh pendeta kuil yang mengendalikan ekonomi Sumeria. Di Babylonia, manajemen kearsipan merupakan fungsi yang sangat
penting, khususnya selama pemerintahan Hamurabi 1792-1759 dan Nebuchadnezzar II 630-563 SM. Arsip tersebut disimpan pada perpustakaan
penguasa. Pada waktu itu perpustakaan berisi arsip niaga, dan kemudian berkembang koleksinya yakni literatur dan informasinya tentang ilmu
pegetahuan, obat-obatan dan religi. Tidak sampai abad 15 terjadi pembaruan di bidang manajemen kearsipan.
Pada saat itu sistem register di mana semua dokumen masuk dan keluar diberi nomor dan masuk melalui buku atau register mulai tercipta. Sistem register ini
kemungkinan besar berasal dari zaman Romawi Kuno. Di masa itu sistem yang berlaku untuk mengelola dokumen adalah sistem register yang pada
mulanya berasal dari para hakim the magistrates di dalam menyimpan arsip pribadinya.
Pada tahun 1789 Perancis mendirikan Arsip Nasional, dan di Inggris pada tahun 1883. Sedangkan di USA baru tahun 1934, dan dari USA itulah mulai
dikembangkan konsepsi daur hidup arsip. Dengan perkembangan siklus kehidupan arsip, manajemen kerasipan mulai beralih dari rangkaian usaha
yang sporadis dan tidak saling berkaitan menjadi terorganisir, terstruktur, dan
21
Sulistyo Basuki, Pengantar Kearsipan, Jakarta: Universitas Terbuka, Depdikbud, 1996, Cet. I, h.2.
adanya pendekatan yang logis untuk penciptaan, pemeliharaan, dan pemusnahan arsip. Konsepsi tersebut sekarang telah berkembang ke beberapa
negara lainnya dan perwujudannya berbeda-beda namun tidak bertentangan.
22
Pada dasarnya di masa lampau masih ada beberapa sistem kearsipan dilaksanakan di Indonesia khususnya pada zaman Belanda. Di antaranya
adalah verbaal stelsel, resolutie stelsel dan sebagainya. Pada waktu pemerintahan nasional Republik Indonesia sistem yang berkembang adalah
sistem agenda yang sudah tidak diberlakukan lagi pada masa Hindia Belanda, dikarenakan sering terjadi kesulitan di dalam penemuan kembalinya, karena
sarana penemuan kembali hanya mendasarkan pada buku agenda baik melalui nomor surat, tanggal surat, pengirim surat, atau pun perihalnya.
Menyadari kondisi kearsipan yang demikian parahnya maka pemerintah, dalam hal ini Arsip Nasional, melakukan berbagai usaha untuk melakukan
penertiban di bidang kearsipan. Bekerja sama dengan Lembaga Administrasi Negara pada tahun 1971, Arsip Nasional melakukan berbagai kegiatan yang
juga sebagai realisasi amanat Undang-undang Pokok Kearsipan No. 7 tahun 1971.
23
Dalam Bab I Pasal I Undang-undang No. 7 Tahun 1971 tentang ”Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan”, menyatakan bahwa arsip adalah:
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga dan badan-
badan pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta
atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan
kehidupan kebangsaan.
24
Basir Barthos menyebutkan bahwa arsip record yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai ”warkat”, pada pokoknya
22
Boedi Martono, Arsip Korespondensi: Penciptaan dan penyimpanan dalam manajemen kearsipan, Jakarta: CV. Muliasari, 1997, Cet. 1, h. 9-11.
23
Boedi Martono, Arsip Korespondensi: Penciptaan…, h. 18-19.
24
Sedarmayanti, Manajemen Perkantoran: Suatu Pengantar Edisi Revisi, Bandung: Mandar Maju, 2001, Cet 2, h.185.
dapat diberikan pengertian sebagai: ”setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu
subjek pokok persoalan ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula”.
Atas dasar pengertian di atas, maka yang termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya: surat-surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar
harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto-foto, dan lain sebagainya.
25
Sutarto 1997:200 mengatakan arsip sebagai ”kumpulan warkat yang memiliki guna tertentu, disimpan secara sistematis, dan dapat diketemukan
kembali dengan cepat”.
26
Untuk lebih jelas, Peraturan Presiden 1961 No. 61 tentang ”Pokok-pokok Kearsipan Nasional” pada Pasal 1 memberikan batasan mengenai arsip
sebagai berikut: a.
Pada umumnya: wujud tulisan dalam bentuk corak teknis bagaimanapun juga dalam keadaan tunggal, berkelompok maupun
dalam suatu kesatuan bentuk dan fungsi daripada usaha perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada
umumnya.
b. Khususnya: kumpulan surat-surat atau bahan-bahan penolong lainnya
dengan fungsi memastikan suatu ingatan dalam administrasi negara dibuat secara phsyis atau yuridis dengan perkembangan organis, yang
disimpan dan dipelihara selama diperlukan.
27
Dari definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana karena mempunyai
suatu kegunaan. Arsip mencakup arsip yang tertulis, arsip yang dapat dilihat ataupun yang dapat didengar. Sedangkan kearsipan adalah pekerjaan
menyimpan surat atau dokumen-dokumen. Kegiatan-kegiatan yang termasuk dalam kearsipan itu antara lain adalah penerimaan, pencatatan, pengiriman,
penyingkiran maupun pemusnahan arsip. Pekerjaan atau kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan arsip disebut manajemen kearsipan.
25
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta dan Perguruan Tinggi, Jakarta: Bumi Aksara, 2003, h.1.
26
Yohannes Suraja, Manajemen Kearsipan, Malang: DIOMA Anggota IKAPI, 2006, Cet. I, h.33.
27
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta: Liberty, 2000, h.118.
2. Jenis, Peranan dan Fungsi Arsip
Kategori