Setiap data dan informasi selalu mengalami proses, demikian pula dengan data pendidikankantor yang juga melewati siklus yang disebut juga dengan proses
daur hidup arsip life cycle. Proses daur hidup tersebut pada umumnya melalui beberapa tahap, yaitu:
a. Tahap penciptaan record creation
Penciptaan warkat arsip seperti surat dan naskah lainnya, pendesainan gambar, melakukan perekaman merupakan aktivitas awal dari
masa kehidupan arsip, yaitu kegiatan membuat surat atau dokumen lain yang diperlukan dalam rangka pengelolaan dan operasional organisasi
dalam rangka mencapai tujuan. Warkat arsip lahir ada karena ada aktivitas pembuatan warkat arsip baik tertulis, gambar atau pun rekaman
mengenai berbagai hal yang menyangkut organisasi, manajemen, informasi, orang, uang, barang, relasi publik, dan operasi organisasi
lainnya. Aktivitas ini merupakan awal dari keberadaan warkat arsip. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh orang-orang atau
pihak-pihak yang terlibat dalam penciptaan warkat arsip. Hal-hal yang dimaksud yaitu: kejelasan isi, bentuk atau model, dan kualitas bahan yang
digunakan untuk membuat warkat arsip. Segi-segi penciptaan warkat arsip dalam kaitannya dengan kearsipan harus diperhatikan dan
diorientasikan kepada optimalisasi pencapaian tujuan kearsipan, di samping segi-segi itu penting dalam hubungannya dengan efektivitas
komunikasi dan upaya membangun dan memelihara citra organisasi.
41
Tahap penciptaan yaitu suatu tahap di mana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu
organisasi atau perorangan dalam melaksanakan fungsinya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung data dan informasi. Bentuk fisik dari arsip
yang tercipta ini tergantung pada jenis media yang digunakan seperti surat, pita film, rekaman suara, dan sebagainya.
42
41
Yohannes Suraja, Manajemen…, h. 99-100.
42
Sumartini, Pengantar Kearsipan, artikel diakses pada 26 Oktober 2009 dari http:www.arsipjogjaprov.infoindex.php
.
Tahap penciptaan ini dimulai dengan mendesain atau merancang formulir, laporan, dan sebagainya. Dalam tahap ini perlu diperhatikan
format ukuran kertas, bahan dan warna kertas, garis dan kotak tempat mengisi data sekaligus petunjuk pengisian, sistem penyimpanan fisiknya,
dan sistem pendistribusiannya. Pada tahap pertama ini formulir-formulir yang sudah ada perlu dievaluasi, sehingga formulir tidak tumpang tindih.
Penciptaan yang dilakukan dengan cermat akan sangat membantu pengumpulan dan penyimpanan data yang dibutuhkan, sehingga
dampaknya kepada pekerjaan kantor secara keseluruhan akan berjalan lancar.
43
1 Manajemen formulir
Manajemen formulir adalah kegiatan di dalam pengendalian pembuatan formulir, produksi serta penggunaan formulir secara
sistematik. Ini semua dimaksudkan agar komunikasi tertulis suatu organisasi benar-benar efisien dan ekonomis. Penciptaan formulir yang
berlebihan dan tidak standar menimbulkan berbagai problema terutama menimbulkan pemborosan yang tidak kecil jumlahnya.
Pada tahap pertama yang dilakukan di dalam pengendalian formulir adalah:
a Memastikan jumlah formulir yang digunakan dalam organisasi
dan memastikan rancangan yang terbaik agar prosesnya efisien. Untuk mencapai tujuan tersebut dapat dilakukan teknik dasar
administrasi kearsipan serta menerapkan sistem pemberkasan berdasarkan fungsinya sistem masalah, dalam arti formulir
yang ada diatur dan digolongkan berdasarkan fungsinya untuk memastikan bahwa formulir yang ada diciptakan untuk tujuan
maksimum. Penggolongan berdasarkan fungsinya ini untuk memudahkan dalam penilaiannya untuk melihat apakah
formulir masih diperlukan atau tidak. Yang selanjutnya untuk melakukan pemusnahan terhadap formulir yang tidak perlu,
atau untuk dilakukan penggabungan formulir yang saling berhubungan.
b Melakukan penghematan dalam pengadaan formulir dengan
cara mengelompokkan dan penggabungan susunannya. Langkah yang dilakukan adalah dengan inventarisasi,
43
Laksmi, dkk., Manajemen…, h. 107.
pengelompokkan dan meneliti semua formulir yang sedang digunakan. Kemudian formulir dikaji untuk mengetahui apakah
setiap formulir masih memiliki kegunaan dan apakah setiap item yang terkandung di dalam formulir memiliki kegunaan.
Bagi yang tidak berguna lagi disisihkan. Untuk memudahkan penilaiannya formulir diorganisir dan dipisahkan menjadi tiga
jenis berkas formulir, yaitu diatur berdasarkan sistem angka, fungsional, dan spesifikasi.
Untuk kemudahan dalam pengendalian formulir, setiap formulir memiliki kartu atau buku catatan buku register. Kartu atau buku
catatan buku register berisi judul formulir, nomor, indeks fungsional masalah dan sifat khusus formulir. Catatan ini di samping untuk
pengendaliannya berfungsi pula sebagai indeks dan sarana untuk mengendalikan aktivitas formulir yang berupa formulir permintaan.
2 Manajemen laporan
Laporan merupakan alat pertanggungjawaban dari pihak yang satu kepada pihak yang lainnya, dan sebagai alat untuk membina
kerjasama. Di samping itu informasi yang terkandung di dalam laporan diperlukan untuk perencanaan, pengendalian, pengawasan,
pengambilan keputusan dan sebagainya. Karena pentingnya laporan tersebut setiap organisasi perlu melakukan pembinaan laporan melalui
program manajemen laporan. Laporan yang baik adalah laporan yang dapat membantu
manajemen, agar dalam melaksanakan ketetapan pertanggungjawaban berhasil dengan baik. Oleh karena itu agar laporan dapat memenuhi
tujuannya diperlukan program pengendalian semua jenis laporan. Program manajemen laporan tidak hanya memberikan suatu cara
komunikasi yang efektif tetapi juga cara untuk mengurangi biaya sistem laporan.
Manajemen laporan memiliki dua aspek penting yakni pengendalian atau pengawasan terhadap laporan dan analisis laporan.
Pengendalian laporan akan mudah dilakukan jika telah terhimpun data dan informasi yang berkaitan segala sesuatunya dengan laporan. Untuk
mendapatkan data dan informasi dilakukan dengan inventarisasi. Inventarisasi dilakukan pada seluruh unit kerja pada lingkungan suatu
organisasi atau perusahaan. Suatu hal yang perlu mendapat perhatian adalah masalah
pembiayaan yang dikeluarkan untuk menciptakan laporan. Biaya penulisan laporan akan sangat bergantung pada beberapa faktor di
antaranya adalah panjang pendeknya laporan, kebutuhan riset, tingkat gaji penyusun, gaji pengetik dan sebagainya. Oleh karena itulah untuk
menjamin efektivitas dan ekonomis manajemen laporan diperlukan perkiraan biaya laporan. Dalam memperkirakan biaya laporan dan
tingkat ketepatan yang diperlukan, faktor utama yang harus dipertimbangkan adalah: rasio antara biaya dan keuntungan. Ini perlu
untuk menentukan tingkat ketepatan yang diperlukan dengan membandingkan biaya laporan dan nilainya.
3 Manajemen direktif
Pengertian direktif dikaitkan dengan pengertian kebijakan policy dan prosedur didalam suatu organisasi. Yakni lebih berhubungan
dengan pemberitahuan, pengumuman, pernyataan manajemen, edaran dan sebagainya yang kesemuanya terdiri dari kebijakan dan prosedur
dari suatu organisasi tertentu. Suatu hal yang penting pula bahwa direktif atau arahan tersebut
diorganisir dengan cara yang logis sehingga memudahkan dalam penyebarannya. Termasuk memudahkan bagi setiap personal dalam
suatu organisasi yang memerlukan petunjuk atau arahan. Itulah sebabnya perlu adanya program direktif pada setiap organisasi sebagai
upaya untuk merancang dan melaksanakan sistem direktif tersebut. Program ini meliputi dua aspek yakni: pertama, mengadakan dan
melaksanakan sistem direktif dan kedua, analisis serta pengendaliannya.
Apapun sistem yang digunakan terdapat dua tipe direktif yakni bersifat tetap dan sementara. Direktif yang bersifat tetap memiliki nilai
referensi berkelanjutan dan jangka panjang, dan yang bersifat sementara bersifat tidak kekal. Sedangkan direktif sementara
digunakan untuk mengadakan program jangka pendek, atau menguji prosedur yang bersifat sementara dan untuk membuat pengumuman.
Pada umumnya memiliki periode tertentu, dan lamanya tidak lebih dari satu tahun. Untuk membedakan kedua tipe tersebut cukup mudah,
karena tipe yang permanen atau tetap ini perwujudannya dalam bentuk instruksi, atau peraturan.
Proses analisis dan pengendalian direktif berkaitan dengan analisis isi direktif, koordinasi dari tujuan revisi direktif ataupun direktif yang
baru dengan berbagai bentuk organisasi, penetapan dari sejumlah pengendalian dan pemeliharaan dari sistem direktif.
44
4 Arsip Korespondensi
Pada umumnya problem utama yang dihadapi setiap organisasi berkaitan dengan penyimpanan arsip korespondensi. Dari sekian
banyak jenis arsip yang tercipta, arsip korespondensilah yang tingkat akumulasinya tinggi. Dan jenis arsip inilah yang merupakan salah satu
aspek paling pelik di dalam penyimpanan arsip. Untuk melindungi arsip korespondensi yang bersifat rahasia juga
termasuk arsip lainnya seperti peta, foto, dsb harus ditandai dengan ”sangat rahasia”, ”penting”, pribadi, dan sebagainya. Penata arsip
harus hati-hati sekali dalam mengeluarkan berkasnya tanpa persetujuan yang berwenang. Bahkan beberapa jenis arsip sangat bernilai sehingga
jenis arsip tersebut tidak dapat dikeluarkan dari berkasnya dalam keadaan apapun. Dan arsip tersebut harus mendapat pengawasan yang
ketat. Jenis arsip tersebut hanya dapat dikeluarkan dalam keadaan yang mendesak sekali dan melalui tanda tangan pimpinan yang mempunyai
wewenang mengeluarkan arsip tersebut. Bahkan tempat penyimpanan arsip yang bernilai guna tinggi dan khususnya lagi yang bersifat sangat
44
Boedi Martono, Arsip Korespondensi…, h. 34-43.
rahasia, rahasia dan terbatas, disimpan pada tempat khusus atau lemari khusus.
Gambar 1 Pokok-Pokok Proses Pemberkasan
Menentukan indeks dan titel berkas
Menentukan kode klasifikasi
Membuat tunjuk silang jika diperlukan
Menetapkan retensi arsip pada folder sesuai jadwal retensi
Mempersiapkan guide, folder dan menulis kode, titel pada tab folder
Meneliti, membaca arsip yang akan diberkaskan
Memasukkan arsip pada folder dan menempatkan pada filing cabinet
Gambar di atas adalah Pokok-pokok Proses Pemberkasan arsip yang biasa digunakan dalam arsip korespondensi
45
5 Arsip Nonkorespondensi
Penyimpanan jenis arsip ini agak sukar dilakukan mengingat bentuk dan ukurannya beraneka ragam. Bahkan terkadang isi
keterangannya bermacam-macam. Fisik arsip dan ukuran yang berbeda-beda sudah barang tentu memerlukan peralatan yang berbeda-
beda pula. Sehingga setiap organisasi di samping merencanakan sistem penyimpanannya juga harus merencanakan peralatannya.
45
Boedi Martono, Penataan Berkas dalam Manajemen Kearsipan, Jakarta: Sinar Harapan, 1992, Cet 1, h. 42-46.
a Pamflet
Pamflet atau surat selebaran terdiri dari berbagai ukuran, bentuk dan ketebalannya. Jenis bahan ini disimpan pada folder
berdasarkan atas masalah sistem masalah. Untuk memudahkan penelusuran kembalinya perlu dibuatkan kartu
indeks termasuk kartu tunjuk silang apabila diperlukan.
b Cek dan Voucher
Cek dan voucher disimpan pada laci yang didesain khusus untuk menyimpan jenis arsip yang bersangkutan. Arsip
diberkaskan atas dasar sistem angka urut angka. Namun dapat pula diatur berdasarkan titel nama yang telah terbayar; untuk
cara ini disimpan atas dasar sistem abjad.
c Kaset Pita Rekaman
Setiap kaset diberi nomor pada label kaset dan disimpan pada sampul polyethylene atau polyester dan ditempatkan pada kotak
khusus. Selanjutnya disimpan pada laci metal dan diatur secara vertikal. Untuk memudahkan penemuan kembalinya perlu
dibuatkan kartu indeks. Kartu indeks diatur berdasarkan urutan abjad titel atau subjeknya. Kasetnya sendiri diatur berdasarkan
angka.
46
b. Tahap Pendistribusian
