arsip yang mempunyai nilai pelaksanaan kerja, arsip yang mempunyai nilai guna hukum, arsip yang mempunyai nilai guna
keuangan, arsip yang mempunyai nilai guna penelitian, arsip yang mempunyai nilai guna pendidikan, dan arsip yang mepunyai nilai
guna pembuktian atau dokumenter dan nilai guna sejarah.
d. Menurut sifat kepentingannya arsip dapat digolongkan menjadi
arsip vital, penting esensial, dan biasa. Arsip vital terdiri dari warkat-warkat yang mempunyai nilai abadi. Arsip penting
merupakan naskah yang mempunyai sifat-sifat seperti isinya mengikat, memerlukan tindak lanjut, memuat informasi penting,
mengandung konsepsi kebijaksanaan, dan mempunyai nilai atau kegunaan tertentu. Sedangkan arsip biasa adalah naskah yang
isinya tidak mengikat dan tidak menimbulkan adanya tindak lanjut.
e. Menurut keseringan penggunaannya arsip dibedakan menjadi arsip
aktif, arsip inaktif, dan arsip statisabadi. f.
Menurut fungsinya, arsip dapat digolongkan menjadi arsip dinamis dan arsip statis.
g. Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya misalnya arsip
unit yaitu arsip yang disimpan di unit kerja unit pengolah; arsip sentral, arsip yang disimpan di Unit Kearsipan Pusat Arsip
organisasi, dan atau arsip yang disimpan di kantor Arsip Nasional di Jakarta, dan tiap-tiap ibukota daerah tingkat I dan II.
h. Menurut keasliannya, arsip digolongkan menjadi empat macam
yaitu arsip asli, arsip tembusan atau tindasan, arsip salinan, dan arsip berupa petikan.
32
b. Peranan Arsip
Arsip mempunyai peranan yang sangat penting, yaitu sebagai ”pusat ingatan, sumber informasi dan alat pengawasan yang sangat diperlukan
dalam setiap organisasi dalam rangka kegiatan perencanaan, penganalisaan, pengembangan, perumusan kebijaksanaan, pengambilan
keputusan, pembuatan laporan, pertanggung jawaban, dan pengendalian setepat- tepatnya”.
33
Begitupun menurut The Liang Gie, arsip merupakan ”suatu ingatan dan sumber informasi yang akan melancarkan kehidupan dan
perkembangan organisasi yang bersangkutan, sebagai penilaian dan penyusunan program pengembangan dari organisasi yang bersangkutan”.
34
32
Yohannes Suraja, Manajemen…, h.35-37.
33
Basir Barthos, Manajemen Kearsipan..., h.2.
34
The Liang Gie, Administrasi Perkantoran..., h. 116.
Menurut Anon Mirmani peranan arsip bagi suatu organisasi adalah: 1
Sumber informasi penting organisasi 2
Menyediakan bukti kegiatan dan pelaksanaan organisasi 3
Akuntabilitas organisasi
35
Dari pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai alat pengingat dan sumber informasi baik bagi perorangan,
organisasi maupun bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan. Oleh sebab itu, untuk dapat menyajikan informasi
yang lengkap, cepat dan benar harus ada sistem yang baik di bidang kearsipan.
c. Fungsi Arsip
Menurut Yohannes Suraja, secara umum fungsi arsip adalah ”menjadi sumber data atau informasi yang dibutuhkan setiap orang ataupun
sekelompok pejabat atau pegawai untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi dan pekerjaan di dalam organisasi dan kebutuhan individual. Fungsi
arsip dapat dibedakan menurut penggolongan arsip dinamis dan arsip statis”.
Arsip dinamis berfungsi sebagai salah satu sumber data atau informasi yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan organisasi dan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi
organisasi swasta dan administrasi negara. Sedangkan arsip statis berfungsi sebagai salah satu sumber data atau informasi yang tidak
dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan organisasi atau kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi organisasi swasta dan administrasi negara. Tetapi pada saat-saat tertentu, secara insidental
dibutuhkan untuk kepentingan administrasi, riset, studi, dan keperluan lain.
35
Anon Mirmani, Mata Kuliah Manajemen Rekod BPN 10307, artikel diakses pada 7 November 2009 dari http:repository.ui.ac.idcontentskoleksi11.pdf.
Jadi pada intinya arsip berfungsi sebagai sumber data dan informasi bagi yang membutuhkannya untuk keperluan individual dan atau
organisasional.
36
Arsip tidak hanya penting untuk mempelajari masa lalu tetapi juga dampak pengetahuan masa lalu terhadap pengetahuan masa kini dan
mendatang. Pelestarian dan penyempurnaan pemerintah, institusi lain dan organisasi, perhimpunan dan peradaban tergantung pada pelestarian dan
pemanfaatan arsip yang efisien. Menurut Sulistyo Basuki, fungsi arsip ialah:
1 Membantu pengambilan keputusan
Dalam pengambilan keputusan, para manajer atau pimpinan memerlukan informasi. Contohnya pada keputusan jangka panjang
perlu informasi yang lebih dalam, surut ke belakang beberapa tahun, informasi semacam itu ada pada arsip dinamis yang aktif
dan inaktif serta arsip statis.
2 Menunjang perencanaan
Untuk membuat perencanaan memerlukan informasi, bagi perencanaan jangka panjang memerlukan informasi retrospektif
yang tersedia pada arsip inaktif dan statis. Untuk membuat rencana jangka menengah antara 1 sampai 5 tahun memerlukan informasi
yang terdapat pada arsip aktif, inaktif, dan semiaktif. Bagi perencana jangka pendek, informasi yang diperlukan terdapat pada
arsip aktif.
3 Mendukung pengawasan
Untuk melakukan pengawasan maka perlu informasi tentang rencana yang akan dilakukan, apa yang akan dilakukan,apa yang
belum dilaksanakan. Setiap pelaksanaan tugas dibuatkan laporan yang disimpan untuk keperluan perencanaan, pengambilan
keputusan dan pengawasan.
4 Sebagai alat pembuktian
Dalam proses pengadilan yang mengadili perkara pidana atau perdata semua pihak memerlukan arsip untuk pembuktian dan
menunjang tuntutan maupun pembelaan.
5 Memori perusahaan, melestarikan ingatan lembagainstansi
Dengan adanya arsip maka perusahaan dapat memeriksa kegiatannya. Rekaman historis digunakan untuk merekam kegiatan
badan dalam proses perekaman itu sehingga lembagainstansi dapat mengubah kembali “ingatannya”.
36
Yohannes Suraja, Manajemen…, h. 37-38.
6 Sebagai rujukan historis
Arsip digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan maupun kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama berlaku
untuk arsip statis artinya arsip yang disimpan permanen.
37
B. Manajemen Kearsipan
