6 Sebagai rujukan historis
Arsip digunakan untuk kepentingan penelitian, tuntutan maupun kegiatan yang merujuk pada masa lampau. Hal ini terutama berlaku
untuk arsip statis artinya arsip yang disimpan permanen.
37
B. Manajemen Kearsipan
1. Pengertian Manajemen Kearsipan
Menurut Laksmi, dkk, manajemen kearsipan adalah pelaksanaan pengawasan sistematik dan ilmiah terhadap semua informasi terekam yang
dibutuhkan oleh sebuah organisasi untuk menjalankan usahanya. Manajemen kearsipan juga mengawasi sistem penyimpanan arsip organisasi dan
memberikan pelayanan-pelayanan yang diperlukan. Dengan kata lain manajemen kearsipan melakukan pengawasan sistematik mulai dari
penciptaan, atau penerimaan arsip, kemudian memproses, penyebaran, pengorganisasian, penyimpanan, sampai pada akhir pemusnahan arsip.
38
Menurut Yohannes Suraja, manajemen kearsipan adalah rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat di dalam
proses pengurusan arsip. Usaha pengelolaan kearsipan dilakukan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan pengorganisasian, penyusunan
personalia, pengarahan, dan pengendalian atau pengawasan terhadap arsip dan sumberdaya yang ada untuk pengurusan kearsipan seperti pegawai kearsipan
arsiparis, archievist, fasilitas kearsipan, dan keuangan yang dipergunakan untuk membiayai pelaksanaan kegiatan kearsipan.
Pelaksanaan manajemen di dalam organisasi bertujuan untuk mewujudkan efektivitas dan efisiensi kerja dalam mencapai tujuan dan hasil dari
pelaksanaan serangkaian kegiatan proses. Demikian juga pengelolaan terhadap sistem kearsipan manajemen kearsipan di dalam setiap organisasi
dimaksudkan agar tujuan kerasipan dapat dicapai secara efektif dan efisien.
39
37
Sulistyo Basuki, Pengantar…, h. 13-16.
38
Laksmi, dkk., Manajemen Perkantoran Modern, Jakarta: penaku, 2008, Cet 2, h. 204.
39
Yohannes Suraja, Manajemen…, h. 62.
2. Fungsi Manajemen Kearsipan
Manajemen kearsipan dilakukan dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen yang bentuknya yaitu aktivitas-aktivitas perencanaan kearsipan,
pengorganisasian bidang kearsipan, penyusunan personalia staf bagian kearsipan, pengarahan kerja dan pegawai kearsipan, dan pengawasan terhadap
kegiatan pokok operasional kearsipan. Menurut Rick Gow, Perencanaan kearsipan dilakukan dengan antara
lain melakukan penyusunan pola klasifikasi sebagai sarana penataan arsip, penyusunan pedoman pemrosesan surat dan naskah masuk maupun keluar,
penyusunan jadwal retensi arsip sebagai sarana penyusutan arsip, dan perencanaan fasilitas.
Penyusunan personalia di bidang kearsipan mencakup pelaksanaan rekruitmen, seleksi, orientasi atau induksi, penempatan, penggajian dan
penjaminan kesejahteraan, pengembangan, dan pemberhentian pegawai yang mengurusi arsip organisasi.
Pelaksanaan fungsi pengarahan di dalam pengurusan arsip mencakup pemberian motivasi kepada pegawai arsip untuk memelihara dan
meningkatkan moralitas kerjanya, menjaga komunikasi yang efektif untuk membina solidaritas dan semangat korps esprit de corps antar pegawai di
bidang kearsipan dengan pegawai lain di dalam organisasi, dan menggerakkan actuating pegawai, mempengaruhi dan membawa leading mereka untuk
berkonsentrasi pada pelaksanaan tugas-tugas kearsipan sebaik-baiknya sehingga tujuan kearsipan dapat dicapai secara efektif dan efisien.
Ricks Gow 1984: 315 mengemukakan bahwa fungsi pengawasan dilakukan dalam tiga bentuk yaitu:
a. Pengawasan yang dilakukan sebelum pelaksanaan kegiatan
precontrol. Pengawasan ini dilakukan dengan tujuan untuk mengurangi mengeliminasi kesalahan-kesalahan dan problem yang
dapat terjadi di dalam pelaksanaan kegiatan.
b. Pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan yang sedang berlangsung
concurrent control. Pengawasan ini mempengaruhi pegawai, peralatan, prosedur, dan kinerja. Misalnya pegawai arsip dalam
penemuan dan pengembalian arsip yang dipinjam dapat melakukan dengan cepat dan arsip terjamin keamanannya.
c. Pengawasan yang dilakukan setelah pelaksanaan pekerjaan feedback
control. Fungsi ini dilakukan misalnya dengan membandingkan data historis pada tahun-tahun terakhir misalnya mengenai angka
kecermatan arsip dan angka pemakaian arsip dengan standar kinerja.
40
3. Pelaksanaan Manajemen Kearsipan
