Analisis Pemecahan Masalah dengan Pendekatan Makro Ergonomi

Gambar 6.8. Penempatan Dinding Peredam Bunyi

6.1.2. Analisis Pemecahan Masalah dengan Pendekatan Makro Ergonomi

Setelah dilakukan analisis pemecahan masalah dengan pendekatan Mikro Ergonomi kemudian dilakukan analisis pemecahan masalah dengan pendekatan Makro Ergonomi melalui metode MEAD Macro Ergonomic Analysis and Design. Analisis pemecahan masalah dilakukan pada sepuluh tahapan MEAD yang dapat dilihat pada Tabel 6.1. Tabel 6.1. Analisis pada Tahapan MEAD No: Tahapan MEAD 1 Pemeriksaan lingkungan organisasi Pembuatan diagram pohon permasalahan 2 Pendefinisian sistem operasi 3 Pendefenisian unit operasi dan proses kerja 4 Identifikasi varians 5 Pembuatan matriks varians 6 Pembuatan tabel kontrol 7 Pembuatan alokasi fungsi dan pembobotan alternatif 8 Penjelasan aturan dan persepsi tanggung jawab Analisa peran dan tanggung jawab 9 Perancangan ulang sub sistem 10 Iterasi, implementasi dan improvisasi Analisis dilakukan pada sepuluh tahapan MEAD yaitu tahapan pemeriksaan lingkungan organisasi, pendefinisian sistem dan pendefinisian unit operasi yang dirangkum dalam pembuatan diagram pohon permasalahan. Pembuatan diagram pohon permasalahan dapat dilakukan setelah terlebih dahulu melakukan peninjauan terhadap sistem yang ada. Pada tahapan pemeriksaan lingkungan organisasi didapatkan permasalahan-permasalahan yang terjadi pada bagian ruang tunggu Stasiun kereta api yang terangkum dalam diagram pohon permasalahan. Selanjutnya dilakukan identifikasi varians, pembuatan matriks varians dan tabel kontrol. Analisis terhadap tahapan pembuatan alokasi fungsi dan pembobotan alternatif, analisa peran, perancangan ulang sub sistem dan implementasi pada lingkungan organisasi yang dapat dilakukan, meliputi: 1. Penambahan jumlah petugas pada stasiun kereta api Penambahan petugas yang bertugas di Stasiun kereta api meliputi: penambahan satu orang petugas Supervisor pelayanan stasiun yang bertugas untuk melakukan pergantian display informasi dan dua orang petugas customer service untuk melayani dan memberikan informasi kepada penumpang. Usulan perbaikan yang diberikan membutuhkan analisis sistem kerja untuk menentukan petugas yang melakukan perbaikan yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab. Adapun analisis perbaikan sistem kerja pada PT.KAI Persero sebagai berikut: a. Petugas yang bertugas untuk melakukan pergantian display informasi yaitu Supervisor pelayanan stasiun. Pada kondisi aktual terdapat satu orang Supervisor pelayanan stasiun yang bertugas untuk satu shift kerja 07.30- 17.00. Hal ini mengakibatkan tidak adanya petugas pada shift malam sehingga diharapkan adanya penambahan satu orang petugas Supervisor pelayanan stasiun untuk shift tersebut. Asisten manager pelayanan yang bertugas untuk mengawasi tugas yang dilakukan oleh supervisor pelayanan stasiun, kemudian melaporkan kekurangan jumlah petugas kepada Manager Komersil. Manager komersial bertanggung jawab atas kelancaran proses angkutan penumpang, dimana dengan terpasangnya display informasi sesuai dengan jadwalnya diharapkan penumpang tidak lagi kebingungan. Manager Komersil kemudian mengajukan permohonan penambahan jumlah petugas atas persetujuan dari Kepala Stasiun. Manager komersil juga berkoordinasi dengan Manager SDM dan Manager Keuangan mengenai masalah penambahan jumlah petugas. Manager komersil kemudian mengajukan usulan permohonan penambahan jumlah petugas kepada VP Divre I Sumatera Utara. VP Divre I Sumatera Utara memiliki wewenang untuk menyetujui atau menolak usulan penambahan jumlah petugas. b. Petugas customer service bertugas untuk melayani dan memberikan informasi kepada penumpang. Pada kondisi aktual terdapat satu orang petugas customer service untuk masing-masing shift kerja yaitu shift 1 07.30-15.00 dan shift 2 15.00-22.30. Dengan padatnya jumlah penumpang kereta api, sebaiknya terdapat dua orang petugas customer service untuk setiap shift kerja untuk memaksimalkan pelayanan yang dapat diberikan kepada penumpang. Petugas customer service bertanggung jawab secara langsung kepada Asisten Manager Customer care. Asisten Manager Customer care bertugas untuk mengawasi pekerjaan yang dilakukan oleh petugas customer service. Asisten Manager Customer care memberikan laporan kekurangan jumlah petugas kepada Manager Komersil. Manager komersial memiliki wewenang terhadap kelancaran proses angkutan penumpang, dimana dengan berjalan lancarnya informasi yang diberikan petugas customer service kepada penumpang. Manager Komersil kemudian mengajukan permohonan penambahan petugas dengan persetujuan dari Kepala Stasiun. Kemudian, Manager komersial berkoordinasi dengan Manager SDM dan Manager Keuangan sehubungan dengan rencana penambahan petugas customer service. Manager Komersil mengajukan permohonan penambahan jumlah petugas customer service kepada VP Divre I Sumatera Utara. VP Divre I Sumatera Utara memiliki wewenang untuk menyetujui atau menolak usulan rencana penambahan petugas customer service. Dikarenakan alasan apapun, VP Divre I Sumatera Utara memiliki tugas untuk memberikan koordinasi kepada seluruh unit kerja dari bagian operasional. VP regional harus bertanggung jawab kepada direksi dan direktur utama dalam proses penambahan petugas customer service di stasiun kereta api 2. Perbaikan dengan pengadaan fasilitas Pengadaan fasilitas dibagian ruang tunggu meliputi: peralatan kebersihan toilet, alat pendingin ruangan, loudspeaker, display informasi mengenai harga tiket dan peta rute perjalanan kereta api, serta display informasi mengenai nomor dan jenis kereta api, jalur dan lokasi peron kereta api tujuan. Usulan perbaikan yang diberikan membutuhkan analisis sistem kerja untuk menentukan petugas yang melakukan perbaikan yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab. Adapun analisis sistem kerja pada PT.KAI Persero sebagai berikut : a. Pada kondisi aktual, belum terdapat display informasi mengenai harga tiket dan peta rute perjalanan, alat pendingin ruangan dan kurangnya jumlah loudspeaker serta display informasi mengenai nomor dan jenis kereta api, jalur dan lokasi peron kereta api tujuan. Asisten Manager pelayanan kemudian melaporkan hal ini kepada Manager Komersil untuk melakukan pengadaan fasilitas tersebut. Manager komersil melaporkan masalah ini kepada Kepala Stasiun, dan atas persetujuan Kepala Stasiun dilakukan pengajuan pengadaan fasilitas tersebut. Manager Komersil berkoordinasi dengan Manager Operasional, Manager Sarana dan Manager Keuangan, kemudian melakukan pengajuan permohonan kepada VP Divre I Sumatera Utara. VP Divre I Sumatera Utara memiliki wewenang untuk menolak atau menyetujui permohonan ini. Setelah mendapatkan persetujuan dari VP Divre I Sumatera Utara, Manager komersil akan memberikan tugas kepada Asisten Manager Pelayanan untuk melakukan pengawasan proses pemasangan fasilitas atas persetujuan Kepala Stasiun. Kepala Stasiun memiliki wewenang untuk mengawasi jalannya proses operasional di stasiun kereta api. Asisten manager pelayanan menugaskan pemasangan fasilitas kepada Supervisor pelayanan stasiun. Supervisor pelayanan stasiun bertugas untuk melakukan pemasangan fasilitas di bagian ruang tunggu Stasiun kereta api. 3. Sosialisasi display informasi yang ada kepada penumpang kereta api Sosialisasi mengenai display informasi akan diberikan oleh pihak petugas customer service sehingga penumpang dapat mengerti mengenai informasi yang diberikan. Usulan perbaikan yang diberikan membutuhkan analisis sistem kerja untuk menentukan petugas yang melakukan perbaikan yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab. Adapun analisis sistem kerja pada PT.KAI sebagai berikut: a. Penugasan khusus mengenai sosialisasi display informasi kepada penumpang dilakukan oleh Asisten manager customer care dengan memberikan tugas kepada petugas customer service. Asisten manager customer care bertugas untuk mengawasi pekerjaan yang dilakukan oleh petugas customer service. Asisten manager customer care bertanggung jawab secara langsung kepada Manager Komersil dan melakukan sosialisasi kepada penumpang atas persetujuan Kepala Stasiun. Kepala stasiun memiliki wewenang untuk melakukan koordinasi dan mengawasi sepenuhnya kegiatan sosialisasi dan pemberian informasi kepada penumpang. 4. Memberikan pengarahan dan pengontrolan tugas petugas kereta api Pengontrolan tugas petugas cleaning service akan dilakukan secara berkala sehingga toilet pada bagian ruang tunggu Stasiun kereta api bersih dan terawat. Pengarahan akan diberikan kepada petugas customer service agar bisa menyampaikan informasi dan memberikan pelayanan yang baik kepada penumpang. Usulan perbaikan yang diberikan membutuhkan analisis sistem kerja untuk menentukan petugas yang melakukan perbaikan yang sesuai dengan tugas dan tanggung jawab. Adapun analisis sistem kerja pada PT.KAI sebagai berikut: a. Petugas cleaning service bertugas untuk menjaga kebersihan toilet di stasiun kereta api. Dalam hal ini yang bertugas untuk melakukan pengawasan secara berkala terhadap pekerjaan petugas cleaning service di stasiun yaitu Asisten Manager pelayanan. Asisten Manager pelayanan akan melakukan pengawasan dan pengontrolan pekerjaan yang dilakukan petugas cleaning service secara berkala dan memberikan evaluasi kepada petugas setiap harinya agar kondisi toilet selalu bersih. b. Penugasan khusus mengenai pengarahan yang diberikan kepada petugas customer service dilakukan oleh Asisten manager customer care. Asisten manager customer care bertugas untuk mengawasi pekerjaan dan memberikan pengarahan serta evaluasi kepada petugas customer service. Asisten manager customer care bertanggung jawab secara langsung kepada Manager Komersil dan memberikan pengarahan atas persetujuan dari Kepala Stasiun. Kepala stasiun memiliki wewenang untuk melakukan koordinasi dan mengawasi sepenuhnya kegiatan pengarahan yang diberikan kepada petugas customer service. Urutan proses penugasan dari struktur organisasi secara keseluruhan di dalam penyelesaian permasalahan yang ada dibagian ruang tunggu Stasiun kereta api dapat dilihat pada Gambar 6.9. Gambar 6.9. Urutan Penugasan pada Struktur Organisasi Keterangan gambar: = Garis tugas = Garis koordinasi Penugasan pengadaan dan pemasangan fasilitas serta pemberian layanan informasi dilakukan oleh Asisten Manager Customer Care dan Asisten Manager Pelayanan dengan bantuan petugas untuk melakukan pemasangan fasilitas dan sosialisasi kepada penumpang mengenai fasilitas. Asisten manager customer care VP Divre I Sumatera Utara Deputy VP Manager Komersial Kepala Stasiun Ass.Manager Customer care Petugas Manager Sarana Manager Keuangan Manager SDM Ass.Manager Pelayanan Petugas Manager Operasional bertugas untuk melakukan pengawasan pada proses pelayanan yang diberikan petugas customer service. Asisten Manager Pelayanan bertugas untuk mengawasi proses pergantian display informasi dan pengadaan fasilitas. Kepala stasiun memiliki wewenang untuk melakukan koordinasi dan mengawasi sepenuhnya kegiatan pengadaan dan pemasangan fasilitas serta pelayanan informasi dapat berjalan lancar. Manager komersial memiliki wewenang terhadap kelancaran proses angkutan penumpang. Manager Komersial bekerja sama dengan Manager Operasional, Manager Sarana dan Manager Keuangan di dalam melakukan pengadaan fasilitas. Manager sarana bertanggung jawab atas proses pengadaan dan perawatan fasilitas agar sesuai dengan kebutuhan di bagian ruang tunggu stasiun kereta api. Manager keuangan bertugas untuk mengeluarkan biaya yang diperlukan untuk membeli fasilitas sesuai dengan perencanaan kebutuhan yang dibuat Manager Sarana. Manager Komersial juga bekerja sama dengan Manager SDM dan Manager Keuangan dalam melakukan penambahan jumlah petugas di Stasiun kereta api. Manager Komersial, Manager Operasional, Manager Sarana, Manager Keuangan dan Manager SDM bertanggung jawab secara langsung kepada Deputy VP atas terlaksananya proses pengadaan dan pemasangan fasilitas serta penambahan jumlah petugas di Stasiun kereta api. Deputy VP bertanggung jawab secara langsung kepada VP Divre I Sumatera Utara. VP Divre I Sumatera Utara bertugas untuk mengkoordinasikan seluruh unit kerja dari bagian operasional dan memberikan pengawasan agar tercapainya tujuan perusahaan. VP regional bertanggung jawab kepada seluruh jajaran direksi dan direktur utama.

6.2. Evaluasi