Bentuk Pelayanan Standard and Procedure Pengurusan Dokumen yang ditetapkan KUI sebelum tiba di Indonesia

52 Dalam struktur organisasi tersebut, KUI USU berada di bawah naungan Pembantu Rektor IV USU dan Kepala Biro Perencanaan dan Kerjasama USU. Dalam KUI USU terdapat dua divisi yaitu divisi akademik yang mengurus masalah pendidikan mahasiswa asing. Divisi akademik ini mengurus dokumen dosen peneliti asing yang akan datang ke Indonesia ataupun dosen peneliti USU yang akan kuliah atau dinas ke luar negeri. Dikarenakan belum banyak dosen peneliti asing yang akan datang ke Indonesia ataupun dosen peneliti USU yang akan kuliah atau dinas ke luar negeri maka semua staff KUI yang berjumlah 5 orang lebih difokuskan untuk melayani mahasiswa asing di USU sehingga pembagian divisi ini belum dapat diterapkan oleh KUI USU.

f. Bentuk Pelayanan

Adapun bentuk pelayanan yang diberikan oleh KUI USU yaitu: No Pelayanan Mahasiswa asing Pelayanan Dosen Asing 1 VITAS Visa Tinggal Terbatas Visa 2 Surat Tanda Melapor STM Surat Tanda Melapor Diri STMD di Polsek. IKTA Ijin Kerja Tenaga Asing Izin Kerja luar negeri 3 SKLD Surat Keterangan Lapor Diri Kartu Kuning dari Polda Surat Tanda Melapor STM Surat Tanda Melapor Diri STMD di Polsek. 4 KITAS Kartu Ijin Tinggal Terbatas Izin Tinggal Terbatas dari Kantor Imigrasi. SKLD Surat Keterangan Lapor Diri Kartu Kuning dari Polda 5 VKSB Visa Kunjungan Sosial Budaya Sosial Budaya Visa Kunjungan. KITAS Kartu Ijin Tinggal Terbatas dari Kantor Imigrasi. 53 KUI USU memberikan pelayanan yang sama kepada mahasiswa asing dan dosen asing kecuali dalam pengurusan IKTA dosen asing yang diurus oleh KUI USU ke DIKTI. Sementara surat ijin studi mahasiswa asing belum bisa diurus oleh KUI USU.

g. Standard and Procedure Pengurusan Dokumen yang ditetapkan KUI

USU Berdasarkan kebijakan – kebijakan yang telah dipaparkankan sebelumnya, Universitas Sumatera Utara menerapkan standard and procedure untuk penerimaan mahasiswa asing 53 adalah sebagai berikut:

i. sebelum tiba di Indonesia

Berdasarkan SOP yang ditetapkan oleh KUI USU, mahasiswa asing harus mengikuti prosedur – prosedur pengurusan dokumen mahasiswa asing sebelum tiba di Indonesia. Adapun prosedur yang harus diikuti oleh mahasiswa asing sebelum tiba di Indonesia yaitu: a. Calon mahasiswa asing mengirimkan berkas persyaratan pengurusan Surat Ijin Studi ke IAO USU b. Pihak IAO USU mengeluarkan surat rekomendasi dari Rektor cq. Pembantu Rektor IV, kemudian mengirimkan kepada DIKTI untuk memperoleh surat ijin studi Study Permit c. Setelah memperoleh Surat Ijin Studi tersebut, IAO USU akan meneruskan aplikasiberkas calon mahasiswa asing ke Kantor Imigrasi di Jakarta untuk proses keimigrasian selanjutnya 53 Ibid, hal 2-3 54 d. Calon mahasiswa asing mengambil visa yang sudah selesai di kedubes Indonesia di negara terkait ii. sesudah tiba di Indonesia Sesampainya di Indonesia, mahasiswa asing juga harus mengikuti prosedur pengurusan administrasi mereka selama di Indonesia. Adapun prosedur yang diikuti oleh mahasiswa asing berdasarkan SOP yang telah ditetapkan oleh KUI USU yaitu: a. Mahasiswa asing melapor ke kantor IAO USU untuk mengisi Arrival Form b. IAO USU memberikan pengarahan bahwa mahasiswa asing yang bersangkutan harus melapor ke Polsek setempat untuk memperoleh STMSTMD Surat Tanda Melapor Diri dalam waktu 1 x 24 jam sesudah tiba di MedanIndonesia c. Mahasiswa asing yang datang dengan VKSB atau Visa B, dapat menukar terlebih dahulu VKSB menjadi VITAS, kemudian VITAS menjadi KITAS d. Mahasiswa asing yang sudah memiliki VITAS harus merubahnya menjadi KITAS dalam waktu 7 hari setelah tiba di Indonesia e. Mahasiswa asing yang sudah memiliki STM dan KITAS wajib melapor ke POLDASU untuk memperoleh SKLD f. Mahasiswa asing yang sudah mempunyai KITAS wajib melapor ke Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil paling lama 14 hari setelah 55 diterbitkannya KITAS untuk memperoleh Surat Keterangan Tempat Tinggal

II. Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Sumatera

Utara Kanwil Kemenkumham Sumut a. Logo Gambar 4.1. Logo Kanwil Kemenkumham Sumut Sumber: www.kemenkumham.go.id, diakses pada tanggal 05 Januari 2014 Sesuai dengan Pasal 6 dalam Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Nomor M.HH-05.UM.01.01 Tahun 2011 tentang Logo Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2011 Nomor 433 diubah sehingga berbunyi sebagai berikut : 1 Logo menggambarkan tugas dan fungsi Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia yang memuat: a. tulisan : PENGAYOMAN; b. gambar : 1. 5 lima garis busur; 2. 2 dua garis tegak lurus sejajar; dan 56 3. garis siku kanan dan garis siku kiri; 2 Makna tulisan PENGAYOMAN sebagaimana berarti mengayomi dan melindungi seluruh rakyat Indonesia di bidang hukum dan hak asasi manusia. 3 Makna gambar sebagai berikut: a. 5 lima garis busur melambangkan Pancasila yang merupakan falsafah negara; b. 2 dua garis tegak lurus sejajar yang mempunyai makna demokrasi dan keadilan untuk mewujudkan kesejahteraan bangsa Indonesia; dan c. garis siku kanan bermakna hukum dan garis siku kiri bermakna hak asasi manusia yang menjunjung tinggi agama dan moral.

b. Visi dan Misi