Visi Misi Koordinasi sebelum mahasiswa asing tiba di Indonesia

77

d. Visi

Adapun visi dari Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan yaitu Mewujudkan pelayanan prima kepada masyarakat dalam bidang administrasi kependudukan dan akta – akta catatan sipil.

e. Misi

Untuk mencapai visi tersebut, maka Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan menyusun misi. Adapun misi dari Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan yaitu “Meningkatkan penyelenggaraan kegiatan Pendaftaran Penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA serta penyelenggaraan pencatatan dan penerbitan akta-akta catatan sipil, memberikan pelayanan prima kepada masyarakat yang cepat, tepat dan mudah.” Dari visi dan misi yang ditetapkan, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan telah menjalankan visi dan misinya dengan baik melalui pelayanan mahasiswa asing. Semua mahasiswa asing di USU sudah terdaftar dan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan telah memberikan kemudahan dalam pengurusan SKTT bagi mahasiswa asing di USU.

f. Struktur Organisasi

Sebagaimana diatur dalam Keputusan Walikota Medan No. 03 Tahun 2009, Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan merupakan unsur penunjang Pemerintah Kota Medan yang dipimpim oleh seorang kepala Dinas yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah. 78 Adapun susunan organisasi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Medan adalah sebagai berikut : 1. Kepala Dinas 2. Sekretariat terdiri dari: a. Sub Bagian Umum; b. Sub Bagian Keuangan; b. Sub Bagian Penyusunan Program. 3. Bidang Kependudukan terdiri dari: a. Seksi Registrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan; b. Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk; c. Seksi Mutasi Penduduk. 4. Bidang Catatan Sipil terdiri dari: a. Seksi Kelahiran dan Kematian; b. Seksi Perkawinan dan Perceraian; c. Seksi Perubahan Data. 5. Bidang Data Kependudukan terdiri dari: a. Seksi Data Kependudukan; b. Seksi Penyimpanan Dokumen Kependudukan; c. Seksi Penyuluhan. 6. Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian Kependudukan terdirii dari: a. Seksi Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan; b. Seksi Pengendalian Kependudukan. Kelompok Jabatan Fungsional. 79 Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kependudukan Pemerintah Kota Medan sesuai dengan surat Keputusan Walikota Medan No. 60 Tahun 2001 untuk masing-masing perangkat kerja, Dinas Kependudukan Pemerintah Kota Medan terdiri atas :

I. Kepala Dinas

Kepala Dinas mempunyai tugas membantu Walikota dalam melaksanakan sebagian urusan rumah tangga daerah dalam bidang kependudukan dan melaksanakan tugas pembantuan sesuai dengan bidang tugasnya. Untuk melaksanakan tugasnya, Kepala Dinas menyelenggarakan fungsi: a. Merumuskan dan melaksanakan kebijakan teknis di bidang kependudukan dan pencatatan penduduk. b. Menyelenggarakan pelayanan umum di bidang kependudukan. c. Melaksanakan seluruh kewenangan yang ada sesuai dengan bidang tugasnya d. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Daerah.

II. Bagian Tata Usaha

Bagian tata usaha dipimpin oleh seorang kepala bagian tata usaha yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bagian tata usaha mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas pokok Dinas di bidang ketatausahaan yang meliputi pengelolaan administrasi kepegawaian, keuangan, perlengkapan, kerumahtanggaan dan urusan lainnya. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana tersebut diatas, bagian tata usaha mempunyai fungsi : 80 a. Menyusun rencana kegiatan kerja; b. Mengelola urusan perlengkapan, kerumahtanggaan dan pengadaan barang dinas; c. Melaksanakan pengelolaan urusan surat menyurat dan urusan umum lainnya; d. Mengelola urusan administrasi kepegawaian; e. Mengelola urusan keuangan dan perbendaharaan serta rencana penyusunan laporan keuangan dinas; f. Mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan rencana program kerja dinas; g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.

III. Sub Dinas Pelayanan dan Pendaftaran

Sub Dinas Pelayanan Pendaftaran dipinmpin oleh seorang Kepala Sub Dinas yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Sub Dinas Pelayanan Pendaftaran mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dinas dibidang pelayanan dan pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA. Untuk melaksanakan tugasnya Sub Dinas Pelayanan dan Pendaftaran mempunyai fungsi : a. Menyusun rencana kegiatan kerja; b. Melaksanakan kegiatan pendaftaran dan pencatatan administrasi penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing; 81 c. Mengumpulkan dan mengelola bahan pelayanan pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing; d. Meneliti berkas pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing; e. Melaksanakan kegiatan pemberian nomor induk penduduk penerbitan kartu keluarga dan Kartu tanda Penduduk; f. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya;

IV. Sub Dinas Pelayanan Pencatatan

Sub Dinas Pelayanan Pencatatan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Dinas yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Sub Dinas pelayanan Pencatatan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dinas di bidang pelayanan pencatatan penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA. Untuk melaksanakan tugas Sub Dinas Pelayanan Pencatatan mempunyai fungsi : a. Menyusun rencana kegiatan kerja; b. Melaksanakan pencatatan dan pendaftaran, memeriksa dan meneliti berkas pencatatan, mengelola data serta menerbitkan akta perkawinan bagi Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA; 82 c. Melaksasanakan pencatatan dan pendaftaran, memeriksa dan meneliti berkas berkas pencatatan, mengelola data serta menerbitkan akta perceraian bagi Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA; d. Melaksasanakan pencatatan dan pendaftaran, memeriksa dan meneliti berkas berkas pencatatan, mengelola data serta menerbitkan akta kematian bagi Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA; e. Melaksanakan pencatatan dan pendaftaran, memeriksa dan meneliti berkas berkas pencatatan, mengelola data serta menerbitkan akta pengakuan dan pengesahan anak Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA; f. Melaksanakan pecatatan dan pendaftaran, memeriksa dan meneliti berkas pencatatan laporan Warga Negara Indonesia WNI yang lahir, kawin, cerai, mati di luar negeri; g. Melaksanakan pencatatan dan pendaftaran, memeriksa dan meneliti berkas pencatatan, serta mengelola perubahan status keawrga negaraan dan ganti nama; h. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.

V. Sub Mutasi Penduduk

Sub Dinas Mutasi Penduduk dipinpin oleh seorang Kepala Sub Dinas yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. 83 Sub Dinas Mutasi Penduduk mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dinas dibidang mutasi data penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA. Untuk melaksanakan tugas Sub Dinas Mutasi Penduduk mempunyai fungsi : a. Menyusun rencana kegiatan kerja; b. Melaksanakan pengumpulan data, pendaftaran pencatatan dan mutasi penduduk; c. Memeriksa meneliti berkas pendaftaran dan pencatatan mutasi penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA; d. Mengelola data pendaftaran dan pencatatan mutasi data penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA; e. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.

VI. Sub Dinas Data Dan Laporan

Sub Dinas Data dan Laporan dipinpin oleh seorang Kepala Sub Dinas yang dalam melaksanakan tugasnya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Sub Dinas Data dan laporan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas dibidang Pengelolaan Data dan Laporan Penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA. Untuk melaksanakan tugas Sub Dinas Data dan Laporan mempunyai fungsi : 84 a. Menyusun rencana kegiatan kerja; b. Mengumpulkan memeriksa dan meneliti data pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA; c. Menganalisa dan mengaplikasi data pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA; d. Menyiapkan bahan mengolah data pendaftaran dan pencatatan penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA; e. Menyiapkan dan memelihara data pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA; f. Membuat data statistik dan laporan data penduduk serta pemberian pelayayan informasi; g. Memberikan pelayanan kepada masyarakat yang memerlukan salinan dan akta ke – II dua; h. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya.

VII. Sub Dinas Pengendalian Penduduk

Sub Dinas Pengendalian Penduduk dipinpin oleh seorang Kepala Sub Dinas yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Sub Dinas Pengendalian Penduduk mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dinas dibidang pengendalian dan pengawasan, serta penyuluhan pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA. 85 Untuk melaksanakan tugas Sub Dinas Pengendalian Penduduk mempunyai fungsi: a. Menyusun rencana kerja; b. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA; c. Memeriksa dan melakukan penyidikan terhadap pelanggaran pendaftaran dan pencatatan penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA; d. Memantau pelanggaran terhadap administrasi pendaftaran pencatatan penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA; e. Menyiapkan bahan dan data untuk pelaksanaan penyuluhan pendaftaran dan pencatatan penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA; f. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya. Uraian Tugas Pokok dan Fungsi Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Pemerintah Kota Medan sesuai dengan surat Keputusan Walikota Medan No. 03 Tahun 2009 untuk masing-masing perangkat kerja, Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Pemerintah Kota Medan terdiri atas :

VIII. Sekretariat

Sekretariat dipimpin oleh seorang sekretaris yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. 86 Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas pokok dinas di bidang ketatausahaan yang meliputi pengelolaan administrasi kepegawaian, keuangan, perlengkapan, kerumahtanggaan dan urusan lainnya. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana tersebut diatas, sekretariat mempunyai fungsi : a. Menyusun rencana kegiatan kerja; b. Mengelola urusan perlengkapan, kerumahtanggaan dan pengadaan barang dinas; c. Melaksanakan pengelolaan urusan surat menyurat dan urusan umum lainnya; d. Mengelola urusan administrasi kepegawaian; e. Mengelola urusan keuangan dan perbendaharaan serta rencana penyusunan laporan keuangan Dinas; f. Mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan rencana program kerja dinas; g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya. Sekretariat terdiri dari: 1. Sub Bagian Umum; 2. Sub Bagian Keuangan; 3. Sub Bagian Penyusunan Program. Setiap Sub Bagian dipimpin oleh seorang Kepala Sub bagian yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Sekretaris. 87 1. Sub Bagian Umum mempunyai tugas mengelola surat menyurat, pengadaan barang dan perlengkapan kerumahtanggaan, mengelola administrasi dibidang kepegawaian serta urusan umum lainnya. 2. Sub Bagian Keuangan mempunyai tugas mengelola administrasi keuangan serta rencana penyusunan laporan keuangan. 3. Sub Bagian Penyusunan Program mempunyai tugas menyiapkan bahan perumusan rencana dan program kerja dinas, menganalisa dan menyajikan data serta mengevaluasi dan melaporkan pelaksanaan rencana program kerja dinas.

IX. Bidang Kependudukan.

Bidang Kependudukan dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dinas dibidang pelayanan dan pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing. Untuk melaksanakan tugasnya Bidang Kependudukan mempunyai fungsi: a. Menyusun rencana kegiatan kerja; b. Melaksanakan kegiatan pendaftaran dan pencatatan administrasi penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing; c. Mengumpulkan dan mengelola bahan pelayanan pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing; 88 d. Registrasi penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing dan pemberian Nomor Induk Kependudukan NIK; e. Melaksanakan kegiatan penerbitan Kartu Keluarga KK dan Kartu Tanda Penduduk KTP; f. Mengelola pendaftaran dan pencatatan mutasi penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing; g. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya. Bidang Kependudukan terdiri dari: 1. Seksi Registrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan; 2. Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk; 3. Seksi Mutasi Penduduk. Setiap Seksi dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang. 1. Seksi Registrasi Penduduk dan Nomor Induk Kependudukan mempunyai tugas menyiapkan bahan pendaftaran penduduk, pencatatan dan memeriksa, meneliti berkas pendaftaran serta mengolah data dan membubuhkan nomor induk kependudukan baru WNI Orang Asing; 2. Seksi Mutasi Penduduk mempunyai tugas mengumpulkan bahan dan data, memeriksa dan meneliti berkas serta mengelola pendaftaran, pencatatan 89 mutasi data pindah dan pindah datang penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing WNA; 3. Seksi Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk mempunyai tugas menyiapkan bahan pendaftaran, pencatatan dan memeriksa, meneliti berkas pendaftaran serta mengelola data dan menerbitkan Kartu Keluarga dan Kartu Tanda Penduduk.

X. Bidang Catatan Sipil

Bidang Catatan Sipil dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang Catatn Sipil mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dinas di bidang pelayanan pencatatan penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing. Untuk melaksanakan tugas Bidang Catatan Sipil mempunyai fungsi : 1. Menyusun rencana kegiatan kerja; 2. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas pencatatan, mengelola data serta penerbitan akta kelahiran bagi Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing; 3. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas pencatatan, mengelola data serta menerbitkan akta perkawinan bagi Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing; 90 4. Melaksasanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas berkas pencatatan, mengelola data serta menerbitkan akta perceraian bagi Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing; 5. Melaksasanakan pencatatan dan pendaftaran, memeriksa dan meneliti berkas berkas pencatatan, mengelola data serta menerbitkan akta kematian bagi Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing; 6. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas berkas pencatatan, mengelola data serta menerbitkan akta pengakuan dan pengesahan anak Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing; 7. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa berkas - berkas pencatatan, serta mencatatat pengesahan anak Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing; 8. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan memeriksa dan meneliti berkas pencatatan laporan Warga Negara Indonesia WNI yang lahir, kawin, cerai, mati di luar negeri; 9. Melaksanakan pendaftaran dan pencatatan, memeriksa dan meneliti berkas pencatatan, serta mengelola perubahan status kewarganegaraan dan ganti nama; 10. Melaksanakan pencatatan dan pendaftaran memeriksa dan meneliti berkas pelaporan pengangkatan anak adopsi; 11. Melaksanakan pencatatan perubahan data lainnya; 12. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya. 91 Bidang Catatan Sipil terdiri dari: I. Seksi Kelahiran dan Kematian; II. Seksi Perkawinan dan Perceraian; III. Seksi Perubahan Data. Setiap seksi dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Catatan Sipil. 1. Seksi Kelahiran dan Kematian mempunyai tugas menyiapkan bahan pencatatan, pendaftaran dan memeriksa meneliti berkas pencatatan serta mengelola data dan menerbitkan akta kelahiran dan akta kematian bagi Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing. 2. Seksi Perkawinan dan Perceraian mempunyai tugas menyiapkan bahan pencatatan, pendaftaran dan memeriksa dan meneliti berkas pencatatan serta mengelola data dan menerbitkan akta perkawinan dan akta perceraian bagi Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing. 3. Seksi Perubahan Data mempunyai tugas mengumpulkan bahan dan data, memeriksa dan meneliti berkas serta mengelola pendaftaran dan pencatatan, perubahan data penduduk Warga Negara Indonesia WNI, Orang Asing, dan Pendaftaran dan pencatatan pengangkatan anak adopsi dan memberikan pelayanan kepada masyarakat yang memerlukan salinan dan akta ke – 2 dua. 92

XI. Bidang Data Kependudukan.

Bidang Data Kependudukan dipimpin oleh seorang Kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Bidang Data Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dinas di bidang pengelolaan data dan laporan penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA. Untuk melaksanakan tugas Bidang Data kependudukan mempunyai fungsi : 1. Menyusun rencana kegiatan kerja; 2. Mengumpulkan memeriksa dan meneliti data pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing; 3. Menganalisa dan mengaplikasi dokumen pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing; 4. Menyiapkan bahan mengolah data pendaftaran dan pencatatan penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing; 5. Menyiapkan dan memelihara data pendaftaran Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing; 6. Membuat data statistik dan laporan data penduduk; 7. Menyiapkan bahan dan data untuk pelaksanaan penyuluhan administrasi kependudukan dan catatan sipil; 8. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya. 93 Bidang Data Kependudukan terdiri dari: 1. Seksi Data Kependudukan; 2. Seksi Penyimpanan Dokumen Kependudukan; 3. Seksi Penyuluhan. Setiap seksi dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Data kependudukan. 1. Seksi Data Kependudukan mempunyai tugas mengumpulkan, menyimpan dan memelihara data kependudukan dan catatan sipil dari setiap pendaftaran dan pencatatn sipil penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing. 2. Seksi Penyimpanan Dokumen Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan pemeriksaan, pengesahan dokumen dan berkas yang telah dikeluarkan sebelum diarsipkan serta mengelola dan menyimpan dokumen kependudukan dan catatan sipil. 3. Seksi Penyuluhan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan bahan dan data untuk kegiatan pelaksanaan penyuluhan pendaftaran dan pencatatan penduduk WNI Orang Asing. 94

XII. Bidang pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian

Kependudukan Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian Kependudukan dipinpin oleh seorang Kepala Bidang yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian Kependudukan mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas dinas dibidang pengendalian dan pengawasan, serta penyuluhan pendaftaran penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA. Untuk melaksanakan tugas Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Pengendalian Penduduk mempunyai fungsi : a. Menyusun rencana kerja; b. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Warga Negara Asing WNA; c. Melaksanakan pengumpulan data dan menyusun grafik data statistik sera memberikan layananan informasi pendaftataran dan pencatatan sipil; d. Memeriksa dan melakukan penyidikan terhadap pelanggaran pendaftaran dan pencatatan penduduk Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing; e. Memantau pelanggaran terhadap administrasi pendaftaran pencatatan sipil Warga Negara Indonesia WNI dan Orang Asing; f. Melaksanakan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan bidang tugasnya. 95 Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi dan Pengendalian Kependudukan terdiri dari: 1. Seksi Pengelolaan Informasi Administrasi Kependudukan; 2. Seksi Pengendalian Kependudukan. Setiap seksi dipimpin oleh seorang kepala seksi yang dalam melaksanakan tugasnya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Pengelolaan Informasi Administrasi Pengendalian Kependudukan. i. Seksi Pengelolaan Informasi Administrasi kependudukan mempunyai tugas melaksanakan pengumpulan data dan menyusun grafik data statistik serta memberikan layanan informasi pendaftaran dan pencatatan sipil. ii. Seksi Pengendalian Penduduk mempunyai tugas melaksanakan pemeriksaan data dan berkas yang telah dikeluarkan sebelum diarsipkan dan melaksanakan pengendalian, pemantauan, penyidikan terhadap pelanggaraan administrasi pendaftaran pencatatan sipil warga negara indonesia WNI dan Orang Asing. KELOMPOK JABATAN FUNGSIONAL 1. Kelompok jabatan fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil sesuai dengan keahlian dan kebutuhan. 2. Kelompok jabatan fungsional dimaksud pada pasal tersebut diatas terdiri dari sejumlah tenaga, dalam jenjang jabatan fungsional yang terbagi dalam berbagai kelompok sesuai dengan keahliannya. 96 3. Setiap kelompok tersebut pada ayat 1 pasal ini dipimpin oleh seorang tenaga fungsional senior 4. Jumlah jabatan fungsional tersebut pada ayat 1 pasal ini,ditentukan berdasarkan kebutuhan daerah Jenis dan jenjang jabatan fungsional tersebut pada ayat 1 pasal ini, diatur sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Berdasarkan penelitian yang peneliti lakukan, bidang yang sering melakukan koordinasi dengan KUI USU, Kantor Imigrasi dan Kepolisian adalah Bidang Pengolahan Informasi Administrasi dan Pengendalian Kependudukan. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan tetap berusaha menyelesaikan masalah pelayanan mahasiswa asing dan memberikan pelayanan yang terbaik bagi mahasiswa asing. Hal ini terlihat dari pengurusan SKTT yang dilakukan di KUI USU bukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan sehingga mahasiswa asing bisa lebih mudah mengurus surat – surat mereka. Berdasarkan wawancara dengan staff Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan, beliau mengatakan bahwa melalui koordinasi tersebut rata – rata mahasiswa asing di USU sudah memiliki SKTT dikarenakan pelayanannya dilakukan di USU bukan di Dinas Kependudukan lagi sehingga memudahkan mahasiswa asing dalam mengurus SKTT mereka Wawancara dengan Arpian, 20 Desember 2013. 97 Bagan 4.5. Struktur Organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan Sumber : www.pemkomedan.go.iddis_duk.php, diakses pada tanggal 05 Januari 2014 98

BAB V TEMUAN HASIL PENELITIAN

Mahasiswa asing yang ingin menempuh pendidikan di Universitas Sumatera Utara USU harus mengurus dokumen surat ijin studi, keimigrasian, dan kependudukan mereka dari sebelum masuk ke Indonesia sampai mereka menyelesaikan pendidikan di USU dan akhirnya meninggalkan Indonesia. Dokumen – dokumen yang harus diurus mahasiswa asing tersebut melibatkan banyak instansi pemerintah dalam pengurusannya. Dari keterlibatan instansi – instansi pemerintah tersebut maka terjalinlah koordinasi antar instansi pemerintah dalam memberikan pelayanan kepada mahasiswa asing.

V.1. Koordinasi sebelum mahasiswa asing tiba di Indonesia

Dokumen - dokumen yang harus dilengkapi oleh mahasiswa asing sebelum tiba di Indonesia merupakan implementasi dari Peraturan Menteri Pendidikan Republik Indonesia nomor 25 tahun 2007 tentang syarat dan prosedur bagi warga negara asing untuk menjadi mahasiswa asing di perguruan tinggi di Indonesia. Secara umum, orang asing yang ingin masuk ke Indonesia harus memiliki dokumen perjalanan yang terdiri dari Visa dan ijin masuk Wawancara dengan Syamsul Bahri, 06 Desember 2013 dan secara khusus bagi orang asing yang ingin melanjutkan studinya di Indonesia harus dilengkapi dengan Surat Ijin Studi Wawancara dengan Selamet Sutarno, 30 Desember 2013. 99 Pengurusan dokumen mahasiswa asing tidak hanya melibatkan pemerintah daerah saja akan tetapi juga melibatkan pemerintahan pusat dalam pengurusan Surat Ijin Studi dan Visa mahasiswa asing. Pengurusan Surat Ijin Studi ini dilakukan oleh Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi DIKTI di Jakarta dan pengurusan Visa dilakukan oleh Direktorat Jenderal Keimigrasian di Jakarta.

V.1.1 Surat Ijin Studi

Ijin belajar mahasiswa asing diurus ke DIKTI sebelum mahasiswa asing tiba di Indonesia akan tetapi pada umumnya mahasiswa asing baru mengurus Surat Ijin Studi mereka setelah tiba di Indonesia Wawancara dengan Partisipan 01, 01 Maret 2014. Berdasarkan prosedur yang telah dipaparkan di bab 4 sebelumnya, calon mahasiswa asing harus mengirimkan berkas persyaratan pengurusan surat ijin studi ke KUI USU. Kemudian pihak KUI USU yang akan mengeluarkan surat rekomendasi dari Rektor cq. Pembantu Rektor IV dan mengirimkannya ke DIKTI. Akan tetapi setelah dikonfirmasi mengenai prosedur tersebut, pihak KUI mengatakan bahwa ketika dilakukan penerimaan mahasiswa asing tersebut tidak ada hubungannya dengan pihak KUI USU termasuk dalam pengurusan surat ijin studi Wawancara dengan Partisipan 01, 1 Maret 2014. Pengurusan surat ijin studi mahasiswa asing di USU ada yang dilakukan oleh agent yang mengurus mahasiswa asing dan ada yang telah diuruskan oleh Konsulat Jenderal Malaysia bukan mahasiswa asing yang mengurus surat ijin studi mereka. Hal ini terjadi dikarenakan mahasiswa asing yang kuliah di USU masuk melalui 2 jalur yaitu jalur beasiswa dari Pemerintahan Malaysia dan jalur 100 mandiri. Mahasiswa asing yang melalui beasiswa dari Pemerintah Malaysia secara otomatis semua dokumen mereka diurus oleh Konsulat Jenderal Malaysia. Namun mahasiswa asing yang melalui jalur mandiri mengurus sendiri semua dokumen mereka sebelum datang ke Indonesia dan biasanya mahasiswa asing yang masuk melalui jalur mandiri akan memakai jasa agent karena segala informasi berkaitan dengan perkuliahan di USU mereka peroleh dari agent yang menangani mereka. Agent mahasiswa asing tersebut yang akan langsung berhubungan dengan Biro Akademik USU dan DIKTI. Namun, surat rekomendasi tetap diberikan oleh KUI USU atas pemberitahuan dari Biro Akademik USU dan KUI USU tetap mem – follow up mengenai kepemilikan surat ijin belajar mahasiswa asing ke Konsulat Jenderal Malaysia Wawancara dengan Partisipan 01, 1 Maret 2014. Hal ini juga didukung oleh pernyataan dari Kepala KUI USU. “Kami tidak tahu bagaimana prosedur penerimaan mereka. Mereka tidak pernah berhubungan dengan kami ketika mereka pertama kali datang ke Indonesia dan mengurus surat ijin studi. Karena semuanya yang urus dokumen mereka ke pusat adalah agent mereka. Namun, kami ada melakukan sosialisasi berkaitan pengurusan dokumen – dokumen yang harus urus selama berada di Indonesia kepada mahasiswa asing.” Wawancara dengan Asima Yanty, 02 Desember 2013 Setelah dikonfirmasi lebih dalam lagi berkaitan dengan hal tersebut, staff KUI tersebut mengatakan bahwa KUI USU saat ini masih berupa unit saja bukan kantor walaupun namanya telah dibuat Kantor Urusan Internasional USU. Secara struktural, KUI USU berdiri atas Surat Keputusan Rektor sehingga KUI USU masih berada di bawah naungan Pembantu Rektor IV USU bukan berdiri sendiri. Berdasarkan nomenklatur tersebut, pengurusan surat ijin studi itu pun harus melalui Biro Kerjasama Luar Negeri USU BKLN USU terlebih dahulu. Setelah 101 dari BKLN USU surat ijin studi tersebut baru akan disampaikan ke KUI USU Wawancara dengan Partisipan 01, 1 Maret 2014. Berikut pernyataan staff KUI USU mengenai surat ijin studi tersebut. “Penerimaan mahasiswa asing di USU dilakukan oleh biro akademik. KUI tidak tahu akan hal itu, namun KUI hanya tahu informasi saja kalau ada mahasiswa asing yang masuk. Pengurusan surat ijin studi ini ada yang diurus oleh Konsulat Jenderal Malaysia ke DIKTI. Konsulat Jenderal Malaysia ini memberikan bantuan fasilitas untuk pengurusannya. Namun, ini diberikan hanya bagi mahasiswa yang jalur beasiswa, kalau mandiri mereka urus sendiri melalui agent mereka. Kalau KUI belum bisa mengurus ijin studi itu karena KUI masih dibawah PR IV USU dan masih berupa unit bukan kantor walaupun namanya disebut Kantor Urusan Internasional USU. KUI USU ini tidak seperti KUI di UGM yang kantornya sudah besar dan berdiri sendiri sehingga semua pengurusan mahasiswa asing UGM diurus oleh KUI UGM. KUI UGM juga yang mengantarkan surat ijin studi itu ke Jakarta. Sementara KUI USU masih berdiri atas SK Rektor dan belum berdiri sendiri.” Wawancara dengan Partisipan 01, 1 Maret 2014 Hal ini menunjukkan bahwa prosedur yang telah ditetapkan oleh KUI USU dalam SOP mereka belum bisa diterapkan karena belum ada nomenklatur KUI USU yang diberikan oleh Pembantu Rektor IV USU kepada KUI USU dalam pengurusan surat ijin studi tersebut. Hal ini dikarenakan dalam pengurusan setiap dokumen yang dilayani oleh KUI USU harus berdasarkan Surat Keputusan Rektor SK Rektor. SK Rektor menjadi suatu pedoman bagi KUI USU untuk menyelenggarakan setiap pelayanan di KUI USU. Bagan 5.1 Proses Pengurusan Surat Ijin Belajar Mahasiswa Asing Sumber : Wawancara dengan Partisipan 01, 1 Maret 2014 DIKTI KUI USU BKLN USU Biro Akademik USU Biro Perencanaan Kerjasama Luar Negeri BPKLN Kemendiknas 102 Pengurusan surat ijin studi di DIKTI tidak membutuhkan biaya gratis. Akan tetapi KUI USU belum dapat mengurus surat ijin studi tersebut ke DIKTI. Disamping belum adanya nomenklatur KUI USU yang memberi wewenang dalam pengurusannya, masalah lain yang terjadi yaitu masalah biaya pengiriman yang besar dan belum adanya staff KUI USU yang ditugaskan untuk mengecek dokumen tersebut di Jakarta serta mengontrol penyelesaian surat ijin studi tersebut. Apabila tidak dilakukan pengontrolan terhadap surat ijin studi yang diurus di DIKTI maka surat ijin studi tersebut akan membutuhkan waktu yang lama untuk diselesaikan. Hal ini terjadi karena banyak dokumen yang harus diurus oleh DIKTI. Staff yang ditugaskan ke DIKTI yang akan membawa dokumen tersebut ke Jakarta. Penugasan staff KUI ke Jakarta membutuhkan biaya yang besar untuk transportasi staff tersebut ke Jakarta, sementara itu tidak ada SK Rektor yang mengatur pembiayaan transportasi staff tersebut ke Jakarta sehingga tidak mungkin biaya tersebut dibebankan kepada mahasiswa asing. Hal ini terjadi dikarenakan setiap pembayaran yang dibebankan kepada mahasiswa asing oleh staff KUI USU dapat di minta jika telah ada SK Rektor yang mengatur masalah pembayaran tersebut. Bila tidak ada SK Rektor yang mengatur pembayaran maka KUI USU tidak diijinkan untuk meminta biaya tersebut kepada mahasiswa asing dan tidak mungkin juga biaya transportasi staff ke Jakarta tersebut diberikan secara gratis kepada semua mahasiswa asing di USU. Akan tetapi pihak KUI USU masih mengupayakan agar pengurusan surat ijin studi tersebut dapat dilakukan oleh KUI USU sehingga KUI USU dapat berkoordinasi langsung dengan DIKTI untuk mengurus surat ijin studi mahasiswa 103 asing. Apabila suatu saat pengurusan surat ijin studi dilakukan di KUI USU, maka akan dibutuhkan koordinasi internal dengan banyak pihak di USU. KUI USU akan berkoordinasi dengan bagian keuangan apabila menyangkut masalah biaya transportasi ke Jakarta, berkoordinasi dengan biro kemahasiswaan dan berkoordinasi dengan biro akademik apabila menyangkut study plan mahasiswa asing Wawancara dengan Partisipan 01, 1 Maret 2014. Dari penjelasan diatas terlihat jelas bahwa KUI USU memiliki peran yang terbatas dalam pengurusan surat ijin studi mahasiswa asing. KUI USU hanya memiliki peran dalam pembuatan surat rekomendasi saja untuk kelengkapan pengurusan surat ijin studi tersebut. Hal ini menunjukkan bahwa Biro Akademik yang berkoordinasi langsung dengan DIKTI dalam pengurusan surat ijin studi mahasiswa asing USU.

V.1.2. Visa

Visa terdiri dari 2 jenis yaitu Visa kunjungan Visa B dan visa tinggal terbatas Visa C. Masa berlaku Visa B hanya selama 2 bulan dari tanggal kedatangannya di Indonesia. Visa B sebenarnya tidak diperbolehkan untuk digunakan oleh mahasiswa asing. Namun, masih ada mahasiswa asing yang menggunakan Visa B untuk datang ke Indonesia. Resiko bagi mahasiswa asing bila menggunakan Visa B adalah mereka harus sadar tanggal berakhirnya Visa B mereka agar Visa B mereka tidak kadaluarsa. Pada tahun 2005 masih diperbolehkan mahasiswa asing untuk menggunakan Visa B. Visa B yang digunakan oleh mahasiswa asing tersebut masih bisa diubah menjadi KITAS tanpa dialihstatuskan ke VISA C. Namun, semenjak 2013 hanya Visa C yang 104 diperbolehkan diubah menjadi KITAS. Jadi, bagi mahasiswa asing yang datang ke Indonesia menggunakan Visa B maka mereka harus terlebih dahulu mengubahnya menjadi Visa C ke Jakarta dan nantinya dari Visa C itu yang akan diubah menjadi KITAS. Visa kunjungan terdiri atas 2 jenis yaitu bebas Visa kunjungan dan Visa kunjungan saat kedatangan Visa on arrival. Visa on arrival merupakan Visa bagi orang asing yang diurus pada saat tiba di Indonesia. Masa berlakunya selama 30 hari dan hanya dapat digunakan satu kali. Visa kunjungan saat kedatangan merupakan Visa yang diurus pada saat kedatangan di bandara dan hanya berlaku selama 1 bulan dan tidak bisa diperpanjang masa berlakunya. Visa tinggal terbatas Visa C diurus dengan melampirkan surat dari Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi DIKTI dan sponsor penjamin. Visa ini berlaku selama 2 tahun. Bila mahasiswa asing menggunakan Visa C harganya jauh lebih murah dan lebih mudah dalam pengurusannya jika dibandingkan bila menggunakan Visa B dikarenakan tidak perlu lagi melakukan alih status ke Jakarta dan dapat digunakan dalam jangka waktu yang lama Wawancara dengan Partisipan 01, 02 Desember 2013. Berdasarkan kebijakan keimigrasian yaitu UU no. 6 tahun 2011, pemberian Visa bagi mahasiswa asing dan orang asing yang melancong ke Indonesia dengan tujuan untuk perjalanan wisata diberlakukan sama. Tidak ada Student Visa yang diberikan dengan tujuan pendidikan bagi mahasiswa asing yang hanya diurus sekali dan dapat digunakan sampai mahasiswa asing menyelesaikan perkuliahannya di Indonesia. Hal ini yang mengakibatkan mahasiswa asing harus mengurus Visa dan dokumen mereka berulang kali dikarenakan setiap surat 105 mempunyai masa berlakunya masing – masing. Kebijakan tersebut tidak secara detail dan khusus mengatur pengurusan dokumen keimigrasian dan izin untuk mahasiswa asing. Hal ini dikarenakan mahasiswa asing disamakan statusnya dengan turis pelancong. Hal inilah yang dikatakan oleh Kepala KUI USU melalui wawancara yang telah peneliti lakukan. “Sampai saat ini kebijakan pemerintah terkait pelayanan administrasi mahasiswa asing belum terintegrasi dengan baik sehingga pengurusan izinnya harus dilakukan secara berulang – ulang. Untuk meninggalkan Indonesia dan pulang ke negaranya pun, mahasiswa harus mengurus ERP. Tidak adanya Student Visa bagi mahasiswa asing sehingga mereka tidak mengurusnya secara berulang – ulang, hanya sekali mengurus. Ini terjadi karena mahasiswa asing dianggap hanya sebagai orang asing yang melancong turis.” Wawancara dengan Asima Yanty, 02 Desember 2013 Hal ini juga diperjelas oleh staff Divisi Keimigrasian Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara. “Tidak adanya visa untuk pelajar. Statusnya sebagai pelajar dibuat dalam KITAS. Selama mahasiswa asing di Indonesia maka yang bertanggung jawab atas mahasiswa asing adalah penjamin yaitu universitas, tempat yang bersangkutan menjalankan pendidikan.” Wawancara dengan Syamsul Bahri, 06 Desember 2013 Student Visa penting diberikan kepada mahasiswa asing dikarenakan mahasiswa asing akan tinggal di Indonesia dalam waktu yang cukup lama tidak seperti pelancong yang hanya datang berkunjung. Dengan pemberian Student Visa, mahasiswa asing hanya melakukan pengurusan dokumen sekali sebelum mereka datang ke Indonesia untuk menempuh perkuliahannya dan akan berlaku sampai mahasiswa yang bersangkutan menyelesaikan perkuliahannya di Indonesia. 106 Pengurusan Visa dan ijin masuk mahasiswa asing ke Indonesia hanya dapat dilakukan bila telah diperoleh surat ijin studi. Berdasarkan prosedur yang telah dibuat oleh KUI USU, KUI USU akan meneruskan dokumen mahasiswa asing ke Imigrasi di Jakarta untuk melanjutkan proses keimigrasian mahasiswa asing dan mahasiswa asing dapat mengambil Visa mereka yang telah selesai di Kedutaan Besar Indonesia di Malaysia. Ketika ditanyakan kepada mahasiswa asing melalui kuesioner yang dibagikan berkaitan pengurusan dokumen tersebut, mahasiswa asing mengatakan bahwa pengurusan Visa dan ijin masuk mereka tidak diurus oleh KUI USU melainkan diurus oleh agent mereka bukan mahasiswa asing sendiri yang mengurus dokumen tersebut. Pengurusan Visa dilakukan agent tersebut di Kedutaan Besar Indonesia di Malaysia. Mahasiswa asing tinggal menunggu selesai dokumen – dokumen mereka tersebut. Hal ini juga dibenarkan oleh Kepala Kantor Urusan Internasional USU. “Keperluan mahasiswa asing di Indonesia yang berkaitan dengan izin diurus oleh agent mereka. pada bulan – bulan pertama mereka di Indonesia, agent semua yang mengurus keperluan mereka dan agent mengurus bukan melalui Kantor Urusan Internasional sehingga mahasiswa asing hanya tinggal menunggu selesainya Visa mereka.” Wawancara dengan Asima Yanty, 02 Desember 2013 Hal ini semakin menunjukkan bahwa prosedur yang diterapkan oleh KUI USU untuk mahasiswa asing sebelum tiba di Indonesia belum dapat diterapkan. Bahkan agent yang menangani mahasiswa asing dan Konsulat Jenderal Malaysia yang memiliki peran yang sangat dominan dalam pengurusan dokumen sebelum mahasiswa asing tiba di Indonesia. Pengurusan Visa tersebut melibatkan koordinasi antara Kedutaan Besar Indonesia di Luar Negeri dan Konsulat Jenderal Malaysia dengan Dirjen Imigrasi 107 di Jakarta tanpa melalui KUI USU melainkan melalui Biro Akademik dan Biro Kerjasama Luar Negeri USU. Kedutaan Besar Indonesia yang ada di luar negeri menjadi pintu pengurusan awal dokumen keimigrasian mahasiswa asing di luar negeri. Pengurusan Visa mahasiswa asing akan disesuaikan dengan keperluan mahasiswa asing berdasarkan surat ijin studi yang telah mereka urus. Dengan kata lain, masa berlakunya Visa mahasiswa asing ini sama dengan masa berlakunya surat ijin studi mahasiswa asing. Penyesuaian – penyesuaian yang dilakukan oleh instansi terkait dalam pengurusan dokumen mahasiswa asing ini memperlihatkan adanya koordinasi antar instansi pemerintah tersebut. Seperti pernyataan Leonard D White 54 , koordinasi adalah penyesuaian diri dari bagian – bagian satu sama lain dan gerakan serta pengerjaan bagian – bagian pada saat yang tepat sehingga masing – masing dapat memberikan sumbangan yang maksimum pada hasil secara keseluruhan. Hal ini terlihat dari adanya penyesuaian yang dilakukan oleh instansi pemerintah ditengah – tengah diimplementasikannya pembuatan dokumen keimigrasian yang harus sesuai dengan surat ijin studi mahasiswa asing dari DIKTI dan SOP yang ditetapkan oleh Direktorat Imigrasi Jakarta. Surat ijin belajar yang diurus mahasiswa asing di DIKTI mempunyai peranan penting di dalam mengurus surat – surat keimigrasian mahasiswa asing selanjutnya. Ini dikarenakan dokumen keimigrasian dan kependudukan mahasiswa asing yang selanjutnya akan diurus setibanya di Indonesia akan sesuai dengan surat ijin studi yang dikeluarkan oleh DIKTI. 54 Sutarto. Dasar – Dasar Organisasi. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press, hal 126 - 129 108

V.2. Koordinasi ketika mahasiswa asing menempuh pendidikan di Indonesia