Koordinasi ketika mahasiswa asing menempuh pendidikan di Indonesia

108

V.2. Koordinasi ketika mahasiswa asing menempuh pendidikan di Indonesia

Ketika mahasiswa asing tiba dan menjalankan pendidikan mereka di Indonesia, mahasiswa asing harus mengurus dokumen – dokumen keimigrasian dan kependudukan mereka lainnya. Mahasiswa asing tidak bisa begitu saja menempuh pendidikannya di Indonesia. Berdasarkan kebijakan yang telah ditetapkan oleh pemerintah, mahasiswa asing diharuskan mengurus dokumen – dokumen mereka selama di Indonesia. Dokumen – dokumen tersebut diperlukan sebagai ijin mereka tinggal di Indonesia. Kebijakan pemerintah tersebut yaitu Undang – Undang nomor 6 tahun 2011 tentang keimigrasian Undang – Undang Keimigrasian yang baru yang dijalankan oleh imigrasi, Undang – Undang nomor 23 tahun 2006 tentang administrasi kependudukan yang dijalankan oleh Dinas Kependudukan, Undang – Undang nomor 9 tahun 1992 tentang keimigrasian Undang – Undang Keimigrasian yang lama yang dijalankan oleh Kepolisian. Akibat dari kebijakan tersebut, mahasiswa asing harus mengurus KITAS, MERPERP, SKLD, dan SKTT. Pelaksanaan kebijakan ini sangat dipengaruhi oleh stakeholder yang menjalankan kebijakan tersebut. Pelaksanaan kebijakan tersebut harus didukung oleh personil atau sumber daya yang baik sehingga kebijakan tersebut dapat berjalan dengan baik. Sebagai ujung tombak dalam pelayanan mahasiswa asing di USU, KUI USU memiliki tanggung jawab yang besar untuk melaksanakan pelayanan dan menjalankan kebijakan sehingga kebijakan tersebut dapat berjalan dengan baik. 109 Untuk menjalankan suatu kebijakan sangat dibutuhkan personil atau sumber daya manusia yang mampu menjalankan kebijakan dan mengerti akan kebijakan yang ada. Kemampuan seseorang sangat mempengaruhi pelaksanaan suatu kebijakan. Pelayanan terhadap mahasiswa asing di USU sangat bergantung kepada staff KUI USU. Ini dikarenakan Mahasiswa asing USU mengurus segala surat – suratnya di KUI USU bukan di Kantor Imigrasi, Dinas Kependudukan ataupun di Kepolisian sehingga staff KUI yang mengetahui dan merasakan masalah yang terjadi berkaitan pelayanan mahasiswa asing sementara instansi pemerintah lainnya tidak mengetahui masalah pelayanan terhadap mahasiswa asing tersebut. Ini terjadi dikarenakan instansi pemerintah yang bersangkutan hanya menerima berkas mahasiswa asing yang telah lengkap syarat – syarat pengajuannya saja Wawancara dengan Selamet Sutarno, 30 Desember 2013. KUI USU merupakan “pintu masuk” pelayanan mahasiswa asing sehingga staff KUI USU yang sering berhadapan langsung dengan mahasiswa asing namun proses penyelesaiannya bukan di KUI USU. Kemampuan staff KUI USU dalam memberikan pelayanan akan menentukan penyelesaian pengurusan setiap dokumen yang diurus oleh mahasiswa asing. Personil sumber daya manusia yang ada di KUI USU untuk melayani 1080 mahasiswa asing USU sangat minim. Staff KUI USU hanya ada 5 orang. Kelima staff tersebut tidak seluruhnya berada di kantor. Berdasarkan pembagian tugas yang telah ditetapkan, hanya ada 3 staff yang selalu ada di kantor sementara 2 staff lainnya mengantarkan, mengurus, dan menunggu penyelesaian surat – surat 110 mahasiswa asing di Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Medan dan Kantor Imigrasi Polonia Wawancara dengan Partisipan 02, 14 Maret 2014. Pekerjaan staff KUI USU yang tidak sebanding dengan jumlah personilnya menjadikan staff KUI USU ibaratnya buruh kasar yang harus mengurus 1080 mahasiswa asing di USU dengan berbagai macam dokumen yang diurus. Namun pengurusan dokumen yang dominan dilakukan oleh mahasiswa asing adalah ERP dan Visa Observasi 2014. Personil yang ada di KUI USU menjadi salah satu objek pengamatan dari peneliti. Jumlah personil yang sedikit untuk mengerjakan semua dokumen di KUI USU membuat setiap staff sibuk mengerjakan semua dokumen dan menyelesaikan pekerjaannya masing - masing. Semua staff melayani mahasiswa asing yang datang ke KUI USU untuk mengurus dokumen – dokumen mereka Observasi 2014. Jumlah staff KUI USU yang minim tersebut juga diperoleh berdasarkan hasil wawancara dengan Kepala KUI USU. “Masalah yang tidak kalah pentingnya berkaitan dengan pelayanan yang diberikan kepada mahasiswa asing di USU adalah masalah sumber daya manusianya yang sangat minim kuantitasnya. Staff pegawai yang ada di Kantor Urusan Internasional USU hanya lima orang sementara mahasiswa asing yang harus dilayani sebanyak 1080 orang. Jumlah ini tidak sebanding dengan pekerjaan yang harus dikerjakan oleh kelima pegawai. Sehingga sering sekali pegawai Kantor Urusan Internasional USU lembur untuk bekerja menyelesaikan surat – surat mahasiswa asing dan kadang kala 1 orang staff bisa bisa merangkap pekerjaan kawannya apabila sedang banyak pekerjaan di KUI USU.” Wawancara dengan Asima Yanty, 02 Desember 2013 Hal ini juga senada dengan apa yang dikatakan dalam wawancara dengan staff KUI USU yang secara langsung memberikan pelayanan kepada mahasiswa asing. Pekerjaan yang sangat banyak tersebut membuat lelah setiap staff KUI dan 111 hampir tidak ada jam istirahat setiap harinya Wawancara dengan Partisipan 01, 02 Desember 2013. Bahkan staff tersebut berharap jumlah staff di KUI ditambah dikarenakan banyaknya pekerjaan yang harus dikerjakan yang tidak sebanding dengan staff yang ada. Dikarenakan minimnya staff KUI yang melayani mahasiswa asing, sementara banyak dokumen yang harus diurus, maka kepala KUI USU mengambil inisiatif agar semua pekerjaan di KUI USU dapat selesai. Mahasiswa asing hanya dapat mengurus dokumen – dokumen mereka di KUI USU selama 4 hari yaitu Senin sampai Kamis dari jam 09.00 – 15.00 WIB sementara hari Jumat dan Sabtu difokuskan untuk penyelesaian semua pengurusan dokumen. Hal ini dilakukan agar semua pekerjaan staff KUI USU tidak terbengkalai dan dapat terselesaikan dengan baik sehingga dokumen tersebut dapat segera dikirim ke instansi terkait. Hal ini dikemukakan ketika mewawancarai Kepala KUI USU. “Pegawai KUI setiap hari melayani pengurusan surat – surat mahasiswa asing termasuk mengantar surat – surat tersebut ke instansi pemerintah terkait. Namun, apabila ada yang sangat penting saja, baru pihak dari instansi pemerintah yang mengantarkannya ke Kantor Urusan Internasional USU. Akan tetapi hari Jumat dan Sabtu pegawai KUI tidak menerima pengurusan surat di kantor. Ini dikarenakan begitu banyaknya pekerjaan yang harus segera dikerjakan, sehingga pada hari Jumat dan Sabtu semua pekerjaan tersebut bisa semua diselesaikan. Sehingga tidak ada pekerjaan yang menumpuk dan terbengkalai.” Wawancara dengan Asima Yanty, 02 Desember 2013 Personil KUI yang minim itu juga tidak diberikan pelatihan khusus sebagai tim ketika mereka pertama sekali memulai pekerjaan mereka. Staff KUI yang mempelajari hal – hal yang menyangkut pengurusan surat – surat keimigrasian mahasiswa asing tersebut. Akan tetapi ketika staff tersebut tidak mengetahui akan kebijakan ataupun prosedur tertentu, staff tersebut bisa berdiskusi dengan Kepala KUI USU sebagai atasannya mengenai hal – hal yang tidak dimengerti. Diskusi 112 ini dilakukan secara rutin bersama dengan staff KUI. Seiring berjalannya waktu, staff KUI USU sudah mengerti akan pekerjaan mereka dan melayani mahasiswa asing dengan baik. Hal inilah yang dikemukakan melalui wawancara dengan Kepala KUI USU. “Staff KUI kurang diberi pelatihan khusus. Staff KUI yang bekerja dapat memberikan pelayanan dilakukan dengan belajar sendiri dan bisa dikatakan “terjun bebas”. Namun, ada dilakukan diskusi rutin dengan para staff berkaitan dengan peraturan dan masalah tertentu yang dihadapi oleh para staff.” Wawancara dengan Asima Yanty, 02 Desember 2013 Ketika dikonfirmasi kepada salah seorang staff KUI berkaitan dengan diskusi ataupun rapat rutin antara para staff KUI. Staff tersebut membenarkan bahwa rapat rutin diadakan sebulan sekali dan rapat rutin tersebut diadakan di hari sabtu. Rapat tersebut membicarakan masalah yang dihadapi, kinerja setiap staff ataupun mengenai acara yang akan diselenggarakan oleh KUI USU. Setiap masalah dibicarakan di dalam rapat dan dicari jalan keluar dari masalah tersebut Wawancara dengan Partisipan 02, 14 Maret 2014. Hal ini menunjukkan bahwa adanya sinergi antara setiap staff dan kepala kantor untuk tetap memberikan pelayanan yang memuaskan kepada mahasiswa asing di KUI USU. Staff KUI USU bukan hanya mengurus ketika surat – surat tersebut berada di KUI namun mengantarkan serta mengontrol surat – surat tersebut hingga selesai di instansi terkait. Bila pengurusan awal sudah selesai dilakukan di KUI USU maka dokumen tersebut selanjutnya diurus di instansi terkait yang berwenang mengurus dokumen tersebut. KUI USU yang mengantarkan dokumen mahasiswa asing ke instansi yang berwenang untuk mengurusnya bukan mahasiswa asing yang mengurus dokumen mereka sendiri. Mahasiswa asing 113 hanya tinggal mengambil kembali dokumen mereka yang telah selesai diurus di KUI USU. Pengurusan yang melibatkan banyak instansi ini membutuhkan koordinasi antar instansi pemerintah tersebut. Hal ini terlihat jelas dari kegiatan yang dilakukan oleh instansi – instansi tersebut yang menunjukkan adanya penyesuaian – penyesuaian antara instansi tersebut satu sama lain. Seperti pernyataan George R. Terry 55 , koordinasi adalah sinkronisasi yang teratur dari usaha – usaha untuk menciptakan kepantasan kuantitas, waktu, dan pengarahan pelaksanaan yang menghasilkan keselarasan dan kesatuan tindakan untuk tujuan yang telah ditetapkan. Kegiatan penyesuaian, pengarahan pelaksanaan, dan kesatuan tindakan yang dilakukan instansi – instansi pemerintah tersebut menunjukkan adanya koordinasi yang terjalin antara mereka. Hal ini sesuai dengan pernyataan Kepala KUI USU. “Koordinasi yang terjadi selama ini antara KUI USU dengan instansi pemerintah lainnya berada di dalam satu jenjang dengan SOP yang berbeda – beda antar instansi pemerintah tersebut sehingga banyak sekali yang tidak sesuai satu dengan yang lain dan banyak hal yang sering sekali terlambat dalam hal pengurusan surat – surat tersebut. SOP yang berbeda – beda antar instansi tersebut membutuhkan penyesuaian diri antar instansi yang satu dengan instansi yang lain tersebut, yang bermuara pada peraturan yang lebih membantu mahasiswa asing dalam pengurusan surat – surat dan terciptanya keteraturan antara satu instansi dengan instansi lainnya. Maka dari itulah pengurusan surat – surat semuanya difokuskan di Kantor Urusan Internasional USU. Wawancara dengan Asima Yanty, 02 Desember 2013 Namun, terjadi perbedaan pendapat antara Kepala KUI USU dengan Dinas Kependudukan Kota Medan dan Kantor Imigrasi Kota Medan mengenai koordinasi yang terjalin di antara mereka. 55 Sutarto. Dasar – Dasar Organisasi. Yogyakarta: Gadjah Mada University Press, hal 126 114 Berikut pernyataan salah satu staff Dinas Kependudukan Kota Medan “Dulu memang hubungannya bersifat koordinasi namun sekarang adalah bersifat kerja sama bukan koordinasi. Ini dikatakan karena bila melakukan koordinasi maka setiap instansi melakukan fungsinya masing – masing sedangkan hubungan sekarang bersifat bekerja secara bersama – sama.” Wawancara dengan Arpian Saragih, 20 Desember 2013 Ketika dikonfirmasi kembali kepada staff Dinas Kependudukan tersebut berkaitan dengan pernyataannya, maka staff tersebut mengatakan bahwa kordinasi itu lebih fokus kepada satu kepentingan instansi saja sementara instansi yang lain mendukung kepentingan instansi tersebut sehingga ada satu instansi yang mengkoordinir semua kegiatan. Sedangkan kerja sama itu terjadi karena semua instansi yang terlibat memiliki kepentingan yang sama bukan hanya satu instansi saja Wawancara dengan Arpian Saragih, 10 Februari 2014. Perbedaan pendapat ini juga muncul dari pernyataan salah satu staff Kantor Imigrasi. “Kalau bicara koordinasi sangat sulit dilakukan apalagi kalau diteliti. Karena biasanya koordinasi hanya sebatas teori. Dalam implementasinya sangat sulit untuk dilakukan koordinasi. Sebenarnya tidak pernah terjadi koordinasi antar instansi dalam pelayanan mahasiswa asing. Yang terpenting dalam pengurusan pengajuan kepada kami adalah syarat – syaratnya terpenuhi maka surat – surat mereka akan kami selesaikan.” Wawancara dengan Selamet Sutarno, 30 Desember 2013 Dari pernyataan tersebut, terjadi perbedaan pendapat yang dipahami oleh staff Dinas Kependudukan Kota Medan dan Kantor Imigrasi Kota Medan. Tindakan yang mereka lakukan menunjukkan adanya koordinasi yang terjalin diantara mereka. Seperti yang telah diutarakan sebelumnya oleh George R. Terry dan Leonard D. White 56 yang menyatakan dibutuhkan penyesuaian – penyesuaian, pengarahan pelaksanaan dan kesatuan tindakan dalam suatu koordinasi. Bila KUI 56 Ibid, hal 126 115 tidak melakukan pengurusan dokumen – dokumen sesuai dengan persyaratan yang telah ditetapkan oleh instansi terkait maka tentu saja intansi pemeritah tersebut tidak akan menerima berkas – berkas tersebut. KUI USU menyesuaikan syarat pengurusan dan pelayanan sesuai dengan SOP Kepolisian, Imigrasi dan Dinas Kependudukan. Disamping itu, pengurusan dokumen di Kepolisian dan Dinas kependudukan juga menunggu dokumen di Imigrasi selesai. Ini berarti terjadi penyesuaian – penyesuaian kegiatan antar instansi tersebut yang mengakibatkan pengurusan surat – surat tersebut dapat berjalan dengan baik. Menurut Hasibuan 57 , syarat – syarat koordinasi adalah sense of coorperation perasaan untuk bekerja sama, rivalry persaingan untuk mencapai tujuan, team of spirit saling menghargai pada setiap bagian dan espirit de corp pengikutsertaan setiap bagian. Syarat – syarat koordinasi tersebut tampak jelas pada forum koordinasi yang dilakukan oleh keempat instansi tersebut. Forum koordinasi ini dibuat dikarenakan adanya perasaan saling membutuhkan dan perasaan untuk bekerja sama diantara instansi tersebut. Forum koordinasi ini juga dibuat untuk mencapai tujuan dari setiap instansi agar setiap mahasiswa asing di USU terdata baik dalam pengurusan keimigrasian maupun kependudukan di Kota Medan. Dalam forum koordinasi tersebut juga jelas adanya saling menghargai di antara mereka dengan mengutarakan kepada instansi lainnya setiap prosedur pengurusan dan ketentuan yang harus dipatuhi dari setiap bagian terutama KUI USU yang menjalankan prosedur yang telah ditetapkan oleh instansi - instansi tersebut. KUI USU menjalankan setiap prosedur sesuai dengan yang ditetapkan oleh instansi terkait dan satu sama lain saling menghargai SOP yang dimiliki oleh 57 Hasibuan. Manajemen: Dasar, Pengertian, dan Masalah. Jakarta: Bumi Aksara, hal 88 116 masing – masing instansi. Keterlibatan seluruh stakeholder dalam forum koordinasi ini untuk memecahkan masalah menyangkut pelayanan mahasiswa asing juga menunjukkan terciptanya espirit de corp pengikutsertaan setiap bagian diantara instansi pemerintah tersebut yang semakin menunjukkan sikap saling membutuhkan antar instansi tersebut. Kondisi inilah yang dipandang peneliti sebagai bukti adanya koordinasi yang terjalin antara KUI USU, Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Medan, Kepolisian daerah Kota Medan, dan Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan. V.2.1. Pengurusan Alih Status Visa B ke Visa C Mahasiswa asing yang datang ke Indonesia dengan menggunakan Visa B harus terlebih dahulu mengalihstatuskan Visa mereka ke Visa C dikarenakan Visa C yang dapat digunakan oleh mahasiswa asing untuk mengurus KITAS. Perpanjangan izin kunjungan hanya diperbolehkan bagi orang asing yang melancong ke Indonesia. Pengurusan alih status bagi mahasiswa asing di USU dilakukan di KUI USU. Bagan 5.2. Perpanjangan Izin Kunjungan Sumber: Wawancara dengan Syamsul Bahri, 06 Desember 2013 Kantor imigrasi Kantor wilayah Kemenkumham Sumut tembusan Kantor wilayah Kemenkumha m Sumut pengecekkan Direktorat Imigrasi Jakarta Kantor imigrasi terkait 117 Izin kunjungan berlaku selama 60 hari. Perpanjangan 1 – 3 bisa dilakukan di kantor Imigrasi sedangkan perpanjangan ke – 4 dilakukan di Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan HAM Sumatera Utara. Visa kunjungan digunakan untuk masuk ke Indonesia dan bisa dikonversikan atau dialihstatuskan. Sedangkan visa tinggal terbatas digunakan untuk pelajar. Setelah masuk di Indonesia, mahasiswa asing harus memiliki izin tinggal Wawancara dengan Syamsul Bahri, 06 Desember 2013. Syarat pengajuan alih satus Visa 1. Syarat dari penjamin 2. Paspor kebangsaan yang masih sah dan berlaku 3. Surat keterangan domisili 4. Surat rekomendasi dari lembaga pemerintah terkait. Berikut prosedur dalam pengalihstatusan Visa B ke Visa C. Bagan 5.3. Prosedur Singkat Alih Status Visa Sumber : Wawancara dengan Syamsul Bahri, 06 Desember 2013 Buat Surat Permohonan Kantor Imigrasi Surat alih status Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Ham Sumatera Utara Imigrasi Menjawab Surat ditangguhkan atau dialihstatuskan 118 Pengajuan alih status tersebut akan direspon oleh Kantor Wilayah Kementerian Hukum dan Ham Sumatera Utara Kanwil Kemenkumhan Sumut melalui surat balasan. Penyuratan kepada yang bersangkutan dilakukan sesuai dengan balasan Kanwil Kemenkumham yang menyatakan diperpanjang atau tidak dokumen mereka. Pengurusan alih status dilakukan selama 10 hari. Bila syarat – syarat tidak dipenuhi maka dokumen mereka akan dikembalikan. Pengurusan alih status ini tidak dilakukan di KUI USU karena pengurusan alih status yang harus segera dilakukan ketika tiba di Indonesia. Namun, bagi mahasiswa asing yang menggunakan VISA B ini harus sadar tanggal agar mereka tidak overstay selama di Indonesia. Pengurusan alih status ini minimal 7 hari sebelum batas berlakunya VISA B tersebut habis. Bila mahasiswa asing terkena overstay, maka akan dikenakan denda sebesar Rp 200.000hari.

V.2.2. KITAS

Kebijakan yang dijalankan oleh kantor Imigrasi dalam pengurusan KITAS yaitu Undang – Undang no. 6 tahun 2011 tentang Keimigrasian, Peraturan Pemerintah no. 31 tahun 2013, Peraturan Menteri Hukum HAM no. M.01- IZ.01.10 tahun 2007, dan Petunjuk Pelaksana Direktorat Jendral Imigrasi no.F.310.IZ.01.10 tahun 1995. Dalam aturan ini diatur masalah pemegangan izin tinggal terbatas Wawancara dengan Syamsul Bahri, 06 Desember 2013 dan Selamet Sutarno, 30 Desember 2013. KITAS itu berupa izin tinggal mahasiswa asing di Indonesia. Masa berlaku KITAS selama dua tahun dan bisa diperpanjang sebanyak dua kali. Perpanjangan pertama masa berlakunya dua tahun dan perpanjangan kedua masa 119 berlakunya satu tahun. Ketika KITAS mereka telah diperpanjang dua kali, namun mereka masih harus melanjutkan pendidikan, maka mereka harus kembali ke negara asalnya dahulu untuk mengurus Visa mereka kembali dan dari Visa yang baru tersebut akan diurus kembali KITAS mahasiswa asing Wawancara dengan Partisipan 01, 02 Desember 2013. Namun apabila mereka masih ada urusan di Indonesia dalam waktu yang singkat akan tetapi KITAS mereka telah mati, maka mereka tidak perlu memperpanjang KITAS mereka namun mereka hanya perlu memakai Visa B saja. Akan tetapi, itu semua tergantung kebutuhan dari mahasiswa asing Wawancara dengan Partisipan 02, 14 Maret 2014. Pengurusan KITAS menggunakan asas domisili. Pengurusannya harus dilakukan sesuai domisili mahasiswa asing tersebut. Berbeda halnya dengan orang Indonesia yang bebas dimana saja mengurus surat – surat keimigrasian. Bila mahasiswa asing pindah tempat tinggal di rayon yang berbeda maka mahasiswa asing harus mengurusnya ke kantor imigrasi di tempat tinggal yang baru, setelah itu baru melapor ke kantor imigrasi tempat tinggal sebelumnya Wawancara dengan Syamsul Bahri, 06 Desember 2013. Pengurusan KITAS dilakukan berdasarkan permohonan yang diajukan oleh mahasiswa asing dan berdasarkan surat Direktorat Pendidikan Tinggi DIKTI yang diajukan oleh mahasiswa asing untuk pembuatan surat ijin belajar. Pengurusan KITAS mahasiswa asing USU dilakukan di KUI USU. Dalam mengurus KITAS dan dokumen lainnya di KUI USU, KUI USU mewajibkan setiap mahasiswa asing untuk memiliki asuransi. Bila tidak memiliki asuransi maka mahasiswa asing tidak dapat mengurus dokumen – dokumen tersebut. Asuransi yang harus dimiliki mahasiswa asing adalah asuransi kecelakaan, 120 kematian, dan asuransi kesehatan sebagai salah satu syarat pengurusan dokumen – dokumen di KUI USU. Hal ini dinyatakan dalam wawancara dengan Kepala KUI USU. “Mahasiswa asing wajib memiliki asuransi berdasarkan surat keputusan rektor SK Rektor USU no. 1293UN5.I.RSKKPM2013. SK Rektor untuk pembuatan asuransi masing – masing mahasiswa asing baru dijalankan sekitar bulan Juli 2013. Peraturan tersebut disosialisasikan kepada mahasiswa asing sehingga mereka harus mengurus asuransi mereka. Mahasiswa asing diwajibkan untuk mempunyai asuransi selama menjalankan pendidikan di Universitas Sumatera Utara. Adapun asuransi yang harus dimiliki oleh mahasiswa asing yaitu asuransi kesehatan, kecelakaan, dan asuransi kematian. Hal ini sesuai dengan kebijakan rektor. Apabila tidak ada asuransi tersebut maka surat – suratnya tidak akan diurus. Selama ini, USU yang menjadi sponsor dan yang bertanggung jawab akan mahasiswa asing. Karena semakin banyaknya mahasiswa asing, maka USU merasa tidak sanggup untuk menjadi sponsor mereka semua. Namun bagi mahasiswa asing yang sudah mau tamat atau selesai perkuliahannya maka mereka tidak perlu lagi mengurus asuransi mereka. Tetap USU yang menjadi sponsor mereka.” Wawancara dengan Asima Yanty, 02 Desember 2013 Disamping harus memiliki asuransi, pengurusan dokumen tersebut harus disertai dengan surat rekomendasi, surat jaminan dan Kartu Tanda Penduduk KTP kepala KUI USU. Jika tidak ada surat – surat tersebut maka KUI USU tidak akan melayani pengurusan dokumen mahasiswa asing Wawancara dengan Partisipan 01, 02 Desember 2013. Ketika asuransi telah mereka miliki dan syarat – syarat pengurusan KITAS telah mereka penuhi maka pengurus universitas yang akan membawa surat – surat yang sesuai persyaratan yang berlaku ke instansi terkait. Maka dari itu dibutuhkan orang – orang yang tetap untuk datang ke Kantor Imigrasi ini agar mereka mengerti dan tidak berulang kali dijelaskan kepada pengurus yang datang karena sebelumnya mereka sudah mengerti akan prosedur yang ada. Untuk itu pengurusan dokumen – dokumen tersebut menjadi tanggung jawab KUI USU. 121 Pengurusan KITAS mulai dari KUI sampai Kantor Imigrasi membutuhkan proses yang rumit. Prosedur pengurusan surat – surat di KUI pun berbeda dengan prosedur pengurusan di Imigrasi sehingga dibutuhkan penyesuaian dalam pengurusan KITAS tersebut. Prosedur yang panjang inilah yang mengakibatkan dibutuhkannya waktu yang lama dalam pengurusannya. Peneliti sempat menanyakan seperti apa prosedur pengurusan surat yang dilakukan di KUI dari salah seorang staff KUI. “Pelaksanaan prosedur di KUI juga membutuhkan waktu. Ketika pengambilan nomor ke tata usaha Biro Rektor juga harus antri karena banyaknya surat – surat yang harus dikeluarkan oleh tata usaha Biro Rektor USU sehingga ketika pengambilan nomor surat harus mengantri untuk mencek nomor surat terakhir yang digunakan.” Wawancara dengan Partisipan 01, 02 Desember 2013 Berikut prosedur pengurusan dokumen di KUI USU yang berlaku untuk semua pengurusan dokumen di KUI USU. Bagan 5.4. Prosedur Pengurusan Surat Mahasiswa Asing di KUI USU Sumber: Wawancara dengan Partisipan 01, 02 Desember 2013 Pengetikan dan print surat Verifikasi data Ke tata Usaha pengambilan no surat Cek kelengkapan data Masukkan ke dalam Map Kirim Stempel tanggal dan stempel USU Tanda tangan Kepala KUI USU Kembali ke KUI 122 Pengiriman dokumen KITAS ke Imigrasi baru dilakukan bila ada 10 dokumen mahasiswa asing yang akan mengurus KITAS. Walaupun begitu, dokumen tersebut dapat segera dikirimkan karena biasanya banyak mahasiswa asing yang akan mengurus KITAS mereka ke Imigrasi. Biasanya mahasiswa asing akan mengurus dokumen mereka secara berkelompok bersama teman – temannya ke KUI USU Wawancara dengan Partisipan 01, 02 Desember 2013. Ketika semua prosedur di KUI telah dilaksanakan, maka prosedur selanjutnya dilakukan di Kantor Imigrasi. Berikut merupakan pengurusan KITAS di Kantor Imigrasi Kelas I Khusus Medan. Bagan 5.5. Prosedur Singkat Pengurusan KITAS di Kantor Imigrasi Sumber: Wawancara dengan Selamet Sutarno, 30 Desember 2013 Pengurusan KITAS di Kantor Imigrasi dilakukan secara online ke pusat. Pihak Imigrasi akan meng – entry data mahasiswa asing terlebih dahulu ke pusat. Pengurusan KITAS baru dan perpanjangan paling lama empat hari selesai. Itupun jika tidak ada terjadi masalah pada sistem peng – entry – an data ke pusat. Bila terjadi kerusakan pada sistem maka pengurusan dokumen tersebut akan terhambat dan akan memakan waktu yang lama sampai sistem bagus kembali Wawancara dengan Selamet Sutarno, 30 Desember 2013. Permohonan Tanda Tangan Foto dan sidik jari Cetak Penerapan Cap Tanda Tangan Penerapan Cap Buku Biru Loket Belakang Selesai Kasir Loket 123 Karena proses pengurusan yang sangat panjang dan berbeda – beda, maka surat – surat tersebut akan selesai tergantung jenis dokumen yang mahasiswa asing urus. Bisa tiga hari, satu minggu, bahkan bisa sampai satu bulan penyelesaiannya. Terlambat dalam pengurusan setiap dokumen maka mahasiswa asing akan mengalami overstay dan akan dikenakan sanksi. Pengurusan surat – surat tersebut selalu dibuat rangkap dua. Dokumen yang bermaterai ada di masing – masing instansi namun dokumen final dikembalikan ke KUI USU sebagai pertinggal dan dokumentasi KUI USU Wawancara dengan Asima Yanty, 02 Desember 2013. Pengurusan KITAS dan surat – surat lainnya yang difokuskan di KUI sudah sangat memudahkan mahasiswa asing dalam mengurus dokumen – dokumen mereka. Mahasiswa asing tidak lagi mengurusnya ke masing – masing instansi. Mereka hanya perlu datang mengurus surat – surat tersebut di KUI dengan membawa syarat - syarat yang diperlukan untuk mengurus surat – surat tersebut. Nantinya staff KUI yang akan mengurus surat – surat tersebut ke instansi pemerintah yang berwenang untuk mengurusnya. Pernyataan ini diperkuat dari hasil wawancara dengan Kepala KUI USU “Pengurusan surat – surat semuanya dilakukan di KUI USU dikarenakan untuk mengefisienkan pelayanan terhadap mahasiswa asing. Jika semua mahasiswa asing datang langsung ke instansi pemerintah khususnya kantor imigrasi tidak akan bisa melayani mereka dengan maksimal karena banyaknya pekerjaan yang harus diselesaikan oleh pihak imigrasi dan padatnya masyarakat yang mengurus dokumen di Imigrasi. Apalagi jika mahasiswa asing tidak mengetahui prosedur dalam pengurusan dokumen mereka, maka akan semakin sulit bagi mahasiswa asing tersebut untuk mengurus dokumen mereka. Jadi, pegawai KUI yang mengurus ke instansi pemerintah tersebut, kecuali melakukan foto yang dilakukan di Kantor Imigrasi. Itupun dilakukan setelah semua surat – surat di kantor Imigrasi telah siap diurus. Namun, tahap awal pengurusan tetap dilakukan di KUI USU.” Wawancara dengan Asima Yanty, 02 Desember 2013 124 Hal ini didukung juga melalui wawancara dengan staff KUI. “Semua pengurusan surat – surat dilakukan di Kantor Urusan Internasional USU dikarenakan di kantor – kantor pemerintah yang lain sudah padat orang dan banyak yang harus dilayani sehingga lebih optimal bila semua pengurusan berada di KUI USU.” Wawancara dengan Partisipan 01, 02 Desember 2013 Hal ini menunjukkan bahwa prosedur pengurusan dokumen - dokumen yang harus dijalankan oleh mahasiswa asing di USU telah dipotong. Mahasiswa asing hanya perlu 2 kali datang yaitu ketika mengantarkan dokumen yang akan diurus dan mengambil dokumen mereka yang telah selesai di KUI USU. Kondisi ini sangat berbeda dengan yang dihadapi oleh warga negara Indonesia yang ingin mengurus dokumen di instansi pemerintah. Warga negara Indonesia harus berhadapan dengan instansi pemerintah dengan mekanisme yang panjang, berbelit dan melelahkan. Namun, mahasiswa asing di USU tidak perlu merasakan pengurusan yang berbelit dan melelahkan tersebut. Mereka tidak perlu antri lama – lama dan menunggu sampai dokumen mereka selesai di instansi tempat mereka mengurus dokumen tersebut. Mereka tinggal menunggu kabar dari staff KUI bila dokumen mereka telah selesai atau sudah waktunya bagi mereka untuk melakukan foto di Imigrasi. KUI akan menginformasikannya melalui facebook KUI USU. Pernyataan ini diperkuat oleh hasil wawancara dengan Kepala KUI USU. “Staff KUI yang bolak – balik untuk mengurus surat – surat mahasiswa asing ke instansi pemerintah terkait. KUI USU memberitahukan apabila surat – surat yang mereka urus telah selesai ataupun waktunya bagi mereka untuk foto melalui facebook. Sehingga mereka bisa langsung melihat di facebook tanpa harus datang ke KUI dan apabila ada informasi terbaru akan segera diberitahukan kepada mahasiswa asing melalui facebook.“ Wawancara dengan Asima Yanty, 02 Desember 2013 125 Pelayanan yang diberikan oleh KUI USU dalam pengurusan KITAS tersebut merupakan hasil koordinasi dengan Kantor Imigrasi. Dengan adanya koordinasi tersebut, pihak KUI dapat mengetahui status penyelesaian setiap dokumen diurus di Imigrasi. Ketika terjadi suatu masalah yang penting maka semakin diperlukan koordinasi antara KUI USU dengan pihak Imigrasi. Hal ini juga didukung dengan pernyataan staff KUI yang peneliti wawancarai. “Tahap akhir pengurusan KITAS ada dilakukan foto di kantor imigrasi. Foto dilakukan setelah pengurusan KITAS selesai. Dari kantor Imigrasi tidak ada diberitahukan KITAS nya telah selesai atau belum atau sudah waktunya foto atau tidak juga tidak ada diberitahukan. Staff KUI yang meng – follow up ke Imigrasi. Staff imigrasi menanyakan apakah surat yang bersangkutan sudah selesai atau belum. Sudah waktunya foto atau belum. Staff KUI yang menanyakan informasinya. Mahasiswa tinggal nunggu kabar apakah waktunya foto atau tidak. Bila sudah waktunya foto, staff KUI akan memberitahukan informasi melalui facebook. Namun jarang sekali mahasiswa asing melihat facebook. Padahal sudah diberitahukan bahwa informasi semua ada di facebook. Namun, mahasiswa asing lebih suka untuk datang langsung ke KUI. Mereka maunya dilayani sendiri secara langsung, padahal informasi selalu up to date di facebook.” Wawancara dengan Partisipan 01, 02 Desember 2013 Walaupun begitu, mahasiswa asing lebih suka datang langsung ke KUI USU untuk menanyakan mengenai ketentuan tertentu, apakah berkasnya telah selesai diurus atau tidak daripada menunggu kabar yang dibuat di facebook. Padahal facebook tersebut dibuat untuk memudahkan pelayanan bagi mahasiswa asing agar mereka tidak berulang kali datang ke KUI USU. Kedatangan mahasiswa asing yang berulang kali ke KUI USU membuat pekerjaan staff di KUI semakin banyak karena harus berulang kali membuka berkas, sementara banyak pekerjaan lainnya yang harus dikerjakan. Belum lagi mereka harus 126 melayani pertanyaan mereka satu persatu berkaitan penyelesaian surat – surat mereka Wawancara dengan Partisipan 01, 02 Desember 2013. Hal ini juga diakui oleh mahasiswa asing melalui kuesioner yang dibagikan kepada mahasiswa asing berkaitan dengan frekuensi mahasiswa dalam melihat facebook IAO USU. Tabel 5.1. Frekuensi Mahasiswa Asing Melihat Facebook IAO USU NO Frekuensi melihat facebook Jumlah Frekuensi 1 Kadang - kadang 4 13,33 2 Tidak pernah karena langsung ke KUI 26 86,67 Jumlah 30 100 Sumber: Kuesioner 2014 Mahasiswa asing mengatakan bahwa mereka kadang - kadang melihat facebook 13,33. Bahkan lebih banyak mahasiswa asing mengatakan bahwa mereka akan datang langsung ke KUI USU dan tidak melalui facebook untuk menanyakan informasi yang ingin mereka ketahui 86,67. Padahal semua informasi secara jelas diberitahukan di facebook dan dari kuesioner yang peneliti bagikan, semua mahasiswa asing mengetahui adanya akun facebook yang dibuat oleh KUI USU untuk memudahkan mereka dalam mencari tahu informasi mengenai pengurusan dan status penyelesaian dokumen mereka. Berdasarkan observasi yang dilakukan peneliti pada facebook International Affairs Office of USU yang dibuat oleh KUI USU untuk meningkatkan pelayanan KUI USU kepada mahasiswa asing, dari 1080 mahasiswa asing yang ada di USU hanya 749 orang yang bergabung dalam page facebook ini sementara yang aktif dalam page facebook ini hanya 18 orang. 127 Padahal segala informasi jelas diberitahukan kepada mahasiswa asing melalui akun tersebut. Hal ini jelas menunjukkan bahwa mahasiswa asing memang lebih suka dilayani secara langsung dan personal. Kondisi ini tentu menambah beban kerja staff KUI yang harus melayani pertanyaan mahasiswa asing secara personal berkaitan dengan pengurusan surat – surat mereka. Pelayanan yang KUI USU berikan kepada mahasiswa asing masih saja dianggap merupakan suatu pelayanan yang buruk oleh mahasiswa asing dikarenakan penyelesaian dokumen mahasiswa asing yang tidak tepat waktu. Tabel 5.2. Ketepatan Waktu Penyelesaian Dokumen Mahasiswa Asing No Waktu Penyelesaian Jumlah Frekuensi 1 Tepat waktu 6 20 2 Kadang – kadang 6 20 3 Tidak tepat waktu 18 60 Jumlah 30 100 Sumber: Kuesioner 2014 Dari tabel tersebut menunjukkan bahwa mahasiswa asing mengeluhkan penyelesaian dokumen mahasiswa asing yang tidak tepat waktu 60 sementara yang mengatakan penyelesaian dokumen mereka dengan tepat waktu hanya 20. Kondisi ini yang membuat staff KUI yang berhadapan langsung dengan mahasiswa asing merasa kesal dan marah terhadap mahasiswa asing. Mahasiswa asing sering mengeluh dikarenakan dokumen yang mereka urus masa berlakunya hampir habis sehingga mahasiswa asing ingin dokumen mereka segera selesai. Apabila dokumen mereka tidak selesai maka dokumen mereka akan overstay. Menurut staff KUI USU, mahasiswa asing seharusnya tidak perlu melakukan 128 komplain dikarenakan mahasiswa asing yang terlambat untuk memperpanjang dokumen mereka. Dalam mengurus dokumen mereka pun, mahasiswa asing juga baru mengurus dokumen mereka mendekati tanggal waktu kepulangan mereka ke negara asalnya dan mendesak staff KUI untuk segera menyelesaikan dokumen tersebut. Pengurusan dokumen tersebut tidak mungkin bisa dengan cepat diproses oleh staff KUI dikarenakan penyelesaian dokumen tersebut bukan dilakukan di KUI USU dan instansi pemerintah terkait tidak bisa dipaksa juga karena semua pengurusan ada prosedurnya. Hal ini dikemukakan oleh salah satu staff KUI. “Mahasiswa menekan KUI USU karena mereka menganggap sudah membayar sehingga harus segera selesai surat – suratnya. Tetapi imigrasikan tidak bisa di paksa. Di imigrasi juga punya jam – jam pengurusan tidak bisa semuanya sekaligus dilakukan. Ada jam bayar dan jam pengantaran berkas. Stambuk tua yang lebih sadar akan peraturan tetapi stambuk muda lebih tak sadar peraturan. Agar tidak terjadi overstay maka seharusnya mereka mengurusnya sebulan sebelum surat – surat mereka tidak berlaku lagi.” Wawancara dengan Partisipan 01, 02 Desember 2013 Namun, walaupun begitu banyak komplain dari mahasiswa asing, dari observasi yang peneliti lakukan staff KUI USU masih melayani mahasiswa asing dengan ramah dan baik. Lebih ramah jika dibandingkan dengan birokrat – birokrat pemerintah dalam memberikan pelayanan. Padahal kesalahan berada pada mahasiswa asing yang tidak tahu waktu pengurusan dokumen mereka. Hal ini terlihat jelas bahwa KUI USU telah memberikan pelayanan yang terbaik kepada mahasiswa asing yang ada di USU. Selain masalah lama waktu penyelesaian dokumen mereka, mahasiswa asing juga beranggapan bahwa biaya dalam pengurusan dokumen mereka selama di Indonesia sangat mahal . 129 Tabel 5.3. Respon Mahasiswa Asing mengenai Biaya Pengurusan Dokumen NO Respon mahasiswa asing Jumlah Frekuensi 1 Biaya pengurusan dokumen yang mahal 19 63,33 2 Tidak ada masalah dengan biaya pengurusan dokumen 11 36,67 Jumlah 30 100 Sumber: Kuesioner 2014 Hal ini juga senada dengan yang dikatakan Staff KUI. “Mahasiswa asing menganggap surat – surat yang mereka urus harus selesai tiga sampai empat hari dan ketika mereka sudah membayar maka surat – surat tersebut harus segera selesai. Hal ini yang sering membuat kesal staff KUI USU. Padahal uang yang mereka berikan standart bahkan untuk Polri dan Staff pegawai Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kota Medan kita kasi ongkos. Padahal sama kita aja gak ada di kasi uang ongkos atau uang minum kami. Bahkan penggunaan materai juga dikomplain oleh mahasiswa asing.” Wawancara dengan Partisipan 01, 02 Desember 2013 Dari observasi yang peneliti lakukan di KUI USU, biaya pengurusan surat – surat tersebut sudah tergolong murah. Untuk KITAS 2 tahun biayanya hanya Rp. 1.267.000 dan membayar biaya operasional Rp. 50.000semester. Biaya ini sudah murah jika di – kurs – kan ke Ringgit Malaysia hanya 366 RM2 tahun . Jika dirata – ratakan maka biaya untuk mengurus KITAS itu hanya Rp. 52.792bulan 15 RMbulan dan biaya operasional hanya Rp. 8.333bulan 2,5 RMbulan. Biaya ini sudah murah untuk biaya izin tinggal mereka selama di Indonesia dikarenakan keberadaan mereka selama di Indonesia selalu diawasi serta dijamin oleh pihak imigrasi. Pertentangan lainnya mengenai pelayanan yang diberikan KUI USU kepada mahasiswa asing ini terlihat dari hasil kuesioner yang peneliti bagikan kepada mahasiswa asing. Mereka mengatakan pengurusan semua surat – surat di KUI sangat membantu mereka karena mereka tidak perlu lagi pergi ke Kantor 130 Imigrasi untuk mengurus surat – surat mereka. Namun kemudahan pelayanan di satu tempat ini hanya dirasakan oleh mahasiswa stambuk tua 2009 dan 2010 tetapi stambuk baru 2012 dan 2013 merasa pengurusannya sangat rumit. Mereka juga menggangap bahwa pelayanan di KUI USU kurang sistematik dan tidak teratur. Sehingga mereka menganggap pelayanan staff KUI kepada mereka kurang memuaskan dan tidak fleksibel. Padahal KUI USU telah memberikan sosialisasi kepada mahasiswa asing berkaitan pengurusan surat – surat tersebut. Sosialisasi yang diberikan kepada mahasiswa asing untuk memberitahukan hasil koordinasi yang telah KUI lakukan dengan instansi pemerintah terkait. Seperti hasil wawancara dengan Kepala KUI USU Setelah kita melakukan rapat koordinasi, hasilnya diberitahukan kepada mahasiswa asing. KUI USU memberitahukan informasi tersebut kepada mahasiswa dua kali setahun enam bulan sekali.” Wawancara dengan Asima Yanty, 02 Desember 2013 Sosialisasi yang telah diberikan kepada mahasiswa asing ini juga dikatakan oleh staff Kantor Imigrasi. “Sosialisasi ke kampus yang sering kita lakukan kepada mahasiswa asing. Sosialisasi ini biasanya dari pihak kampus yang mengundang dan dari pihak Imigrasi juga yang mengadakannya. Itupun kalau ada anggaran untuk melakukan sosialisasi. Biasanya sosialisasi ini dihadiri oleh perwakilan mahasiswa dan pengurus kampus. Tidak ada jangka waktu dilakukan sosialisasi. Sosialisasi dilakukan jika dibutuhkan dan jika diperlukan.” Wawancara dengan Selamet Sutarno, 30 Desember 2013 Berikut agenda sosialisasi pelayanan keimigrasian, kependudukan dan kepolisian bagi mahasiswa asing yang diadakan oleh KUI USU. 131 AGENDA SOSIALISASI PELAYANAN KEIMIGRASIAN, KEPENDUDUKAN DAN KEPOLISIAN BAGI MAHASISWA ASING TA. 20132014 Jumat, 6 September 2013 Ruang Senat Akademik, Biro Rektor Lt. 3 13.30 – 14.00 Registrasi 14.00 – 14.15 Sambutan sekaligus Pembukaan oleh Pembantu Rektor IV Universitas Sumatera Utara

14.15 – 14.30 Informasi Administrasi Mahasiswa Asing di Lingkungan Universitas Sumatera Utara