Komunikasi melalui Faximile Komunikasi melaui Surat Elektronik E-mail

Direktorat Pembinaan SMK 2013 Etika Profesi Dan Profesional Bekerja 166

4. Komunikasi melalui Faximile

Faximile merupakan alat untuk mengirim dokumen melalui mesin fax. Dalam dunia bisnis penggunaan komunikasi melalui faximile sering dilakukan baik itu untuk mengirim surat maupun dokumen lain. Selain kecepatan untuk mengirim copy dokumensurat kepada pihak yang dituju, komunikasi melalui faximile juga tergolong ekonomis. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam berkomunikasi melalui fax, antara lain: a. Pastikan nomor faximile yang dituju telah tepat, karena kesalahan penulisan satu angka saja membuat pesan tidak akan sampai pada tujuan. b. Tulis nama, bagian dan jabatan orang yang dituj u untuk menerima fax pada dokumen yang akan difax. c. Jika dokumen yang akan difax merupakan dokumen penting yang tidak boleh ditulisi atau dapat rusak jika dimasukkan ke dalam mesin fax, maka fotocopy terlebih dahulu dokumen tersebut. Gunakan copy dokumen tersebut sebagai dokumen yang akan difax. d. Pastikan dokumen sudah terkirim dengan melihat status pengiriman pada mesin fax e. Lakukan konirmasi melalui telepon atau sms untuk memastikan bahwa dokumen yang difax sudah diterima.

5. Komunikasi melaui Surat Elektronik E-mail

Produk pengembangan teknologi informasi tahun 1961 ini sekarang tampaknya sudah menjadi bagian hidup masyrakat Indonesia, khususnya mereka yang bekerja dan hidup dengan TI sebagai pendukung kehidupannya. E-mail adalah mekanisme komunikasi yang merupakan bagian dari ragam bahasa tulisan. Membayangkan e-mail adalah membayangkan sebuah surat yang dielektronisasikan, sesuai dengan kepanjangannya, electronic mail. E-mail yang ternyata memberi keuntungan dari sisi eisiensi biaya, kecepatan penyebaran informasi e-mail, tak terelakkan lagi menjadi perangkat komunikasi esensial bagi perusahaan pertimbangannya, selain biaya yang lenih rendah untuk pengguna yang banyak, perlindungan aset informasi perusahaan berupa e-mail juga diyakini lebih terjamin. Tips komunikasi melalui e-mail : a. Pastikan alamat e-mail yang dituju telah tepat, karena kesalahan penulisan satu huruf saja membuat pesan tidak akan sampai pada tujuan. b. Pegunakan kata-kata yang padat dan jelas, tidak terlalu bertele-tele. Jika yang dikirim berupa dokumen, maka e-mail berisi pengantar saja 167 Direktorat Pembinaan SMK 2013 Etika Profesi Dan Profesional Bekerja sedangkan dokumen dilampirkan pada attachment. c. Jika e-mail ditujukan untuk dikirimkan ke beberapa alamat, maka dapat menggunakan cc copy carbon atau bcc black copy carbon agar orang yang dikirimi tidak mengetahui kemana saja e-mail dikirim. d. Pastikan e-mail sudah terkirim dengan melihat status pengiriman. e. Lakukan konirmasi melalui telepon atau sms untuk memastikan bahwa e-mail sudah diterima.

6. Komunikasi Bisnis melalui E – Commerce