Komunikasi melalui Telepon Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam komunikasi melalui telepon

157 Direktorat Pembinaan SMK 2013 Etika Profesi Dan Profesional Bekerja

2. Teknik Berkomunikasi melalui Berbagai Media

Komunikasi tidak hanya dilakukan secara lisan, tetapi dapat juga dilakukan secara tertulis melalui media-media tersebut.

a. Komunikasi melalui Telepon

Dalam komunikasi melalui telepon memang kita tidak berhadapan langsung dengan orang yang kita ajak bicara akan tetapi etiket dalam bertelpon tidak boleh diabaikan. Hal yang tepenting dalam berkomunikasi melaui telepon adalah suara yang jelas, tegas, namun terkesan ramah, hangat, dan bersahabat, dan juga tidak bernada emosi.

b. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam komunikasi melalui telepon

Adapun hal-hal yang terpenting dan harus kita perhatikan dan dilaksanakan sehubungan dengan etiket bertelepon di tempat kerja adalah sebagai berikut : 1. Jangan membiarkan telepon berdering terlalu lama, maksimal tiga kali bordering segeralah telepon diangkat dan jawablah dengan sopan. 2. Jangan memulai dengan kata “halo” tetapi langsung menyebutkan nama organisasi atau perusahaan tempat kita bekerja. 3. Jangan menggunakan pesawat telepon di tempat kerja untuk kepentingan pribadi atau telalu lama berbicara dengan si penelepon. 4. Berusahalah mendengarkan lawan bicara kita, jangan melamun atau bersikap tidak tertuju pada pembicaraan. 5. Jangan mengucapkan kata-kata yang menyinggung perasaan, sebaliknya bicaralah dengan sikap yang menyenangkan. 6. Berusalah untuk menanggapi maksud pembicara dengan cepat dan memberi kesan bahwa orang yang kita ajak bicara diperhatikan seperti layaknya kita berhadapan langsung dengannya. 7. Berbicaralah dengan tempo yang sedang, tidak terlalu cepat atau telalu lambat. 8. Apabila kita menelepon, kita harus siap menyebut nama dan jabatan orang yang akan dituju, di samping pokok pembicaraannya. Jangan sampai sesudah menghubungi nomor tertentu, kemudian kita bertanya, “saya harus berbicara dengan siapa ya?”. 9. Apabila kita menelepon seseorang, kita dapat menanyakan apakah saat ini memang waktu yang tepat untuk berbicara. Barangkali saat ini orang yang kita tuju sedang sibuk, sehingga kita terpaksa menggangu di sela-sela kesibukkannya. Direktorat Pembinaan SMK 2013 Etika Profesi Dan Profesional Bekerja 158 10. Jangan menganggap bahwa panggilan telepon merupakan gangguan kepada pekerja. Bicaralah seperlunya sesuai dengan maksud pembicaraan, dan jangan bicara di telepon sambil makan atau berdecak. 11. Catat poin pesan-pesan yang disampaikan. 12. MIntalah nomor teleponnya, sekaligus mintalah maaf jika membuat kesalahan sewaktu dalam pembicaraan telepon. 13. Mengakhiri pembicaraan dengan tepat. Jangan lupa mengucapkan kata “terima kasih” thank you dan “kembali” you are welcome, dan mengucapkan salam “selamat pagi” atau “selamat siang” ketika mengakhiri pembicaraan. 14. Meletakkan gagang telepon dengan pelan

c. Hal-hal yang harus dihindari dalam berkomunikasi melalui