15 Menurut Sulistyo Basuki 2008, 342, arsip statis tidak saja penting untuk
mempelajari masa lalu tetapi juga dampak pengetahuan masa lalu terhadap masa kini dan masa mendatang. Beberapa fungsi arsip statis, diantaranya :
1. Sebagai memori kolektif bangsa baik untuk kepentingan lembaga
negara, swasta dan perorangan;
2. Sebagai bahan penelitian dan ilmu pengetahuan serta teknologi;
3. Sebagai pembuktian sah di pengadilan;
4. Sebagai sarana penelusuran silsilah;
5. Digunakan untuk kepentingan politik dan keamanan;
6. Sebagai penyebaran informasi ke masyarakat.
2. Pengelolaan Arsip Statis
Arsip yang tercipta atau diterima merupakan bukti dari aktivitas atau hubungan yang pernah terjalin antara organisasiindividual dengan pihak lain. Sebagai sumber
informasi yang mengandung
continuing value
, maka arsip perlu dipelihara dan dilestarikan. Dengan demikian, daur hidup arsip secara sistematis akan menggolongkan
arsip ke dalam fungsinya berupa arsip aktif, arsip inaktif, dan arsip statis. Arsip statis adalah arsip yang berasal dari arsip dinamis dan telah dinyatakan permanen melalui
kegiatan penilaian untuk di simpan menjadi arsip statis. Di dalam melakukan proses kegiatan yang dimaksud maka perlu adanya mekanisme pengelolaan yang dikhususkan
untuk arsip statis, yaitu pengelolaan arsip statis. Pengelolaan arsip statis atau manajemen arsip statis adalah manajemen
yang diterapkan pada pengelolaan arsip bernilai guna permanen dan tidak digunakan secara
langsung dalam pelaksanaan kegiatan administrasi dengan tujuan penyelamatan, pelestarian, pengaturan dan pendayagunaan arsip untuk kemaslahatan bangsa dan
negara. Sementara Patricia Wallace berpendapat, pengelolaan arsip secara keseluruhan merupakan pengendalian secara sistematik atas daur hidup arsip dari penciptaan sampai
dengan pemusnahan akhir atau penympanan arsip permanen 1992:2. Sedangkan Betty R. Ricks mendefinisikan arsip statis sebagai kegiatan pengelolaan arsip statis yang
meliputi akuisisi, preservasi dan layanan informasi. Definisi ini harus dipahami bahwa arsip yang telah di akuisisi dalam keadaan normal atau tertib sehingga tidak diperlukan
lagi kegiatan pengolahan.
16 Menurut
International Standard Archives Description
ISADG manajemen arsip statis adalah proses pengelolaan arsip statis yang meliputi : akuisisi
acquisition
, pengolahan
description
, pencegahanpemeliharaan
preventive concervation
, perawatan
restorative currative preservation
, penerbitan naskah sumber
source publication
dan layanan informasi
information service
. Pengelolaan
arsip statis
merupakan proses
kesinambungan di
dalam penyelenggaraan kearsipan yang dihasilkan dari pengelolaan arsip
dinamis. Oleh karenanya , menurut Jeanette White Ford bahwa terciptanya kualitas arsip statis sangat
tergantung oleh jenis arsip dinamis yang dihasilkan oleh organisasi Cox; 1992,59. Dengan demikian dapatlah dikatakan keseluruhan rangkaian pengelolaan arsip statis
ini bertujuan untuk mendayagunakan arsip statis yang diperoleh dari hasil kagiatan akuisisi dengan pihak pencipta arsip
untuk disajikan secara lengkap dan utuh baik secara fisik dan informasi., dengan mengorganisir segala sumber daya yang dimiliki
lembaga kearsipan untuk dapat menyelamatkan dan melestarikan arsip yang memiliki nilai guna berkelanjutan, menjamin ketersediaan dan layanan arsip statis, serta
menyebarluaskan informasi arsip statis kepada masyarakat atau publik.
D. Hipotesis
