Pengertian Organisasi dan Iklim Organisasi

8

BAB II KERANGKA KONSEPTUAL DAN HIPOTESIS

A. Pengertian Organisasi dan Iklim Organisasi

Organisasi dalam pengertian umum adalah setiap sistem kerjasama yang dijalankan oleh sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Sebagai suatu sistem maka organisasi mempunyai 3 unsur yang saling berhubungan, yaitu sekelompok orang, kerjasama dan tujuan tertentu. Dengan demikian, setiap organisasi tersusun dari sekelompok orang yang melakukan kerjasama untuk mencapai tujuan. Menurut James Mooney, dalam rangka proses kerjasama untuk mencapai tujuan maka koordinasi merupakan asas yang melandasi semua organisasi, sedangkan Chester Bernard berpendapat komunikasi sebagai unsur yang penting dalam mencapai tujuan The Liang Gie: 2002, 42. Dengan demikian koordinasi dan komunikasi menjadi prasyarat dalam setiap unsur kerjasama dari segenap organisasi. Agar suatu organisasi dapat benar-benar mencapai tujuannya secara penuh, maka perlu kerangka yang mewujudkan fungsi-fungsi yang menghubungkan kerjasama di dalam mencapai tujuan. Kerangka yang dimaksud menunjukkan kedudukan, wewenang, dan tanggung jawab masing-masing dalam suatu kerjasama, yang disebut dengan struktur organisasi. Struktur organisasi harus dirancang dan dibangun sesuai dengan perkembangan organisasi, oleh karenanya dalam struktur organisasi harus memenuhi 2 syarat, yaitu efisien dan sehat. Struktur organisasi yang efisien berarti bahwa organisasi itu mempunyai susunan yang logis dan bebas dari sumber-sumber pergesekan sehingga segenap satuan didalamnya dapat mencapai yang terbaik antara usaha dengan hasil kerjanya baik mengenai mutu maupun banyaknya hasil kerja. Sedangkan struktur organisasi yang sehat, berarti organisasi mempunyai bentuk yang teratur di mana masing-masing bidang kerja beserta pejabat, tugas dan wewenangnya yang merupakan satuan-satuan tertentu dalam lingkungan keseluruhan organisasi dapat menjalankan perannya dengan tanpa kesimpangsiuran. Struktur organisasi yang tidak mengikuti pola yang efisien dan sehat biasanya akan mekar susunannya menjadi berlipat ganda dengan tidak menambah kegiatan yang dilakukan dan hasil kerja yang dicapai. Pemekaran susunan organisasi itu bertambahnya jumlah karyawan dan besarnya biaya, sedang pembagian kerjanya mungkin tidak tumbuh secara wajar. Ini sejalan dengan pemikiran T. Hani Handoko, yang 9 menyimpulkan bahwa proses pengorganisasian dengan merancang struktur organisasi yang efisien dan sehat akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuan. 1999, 169. Pemahaman terhadap tujuan organisasi menjadi langkah awal dalam menetapkan parameter efektivitas organisasi. Berkaitan dengan hal itu, efektivitas organisasi dapat dinyatakan sebagai tingkat keberhasilan organisasi dalam upaya untuk mencapai tujuan. Menurut Mustari Irawan 2009, 98, terdapat beberapa pendekatan untuk mengukur efektivitas organisasi, yaitu 1 pendekatan sasaran, yaitu mengukur keberhasilan organisasi dalam mencapai tingkat output yang direncanakan, 2 pendekatan sumber, yaitu mengukur keberhasilan organisasi mendapatkan sumber-sumber yang dibutuhkan untuk mencapai kinerja yang optimal, dan 3 pendekatan proses, yaitu bagaimana mengukur efektivitas melalui berbagai indikator internal seperti efisiensi ataupun iklim organisasi. Pada pendekatan proses menekankan efisiensi dan kondisi sehat dari organisasi internal. Pendekatan ini tidak memperhatikan lingkungan eksternal dan lebih memusatkan perhatian kegiatan yang dilakukan terhadap sumber-sumber yang dimiliki oleh organisasi. Pendekatan ini mengutamakan human relation terutama dalam meneliti hubungan antara efektivitas dengan sumber daya manusia yang dimiliki organisasi. Beberapa komponen yang dapat menunjukkan tingkat efektivitas organisasi, diantaranya sebagai berikut : 1 Perhatian atasan terhadap bawahan; 2 Semangat, kerjasama dan loyalitas kelompok kerja; 3 Saling percaya dan komunikasi vertikal dan horizontal yang lancar antar organisasi, serta; 4 Desentralisasi dalam pengambilan keputusan. Dengan demikian pendekatan proses melalui cara pandang iklim organisasi mempunyai kepentingan terhadap kinerja organisasi.

B. Lembaga Kearsipan