10 publik, lembaga penelitian maupun universitas yang mengelola arsip statis maka lembaga
tersebut dapat pula membangun lembaga kearsipan. Lembaga kearsipan yang dimaksud tentunya merupakan bagian dari lembaga informasi publik, lembaga penelitian maupun
universitas. Sebagian besar negara pada umumnya mempunyai lembaga kearsipan yang
merupakan tanggung jawab pemerintahannya, sebut saja seperti :
Arkib Negara Malaysia, National Archives of Algeria, National Archives of Fiji, National Archives of Zimbabwe,
Seychelles National Archives, National Archives of Mongolia, The National Archives of Trinidad and Tobago, Swedish National Archives
, dan lain sebagainya. Namun ada juga lembaga kearsipan yang fungsinya tidak hanya mengelola arsip
statis tetapi juga mengelola arsip dinamis ataupun mengelola yang sejenis, seperti :
National Archives and Public Records of Papua New Guinea, Records Management and Archives Office of Philipine, Service Regional des Archives de Thies di Senegal, Belize
Archives and Records Services, The National Library and Archives of Egypt
, dan lembaga lainnya yang sejenis.
Menurut Patricia E. Wallace 1992; 313 terdapat tiga tujuan membangun dan mendirikan lembaga kearsipan yang dikelola pemerintah, yaitu :
1. Menyeleksi dan menentukan arsip-arsip yang bernilai permanen;
2. Memelihara dan menyimpan arsip-arsip yang bernilai permanen; dan
3. Memberikan layanan arsip statis kepada pemerintah.
Fungsi utama lembaga kearsipan adalah memelihara dan mengamankan arsip statis Cox; 1992, 85. Fondasi yang utama dalam mengelola lembaga kearsipan : misi,
dukungan finansial, prosedur, arsiparis, komitmen memberikan pendidikan dan pelayanan terus menerus, tersedianya fasilitas penyimpanan dan layanan informasi, serta program
kerjasama dengan pihak lain.
1. Alasan dan Pentingnya Pendirian Lembaga Kearsipan
Begitu pentingnya lembaga kearsipan di setiap negara memperlihatkan bahwa informasi yang memiliki nilai berkelanjutan ini perlu diselamatkan dan dilestarikan untuk
dapat dimanfaatkan bagi kepentingan masyarakat luas. Informasi yang kemudian menjadi arsip statis ini merupakan rekam jejak sekaligus memori kolektif yang terdokumentasikan
menjadi khazanah warisan budaya.
11 Arsip yang semula hanya berupa peninggalan administrasi pemerintahan telah
beralih telah menjadi sumber penting dalam penelitian. Dijadikannya Dewa Romawi yang bernama
Janus
-Dewa Bermuka Dua, sebagai simbol atau lambang arsip oleh para ilmuwan kearsipan, sesungguhnya melambangkan ketidakterikatan hakikat arsip terhadap
waktu. Menurut Noerhadi Magetsari 1997, muka Janus yang menghadap ke belakang melambangkan peranan arsip yang apabila dilestarikan dapat menjamin keotentikan
sebagai jati diri bangsa, sementara muka yang menghadap ke depan di analogikan sebagai sumber informasi yang diperlukan dalam perencanaan masa depannya. Dengan kata lain,
makna yang tersirat dari simbol tersebut adalah ’keterbukaan’ dari keberadaan arsip. Melalui arsip, suatu bangsa dapat memandang masa lalunya untuk sekaligus merancang
masa depannya. Dengan kata lain, arsip merupakan mata rantai dengan masa silam, menghubungkan masa silam dengan masa kini dan juga masa yang akan datang.
Filosofis inilah yang menyebabkan beberapa negara akhirnya mendirikan lembaga kearsipan. Ada beberapa alasan pentingnya didirikan lembaga kearsipan menurut TR
Schelenberg adalah sebagai berikut : 1.
Kebutuhan praktis dari efisiensi kepemerintahan yang semakin maju dan menuntut penyimpanan terhadap arsip;
2. Pertimbangan budaya, lembaga kearsipan merupakan salah satu di antara
banyak jenis sumber-sumber informasi kebudayaan dan hal ini merupakan tanggung jawab pemerintah untuk melestarikan kebudayaan bangsanya;
3. Kesadaran pribadi, merasa prihatin akan kehancuran suatu masyarakat lama
sehingga dirasakan perlu untuk menyimpan arsip-arsip lama untuk dijadikan dasar hubungan sosial maupun dasar perlindungan hak-hak feodal dan hak-hak
istimewa; 4.
Bersifat resmi kedinasan, setiap arsip yang diciptakan pemerintah senantiasa dibutuhkan oleh pemerintah untuk pekerjaannya, baik untuk arsip yang paling
tua maupun yang baru, kesemuanya merupakan rekam jejak kegiatan pemerintahan.
Bagi lembaga kearsipan yang didirikan di luar pemerintah memiliki kewajiban untuk menyajikan informasi yang bernilai berkelanjutan untuk kepentingan publik atau
masyarakat. Hal mana, ini pun menjadi tanggung jawab lembaga kearsipan yang didirikan pemerintah. Keberadaan lembaga kearsipan berperan memberikan kontribusi ke dunia
pendidikan dan memperkaya organisasi.
12 Dengan demikian lembaga kearsipan baik yang didirikan oleh pemerintah ataupun
bukan pemerintah, mempunyai tujuan yang sama, yaitu menginformasikan khazanah arsip yang dimilikinya kepada publik sebagai bentuk tanggung jawab terhadap perubahan yang
strategis baik yang terjadi di masa lampau, saat ini, maupun yang akan terjadi di masa yang akan datang. Sebagai lembaga informasi publik maka segala produk arsip merupakan
corporate memory
, sebagai bahan pertanggungjawaban organisasi sekaligus sebagai sumber informasi.
Berdasarkan penjelasan di atas dapatlah disimpulkan bahwa terdapat dua alasan mengapa lembaga kearsipan didirikan. Pertama, adanya pertimbangan praktis, dan kedua
pertimbangan budaya. Semakin bertambah dan berkembangnya catatan-catatan tertulis sebagai hasil suatu kegiatan administrasi dari waktu ke waktu, mendorong kita
memikirkan bagaimana kita menyimpan catatan-catatan tersebut pada suatu tempat yang aman, yang sewaktu-waktu jika digunakan dapat diketemukan kembali. Pertimbangan
praktis inilah yang menuntut kesadaran untuk mendirikan lembaga kearsipan. Pertimbangan lain yaitu dengan adanya penghargaan yang tinggi terhadap
pentingnya catatan-catatan sebagai bukti pertanggungjawaban suatu bangsa dalam melaksanakan kegiatan pemerintahan dan negara dan mensejajarkan nilainya dengan
kekayaan lain seperti : naskah-naskah kuno, buku, benda etnografi, dan benda kebudayaan lainnya, yang semuanya merupakan warisan budaya bangsa.
2. Lembaga Kearsipan di Indonesia
