1
BAB I P E N D A H U L U A N
A. Latar Belakang
Dalam rangka kepentingan penyelamatan dan pelestarian arsip sebagai bukti pertanggung jawaban nasional kepada generasi yang akan datang perlu diselamatkan
bukti-bukti kegiatan yang lengkap mengenai kehidupan kebangsaan bangsa Indonesia umumnya dan penyelenggaraan pemerintahan khususnya. Menurut Djoko Utomo,
keberadaan arsip dapat memberi gambaran obyektif tentang perjalanan hidup berbangsa dan bernegara serta memberi informasi yang akurat mengenai pertanggungjawaban
nasional tentang bagaimana pengelola negara menjalankan kehidupan kebangsaan 2005:3.
Dengan demikian arsip adalah bagian dari memori kolektif bangsa mengenai kehidupan kebangsaan dan kenegaraan. Memori dalam bentuk arsip, mengingatkan
kembali akan keberhasilan dan kegagalan yang dialami bangsa Indonesia kepada generasi penerus. Untuk mengetahui kehidupan kebangsaan yang dijalankannya maka arsip-arsip
tersebut perlu di simpan, di pelihara, dan di kelola dengan baik. Keberadaan arsip merupakan informasi yang akurat dan dapat dipertanggungjawabkan oleh karenanya arsip
yang tercipta harus dapat menjadi sumber informasi, acuan dan bahan pembelajaran bagi masyarakat, bangsa dan negara. Itu berarti, upaya penyelamatan dan pelestarian arsip
menjadi bagian dari penyelenggaraan kearsipan. Berdasarkan Pasal 3 huruf f Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun
2009 tentang Kearsipan, disebutkan bahwa salah satu tujuan penyelenggaraan kearsipan adalah menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban
dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Dalam penjelasannya, yang dimaksud dengan menjamin keselamatan dan keamanan arsip adalah bahwa arsip baik
secara fisik maupun informasinya harus di jaga keselamatan dan keamanannya sehingga tidak
mengalami kerusakan
atau hilang,
karena arsip
merupakan bukti
pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Tujuan penyelenggaraan kearsipan tersebut menyangkut dua aspek besar. Pertama,
penyelamatan arsip dinamis yang terdapat pada setiap lembaga negara dan badan pemerintah, serta badanorganisasi yang dalam penyelenggaraannya menggunakan
anggaran negara; sedangkan Kedua, penyelamatan arsip statis sebagai bahan
2 pertanggungjawaban nasional yang merupakan tanggung jawab lembaga kearsipan.
Dengan demikian untuk mewujudkan pertanggungjawaban tersebut dibutuhkan kehadiran lembaga kearsipan, adanya lembaga kearsipan diharapkan mampu menyimpan,
memelihara dan mengelola arsip-arsip yang memiliki nilai pertanggungjawaban nasional untuk dapat dimanfaatkan bagi kepentingan masyarakat luas.
Keberadaan lembaga kearsipan sebagaimana yang dimaksud dalam Pasal 1 angka 12 Undang-Undang Kearsipan, adalah lembaga yang memiliki fungsi, tugas, dan tanggung
jawab di bidang pengelolaan arsip statis dan pembinaan kearsipan. Dengan fungsi, tugas dan tanggung jawab yang dimilikinya untuk mengelola arsip statis tersebut maka lembaga
kearsipan harus dapat menjamin keselamatan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban nasional. Lembaga kearsipan selain mempunyai fungsi, tugas dan kewajiban mengelola
arsip statis juga melakukan pembinaan kearsipan dinamis yang terdapat di pencipta arsip. Muara dari pembinaan kearsipan dinamis ini adalah adanya penyelamatan dan pelestarian
arsip melalui penyerahan arsip ke lembaga kearsipan baik secara kualitas dan kuantitas. Menurut Jeanette White Ford, bahwa terciptanya kualitas arsip statis yang dimiliki
lembaga kearsipan sangat tergantung oleh jenis arsip dinamis yang dihasilkan oleh organisasi pencipta arsip Cox; 1992,59
Begitu berperannya lembaga kearsipan, maka keberadaannya pun tidak hanya untuk kebutuhan skala nasional saja tetapi juga kebutuhan daerah dan perguruan tinggi, dalam
Pasal 16 ayat 3 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, lembaga kearsipan terdiri dari Arsip Nasional Republik Indonesia selanjutnya disingkat ANRI,
arsip daerah provinsi, arsip daerah kabupatenkota, dan arsip perguruan tinggi. Kehadiran lembaga kearsipan tersebut diharapkan mampu mewujudkan sistem penyelenggaraan
kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu, dengan dukungan sumber daya manusia yang profesional serta prasarana dan sarana yang memadai.
Adanya lembaga kearsipan daerah baik itu provinsi dan kabupatenkota diharapkan mampu menghasilkan memori kolektif daerahnya masing-masing sesuai dengan ciri dan
karakteristik daerahnya. Menurut Urip Sihabudin dalam tulisannya pada Majalah Arsip Media Kearsipan Nasional 2008, keberadaan lembaga kearsipan daerah menjadi sangat
berarti bagi masyarakat karena institusi ini berfungsi sebagai pelestari memori kolektif daerah, sebagai sumber informasi dan wahana pelestari warisan budaya lokal.
Sejalan dengan adanya penataan kelembagaan di daerah sesuai amanat Peraturan Pemerintah RI Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara
3 Pemerintah, Pemerintahan Daerah Provinsi dan Pemerintahan Daerah KabupatenKota dan
Peraturan Pemerintah RI Nomor 41 Tahun 2007 tentang Organisasi Perangkat Daerah maka lembaga kearsipan daerah harus menyesuaikan fungsi dan posisinya dalam struktur
kepemerintahan di daerah dengan tetap mempunyai kewenangan untuk melaksanakan pengelolaan arsip statis secara mandiri. Pengelolaan arsip statis yang dimaksud adalah
proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu
sistem kearsipan nasional, sebagaimana dalam Pasal 1 angka 26 Undang-Undang Kearsipan.
Lembaga kearsipan daerah provinsi dan lembaga kearsipan daerah kabupaten kota sebagai organisasi mandiri di daerah dengan demikian merupakan organisasi pemerintah
daerah di bidang kearsipan, keberadaannya menjadi bagian penyelenggaraan otonomi daerah. Menurut Josef Riwu Kaho, organisasi merupakan salah satu faktor yang
mendukung penyelenggaraan otonomi daerah 2002: 206. Itu artinya, Lembaga kearsipan daerah provinsi dan lembaga kearsipan daerah kabupaten kota perlu mengoptimalkan
kinerjanya terutama dalam mengelola arsip statis, terlebih lembaga kearsipan daerah provinsi juga mempunyai kewenangan melakukan pembinaan kearsipan di lembaga
kearsipan daerah kabupatenkota. Keberhasilan penyelenggaraan kearsipan oleh lembaga kearsipan daerah provinsi tentunya diharapkan menjadi panutan bagi lembaga kearsipan
kabupatenkota untuk menyelenggaran kearsipan kabupatenkota. Guna mengoptimalkan kinerja lembaga kearsipan daerah provinsi khususnya dalam
meningkatkan pengelolaan arsip statis maka dukungan iklim organisasi yang efektif di lembaga kearsipan daerah provinsi menjadi hal yang mendesak. Itu artinya, kinerja
lembaga kearsipan daerah provinsi dalam upayanya meningkatkan pengelolaan arsip statis perlu segera di dukung oleh iklim organisasi di lembaga kearsipan daerah provinsi. Oleh
karenanya, dalam rangka meningkatkan mutu penyelenggaraan kearsipan maka ANRI melakukan penelitian untuk mengetahui adakah hubungan iklim organisasi lembaga
kearsipan dalam meningkatkan pengelolaan arsip statis., khususnya yang dilakukan oleh lembaga kearsipan daerah provinsi.
B. Permasalahan