12 Dengan demikian lembaga kearsipan baik yang didirikan oleh pemerintah ataupun
bukan pemerintah, mempunyai tujuan yang sama, yaitu menginformasikan khazanah arsip yang dimilikinya kepada publik sebagai bentuk tanggung jawab terhadap perubahan yang
strategis baik yang terjadi di masa lampau, saat ini, maupun yang akan terjadi di masa yang akan datang. Sebagai lembaga informasi publik maka segala produk arsip merupakan
corporate memory
, sebagai bahan pertanggungjawaban organisasi sekaligus sebagai sumber informasi.
Berdasarkan penjelasan di atas dapatlah disimpulkan bahwa terdapat dua alasan mengapa lembaga kearsipan didirikan. Pertama, adanya pertimbangan praktis, dan kedua
pertimbangan budaya. Semakin bertambah dan berkembangnya catatan-catatan tertulis sebagai hasil suatu kegiatan administrasi dari waktu ke waktu, mendorong kita
memikirkan bagaimana kita menyimpan catatan-catatan tersebut pada suatu tempat yang aman, yang sewaktu-waktu jika digunakan dapat diketemukan kembali. Pertimbangan
praktis inilah yang menuntut kesadaran untuk mendirikan lembaga kearsipan. Pertimbangan lain yaitu dengan adanya penghargaan yang tinggi terhadap
pentingnya catatan-catatan sebagai bukti pertanggungjawaban suatu bangsa dalam melaksanakan kegiatan pemerintahan dan negara dan mensejajarkan nilainya dengan
kekayaan lain seperti : naskah-naskah kuno, buku, benda etnografi, dan benda kebudayaan lainnya, yang semuanya merupakan warisan budaya bangsa.
2. Lembaga Kearsipan di Indonesia
Lembaga kearsipan di Indonesia berawal dari staatblad 1892 Nomor 34 tentang pendirian
Landsarchief
yang berfungsi sebagai tempat penampungan arsip pemerintahan Hindia Belanda maupun arsip pemerintah sebelumnya, zaman pemerintahan VOC.
Landsarchief diharapkan dapat mengisi khazanah
algemeen rijksarchief
milik Belanda yang berfungsi untuk menyimpan naskah-naskah lama kehidupan Kerajaan Belanda.
Landsarchief
berubah menjadi
Kobunsjokan
semasa masuknya kependudukan Jepang 1942-1945, kemudian berubah lagi menjadi Arsip Negara seiring dengan
kemerdekaan Republik Indonesia. Arsip Negara sempat menjadi landsarchie kembali pada saat NICA melakukan agresi namun tidak berselang lama, berdasarkan SK. Menteri P.P
dan K Nomor 9052B berubah lagi menjadi Arsip Negara ketika masa RIS. Kemudian berdasarkan SK Menteri PP dan K Nomor 69626aS tanggal 1 Juni 1959 Arsip Negara
berubah menjadi Arsip Nasional.
13 Arsip Nasional sempat berkali-kali berada di bawah naungan yang berbeda, mulai
Menteri PP dan K, Menteri Pertama RI, Wakil Menteri Pertama Bidang Khusus, Meneteri Koordinator Hubra, Waperdam RI bidang Lembaga Politik sampai tahun 1967 yang
menyebutkan Arsip Nasional Republik Indonesia ANRI sebagai Lembaga Pemerintah Non-Departemen.
Sejalan dengan berlakunya Undang-Undang RI Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan sebagaimana dalam Pasal 3 bahwa tujuan
kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaa, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk
menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintah. Bagi Indonesia yang terdiri dari banyak suku bangsa maka diamanatkan dalam
Undang-Undang seyogianya pada setiap provinsi didirikan sebuah Arsip Nasional Daerah. Hal ini merujuk Pasal 10 Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 yang mengamanatkan
institutsilembaga pemerintah wajib menyerahkan arsip yang bernilai permanen ke ANRI. Demikian pula, untuk institusilembaga pemerintah yang berada di daerah wajib
menyerahkan arsip yang bernilai permanen ke Arsip Nasional Daerah selaku instansi vertikal pusat yang ada di daerah.
Sejalan dengan dikeluarkannya Undang-Undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah yang mengamanatkan adanya keleluasaan kepada daerah untuk
memberdayakan segala potensinya, pemberian otonomi tersebut memberikan pengaruh terhadap proses perubahan dan membawa konsekuensi yang tidak terelakan terhadap
bidang kearsipan umumnya dan upaya penyelamatan arsip yang bernilai permanen khususnya. Di tingkat daerah penyelenggaraan kearsipan merupakan tanggung jawab
lembaga kearsipan daerah sesuai dengan lingkup wilayah kewenangan yang diberikan. Lembaga kearsipan daerah provinsi dan kabuoatenkota pada dasarnya merupakan
organisasi pemerintah daerah di bidang kearsipan. Selanjutnya dengan keluarnya Keputusan Presiden RI Nomor 105 tahun 2004
tentang Pengelolaan Arsip Statis dijelaskan bahwa pengelolaan arsip statis dilaksanakan oleh lembaga kearsipan, dalam hal itu adalah : Arsip Nasional Republik Indonesia,
Lembaga Kearsipan Provinsi; dan Lembaga Kearsipan KabupatenKota. Kini dengan berlakunya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
yang menggantikan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan mengamanatkan lembaga kearsipan sebagai penyelenggara kearsipan
14 yang meliputi : Arsip Nasional Republik Indonesia, Arsip Daerah Provinsi, Arsip Daerah
KabupatenKota, dan Arsip Perguruan Tinggi.
C. Manajemen Arsip Statis
