4. Sebagai dokumentasi historis dari suatu kegiatan
5. Sebagai pedoman pelaksanaan pekerjaan
6. Sebagai tanda bukti tertulis
7. Sebagai tanda keamanan
8. Sebagai alat untuk memperpendek jarak dan penghemat tenaga.
Fungsi surat pada Bagian Tata UsahaSekretariat Dinas Sosial dan tenaga Kerja merupakan sebagai alat komunikasi tulis dan alat pengingat bagi
Sekretariat, sebagai alat bukti tertulis dan menjadi pedoman yang baik dalam melaksanakan tugas kerja, serta sebagai alat bantu untuk mempermudah
berkomunikasi yang baik.
2. Aneka Surat Sekretaris
Surat-surat resmi yang akan diuraikan pada bagian ini, antara lain: Surat undangan, surat keterangan, surat kuasa, surat tugas, surat pengantar,
pengumuman, surat permohonan, surat edaran, surat siaga, surat lamaran pekerjaan, surat perjanjian, Surat Keputusan, surat kawattelegram, berita acara,
intruksi, surat pemberitahuan, surat pertanyaan, memorandum dan nota, surat janji temu, surat ucapan, lembar disposisi.
Pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, adapun surat sekretaris beraneka ragam, seperti surat permohonan, surat panggilan, surat lamaran kerja,
surat perintah, surat tugas, surat izin dinaspelatihan, surat keputusan, surat pernyataan, surat pemberitahuan, surat resmi, surat dinas, surat pribadi, surat
undangan, memo dan nota, surat ucapan, lembar disposisi, dan surat segera.
E. Jenis-jenis Surat
Menurut Barthos 2007:37, Surat dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, yaitu:
1. Menurut wujudnya: Kartu pos, surat bersampul, memorandum dan nota, dan
surat pengantar. 2.
Menurut tujuannya: Surat pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan, surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat keputusan, surat laporan,
surat perjanjian, surat penawaran, surat pesanan, dan lain-lain. 3.
Menurut sifat isi dan asalnya: Surat dinas, surat niaga, surat pribadi, dan surat yang isinya masalah sosial.
4.
Menurut jumlah penerima: Surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman.
5. Menurut keamanan isinya: Surat sangat rahasia, surat rahasia, dan surat biasa.
6. Menurut Urgancy penyelesaianya: Surat sangat segera, surat segera, dan surat
biasa. 7.
Menurut prodesur pengurusanya: Surat masuk dan surat keluar. 8.
Menurut jangkauannya: Surat intern dan surat ekstern. Pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja, Jenis-jenis surat sekretaris antara
lain: 1.
Menurut tujuannya: Surat pemberitahuan, surat perintah, surat peringatan, surat panggilan, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian, surat permintaan
dan penawaran, dan lain-lain. 2.
Menurut keamanan isinya: Surat sangat rahasia, surat rahasia, dan surat biasa. 3.
Menurut prodesur pengurusanya: Surat masuk dan surat keluar.
