2. Pengelolaan Surat Keluar
Menurut Thomas 2003:17, Langkah-langkah yang harus dilakukan sekretaris dalam mengelola surat keluar adalah pertama-tama surat yang akan
dikirim ke luar terlebih dahulu diletakkan diatas meja pimpinan unutk ditandatangani pimpinan. Setelah syrat-surat itu ditandatangani, diambil kembali
oleh sekretaris untuk meneliti kembali, yaitu: a.
Apakah surat-surat tersebut telah ditandatangani semua? b.
Apakah semua sutrat telah diberi nomor surat, tanggal surat, dan lampiran yang diperlukan?
c. Apakah penulisan alamat sudah lengkap?
d. Apakah semua surat sudah distempel dengan betul?
a. Pengelolaan Surat Penting Keluar
1 Unit Pengolah, bertugas:
i. Surat penting keluar dapat dicatat di unit kearsipan dapat pula dilakukan
oleh unit pengelolah. ii.
Diserahkan ke unit kearsipan. iii.
Diproses di unit pengolah. 2
Pencatat, bertugas: i. Meneliti kelengkapan surat dan pengisian surat.
ii. Memberi stempel instansi pada surat, serta menyiapkan sampul
amplopnya. iii. Surat dicap tanggal pengirim surat, kemudian diparaf dan dikembalikan ke
unit pengolah supaya diketahui bahwa suratnya telah diterima oleh pencatat.
iv. Diserahkan ke panata arsip untuk disimpan.
b. Pengelolaan Surat Biasa Rutin Keluar
1 Unit Pengolah, bertugas:
a Mencatat surat biasa keluar dalam dua lembar pengantar
b Menyampaikan surat asli dan tembusan kepada pencatat di unit
kearsipan. 2
Pencatat, bertugas: a
Memasukkan surat asli dalam sampul setelah distempel dan meneruskan ke bagian ekspedisi untuk dikirim ke alamatnya.
b Tembusan surat dicap tanggal pengiriman dan dikembalikan ke unit
pengolah dengan disertai lembar pengantar II. c
Menyimpan lembar pengantar I dipencatatan sebagai bukti penyampaian. Pengelolaan surat-surat keluar pada Bagian Tata UsahaSekretariat Dinas
Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, yaitu: 1
Surat yang akan dikirim diterima di bagian Tata UsahaSekretariat. Dalam hal ini semua surat yang akan dikirim, harus melalui proses terlebih dahulu di Bagian
Sekretaris Kepala Dinas. Untuk surat yang harus dibuat sendiri oleh Sekretaris Kepala Dinas, maka sekretaris terlebih dahulu membuat konsep surat yang akan
dikirim lalu mengetiknya. 2
Setelah surat diketik, surat kemudian diserahkan kepada Kepala Dinas untuk disetujui. Bila Kepala Dinas merasa surat tersebut masih butuh perbaikanrevisi,
maka Sekretaris harus melakukan perbaikan seperlunya sesuai dengan perintah Kadis.
3 Setelah surat disetujui, maka Sekretaris Kadis akan memberi nomor surat
keluar dan membubuhkan stempel tanggal. 4
Selanjutnya surat tersebut dimasukkan ke dalam map untuk semua surat yang ditandatangani oleh Kepala Dinas. Untuk surat yang tidak perlu
ditandatangani oleh Kepala Dinas, tetapi perlu tindak lanjut dari Kepala Dinas. Untuk surat-surat biasarutin dan rahasia, harus ditandatangani langsung oleh
Kepala Dinas. 5
Setelah ditandatangani Kepala Dinas, maka selanjutnya membubuhkan stempel Dinas Sosial dan Tenaga Kerja pada tandatangan Kepala Dinas.
6 Selanjutnya surat yang akan dikirim tersebut harus terlebih dahulu dicatat ke
dalam Buku Agenda. 7
Setelah dicatat kedalam Buku Agenda, maka langkah terakhir adalah mengirim surat tersebut ke alamat yang dituju melalui kurir atau kantor pos.
C. Syarat-Syarat Surat yang Baik
Menurut Barthos 2007:37, Syarat-syarat surat yang baik harus: a.
Obyektif dan bukan subyektif. b.
Sistimatis susunan isi surat c.
Singkat, tidak bertele-tele d.
Jelas; kepada siapa, dari mana, tentang apa e.
Lengkap isinya f.
Sopan g.
Wujud fisik yang menarik kualitas kertas, bentuk surat, ketikan, dan sebagainya.
Kategori