e. Menyortir, atau disebut dengan memilah-memilah atau mengelompokkan
surat atau dokumen agar menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
f. Langkah terakhir selanjutnya menyimpan surat dan menyusun sesuai dengan
susunan abjad kemudian diarsipkan.
2. Proses Mengarsipkan Surat
Menurut Thomas 2003:89, Proses mengarsipkan surat melalui beberapa tahap, yaitu:
1 Penerimaan surat
Petugas menerima surat yang disampaiakan oleh pengantr surat, kemudian diteliti kebenaran alamat dan selanjutnya dibubuhi paraf pada buku
ekspedisi. 2
Penyortiran surat Yaitu yang mengadakan klasifikasi surat, antara lain:
a. Surat dinas dengan surat pribadi
b. Surat biasa dengan surat penting
c. Surat-surat yang sifatnya rahasia, sangant rahasia dan konfidensial.
3 Penelitian surat
Yaitu meneliti kelengkapan surat antara lain alamat surat, isi surat, lampiran surat dan yang mennandatangani surat.
4 Pencatatan surat
Yaitu mencatat surat penting pada kartu kendali dan surat biasa pada lembar pengantar.
5 Penyimpanan arsip, bertugas:
a. Menerima surat inaktif dari unit pengolah
b. Menyimpan kartu kendali yang diterima
c. Menata dan menyimpan surat
d. Memelihara keselamatan surat
e. Mencari kembali surat yang diperlukan.
Pada bagian Tata UsahaSekretariat Dinas Sosial dan tenaga Kerja Kota Medan, proses mengarsipkan surat dilakukan sama seperti menurut Thomas yang
telah dijelaskan diatas. Bahwa proses mengarsipkan surat dilakukan melalui beberapa tahap, yaitu penerimaan surat, penyortiran surat, penelitian surat,
pencatatan surat, serta penyimpanan arsip.
3. Sistem Penataan Arsip
Menurut Caroline 2012:137, Sistem penyimpanan adalah sistem yang dipergunakan pada penyimpanan dokumen agar kemudahan kerja penyimpanan
dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilaman dokumen tersebut dibutuhkan. Sistem
penataanpenyimpanan surat yang dapat digunakan sebagai berikut: a. Berdasarkan Sistem Abjad Alphabetical Filing System
Sistem abjad adalah penyelnggaraan sistem menggunakan abjad, disusun mulai dari abjad A samapai dengan Z sebagai kode.
b. Berdasarkan Sistem Subjek atau Kategori Subject Filling System Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan isi dari
dokumen bersangkutan. Isi dokumen disebut sebagai perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat, atau subjek.
c. Berdasarkan Sistem Nomor atau Bilangan Numbers or Numerical Filing System
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan kode nomor sebagai oengganti dari nama-nama orang atau badan. Pada sistem nomor
terdapat tiga unsur yaitu file utama, indeks, dan buku nomor atau buku registrasi. d. Berdasarkan Sistem Tanggal atau Kronologis Chronological Filing System
Sistem tanggal atau kronologis merupakan sistem penyimpana yang didasarkan pada urutan waktu, yaitu tanggal, bulan, dekade, atau abad. Biasanya
digunakan untuk kantor berskala kecil yang menggunakan pencatatan dokumen masuk dengan buku agenda.
e. Berdasarkan Sistem TempatWilayah Geografis Geographical Filing System Sistem georafis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
pada pengelompokan menurut nama tempat. f.
Berdasarkan Warna Colour Filing System Sistem warna digunakan sebagai simbol atau tanda saja. Sistem ini jarang
sekali digunakan tetapi ada beberapa instansi yang menggunakannya sebagai identitas atau ciri khas tertentu.
Sistem penataanpenyimpanan arsip yang saat ini masih digunakan pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan pada bagian Tata
UsahaSekretariat yaitu sistem berdasarkan abjad, berdasarkan kode dan nomorbilangan, berdasarkan tanggal atau tahun, serta berdasarkan
tempatwilayah.
