4. Penyimpanan Arsip
Menurut Wursanto 2004:87, Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan:
a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu
diperlukan. b.
Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. c.
Pengambilan arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. Menurut Caroline 2012:134, Penyimpanan arsip dilakukan sebagai
berikut: 1
Penyimpanan Arsip Secara Manual a
Klasifikasi arsip, yaitu pngelompokan arsip menurut masalahnya secara sistematis dan logos berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi atau
perusahaan. b
Kode arsip, yaitu tanda pengenal masalah dari klasifikasi arsip. Kode yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara
beberapa masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip. c
Indeks, yaitu tanda pengenal arsip untuk memudahkan menemukan kembali arsip dengan cara mengidentifikasi surat melalui penunjukan
suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan yang lainnya.
d Date stamp, yaitu stempel tanggal yang digunakan untuk menandai setiap
dokumen yang diterima sesuai dengan tanggal pada waktu diterima dokumen tersebut.
e Filing cabinet, yaitu lemari tempat penyimpanan surat atau arsip,
biasanya arsip disimpan secara vertikal. f
Guide, yaitu petunjuk atau pembatas arsip yang fungsinya sebagai petunjuk atau pembatas arsip yang ada dibelakangnya.
g Folder, yaitu map arsip yang terbuat dari plastik atau kertas tebal.
h Clip folders, yaitu penjepit file untuk menjept dokumen agar tidak
tercecer. i
Rak arsip, yaitu rak yang fungsinya menyimpan map-map arsip atau folder.
j Rak sortir, yaitu rak yang fungsinya menyortir surat-surat yang akan
disimpan. 2
Penyimpanan Arsip Secara Elektronik Beberapa media penyimpanan arsip secara elektronik yang dapa
dipergunakan adalah sebagai berikut: a
Software database atau bisnis data seperti Microsoft Access, MySQL, Oracle, dan sebagainya.
b USB flash disc, yaitu peranti oenyimpanan data yang berbentuk seperti
pena dimana cara pemakaiannya dihubungkan ke port USB. c
Memory card, yaitu jenis penyimpanan data seperti plastik tipis yang biasa digunakan pada PDA, kamera digital, ponsel, dan sebagainya.
Penyimpanan arsip yang digunakan pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan pada bagian Tata UsahaSekretariat yaitu:
1. Sistem Manual
Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan penyimpanan arsip menggunakan sisteem secara manual yaitu kode arsip, Filing cabinet, Guide, Clip
folders, rak arsip, dan rak sortir.
2. Sistem Kearsipan Elektronik
Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan menggunakan penyimpanan arsip secara elektronik berupa Software database dan USB flash
disc.
J. Analisis dan Evaluasi
1. Analisis
Menurut pendapat penulis, surat merupakan alat komunikasi atau alat bantu untuk mempermudah kita untuk berkomunikasi kepada orang lain. Pada
Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, surat dapat diartikan sebagai alat komunikasi tetulis yang sangat penting bagi berbagai pihak seperti organisasi,
perusahaan, instansi, lembaga, maupun perorangan. Secara keseluruhan, penulis menyimpulkan bahwa penangnanan dan kegiatan dalam surat menyurat surat
masuk dan surat keluar pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja, harus dilakukan sesuai dengan kaidah dan peraturan yang telah ditentukan oleh instansi.
Seperti mengklasifikasikan surat, mengirim surat, membuat penomoran dan kode surat, mendisposisikan dan mengagendakan surat, penyortiran surat serta
pengesahan surat dan lain-lain. Dalam kegiatan surat menyurat itu, diperlukan sistem penyimpanan arsip untuk mengarsip surat. Menyimpan dan mengarsipkan
surat masuk dan surat keluar pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja tersebut, dilakukan berdasarkan abjad, nomor dan kode, tanggaltahun, serta tempat atau
Kategori