Kinerja Usaha Terkini Rencana Kegiatan

e. Meningkatkan kualitas pengelolaan lembaga-lembaga sosial f. Meningkatkan penanganan masalah-masalah kesejahteraan sosial g. Meningkatkan rasa nilai-nilai kejuangan dan kesetiakawanan sosial 24 BAB III PEMBAHASAN

A. Sekretaris dan Surat Menyurat

Sekretaris adalah orang yang bertanggung jawab mempersiapkan berbagai macam tugas dan pekerjaan yang berhubungan dengan clerical ketatausahaan dan administrasi perkantoran, agar perusahaan atau instansi dapat menjalankan perusahaannya dengan efisien dan lancar demi mencapai tujuan perusahaan atau instansi itu dengan baik Caroline, 2012:2. Tugas dan pekerjaan sekretaris semata-mata bukan hanya mengurus pekerjaan-pekerjaan administrasi perkantoran dan clerical tata usaha saja melainkan menjadi pusat informasi perusahaan dalam bentuk pekerjaan pengetahuan knowlage worker. Sekretaris harus melaksanakan tugas-tugas rutin, khusus, serta tugas kreatif. Salah satunya adalah menuyusun dan membuat surat menyurat korespondensi. Surat menyurat merupakan salah satu kegiatan bahasa yang dilakukan dengan interaksi tulis. Dengan demikian, kegiatan surat menyurat mempunyai peranan sebagai alat komunikasi tertulis yang dirasakan semakin penting dalam kehidupan bermasyarakat dewasa ini. Kegiatan surat menyurat dapat berlangsung jika terdapat tiga komponen, yaitu penulis, pesan, dan pembaca surat. Kegiatan surat menyurat sebagai salah satu sarana konunikasi tertulis banyak dilakukan orang, sebab berkomunikasi melalui surat memiliki beberapa faktor yang memudahkan manusia untuk berkomunikasi. Menurut Djuharie 2009:10, Faktor- faktor kemudahan yang dimaksud adalah sebagai berikut : a Biaya relatif murah b Tidak terikat waktu dan tempat c Jangkauannya lebih luas d Dapat diarsipkan sebagai tanda bukti e Pesan sampai ketujuan sesuai dengan sumbernya f Pesan dapat dibaca berulang-ulang. Bagi perusahaaninstansi, surat memegang peranan penting sebab hampir sebagian besar komunikasi dengan pihal internal dan eksternal perusahaan diakukan dengan surat menyurat. Dalam organisasi bisnis, surat menyurat terbagi menjadi: 1. Surat menyurat eksternal, yaitu surat menyurat yang ditujukan kepada organisasi diluar organisasi itu sendiri. 2. Surat menyurat internal, yaitu surat menyurat yang digunakan antar unit kerja dalam suatu organisasi bisnis, termasuk organisasi tertulis antara kantor pusat dengan kantor cabang.

1. Pengertian Surat dan Sekretaris

Sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa Latin yang artinya something hidden atau rahasia. Dalam bahasa Latin, orang yang memegang rahasia disebut dengan secretarium atau secreterius, dalam bahasa Prancis disebut secretari, dalam bahasa Belanda disebut secretares, dan dalam bahasa Inggris disebut secretary. Jadi, dapat disimpulkan bahwa sekretaris merupakan orang yang memegang rahasia pimpinan maupun perusahaaninstansi, serta membantu pimpinan dalam menyelesaikan pekerjaan-pekerjaannya. Dalam rangka mencapai tujuan organisasi, maka unsur kerjasama baik kedalam maupun keluar organisasi sangat penting artinya. Salah satu cara berkomunikasi yang dipergunakan oleh suatu organisasi yaitu dengan cara tertulis, misalnya melalui surat. Menurut Djuharie,dkk 2009:11, Surat adalah suatu sarana komunikasi tertulis untuk menyampikan informasi, pernyataan atau pesan kepada pihak lain yang mempunyai keperluan kegiatan dengan bentuk tertentu. Menurut Barthos 2007:36, Surat adalah alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta. Menurut Finoza 2009:4, Surat adalah informasi tertulis yang dapat dipergunakan sebagai alat komunikasi tulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu. Secara umum dapat dikatakan bahwa surat adalah alat untuk menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Menurut Barus,dkk 2015:5, Surat adalah alat komunikasi tulis yang berisi beritakabar, pernyataan, permohonan, keputusan, pengakuan, intruksi, ataupun sikap dan sebagainya yang diperlukan oleh seseorang, instansi atau organisasi. Menurut Caroline 2012:157, Surat adalah alat komunikasi administrasi atau tertulis yang berisi persyaratan penulisannya dan dibuat dengan tujuan penyampaian pesan atau informasi kepada pihak lain, baik organisasi, perusahaan, instansi, maupun perorangan. Pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja, pengertian surat sekretaris yaitu sebagai alat komunikasi tulis yang berfungsi untuk menyampaikan informasi atau pesan kepada perusahaan, organisasi, instansi maupun kepada orang-orang yang mempunyai maksud dan tujuan tertentu. Komunikasi tulis itu berupa berita yang