Pada unit pengolah terdapat 3 pembagian, yaitu: a.
Pimpinan unit pengolah, bertugas: i.
Menulis disposisiintruksi pada lembar disposisi yang telah disediakan oleh petugas tata usaha unit pengolah.
ii. Mengembalikan surat serta lembar disposisi yang telah diisi disposisinya
oleh pimpinan ke tata usaha unit pengolah. b.
Tata unit pengola, bertugas: i. Menerima surat
ii. Menyimpan surat untuk sementara oleh Tata Usaha Unit Pengolah,
kemudian surat yang telah dilengkapi dengan disposisi rangkap 2 diserahkan kepada pimpinan unit pengolah untuk dimintakan disposisi dari
pimpinan. c.
Pengolah suratpelaksana, bertugas: i.
Menerima surat beserta lembar disposisi lembar I, yang telah ada disposisi pimpinan, dari
tata usaha pengelola, kemudian memprosesmelaksanakan tugasnya sesuai intruksi pimpinan yang terdapat pada
lembar disposisi. ii.
Setelah selesai memproses surat tersebut, pengolah mengembalikan surat ke tata usaha unit pengolah.
iii. Surat disampaikan pada penata arsip untuk disimpan.
5 Penata ArsipPenyimpanan ArsipArsiparis, bertugas:
i. Menerima surat yang telah diparaf oleh petugas Tata Usaha Unit Pengolah
dan telah dilihat parafnya oleh pengarah, serta menyimpannya. ii.
Menerima surat yang telah selesai diproses dari Tata Usaha Unit Pengolah.
iii. Menyimpan dan menata arsip dalam tempat penyimpanan sesuai kode.
b. Penngelolaan Surat Biasa Rutin Masuk
1 Pencatat, bertugas:
a Mengumpulkan surat biasa selama satu atau dua hari, mencatatnya dalam
lembar pengantar rangkap dua. b
Menyerahkan surat beserta dua lembar pengantar kepada unit pengolah. c
Menyimpan lembar pengantar I setelah diparaf unit pengolah. 2
Unit pengolah, bertugas: a
Menerima surat dan memaraf lembar pengantar rangkap dua. b
Menyimpan lembar pengantar II c
Menyerahkan lembar pengantar I kepada pencatat di unit kearsipan. d
Menyerahkan surat kepada pimpinan bila perlu atau menyerahkan surat kepada pengolahpelaksanaan.
c. Pengelolaan Surat Rahasia Masuk
Surat rahasia dicatat dalam lembar pengantar surat rahasia rangkap dua dan disampaikan kepada alamatnya tetap dalam keadaan tertutup.
Pengelolaan surat-surat masuk pada Bagian Tata UsahaSekretariat Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, yaitu:
1 Surat diterima di Bagian Tata UsahaSekretariat Dinas Sosial dan Tenaga
Kerja Kota Medan. 2
Membuka surat dan memeriksa kelengkapan surat bila ada lampirkan 3
Kemudian surat ditulis kedalam buku Agenda lalu klasifikasikan tergolong surat masuk dan surat keluar. Hal-hal yamg ditulis kedalam Buku Agenda adalah
nomor urut surat, nomor surat, tujuan kepada siapa surat tersebut ditujukan,
nama pengirim nama perusahaaninstansilembagaorganisasi, dan nama orangmasrakat, perihal isi surat, dan keterangan siapa yang akan
menindaklanjuti surat tersebut. 4
SekretariatTata Usaha membuat lembar disposisi yang nantinya akan diajukan kepada Kepala Dinas. Hal-hal yang harus diisi SekretariatTata Usaha ke
dalam lembar disposisi adalah tanggal terima, nomor urut surat yang di Buku Agenda, kode, nama pihak yang bersangkutan, perihal dan disarankan kebidang
mana surat tersebut ditujukan. 5
Surat-surat masuk beserta lembar disposisi diantarkan keruang Sekretariat untuk diperiksa kemudian diserahkan kepada Kepala Dinas. Kemudian Kepala
Dinas akan memerikasa dan membaca surat, serta mengisi lembar disposisi tersebut. Tujuan pengisian lembar disposisi tersebut adalah untuk mengetahui
bagaimana tindak lanjut dari Kepala Dinas terhadap surat masuk tersebut. Hal-hal yang harus diisi oleh Kepala Dinas yaitu tanggal tanggal penyelesaian surat,
kepada siapa kebidang apa yang akan menindaklanjuti surat tersebut, misalnya Kasubbag Umum, Kasubbag Program, Kabid Syaker dan sebagainya, setelah
semuanya ditindaklanjuti dan diproses, kemudian di paraf oleh Kepala Dinas. 6
Lembar disposisi yang telah diisi oleh Kepala Dinas diserahkan kembali kepada SekretariatTata Usaha kemudian melaksanakan perintah sesuai isi pada
lembar disposisi. 7
Surat beserta lembar disposisi diserahkan kepada petugas atau pegawai dari pihak yang dituju, dimana nama pihak yang dituju atau jabatannya tertera dalam
lembar disposisi.
2. Pengelolaan Surat Keluar
Menurut Thomas 2003:17, Langkah-langkah yang harus dilakukan sekretaris dalam mengelola surat keluar adalah pertama-tama surat yang akan
dikirim ke luar terlebih dahulu diletakkan diatas meja pimpinan unutk ditandatangani pimpinan. Setelah syrat-surat itu ditandatangani, diambil kembali
oleh sekretaris untuk meneliti kembali, yaitu: a.
Apakah surat-surat tersebut telah ditandatangani semua? b.
Apakah semua sutrat telah diberi nomor surat, tanggal surat, dan lampiran yang diperlukan?
c. Apakah penulisan alamat sudah lengkap?
d. Apakah semua surat sudah distempel dengan betul?
a. Pengelolaan Surat Penting Keluar
1 Unit Pengolah, bertugas:
i. Surat penting keluar dapat dicatat di unit kearsipan dapat pula dilakukan
oleh unit pengelolah. ii.
Diserahkan ke unit kearsipan. iii.
Diproses di unit pengolah. 2
Pencatat, bertugas: i. Meneliti kelengkapan surat dan pengisian surat.
ii. Memberi stempel instansi pada surat, serta menyiapkan sampul
amplopnya. iii. Surat dicap tanggal pengirim surat, kemudian diparaf dan dikembalikan ke
unit pengolah supaya diketahui bahwa suratnya telah diterima oleh pencatat.
