Menurut Barus 2015:11, Kata Sopan barati ‘horamta denga takzim atau tertib menurut adat yang baik’. Bahasa yang sopan adalah bahasa yang
menunjukkan sikap hormat kepada seseorang atau pihak tertentu. Bahasa yang
sopan biasa disebut bahasa yang santun. 6
Ungkapan Tetap
Menurut Finoza 2009:63, Ungkapan tetap atau dapat juga disebut ungkapan idiomatik adalah ungkapan yang unsurnya terdiri atas dua kata atau
lebih ynag berpola tetap konstruksinya berbentuk frasa, yaitu kelompok kata nonpredikatif yang membentuk kesatuan arti.
7 Pemakaian Ejaan Yang Disempurnakan EYD
Menurut Finoza 2009:64, Ejaan adalah seperangkat kaidah yang mengatur cara penulisan bahasa dengan menggunakan huruf, kata, dan tanda baca
sebagai sarananya. Pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja, bahasa surat yang baik itu harus
jelas. Maksudnya, tujuan atau maksud yang disampaiakan dalam isi surat itu semua harus jelas dan tidak bertele-tele, menggunakan kata-kata yang baku,
maksudnya kata-kata yang umumbiasa digunakan oleh masyarakat dan dapat dipahami, bahasa yang digunakannya dengan kata-kata yang sopan, baik dan
benar, dan tidak menggunakan kata-kata mencela.
3. Kegiatan Surat Menyurat
Dalam kegiatan surat menyurat, terdapat beberapa kegiatan yakni: a.
Pendiktean
Keterampilan menulis singkat stenografi sesuai dengan kecepatan pendiktean, pelu dimiliki oleh sekretaris. Agar apa yang didiktekan dapat terekam
atau tertulis dengan cepat dan tepat. b.
Pelatihan Pelatihan adalah keterampilan untuk mengalih bahasakan stenografi
menjadi tulisan latin biasa. Baik dengan menggunakan mesin ketik atau tulisan tangan, agar hasilnya dapat dibaca kembali oleh orang lain dengan mudah.
c. Transkripsi
Transkripsi adalah keterampilan unutk memindahkan arti suara yang keluar dari tape recorder kedalam bentuk tertulis. Dalam hal tidak menggunaka
cara pendiktean, maka tape recorder sering digunakan untuk merekam pesan atau merekan isi surat yang akan dikirim oleh pimpinan.
d. Mengetik
Pembuatan konsep surat harus didasari oleh penguasaan bahasa materi yang akan dikomunikasikan, pendekatan kepada pandangan pembacayang akan
dikirimi surat dan penguasaan perasaan serta pikiran. Surat akan dapat dibaca dengan baik oleh pihak penerima surat, apabila surat tersebut telah disusun dalam
suatu bentuk ketikan yang baik. e.
Mengoreksi Konsep surat dibuat tidak berulang kali. Sekretaris harus dapat
melakukan tindakan koreksi atas kesalahan mengetik, susunan kalimat, atau pengetikan dalam arti bentuk suratnya.
f. Penandatanganan
Langkah terakhir dari menyiapkan surat adalah menendatangankan surat yang telah sesuai konsep oleh pimpinan. Pimpinan akan bersedia menandatangani
surat yang telah sempurna atau yang tidak mengalami kesalahan. g.
Penggandaan Yaitu kegiatan untuk memperbanyak atau memproduksi naskah. Untuk
melaksanakan tugas ini, sekretaris perlu mengetahui cara pengoperasian mesin stensil, photo copy, komputer, dan lain-lain.
h. Penghitungan
Yaitu kegiatan penunjang yang berupa penghitungan yang dapat membantu kelancaran kegiatan lainnya. Dalam melaksanakan bermacam-macam
kegiatan kantor, menghitung merupakan kegiatan yang saling menunjang dan tidak berdiri sendiri.
Pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, kegiatan surat menyurat dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut:
