Proses Mengarsipkan Surat Bagian-bagian Surat Beserta Fungsinya

c. Berdasarkan Sistem Nomor atau Bilangan Numbers or Numerical Filing System Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dokumen berdasarkan kode nomor sebagai oengganti dari nama-nama orang atau badan. Pada sistem nomor terdapat tiga unsur yaitu file utama, indeks, dan buku nomor atau buku registrasi. d. Berdasarkan Sistem Tanggal atau Kronologis Chronological Filing System Sistem tanggal atau kronologis merupakan sistem penyimpana yang didasarkan pada urutan waktu, yaitu tanggal, bulan, dekade, atau abad. Biasanya digunakan untuk kantor berskala kecil yang menggunakan pencatatan dokumen masuk dengan buku agenda. e. Berdasarkan Sistem TempatWilayah Geografis Geographical Filing System Sistem georafis adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan pada pengelompokan menurut nama tempat. f. Berdasarkan Warna Colour Filing System Sistem warna digunakan sebagai simbol atau tanda saja. Sistem ini jarang sekali digunakan tetapi ada beberapa instansi yang menggunakannya sebagai identitas atau ciri khas tertentu. Sistem penataanpenyimpanan arsip yang saat ini masih digunakan pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan pada bagian Tata UsahaSekretariat yaitu sistem berdasarkan abjad, berdasarkan kode dan nomorbilangan, berdasarkan tanggal atau tahun, serta berdasarkan tempatwilayah.

4. Penyimpanan Arsip

Menurut Wursanto 2004:87, Penyimpanan arsip hendaknya dilakukan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu yang memungkinkan: a. Penemuan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan. b. Pengambilan arsip dari tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. c. Pengambilan arsip ke tempat penyimpanan dapat dilakukan dengan mudah. Menurut Caroline 2012:134, Penyimpanan arsip dilakukan sebagai berikut: 1 Penyimpanan Arsip Secara Manual a Klasifikasi arsip, yaitu pngelompokan arsip menurut masalahnya secara sistematis dan logos berdasarkan fungsi dan kegiatan organisasi atau perusahaan. b Kode arsip, yaitu tanda pengenal masalah dari klasifikasi arsip. Kode yang terdiri atas gabungan huruf dan angka untuk membedakan antara beberapa masalah yang terdapat dalam pola klasifikasi arsip. c Indeks, yaitu tanda pengenal arsip untuk memudahkan menemukan kembali arsip dengan cara mengidentifikasi surat melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat tersebut dengan yang lainnya. d Date stamp, yaitu stempel tanggal yang digunakan untuk menandai setiap dokumen yang diterima sesuai dengan tanggal pada waktu diterima dokumen tersebut.