capstempel Dinas, untuk di arsipkan. Setelah semua selesai, surat akan di distribusikan kebidang yang bersangkutan kemudian akan disampaikan kepada
lembaga, instansi atau pikhak yang bersangkutanpengguna yang memiliki surat tersebut.
B. Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar
1. Pengelolaan Surat Masuk
Menurut Thomas 2003:1, Sekretaris harus cekatan dalam memproses surat-surat masuk yang ditujukan kepada pimpinan. Setiap ada surat masuk,
sekretaris harus segera meneliti dengan cermat dan secepatnya disampaikan kepada pimpinan. Surat-surat yang diteliti, segera disampaikan setelah keadaan
pimpinan tidak dalam keadaan sibuk atau masih menerima tamu. Tugas-tugas sekretaris dalam pengelolaan surat-surat masuk adalah sebagai
berikut: a.
Menyeleksi surat-surat yang dialamatkan atau ditujukan kepada pimpinan. b.
Mendistribusikan surat-surat masuk yang telah diberi disposisi oleh pimpinan kepada para pejabat atau unit kerja yang tercantum dalam disposisi.
c. Menyampaiakan dan meneruskan surat-surat yang telah ditandatangani oleh
pimpinan ke bagian arsip atau ekspedisi ataupun unit kerja yang mengonsep surat tersebut.
a. Pengelolaan Surat Penting Masuk
1 Penerima Surat, bertugas:
i. Menerima surat dari pos atau caraka, memeriksa kebenaran alamatnya
surat yang salah alamat segera dikembalikan kepada pengirim
ii. Memisah-misahkan surat berdasarkan alamat yang dituju unit
pengolahnama pejabat. iii.
Mengelompokkan surat terbuka dan surat tertutup. iv.
Membuka surat dan memeriksa kelengkapannya bila ada lampirannya. Bila lampiran tidak lengkap, buat catatan seperlunya.
v. Membubuhkan stempel tanggal dan waktu surat diterima, dibalik surat
atau pada sampul surat untuk surat tertutup. 2
Pencatat Surat, bertugas: Pada dasarnya surat, baik surat masuk ataupun surat keluar, perlu dicatat.
Pencatatan surat diperlukan untuk mempermudah pengendalian. Cara pencatatan dan sarana pencatatan disesuaikan dengan sifat surat, yaitu surat penting dan surat
biasa juga surat rahasia. 3
PengarahPengendali surat, bertugas: i.
Pengarah menentukan arah surat kepada siapa atau ke unit mana surat akan disampaikan.
ii. Dalam menentukan arah surat, perlu dipertimbangkan surat-surat mana
yang harus disampaikan kepada pimpinan tertinggi, dan surat-surat mana yang dapat langsung disampaikan kepada pengolah.
iii. Surat-surat yang disampaikan kepada pimpinan tertinggi adalah surat yang
berisi masalah-masalah yang berkenaan dengan kebijaksanaan dan hal-hal lain yang ditentukan oleh pimpinan.
iv. Surat yang berkenaan dengan pekerjaan yang sifatnya rutin disampaikan
langsung kepada pengolah. 4
Unit Pengolah
