Penanganan Surat Masuk Jenis-jenis Surat

Konsep surat yang telah disetujui oleh atasankepala dinas dan diperbaiki oleh sekretaris, selanjutnya diketik dengan menggunakan kepala surat insntansi kop surat, dan diserahkan kembali kepada atasankepala dinas untuk ditandatangani dan diberikan stempel instansi. d. Tahap Pengiriman Surat Sebelum dikirim, sekretaris melakukan pengecekan kembali surat-surat yang ingin dikirim dengan melakukan langkah-langkah sebagai berikut: • Surat-surat yang akan dikirim tersebut sebelum dimasukkan kedalam amplop atau sampul surat, sebaiknya dicek dahulu dan diperiksa kelengkapan surat seperti alamat surat, alamat pengirim, nomor surat, tanda tangan, cap atau stempel instansi, jumlah lampiran yang bersamaan dengan surat tersebut. • Surat yang sudah lengkap dan siap dikirim, kemudian dibuat copy surat terlebih dahulu sebelum dikirim untuk pertinggal sebagai arsip instansi. • Selanjutnya sekretaris dapat menyerahkannya kepada ekspeditor atau private courier service untuk dikirim. Sekretaris meminta instansi ekspeditor tersebut untuk menginformasikan data penerima surat pada instansi yang dituju. Penanganan surat keluar pada Bagian Tata UsahaSekretariat Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan yang pertama melakukan pembuatan surat sesuai dengan yang diperintahkan oleh Kepala Dinas, kemudian membuat konsep surat sesuai dengan permintaandiperintahkan dan disetujui oleh Kepala Dinas lalu surat dapat dibuat dan diketik. Untuk mengetik suratnya, harus menggunakan kop suratkepala surat instansi, dan diberikan lagi kepada Kepala Dinas untuk ditandatangani dan distempel. Langkah terakhir selanjutnya mengecek kembali apakah surat sudah lengkap atau tidak seperti alamat surat,nomor surat,alamat pengirim,tandatangan,capstempel, kemudian memasukkan surat kedalam amplop yang tersedia kemudian menyerahkan surat tersebut kepada ekspeditor untuk dikirim.

G. Bentuk-bentuk Surat

Menurut Finoza, Aneka Surat Sekretaris Bisnis Indonesia, secara umum bentuk surat dibagi menjadi tujuh bentuk, sebagai berikut: 1. Bentuk lurus penuh full block style 2. Bentuk lurus block style. 3. Bentuk setengah lurus semi block style. 4. Bentuk lekuk indented style. 5. Bentuk alinea menggantung hanging paragrafh style. 6. Bentuk resmi Indonesia lama old official style. 7. Bentuk resmi Indonesia baru new official style

H. Bagian-bagian Surat Beserta Fungsinya

1. Kepala Surat Kop Surat Kepala suratkop surat berfungsi sebagai alat pengenal untuk memudahkan penerima surat untuk mengetahui nama dan alamat kantor instansi atau organisasi yang mengirim surat, sebagai alat pemberian informasi, sebagai iklan pada kantor-kantor tertentu. 2. Nomor Surat Nomor surat adalah nomor urut surat yang telah dikeluarkan oleh instansi atau organisasi tersebut. Fungsi nomor surat untuk mengetahui banyaknya surat