4. Menurut sifat isi dan asalnya: Surat dinas, surat niaga, surat pribadi, dan surat
yang isinya masalah sosial. 5.
Menurut jumlah penerima: Surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman. F.
Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar
Adapun cara penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian Tata Usaha Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan :
1. Penanganan Surat Masuk
Proses penanganan surat masuk dimulai dari berikut ini: a.
Tahap Penyortiran Sekretaris melakukan penyortiran surat terlebih dahulu dengan
mengelompokkan surat berdasarkan surat dinas, surat pribadi pimpinan, atau surat iklan.
b. Tahap Pencacatan Surat
Tahap selanjutnya sekretaris harus melakukan pencacatan surat masuk ke buku agenda dengan memanfaatkan buku pencatatan.
c. Tahap membuka dan Membaca Surat
Sekretaris dapat melakukan dengan membuka pembukaan sampul amplop, kemudian mengeluarkan surat dari sampul, meneliti surat, dan
membaca isi surat secara cepat dengan teliti serta memahami isi surat. d.
Tahap Disposisi Surat Setelah surat dibuka dan dibaca, sekretaris melakukan mencatat kode
surat, nomor surat, namadari mana asal surat tersebut berasal, tujuankepada siapa surat tersebut di tujukan, dicatat dalam lembar disposisi, kemudian dicatat
pula kedalam buku agenda.
Penanganan surat masuk pada Bagian Tata UsahaSekretariat Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan yang pertama terlebih dahulu melakukan
penyortiran surat-surat masuk dilihat kemudian dikelompokkan surat-surat tersebut, selanjutnya sekretaris melakukan pencatatan surat yang ditulis kedalam
buku agenda, kemudian membuka dan membaca isi surat meneliti dan memahami isi surat agar sekretaris tau apa masalah dan tujuan dari isi surat
tersebut. Apabila sudah mengetahuinya, disitulah sekretaris tau bahwa surat tersebut masuk kebidang apa dan akan mencataatnya nanti di lembar disposisi,
langkah terakhir adalah mencatatnya ke lembar disposisi dan ke buku agenda kemudian diantarkan kepada Kepala Dinas untuk diperiksa dan dicek.
2. Penanganan Surat Keluar
Proses penanganan surat keluar dimulai dari berikut ini: a.
Tahap Instruksi atau Peruntah Pembuatan Surat Atasankepala dinas memberikan instruksi atau perintah kepada
sekretaris untuk membuat surat. Kemudian sekretaris dengan segera membuat surat tersebut dengan mengindahkan penerapan prinsip pembuatan surat yang
baik. b.
Tahap Pembuatan Konsep Surat Setelah menerima perintah, sekretaris membuat dan menyusun konsep
surat sesuai dengan permintaan dan persetujuan atasankepala dinas. Kemudian surat yang telah selesai dikonsep tersebut, diketik dan diserahkan kembali kepada
pimpinankepala dinas untuk diperiksa. c.
Tahap Pengetikan Surat
