3 Setelah surat disetujui, maka Sekretaris Kadis akan memberi nomor surat
keluar dan membubuhkan stempel tanggal. 4
Selanjutnya surat tersebut dimasukkan ke dalam map untuk semua surat yang ditandatangani oleh Kepala Dinas. Untuk surat yang tidak perlu
ditandatangani oleh Kepala Dinas, tetapi perlu tindak lanjut dari Kepala Dinas. Untuk surat-surat biasarutin dan rahasia, harus ditandatangani langsung oleh
Kepala Dinas. 5
Setelah ditandatangani Kepala Dinas, maka selanjutnya membubuhkan stempel Dinas Sosial dan Tenaga Kerja pada tandatangan Kepala Dinas.
6 Selanjutnya surat yang akan dikirim tersebut harus terlebih dahulu dicatat ke
dalam Buku Agenda. 7
Setelah dicatat kedalam Buku Agenda, maka langkah terakhir adalah mengirim surat tersebut ke alamat yang dituju melalui kurir atau kantor pos.
C. Syarat-Syarat Surat yang Baik
Menurut Barthos 2007:37, Syarat-syarat surat yang baik harus: a.
Obyektif dan bukan subyektif. b.
Sistimatis susunan isi surat c.
Singkat, tidak bertele-tele d.
Jelas; kepada siapa, dari mana, tentang apa e.
Lengkap isinya f.
Sopan g.
Wujud fisik yang menarik kualitas kertas, bentuk surat, ketikan, dan sebagainya.
Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat seperti diatas maka penulisannyapun perlu memenuhi syarat yaitu:
1 Menguasai permasalahannya
2 Menguasai bahasa tertulis
3 Memiliki pengetahuan tentang surat menyurat.
Syarat-syarat surat yang baik pada Bagian Tata UsahaSekretariat Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan antara lain harus :
1. Jelas, jelas kapada siapa surat itu dituju, darimana asal surat itu, dan isi surat
itu mengatakan tentang apa 2.
Isi surat harus lengkap, singkat dan tidak bertele-tele 3.
Bahasa surat yang digunakan harus sopan dan menggunakan kata-kata yang umum agar mudah dimengerti
4. Susunan isi suratnya yang sistematis dan penulisan huruf atau kata-katanya
dengan benar dan sesuai EYD 5.
Bentuk surat dan kualitas kertas surat harus yang baik, ketikan isi surat harus rapi dan tidak berantakan.
D. Fungsi dan Aneka Surat Sekretaris
1. Fungsi Surat
Menurut Djuharie,dkk 2009:12, Surat merupakan salah satu serana komunikasi berbahasa tulisan. Menurut Djuharie dan Finoza, didalam bukunya
terdapat beberapa fungsi surat sebagai berikut: 1.
Sebagai alat komunikasi 2.
Sebagai dutawakil penulis 3.
Sebagai alat pengingat
