Penyimpanan Arsip Bagian-bagian Surat Beserta Fungsinya

1. Sistem Manual

Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan penyimpanan arsip menggunakan sisteem secara manual yaitu kode arsip, Filing cabinet, Guide, Clip folders, rak arsip, dan rak sortir.

2. Sistem Kearsipan Elektronik

Kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan menggunakan penyimpanan arsip secara elektronik berupa Software database dan USB flash disc.

J. Analisis dan Evaluasi

1. Analisis

Menurut pendapat penulis, surat merupakan alat komunikasi atau alat bantu untuk mempermudah kita untuk berkomunikasi kepada orang lain. Pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan, surat dapat diartikan sebagai alat komunikasi tetulis yang sangat penting bagi berbagai pihak seperti organisasi, perusahaan, instansi, lembaga, maupun perorangan. Secara keseluruhan, penulis menyimpulkan bahwa penangnanan dan kegiatan dalam surat menyurat surat masuk dan surat keluar pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja, harus dilakukan sesuai dengan kaidah dan peraturan yang telah ditentukan oleh instansi. Seperti mengklasifikasikan surat, mengirim surat, membuat penomoran dan kode surat, mendisposisikan dan mengagendakan surat, penyortiran surat serta pengesahan surat dan lain-lain. Dalam kegiatan surat menyurat itu, diperlukan sistem penyimpanan arsip untuk mengarsip surat. Menyimpan dan mengarsipkan surat masuk dan surat keluar pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja tersebut, dilakukan berdasarkan abjad, nomor dan kode, tanggaltahun, serta tempat atau wilayah. Setiap surat harus menggunakan kata-kata yang sopan dan bahasa yang baik dan benar. Agar isi surat tersebut tampak baik, jelas, mudah dibaca dan dapat dipahami oleh pembaca surat.

2. Evaluasi

Dengan berkembangnya zaman suatu informasi atau komunikasi, masyarakat banyak menggunakan komunikasi yang canggih, seperti e-mail, telepon, seluler, televisi, radio, telegram, faximile, dan lain sebagainya. Komunikasi tertulis merupakan komunikasi yang sangat pesat digunakan, salah satunya surat menyurat. Kegiatan surat menyurat tentunya sebagai salah satu sarana konunikasi tertulis yang dipergunakan oleh berbagai pihak. Salah satunya pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan. Sampai sejauh ini, kegiatan surat menyurat surat masuk dan surat keluar pada kantor Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan sangat berkembang. Perkembangan dalam kegiatan surat menyurat tersebut datang dari berbagai lembaga, instansi, masyarakat, dan lain-lain. Beberapa surat-surat masuk yang telah diterima, terdapat berbagai ragam masalah dengan berbeda kasus, seperti surat pengaduan, tidak menerima gajiupah kerja, serikat buruh, Pemutusan Hak Kerja PHK, kecelakaan dan sebagainya. Dari berbagai pihak ini, melaporkan agar kasus tersebut dapat segera terselesaikan, mereka meminta agar surat-surat mereka segera diproses dan diurus agar surat keluarnya cepat disiapkan. Peran sekretaris dalam menangani surat masuk dan surat keluar pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan adalah sebagai ketentuan instansi, sebagai pelaksanaan tugas dari Kepala Dinas untuk mencapai sasaran atau tujuan instansi. 61 BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

1. Kesimpulan

Berdasarkan uraian pada bab sebelumnya, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Penanganan surat masuk pada bagian SekretariatTata Usaha Dinas Sosial dan Tenaga Kerja meliputi penerimaan surat di bagian Sekretariat, pemeriksaan kelengkapan surat oleh Sekretariat bila ada lampiran, pencatatatan ke dalam buku Agenda, pengisian lembar disposisi, dan pendistribusian surat. 2. Penanganan surat keluar pada bagian SekretariatTata Usaha Dinas Sosial dan Tenaga Kerja meliputi pengkonsepan surat, pengetikan surat, perbaikan surat revisi surat bila perlu, pemberian nomor surat, stempel tanggal, penanada tanganan oleh Kepala Dinas pembuat komitmen, pemberian stempel Dinas Sosial dan Tenaga Kerja, pencatatan ke dalam buku Agenda, dan terakhir penerimaan surat kepada alamat yang dituju. 3. Penanganan surat masuk dan surat keluar di SekretariatTata Usaha tergolong baik dan tidak ditemukan adanya kendala yang berarti, karena menggunakan peralatan yang cukup memadai misalnya komputer, printer, yang dapat digunakan sebagai mesin pengganda dan scanner, mesin fax, filling cabinet lemari arsip, dan stempel tandatangan Kepala Dinas pembuat komitmen.