Fungsi Surat Fungsi dan Aneka Surat Sekretaris

E. Jenis-jenis Surat

Menurut Barthos 2007:37, Surat dapat diklasifikasikan menjadi beberapa jenis, yaitu: 1. Menurut wujudnya: Kartu pos, surat bersampul, memorandum dan nota, dan surat pengantar. 2. Menurut tujuannya: Surat pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan, surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian, surat penawaran, surat pesanan, dan lain-lain. 3. Menurut sifat isi dan asalnya: Surat dinas, surat niaga, surat pribadi, dan surat yang isinya masalah sosial. 4. Menurut jumlah penerima: Surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman. 5. Menurut keamanan isinya: Surat sangat rahasia, surat rahasia, dan surat biasa. 6. Menurut Urgancy penyelesaianya: Surat sangat segera, surat segera, dan surat biasa. 7. Menurut prodesur pengurusanya: Surat masuk dan surat keluar. 8. Menurut jangkauannya: Surat intern dan surat ekstern. Pada Dinas Sosial dan Tenaga Kerja, Jenis-jenis surat sekretaris antara lain: 1. Menurut tujuannya: Surat pemberitahuan, surat perintah, surat peringatan, surat panggilan, surat keputusan, surat laporan, surat perjanjian, surat permintaan dan penawaran, dan lain-lain. 2. Menurut keamanan isinya: Surat sangat rahasia, surat rahasia, dan surat biasa. 3. Menurut prodesur pengurusanya: Surat masuk dan surat keluar. 4. Menurut sifat isi dan asalnya: Surat dinas, surat niaga, surat pribadi, dan surat yang isinya masalah sosial. 5. Menurut jumlah penerima: Surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman. F. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Adapun cara penanganan surat masuk dan surat keluar pada bagian Tata Usaha Dinas Sosial dan Tenaga Kerja Kota Medan :

1. Penanganan Surat Masuk

Proses penanganan surat masuk dimulai dari berikut ini: a. Tahap Penyortiran Sekretaris melakukan penyortiran surat terlebih dahulu dengan mengelompokkan surat berdasarkan surat dinas, surat pribadi pimpinan, atau surat iklan. b. Tahap Pencacatan Surat Tahap selanjutnya sekretaris harus melakukan pencacatan surat masuk ke buku agenda dengan memanfaatkan buku pencatatan. c. Tahap membuka dan Membaca Surat Sekretaris dapat melakukan dengan membuka pembukaan sampul amplop, kemudian mengeluarkan surat dari sampul, meneliti surat, dan membaca isi surat secara cepat dengan teliti serta memahami isi surat. d. Tahap Disposisi Surat Setelah surat dibuka dan dibaca, sekretaris melakukan mencatat kode surat, nomor surat, namadari mana asal surat tersebut berasal, tujuankepada siapa surat tersebut di tujukan, dicatat dalam lembar disposisi, kemudian dicatat pula kedalam buku agenda.